Полное руководство по Microsoft Power Automate

---

Учебное пособие по Microsoft Power Automate: как создать поток обработки счетов с нуля?

Прежде чем даже начать работать над процессом в Microsoft Power Automate, мы сначала рассмотрим все шаги, наборы данных, таблицы и соединители, которые нам потребуются. Нам нужно настроить все остальное, прежде чем мы начнем бизнес-процесс в PowerApps.

Итак, наш поток будет простым, мы хотим создать поток

Когда мы получаем счет-фактуру в папке «Входящие» -> Извлечь данные из счета-фактуры -> Сохранить информацию в таблице в Excel

В нашем случае нам понадобится следующее:

• Соединители: Gmail, Один диск, Excel
• Модель ИИ: Модель обработки счетов
• таблицы: Excel с правильными заголовками

Итак, давайте начнем с создания модели ИИ.

Построение модели ИИ

Шаг 1: Выберите AI Builder и выберите «Пользовательский», чтобы извлечь данные из стандартизированных документов, и нажмите «Начать».

Для этого шага вам необходимо иметь лицензию AI Builder.

Step2: Вы будете перенаправлены к списку действий. Выберите все варианты, которые имеют отношение к вам. В нашем случае мы предполагаем, что счета достаточно стандартизированы, поэтому выберем первый вариант.

Шаг 3: Добавление переменных

На следующем шаге выберите тип информации, которую вы хотите извлечь из своих счетов. В этом случае пригодится предварительное планирование переменных.

В нашем случае мы хотели бы выбрать поля для номеров счетов, данных счета и общей суммы. Мы также можем выбрать одностраничную таблицу, чтобы выбрать всю таблицу всех элементов, упомянутых в счете-фактуре.

Для одной таблицы обязательно укажите количество столбцов и правильно переименуйте ее.

После того, как вы перечислите всю информацию, которую хотите извлечь, выберите «Готово» и выберите «Далее».

Шаг 4: Добавление коллекций

Коллекции — это набор файлов, имеющих одинаковый формат. Загружайте счета от одного поставщика в разные коллекции. После загрузки документов выберите поля и таблицы, чтобы отразить нужные вам значения.

Откройте любой документ, который вы загрузили. Выберите «Обнаружение слов», чтобы увидеть поля, которые обнаруживаются автоматически. Наведите указатель мыши на поля, которые хотите выделить. Затем выберите значение для каждого поля.

Совет: для таблицы убедитесь, что вы разделили таблицу на столбцы и вкладки и правильно назвали заголовок.

Выполните те же действия для всех загруженных счетов во всех коллекциях.

Шаг 5: После этого выберите модель поезда. Затем выберите «Перейти к вашим моделям». В списке должна отображаться ваша модель с именем, которое вы дали в начале.

Итак, наша модель ИИ завершена. Давайте попробуем создать поток, в котором мы будем использовать модель ИИ для извлечения данных из нашего вложения электронной почты и сохранения информации в Excel.

Шаг 6: Перейдите к потокам, выберите создать автоматизированный поток. И выберите триггер, который вы хотите. В этом случае мы выберем «Получать электронную почту в Gmail» и выберем «Создать».

Шаг 7: Вы увидите поток, в котором добавлен только триггер Gmail. Выберите необходимый вариант. Я добавлю фильтр, в котором он обрабатывает электронные письма со счетами в строке темы и имеет вложение.

Шаг 8: Добавьте следующий шаг для обработки счета с помощью AI Builder. Выберите «+Новый шаг» и выберите «Конструктор ИИ». Выберите «Извлечь пользовательскую информацию из документов» и выберите свою модель ИИ из раскрывающегося списка. Добавьте тип документа и выберите содержимое вложения для формы.

Шаг 9: Выберите Новое действие и выберите Excel. Выберите «Добавить новую строку», если вы хотите извлечь информацию из счета-фактуры и добавить данные в новую строку в документе Excel.

Совет: убедитесь, что вы создали свой Excel с правильными строками и столбцами, прежде чем начинать эту задачу здесь.

Шаг 10: Введите все местоположения вашего Excel, таблицы и данных столбца из раскрывающегося списка. Здесь вы назначите данные, извлеченные из счета-фактуры, правильным столбцам в вашем Excel.

