Полное руководство по архивированию документов

---

Как работает электронный архив документов?

Архивирование документов — это не разовое действие, но как только вы правильно настроите бизнес-процесс, вы сможете его автоматизировать. Давайте посмотрим, как документировать архивные работы.

Шаг 1: Первоначальная оценка

Поймите ваши текущие процессы документов. Как вы работаете с важными и второстепенными документами? У вас есть установленный процесс? Все документы обрабатываются за один раз или процесс носит специальный характер?

Взгляните на

• Как создаются, записываются, классифицируются и именуются документы?
• Каков порядок оцифровки документов?
• Каковы требования для удаления или отклонения документа?
• Кто обрабатывает исключения документов?
• Какие документы необходимы для аудита?

Вы также должны понимать количество документов, которые вы будете обрабатывать, чтобы получить представление.

На основе этой первоначальной оценки вы работаете над составлением потоков для процессов.

Шаг 2. Определите цели и роли

После того, как вы разберетесь в процессах, попытайтесь определить причины архивирования документов.

• Хотите сократить операционные расходы на работу с документами?
• Вы делаете это, чтобы соблюдать правила безопасности данных?
• Вы пытаетесь оптимизировать управление записями?
• Делает ли это исполнительная команда, чтобы улучшить видимость ресурсов?

В зависимости от целей вы можете расставить приоритеты и изменить процессы архивирования документов. Понимание ролей заинтересованных сторон в процессе.

• Кто будет контролировать процесс архивирования документов?
• Какие уровни авторизации вы будете использовать для ограничения доступа к архивным данным?
• Как вы будете обеспечивать соблюдение требований сотрудниками?

Шаг 3. Внедрите график хранения

Теперь пришло время установить график хранения. По сути, разберитесь, какие документы нужно сохранить, а какие нет.

Вы должны хранить оригинальные годовые финансовые отчеты, поскольку они могут потребоваться в будущем. Изучите федеральные, местные, государственные и отраслевые правила, которым необходимо следовать.

Например, храните все документы IRS и связанные с налогами не менее семи лет.

Затем удалите все документы, которые не требуют архивирования или вообще никогда не будут храниться постоянно, такие как каталоги поставщиков, нежелательная почта и дубликаты. Вы можете оцифровать их, отсканировав и извлекая информацию с помощью программного обеспечения OCR.

Наймите поставщика NAID (Национальная ассоциация по уничтожению информации) для безопасной транспортировки, последующей утилизации и уничтожения материалов, чтобы избежать любой потенциальной ответственности.

Шаг 4: Оцифруйте бумажные файлы

Оцифруйте бумажные файлы, чтобы сократить расходы, сэкономить место и улучшить организацию документов.

Вы можете использовать программное обеспечение OCR вместе со сканером документов для сортировки, систематизации, маркировки и индексирования файлов для расширения возможностей поиска.

Шаг 5: Выберите хранилище

Если вы собираетесь использовать цифровое хранилище, вам нужно выбрать: ленту, диск или облачное хранилище. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки, связанные с долгосрочной безопасностью, целостностью и простотой ввода с помощью программного обеспечения для управления записями.

Шаг 6. Автоматизируйте рабочие процессы с документами

После того, как все процессы и все переменные определены, пришло время развернуть процесс.

Одним из преимуществ использования программного обеспечения для управления документами, такого как Nanonets, является возможность автоматизировать все процессы и настроить уведомления для заинтересованных сторон, чтобы вы не пропустили файлы ошибок. См. шаги по созданию потока архивации документов.

Шаг 7. Мониторинг и оптимизация

Поначалу ни один процесс не идеален. После внедрения рабочих процессов документирования получите отзывы от заинтересованных сторон о том, как можно улучшить процесс.

Какие компании выиграют от архивирования документов?  

Вашей компании необходимо сосредоточиться на архивировании документов, если:

• Ваша компания регулярно занимается бумажной работой
• В будущем вам может потребоваться доступ к старым документам.
• Аудиты — обычное дело для компаний, похожих на вас
• Вам необходимо хранить документы в рамках соответствия и нормативных требований

Если эти факторы имеют отношение к вашей компании, вам может потребоваться заархивировать документы.

