Заказ на продажу и счет-фактура: основные различия, роль и типы

Отслеживание продаж от начала до конца помогает предприятиям поддерживать правильный уровень запасов, применять оптимальную тактику движения денежных средств и гарантировать, что клиенты получают нужные продукты. Поскольку большинство компаний отслеживают несколько продаж одновременно, крайне важно вести точный учет каждого шага на этом пути.

Независимо от типа бизнеса, отрасли или даже региона, предприятия полагаются на заказы на продажу и счета-фактуры, чтобы гарантировать правильное выполнение каждой продажи, получение оплаты и наличие документального следа. Однако заказы на продажу и счета-фактуры — это не одно и то же; на самом деле они используются для совершенно разных целей. Оба одинаково важны, но понимание разницы между заказом на продажу и счетом-фактурой поможет вашему бизнесу извлечь выгоду из обоих. 

На высоком уровне на первом месте стоит заказ на продажу. Это документ, создаваемый, когда клиент выражает желание что-то приобрести и работает с вашим отделом продаж, чтобы согласовать сроки доставки товаров или услуг, включенных в заказ на продажу. После отправки заказа ваш отдел по работе с дебиторской задолженностью отправит клиенту счет на получение средств, причитающихся за заказ.

Независимо от того, как выглядит ваш процесс продаж, скорее всего, он начинается с заказа на продажу и заканчивается счет-фактура оплата.

Что такое заказ на продажу?

Если вы являетесь поставщиком или продавцом, ваша команда создаст заказ на продажу, как только клиент выразит заинтересованность в совершении покупки. Обычно клиент выражает интерес через заказ на покупку. Заказ на продажу подтверждает получение заказа, уточняет детали и служит исходным документом для внутренних отделов продаж и систем отслеживания продаж при завершении каждой продажи.

Заказ на продажу требует подробной информации, поэтому, если у вас еще нет всей необходимой информации о клиенте, вашей команде могут потребоваться данные от клиента, сделавшего заказ, для заполнения заказа на продажу. Информация, которая включается в заказ на продажу: 

• Название вашей компании
• Контактная информация вашей компании
• Информация о клиенте (имя, платежная информация, адрес)
• Описание продаваемого продукта или услуги
• Количество товаров или услуг, включенных в продажу
• Цена товаров или услуг
• Стоимость доставки, доставки и налога
• Общая стоимость заказа

Ваша компания может использовать несколько типов заказов на продажу. В зависимости от ситуации или структуры продаж многие компании регулярно используют все 4 из следующих пунктов:

Заказ на продажу за наличный расчет

Когда клиент размещает заказ, забирает товар и платит наличными, используется заказ на продажу за наличный расчет. Поскольку клиент платит наличными, нет дебиторская задолженность запись, связанная с транзакцией. Покупка клиента напрямую влияет на ваши денежные счета, и доставка осуществляется немедленно.

Срочный заказ на продажу

Если клиент запрашивает аномально быстрые сроки доставки, для внутренних целей будет использоваться срочный заказ на продажу. Ваш отдел продаж может пометить эти типы заказов на продажу как высокий приоритет, чтобы обеспечить их своевременное выполнение. В зависимости от обстоятельств клиент может забрать товар или доплатить за его быструю доставку. После доставки продукта ваша команда AR отправит клиенту счет для получения оплаты.

Соглашение о поставках

В ситуации, когда клиент запрашивает определенное количество продукции, доставленное в разные даты, соглашение о поставках может стать отличным инструментом для обеспечения четкости каждой отдельной поставки. Если клиент хочет 10 виджетов в неделю, 5 в течение двух недель и 7 в течение трех недель, все эти транзакции могут осуществляться по одному соглашению о поставках, которое затем обновляется после доставки. 

Сторонний заказ на продажу

В некоторых случаях, особенно для малого бизнеса, заказ на продажу третьей стороне используется, когда ваш бизнес не доставляет товары или услуги напрямую клиентам. Вместо этого вы отправляете их стороннему продавец что затем завершает последний этап доставки клиенту.

Что такое счет-фактура?

Когда поставщики или продавцы завершают заказ на продажу и доставляют согласованный продукт, они создают счет-фактура и отправить его покупателю для получения оплаты за поставленные товары или услуги. Отправка счета-фактуры — один из последних шагов в процессе продаж — инициирует платеж клиента и сбор наличных — два жизненно важных компонента поддержания здоровья вашего бизнеса. Сегодня счета-фактуры обычно отправляются в электронном виде и называются э-счета.

Счет-фактура будет содержать большую часть той же информации, что и заказ на продажу, но он также будет включать следующее: 

· Условия оплаты
· Скидки при досрочной оплате
· номер заказа
· Номер счета
· Плата за просрочку платежа
· Платежная информация для ACH, переводов или ЭОД-платежи

Точно так же, как в разных ситуациях используется несколько заказов на продажу, в бизнес-операциях часто используются разные типы счетов-фактур.