Шаг 11: После этого выберите «Сохранить и протестировать поток», отправив электронное письмо со счетом на адрес электронной почты, указанный в потоке. Вы можете проверить активность и ход потока, отметив Мои потоки или Монитор > Активность Cloud Flow.

Чтобы добавить больше проверок, валидаций и утверждений, нам нужно добавить больше шагов.

Некоторые связанные видео, которые могут помочь вам создать сложные потоки бизнес-процессов:

Ограничения использования Microsoft Power Automate

Сложно для начинающих пользователей

Microsoft Power Automate легко использовать для двухэтапных подключений, таких как подключение к Youtube и Twitter, электронная почта и групповые чаты и т. д. Но процесс становится все сложнее, когда вы пытаетесь запустить бизнес-процесс. Весь процесс устанавливается на нескольких платформах и может потребовать таких знаний, как WDL или создание файлов JSON, что немного сбивает с толку не-программиста.

Нужен Office 365, чтобы использовать его

Если ваша организация использует Microsoft Office 365, отлично, у вас будет большинство инструментов для начала работы. Но если у вас его нет, вам придется либо купить его, потому что для использования Microsoft PowerApps вам нужна лицензия.  

Требуется доступ администратора для потоков бизнес-процессов

При создании потока бизнес-процессов вы будете работать с Dataverse (ранее известной как Common Dataverse), для которой требуются права администратора. Вы не сможете использовать все функции Business Process Flows без прав администратора.

Не отдельное приложение

Microsoft Power Automate не является отдельным приложением. Он доступен через Microsoft Power Apps.

Вопросы безопасности

Автоматизированные рабочие процессы могут использоваться злоумышленниками для загрузки данных компании, извлечения паролей или отправки вредоносных приложений вашим клиентам. В одном случае Microsoft объявила что они обнаружили, что злоумышленники загружали данные из организаций MNC более 200 дней. Потоки Microsoft Power Automate обходят шлюзы безопасности, что позволяет любому третьему лицу, имеющему доступ к электронной почте одной компании, получить доступ ко всем данным компании.

Сложно контролировать доступ к Power Automate.

Если ваша компания предоставляет лицензию на Office 365 всем сотрудникам, и несколько человек имеют возможность создавать рабочие процессы, становится сложно следить за лицензионными ограничениями.

Резервное копирование данных сохраняется в течение 30 дней.

Данные вашего рабочего процесса остаются в системе только в течение 30 дней. Это усложняется, если вы используете рабочие процессы для ведения журналов аудита и действий, связанных с соблюдением требований.

Поддерживает только последовательные рабочие процессы

Все рабочие процессы, которые вы будете создавать в Microsoft Power Automate, должны быть последовательными и выполнять один шаг за другим. Добавление циклов сложно и часто требует интенсивной работы.

Ограничения рабочих процессов

Вы можете использовать только 250 действий на рабочий процесс (около 90 для пользователей бесплатной пробной версии). Лимит может быть быстро исчерпан, если вы используете циклы для проверки условий снова и снова.

Неинтуитивная навигация для простых задач

Microsoft Power Automate может быть неинтуитивным в определенных сценариях. Например,

• Соединения добавляются с помощью параметра в разделе «Данные», а не параметра «Соединитель», присутствующего в меню навигации.
• Варианта сохранения нет. Существует опция «Сохранить как», но при этом сохраняется копия существующего рабочего процесса.
• Сообщения об ошибках появляются часто, и ошибка не сопровождается надлежащим объяснением причины ошибки. Если вы сохраните, не исправив ошибки, вы потеряете весь процесс.
• Рабочие процессы Power Automation могут работать без предупреждения, и остановить это невозможно.

Инструмент OCR не является продвинутым

Инструменты OCR для извлечения данных в AI Builder не так продвинуты, как другие инструменты, представленные на рынке. [Источник]

Учебные материалы и поддержка клиентов не на должном уровне

Учебный материал носит обобщенный характер, что затрудняет навигацию для новичка. Курсы, предоставляемые платформой Microsoft Power Automate, также являются базовыми. Контент, созданный экспертами по контенту на Youtube и других каналах, лучше, чем документация. Служба поддержки клиентов указывает на общие статьи, не углубляясь в основную проблему. [Источник]

Не удается отправить вывод из одного потока во второй поток

Вы не можете добавить второй поток для продолжения после первого потока, и поэтому, если вы хотите добавить дополнительные шаги в свой основной поток, вам придется создать новый рабочий процесс с нуля.