Зачем выбирать электронный архив документов?

Сократите расходы и сэкономьте место

Независимо от того, управляете ли вы крупной международной корпорацией или молодым стартапом, важно экономить расходы там, где это возможно. Цифровое архивирование документов позволяет это сделать, освобождая пространство и снижая операционные расходы.

Чем меньше документов у вас есть на месте для регулирования, тем меньше денег и времени нужно тратить на их управление.

Улучшите рабочий процесс и производительность

Адекватное архивирование цифровых документов может повысить эффективность вашего бизнеса и рабочий процесс. Согласно оценкам, до 80% производственных данных не обязательно должны быть легкодоступными.

Архивируя эти данные, вы можете облегчить доступ к остальным своим данным, а также потенциально повысить свою производительность.

---

Запустите архивирование документов с помощью Nanonets. Нам доверяют более 30,000 500 пользователей из более чем 30 предприятий для автоматизации более 4.9 миллионов документов! Рейтинг 2 на GXNUMX. Попробуйте! Начните бесплатный пробный период or запланируйте звонок с нами.

---

Примеры использования архивации документов

Архивирование документов полезно практически для всех видов бизнеса. Давайте взглянем на некоторые реальные приложения архивирования документов в различных отраслях.  

Деловые документы, такие как контракты, письма и проектная документация, могут накапливаться годами в огромных количествах, что увеличивает расходы на хранение. Когда работникам необходимо извлечь данные из этих ссылок, поиск вручную в огромных хранилищах документов может занять несколько часов в день.

• Финансовые услуги Компании должны убедиться, что все их документы готовы к аудиту. Именно здесь архивирование документов помогает им вести все журналы клиентов, квитанции об обмене денег и другие юридические документы, когда это необходимо.
• Ритейл фирмам может потребоваться сохранить всю информацию о своих клиентах, продавцах и поставщиках на случай каких-либо расхождений в будущем.
• Юридические фирмы и юридические отделы необходимо хранить все связанные с делом контракты, документы и факсы в формате PDF. Им необходимо быстро находить документы и цитаты с помощью интеллектуального поиска и тегов. Вот где архивирование документов пригодится.
• Общественные услуги иметь дело с большим количеством информации изо дня в день. Не все актуально сейчас, но они должны хранить всю информацию, которая должна быть легкодоступна позже одним нажатием кнопки.
• Предприятия могут оптимизировать управление документами с помощью эффективного архивирования документов. Преобразовывая свои бумажные документы в библиотеку с возможностью поиска, сотрудники могут сократить время, затрачиваемое на поиск документов, а оцифровка также может улучшить видимость данных.

---

Автоматизируйте архивирование документов с помощью Nanonets. Извлекайте данные из счетов-фактур, удостоверений личности или любого документа на автопилоте! Начните бесплатную пробную версию прямо сейчас!

---

Архивирование документов с помощью Nanonets

Nanonets — это интеллектуальное программное обеспечение для управления документами со встроенным программным обеспечением для распознавания текста, которое поможет вам преобразовать все ваши бумажные документы в цифровой формат с возможностью поиска. Nanonets прост в использовании благодаря построителю рабочего процесса без кода, который может автоматизировать любой ручной процесс обработки документов.

Вот как вы можете использовать Nanonets для архивирования ваших документов:

Составьте карту всех ваших процессов и заинтересованных сторон в вашем процессе

Создайте учетную запись в Nanonets и выберите пользовательскую модель OCR, чтобы создать модель OCR для своих нужд, или вы также можете выбрать одну из предварительно обученных моделей OCR.

Загрузите документы и обучите модель извлечению данных в нужном формате.

Как только вы будете довольны моделью, вы можете настроить автоматическую пересылку всех документов на конкретный адрес электронной почты. Перейти к Рабочий процесс > Импорт > Получение файлов по электронной почте

После настройки приема документов ваша модель OCR будет автоматически получать отсканированные документы и извлекать текст из документов в выбранном вами формате.

Вы можете извлечь данные в базу данных по вашему выбору, выбрав параметр экспорта в рабочем процессе.