Счет-проформа

Обычно счета-фактуры рассматриваются как договорные платежные запросы, но счет-проформа не имеет такого же использования. Он используется, когда коммерческий счет недоступен, и его можно рассматривать как «предварительный счет». Он по-прежнему содержит разбивку затрат, но это скорее приблизительная оценка, которую клиент может использовать для справки.

При экспорте товаров в Соединенные Штаты таможня США требует, чтобы к заказу был приложен счет-проформа, чтобы было ясно, что отправляется через границу страны. 

Промежуточный счет

Если имеется крупный проект или заказ, состоящий из нескольких частей, который необходимо разбить на несколько платежей или этапов, вам пригодится промежуточный счет. Вместо того, чтобы ждать окончания проекта для отправки одного большого счета, можно использовать промежуточные счета для сбора дополнительных платежей по ходу проекта. Со стороны продавца промежуточные счета помогают облегчить проблемы с движением денежных средств, а со стороны покупателя они разбивают платежи на более управляемые суммы. Это противоположность сетка несколько счетов в один платеж.

Окончательный счет

Наиболее распространенным типом счета-фактуры является окончательный счет. Это, как правило, один из самых простых типов счетов-фактур для оплата счетов, что делает его стандартом для большинства предприятий. Они отправляются клиентам после доставки товаров или услуг.

Заказ на продажу и счет-фактура: различия

Чтобы разница между «заказом на продажу» и «счетом-фактурой» была ясна, мы составили список некоторых наиболее важных различий между ними. Предприятия полагаются на оба этих документа при проведении регулярных торговых операций, но цели, которым они служат, различаются.

Заказ на продажу и счет-фактуру легко отличить, если принять во внимание следующие факторы:

Время создания

Заказ на продажу запускает процесс продажи; это то, что позволяет вашей команде выполнения заказов начать подготовку товаров или услуг к доставке. Затем, в самом конце процесса продажи, после завершения доставки, клиенту будет отправлен счет.

Цель документа

При сравнении счета-фактуры и заказа на продажу важно учитывать назначение каждого документа. Заказ на продажу в большей степени предназначен для внутреннего использования, позволяя вашим командам узнать, что заказ инициирован и требуется действие. С другой стороны, счет-фактура является внешним. Он отправляется клиенту как официальное требование об оплате. Если срок оплаты счета не соблюдается, на клиента могут быть наложены пени за просрочку платежа или другие штрафы.

Информация указана

Хотя разница между заказом на продажу и счетом-фактурой больше заключается в том, когда и как используется каждый документ, существуют небольшие различия в информации, содержащейся в каждом документе. Оба они будут содержать такую ​​информацию, как имя и контактная информация клиента, количество и цена приобретаемых продуктов, а также информацию о поставщике, но счет-фактура будет включать дополнительную информацию. Этими деталями могут быть ставки пени за просрочку платежа, сроки оплаты и многое другое. Обратитесь к нашим спискам выше, чтобы получить точную информацию о том, что находится в каждом из них. 

Бухгалтерские последствия

Обычно ваш бухгалтерский отдел не видит и не трогает заказ на продажу. Если они не хотят сопоставить заказ на продажу с конкретным счетом, они не будут полагаться на заказы на продажу. С другой стороны, счета-фактуры являются важной частью бухгалтерской документации. Они необходимы для обеспечения точных контрольных журналов и обеспечения правильности записей.

Заключение

Может быть легко взглянуть на статью, посвященную разнице между заказом на продажу и счетом-фактурой, и подумать, что ее влияние незначительно. Но, наоборот, понимание основополагающей цели основных деловых документов поможет вашему бизнесу работать более эффективно, минимизировать потенциальные ошибки выполнения и учета, а также создать внутренние процессы с правильной системой сдержек и противовесов для защиты вашего бизнеса от рисков.

В конечном итоге вашим командам понадобятся как заказы на продажу, так и счета-фактуры, но способы их использования разными командами будут различаться. Вашему отделу продаж нужны заказы на продажу, чтобы гарантировать, что поставки выполняются в соответствии с обещаниями, но специалисты по дебиторской задолженности будут жить и дышать счетами каждый день. Эти команды должны работать в унисон и обладать соответствующими ресурсами, необходимыми для выполнения своей работы, чтобы ваш бизнес мог полностью раскрыть свой потенциал. 

Понимание соотношения заказа на продажу и счета-фактуры может показаться не стратегическим приоритетом руководства, но для многих людей в вашей организации нет ничего более важного. Если вы готовы взять на себя управление заказами на продажу и обработка счетов на следующий уровень, инвестируя в правильную автоматизированную программное обеспечение для обработки счетов - лайк Нанонеты – может изменить мир к лучшему.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/