---

Работайте без ограничений с Nanonets. Извлекайте данные с помощью передового программного обеспечения OCR и автоматизируйте процессы с помощью расширенных рабочих процессов. Начните работу с Nanonets сегодня.

---

Наносети для автоматизации бизнес-процессов

Nanonets — это платформа автоматизации без кода, которая помогает предприятиям автоматизировать ручные задачи с помощью интеллектуальных рабочих процессов без участия ИТ-команды. Nanonets предоставляет своим пользователям интуитивно понятный интерфейс, перетаскиваемые модули и обширную поддержку клиентов, чтобы упростить автоматизацию потока бизнес-процессов. Кроме того, вы можете настроить Nanonets за 1 день без посторонней помощи!

Nanonets — это безопасная платформа с сертификацией GDPR и SOC2. С помощью вариантов доступа на основе ролей вы можете контролировать, кто может создавать рабочие процессы и получать доступ к данным компании.

[Встраиваемое содержимое]

Вот некоторые особенности, которые делают Nanonets идеальным выбором для автоматизации бизнес-процессов:

• Современный визуальный редактор пользовательского интерфейса с элементами перетаскивания для создания рабочих процессов по вашему выбору.
• Расширенный API OCR, который извлекает данные с точностью> 95%.
• Интегрируется с более чем 5000 приложений через API и Zapier.
• Строго без кода окружающая среда — не нужно писать единый код для автоматизации бизнес-процесса
• Доступны варианты облачного и локального хостинга в соответствии с вашими требованиями.
• Ведите журналы данных для каждого действия, предпринятого на платформе, и каждый раз будьте готовы к аудиту.
• Доставляйте автоматические обновления соответствующим заинтересованным сторонам прямо в их почтовые ящики
• Управление доступом на основе ролей для ограничения доступа к платформе и повышения безопасности
• Нет скрытых платежей
• Круглосуточная поддержка онлайн-чата и персональные менеджеры по работе с клиентами
• Выберите один из готовых шаблонов или создайте собственный менее чем за 15 минут.

Нанонец это рейтинг 4.9 на Capterra и G2. Более 1000 предприятий по всему миру используют Nanonets для автоматизации ручных процессов обработки документов. Наносети можно использовать в таких отраслях, как финансы, логистика, банковское дело, BPO, для автоматизации таких процессов, как

• Регистрация клиента
• KYC-процессы
• Кредиторская задолженность
• Проверка документов
• Извлечение данных
• Улучшение данных
• Сертификаты
• Управление расходами
• Автоматизация платежей
• Управление документами
• Оцифровка документов

И многое другое.

---

Если вы работаете со счетами и квитанциями или беспокоитесь о проверке личности, проверьте Nanonets. онлайн-распознавание текста or Экстрактор текста PDF для извлечения текста из PDF-документов бесплатно. Нажмите ниже, чтобы узнать больше о Нанонет Решение для автоматизации предприятий.

---

Автоматизация выставления счетов в Nanonets vs Power Automate

Мы уже видели шаги по автоматизации обработки счетов в Power Automate в упомянутом выше руководстве. Посмотрим, как это сделать на Нанонетах.

Учебное пособие: автоматическая обработка счетов в Nanonets

Шаг 1. Войдите в свой аккаунт.

Войдите в свою учетную запись Nanonets. Вы увидите экран, подобный показанному на рисунке ниже.

Сосредоточьтесь на нижней части экрана с надписью «Начать». Выбирать «Счета» Готовый экстрактор с экрана.

Шаг 2. Добавьте счета в предварительно обученную модель счета.

После того, как вы выберете Invoices и предварительно созданную модель экстрактора, вы увидите экран, подобный показанному на рисунке ниже. Вам нужно будет загрузить свои счета на следующем шаге.