Вы можете добавить раздел утверждения, добавив этапы утверждения, типы проверки, правила для пометки файлов и многое другое.

Вы также можете добавлять правила для улучшения данных, переименовывать файлы, классифицировать и сортировать документы и многое другое. Нужна помощь? Наша команда здесь, чтобы помочь вам настроить все это!

Отправляйтесь в Nanonets и попробуйте сделать это сами прямо сейчас. Или попросите нашу команду сделать это за вас!

Ежегодно Nanonets используют более 30,000 XNUMX счастливых профессионалов для автоматизации своих процессов обработки документов. Вот снимок выступления Nanonets

Вот что говорят о нас наши клиенты.

Если у вас сложный процесс архивирования документов, наша талантливая команда может помочь вам упростить и автоматизировать весь процесс, чтобы он был эффективным и работал в соответствии с вашими требованиями. Хотите поделиться своими требованиями с нами? Настроить вызов or Отправить нам письмо.

---

Хотите автоматизировать извлечение данных документа? Посмотрите Нанонет. Нет кода. Платформа без проблем. Сначните бесплатную пробную версию и извлекать данные из документов на автопилоте.

---

Архивирование документов и резервное копирование файлов

Архивирование документов — это, по сути, резервное копирование файлов, верно? Ну, это немного другое.

Процесс архивирования документов предназначен только для пассивных документов, тогда как резервные копии создаются для активных файлов, используемых в повседневных системах.

Цель архива документов — сохранить исходные документы на тот случай, если они потребуются по разным причинам в будущем, тогда как цель резервного копирования файлов — сохранить копию активных файлов на случай, если фактические файлы будут повреждены или утеряны, обеспечивая работоспособность. непрерывность.

Давайте рассмотрим больше различий между архивированием документов и резервным копированием файлов.

	Архив документов	Резервное копирование документов
Цель	Долгосрочное хранение документов, которые сейчас не используются	Сохранение копии последних данных в случае потери или повреждения данных
Использованные	По мере необходимости - напр. Аудит	Когда текущие данные повреждены или не загружаются
Данные	Сохранил как копию. Данные не перезаписываются	Данные перезаписываются
Тип хранимых данных	Исходные данные – например. Финансовые отчеты	Дубликат текущих данных как копия
Скорость	Скорость восстановления не проблема	Должно быть в реальном времени
Срок	Долгосрочное хранение	Краткосрочное и среднесрочное хранение

FAQ

Зачем оцифровывать документы?

Эффективное управление документами: проиндексированные оцифрованные документы можно экспортировать в систему и автоматически хранить в цифровых библиотеках, где их использование можно документировать, отслеживать и управлять им.

Простое повторное использование текста: когда печатная тема восстанавливается в редактируемый текст, ее можно изменить и повторно использовать в Microsoft Excel или Word, экономя время, обычно затрачиваемое на повторное создание и повторный ввод документов.

Возможность поиска: документы, включая ключевые слова в метаданных или тексте, могут быть обнаружены электронными поисковыми сетями и обозначены в течение нескольких секунд.

Простой доступ: цифровые документы можно в любое время извлечь из основного репозитория и быстро распространить по электронной почте, что избавляет от необходимости делать печатные копии.

Что такое программа для архивации документов?

Программное обеспечение для архивирования документов преобразует документы в цифровые записи, которые можно архивировать, легко получить к ним доступ и эффективно управлять, помогая вашему учреждению

экономьте на расходах на хранение, повышайте производительность сотрудников и ускоряйте бизнес-процессы.

Подходящие для долгосрочного архивирования преобразованные списки имеют небольшой размер и повышенное визуальное качество. Их можно читать на различных устройствах, легко получить к ним доступ из изолированных мест и централизованно архивировать в электронных архивах, цифровых библиотеках или системе управления документами.

сети. Любая корпорация может ускорить внутренние процедуры и повысить эффективность, предоставив легкий доступ к цифровым копиям с определенными правами доступа.

---

Use Nanonets для автоматизации процесса архивирования документов и организации файлов на автопилоте!

---