Выберите +Кнопка "Загрузить файлы" для импорта ваших счетов. Nanonets позволяет вам загружать свои счета из электронной почты, DropBox, Google Диска, вашего устройства через Zapier или создавать собственную интеграцию API без написания единого кода. Выберите источник данных по вашему выбору и загрузите счета.

После того, как вы выберете свои счета и выберите «Загрузить», подождите минуту или две, пока файлы загружаются. После загрузки вы увидите все свои файлы в приложении следующим образом:

Если вы хотите загрузить больше файлов, выберите +Загрузить файлы в нижней части.

Шаг 3. Проверьте все этикетки.

Модель счета-фактуры извлекает всю необходимую информацию из ваших счетов-фактур. Вы можете проверить все данные и их метки, щелкнув любой файл.

Открыв файл, вы можете увидеть все извлеченные данные, их метки и их положение в документе на левой стороне экрана.

Шаг 4. Подтвердите файлы

Когда вы закончите со всеми изменениями, подтвердите файл, чтобы сохранить все ваши изменения. Как только вы это сделаете, вы увидите, что конкретный файл проверен. Перед документом в столбце «Ручная проверка» стоит галочка.

Вы можете просмотреть все счета вручную или извлечь данные из файлов.

Чтобы извлечь данные, выберите Кнопка «Загрузить извлеченные данные» в нижней части экрана. Вы увидите такой экран. Выберите поля, которые вы хотите в извлеченном файле, или вы можете выбрать экспортировать все поля, чтобы извлечь все извлеченные данные.

После того, как вы выбрали поля, которые хотите экспортировать, прокрутите вниз, чтобы выбрать тип файла.

В качестве альтернативы вы также можете использовать рабочие процессы автоматического экспорта, которые будут автоматически отправлять извлеченные данные в выбранные источники данных.

В разделе «Рабочий процесс» слева вы можете добавить дополнительные проверки для своей модели обработки счетов.

Повышение качества данных

Вы можете улучшить извлеченные данные с помощью доступных опций.

Автоматизировать утверждение

Добавьте шаги для добавления заинтересованных сторон утверждения, условий сопоставления для счетов из вашей базы данных, проверки поставщиков и пометки счетов-фактур с ошибками на основе правил.

Параметры экспорта

Вы можете экспортировать свои данные в различные форматы и подключать Nanonets к программному обеспечению по вашему выбору с помощью интеграции API.

Нанонеты против Power Automate

Мы видели, как выполнить аналогичную задачу в Nanonets и Power Automate. По шагам мы увидели некоторые различия в том, как работают платформы. Здесь, в таблице ниже, мы обсудим сравнение платформ Microsoft Power Automate и Nanonets.

	Нанонеты	Мощная автоматизация
Удобный в использовании	Очень прост в использовании с визуальным редактором и интуитивно понятным интерфейсом.	Может сбить с толку начинающих пользователей, поскольку несколько шагов выполняются на разных платформах, например. Power Automate, Power Apps, Dataverse
Опыт кодирования	Платформа без кода. Не нужно писать ни строчки кода.	Перетаскивание, но в нескольких приложениях может запутаться
Попробуйте!	Да. Также присутствует навсегда бесплатная модель.	Бесплатная модель, но вам нужно работать со средой Microsoft и ограниченными приложениями.
Безопасность	Безопасная платформа с сертификацией SOC2 и GDPR, доступ на основе ролей и контролируемая среда данных.	Безопасная платформа, но злоумышленники могут использовать ее для извлечения информации о компании, поскольку потоки обходят требования безопасности.
Универсальный доступ	Облачные данные легко доступны пользователям на ходу.	Данные, хранящиеся в облаке, могут быть доступны пользователям через приложение.
Многогранность	Благодаря функциям перетаскивания это простое в использовании программное обеспечение. Даже все сложные рабочие процессы можно создавать без кода.	Сложно автоматизировать сложные процессы. Требуется разработчик для настройки сложных процессов.
Интеграции	Может быть интегрирован с более чем 5000 приложений через Zapier.	На данный момент может интегрироваться с более чем 500 разъемами.
Возможности оптического распознавания символов	Качественный OCR API с точностью более 95%	Отличные возможности распознавания текста
Рабочие процессы бизнес-процессов	Может использоваться для автоматизации ручных частей бизнес-процессов, таких как документы, утверждение, управление инцидентами и т. д.	Может использоваться для автоматизации процессов сбора данных с помощью интерфейсных приложений, а также для автоматизации процессов и утверждений документов.
Цены	Прозрачные и простые тарифные планы. Планы начинаются с 499 долларов в месяц с более чем 0.1 доллара на обработку каждого дополнительного документа. Доступны пользовательские параметры.	Четыре способа получить доступ к Microsoft Power Automate. Существует несколько вариантов лицензирования.  Плата за поток начинается с 500 долларов США в месяц с дополнительными надстройками для возможностей OCR (500 долларов США в месяц) и возможностей RPA (100 долларов США за поток в месяц), которые увеличивают цену.
Поддержка	Круглосуточная поддержка в чате, поддержка по электронной почте и отдельный менеджер по работе с клиентами для решения всех вопросов.	Нет поддержки в чате. Варианты прямой поддержки начинаются от 180 долларов США в месяц.

---

Хотите автоматизировать повторяющиеся ручные задачи? Экономьте время, усилия и деньги, повышая эффективность!

---

Является ли Power Automate правильным выбором для вас и вашего бизнеса?

Является ли Microsoft Power Automate хорошим выбором для вашего бизнеса, зависит от нескольких факторов, упомянутых ниже:

Наличие разработчиков в вашей команде

Непрограммист может быть не в состоянии использовать Microsoft Power Automate в полной мере. Вам потребуется выделить некоторые ресурсы разработчика для выполнения сложных операций, исправления ошибок, интеграции инструментов и поддержки переменных по мере необходимости.

Бюджет

Планы Microsoft Power Automate по категориям «на пользователя» и «на поток». На пользователя планы имеют низкую производительность. Планы на поток имеют самую высокую производительность, но план стоит около 100 долларов за поток в месяц. Эта цена будет увеличиваться с надстройками, такими как конструктор ИИ и дополнительные возможности RPA. Если рассматривать 10 потоков с AI Builder, то цена достигает $1500/мес. И он продолжает расти, поскольку вы не можете контролировать, кто создает новый рабочий процесс.

Напротив, такие инструменты, как Nanonets, стоят 499 долларов в месяц. Ознакомьтесь с тарифными планами Nanonet.

Требования

Вам нужно подключить простые инструменты или вы хотите выполнять сложные задачи? Вам это нужно для автоматизации бумажных процессов, создания клиентских приложений для сотрудников, подключения бизнес-приложений и т. д.? В зависимости от ваших требований вам необходимо оценить другие инструменты вместе с Microsoft Power Automate, оценить свой опыт и выбрать альтернативу.

Вы можете рассмотреть простое в использовании программное обеспечение для автоматизации, такое как Nanonets. Начните бесплатный пробный период or запросить бесплатную экскурсию по продукту.

Окружающая среда Майкрософт

Если вы уже используете среду Microsoft, переход на Power Automate может быть простым выбором, поскольку Microsoft Power Automate легко интегрируется с существующими продуктами Microsoft. Подключить другие приложения может быть немного сложнее, а иногда соединители не работают должным образом, и вы можете потерять данные.

Контроль ИТ-команды

Чтобы не допустить переплаты за лицензию, ИТ-специалистам необходимо следить за активностью учетных записей, следить за тем, кто создает рабочие процессы, и стараться постоянно проверять наличие вредоносных рабочих процессов. ИТ-специалистам необходимо активно выполнять эти задачи, чтобы предотвратить фишинговые действия.

Сильная безопасность

Как мы обсуждали выше, в Microsoft Power Automate есть некоторые бреши в системе безопасности. Чтобы этого не произошло, вам необходимо иметь очень строгую проверку безопасности, активную команду, выявляющую аномалии и регулярно контролирующую использование учетной записи.

Если у вас есть выделенные ресурсы, вам может подойти Microsoft Power Automate.

Требования к возможностям OCR

Microsoft Power Automate имеет API OCR в конструкторе AI. Модель OCR не соответствует другим поставщикам на рынке, таким как Nanonets. Если вы сильно зависите от функций OCR для автоматизации ручных процессов, вы можете выбрать такие опции, как Nanonets.

Используйте программное обеспечение OCR для извлечения данных с точностью> 95%. Начните бесплатный пробный период or запросить бесплатную экскурсию по продукту.

Время реализации

Из-за требований администратора внедрение Microsoft Power Automate может быть отложено. Если вы хотите начать работу сразу и без задержек, возможно, это не лучший выбор для вашего бизнеса.

Даже с учетом вышеупомянутых указаний ваша команда должна оценить Microsoft Power Automate на основе всех ваших требований, а затем прийти к решению. Согласно указателям, Microsoft Power Automate может быть хорошим выбором для организаций, использующих среду Microsoft, с большим количеством ИТ-персонала, которые не учитывают внедрение, с меньшим количеством потоков и высокими бюджетами.  

Заключение

Автоматизация бизнес-процессов станет необходимостью для бизнеса в будущем из-за повышения эффективности, производительности и безопасности. Рынок все еще находится в зачаточном состоянии и со временем будет улучшаться за счет улучшения функций и улучшений. Компании должны начать внедрять эту технологию сейчас, чтобы воспользоваться ее преимуществами в будущем.

В этом блоге мы оценили два программного обеспечения, Microsoft Power Automate и Nanonets, для автоматизации бизнес-процессов. Мы видели учебные пособия по автоматизации выставления счетов на обеих платформах.

Microsoft Power Automate может многое предложить предприятиям, от мощной интеграции до расширенных возможностей подключения (больше похоже на Zapier!). Поскольку программное обеспечение продолжает развиваться, будет интересно посмотреть, какими будут новые дополнения к платформе.

Часто задаваемые вопросы

Является ли Microsoft Power Automate бесплатным?

Microsoft Power не является бесплатным для всех пользователей. Вы можете использовать бесплатную версию для доступа к платформе Microsoft Power Automate с ограниченными возможностями. Платформа бесплатна, если ваша организация имеет доступ по подписке Microsoft Office 365.

Что такое Power Automate и Microsoft Flow?

Microsoft Flow — это старая версия Microsoft Power Automate. Что касается брендинга, между Microsft Flow и Microsoft Power Automate нет никакой разницы, но между этими двумя платформами есть некоторые различия, если мы посмотрим на некоторые функции.

Microsoft Power Automate имеет облачное развертывание и не перегружает ваши системы, как Microsoft Flow. Microsoft Power Automate — это среда с небольшим количеством кода по сравнению с ее более ранним аналогом, Microsoft Flow. Microsoft Flow был больше ориентирован на создание рабочих процессов на основе правил, тогда как Microsoft Power Automate ориентирован на расширенную автоматизацию автоматических процессов в организациях.

Что может автоматизировать Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate может автоматизировать любую синхронизацию данных между более чем 500 различными источниками данных, создавать клиентские приложения для эффективного сбора данных, автоматизировать ручные процессы и отправлять уведомления в реальном времени нужным заинтересованным сторонам. Microsoft Power Automate может автоматизировать любой процесс по мере необходимости.

Да, Power Automate — это роботизированный инструмент автоматизации процессов. Его можно использовать для автоматизации всего, от синхронизации данных до сложных многоэтапных процессов, таких как управление счетами, утверждения и многое другое.

В чем разница между Power Apps и Power Automate?

Приложения Microsoft Power предназначены для создания пользовательского интерфейса переднего плана для эффективного сбора данных с помощью соединителей. Microsoft Power Automate дает пользователям возможность использовать данные из интерфейса для выполнения дальнейших действий, таких как сохранение, анализ или улучшение.

Является ли Power Automate правильным выбором для малого бизнеса?

Microsoft Power Automate требует много ресурсов для идеального выполнения автоматизированных процессов. Учитывая высокие бюджеты, требования к разработчикам и повышенные требования к безопасности, это может быть не лучший выбор для малого бизнеса.

---

Нанонеты онлайн OCR и OCR API есть много интересного случаи использования tЭто может оптимизировать производительность вашего бизнеса, сократить расходы и ускорить рост. Узнать как примеры использования Nanonets могут быть применены к вашему продукту.

---