Полное руководство по цифровой трансформации кредиторской задолженности

Процессы расчета кредиторской задолженности (AP) являются важной функцией для каждого бизнеса, контролируя исходящие платежи поставщикам и продавцам. Цифровая трансформация, которая традиционно выполнялась вручную, теперь находится на переднем крае AP, а такие технологии, как искусственный интеллект и машинное обучение, меняют способы управления финансами предприятий. 

В эпоху, когда цифровая трансформация меняет каждый аспект бизнес-операций, роль кредиторской задолженности (AP) также претерпевает значительную эволюцию. Всемирная автоматизация точек доступа рыночных прогнозируется, что этот показатель вырастет с 2.6 млрд долларов США в 2021 году до 7.5 млрд долларов США к 2030 году при среднегодовом темпе роста 12.5%.

Эта трансформация — не просто тенденция; Для предприятий, стремящихся оставаться конкурентоспособными, сокращать затраты и повышать операционную эффективность, это показатель того, что решение заключается в автоматизации и преобразовании точек доступа. В этой статье мы углубимся в нюансы трансформации AP и то, как это стратегический шаг в финансовых операциях, который помогает предприятиям оставаться конкурентоспособными в постоянно меняющемся экономическом ландшафте.

Что такое цифровая трансформация кредиторской задолженности?

Цифровая трансформация в AP — это интеграция передовых технологий, таких как машинное обучение (ML), искусственный интеллект (AI) и роботизированная автоматизация процессов (RPA), в процесс потоковой передачи и автоматизации процессов бэк-офиса. Эта трансформация устраняет зависимость от ручных рабочих процессов, значительно повышает эффективность и снижает риск мошенничества и ошибок. По мере того, как все больше финансовых директоров и групп финансового управления внедряют цифровую трансформацию AP, они обнаруживают, что их системы становятся умнее, экономят время и деньги, одновременно улучшая финансовый контроль и соответствие глобальным нормам. 

​Важность цифровой трансформации в кредиторской задолженности

Важность цифровой трансформации в сфере кредиторской задолженности (AP) выходит за рамки простого внедрения технологий. Это представляет собой фундаментальный сдвиг в том, как предприятия управляют своими финансовыми операциями. В эпоху быстрого технологического прогресса оцифровка процессов AP необходима организациям, чтобы идти в ногу с этими изменениями и оставаться конкурентоспособными. 

Традиционные ручные методы обработки AP не только отнимают много времени, но также подвержены ошибкам и неэффективности. Оцифровка в AP не только оптимизирует рабочие процессы, но и повышает прозрачность процессов во всей организации. Это обеспечивает больший контроль над финансовыми транзакциями, что приводит к более обоснованному принятию решений. 

Это имеет решающее значение в деловой среде, характеризующейся растущей инфляцией и нехваткой рабочей силы — факторами, которые особенно проявились во время пандемии COVID-19. Пандемия подчеркнула необходимость гибкости и адаптируемости в бизнес-операциях, а передовые цифровые подразделения AP могут более плавно ориентироваться в современных средах удаленной работы и переходах.

Важно отметить, что цифровые системы доступа позволяют предприятиям использовать возможности анализа данных, предоставляя критически важную информацию о структуре расходов, эффективности работы поставщиков и возможностях экономии затрат. Такой уровень анализа невозможен при использовании традиционных методов AP, что подчеркивает стратегическую ценность цифровой трансформации в этой области. По сути, оцифровка AP — это не просто технологическая модернизация, а стратегическая инвестиция, которая позволяет предприятиям быть более гибкими, устойчивыми и финансово проницательными в постоянно меняющемся экономическом ландшафте.

Преимущества AP Automation

Принимая современные инструменты автоматизации точек доступа, организации могут идти в ногу с цифровизацией и постоянно совершенствовать свое функционирование с течением времени, независимо от того, на каком этапе цифровизации и точек доступа они находятся в данный момент.

1. Повышенная эффективность и точность: Автоматизация AP сокращает ввод данных вручную, сводя к минимуму человеческие ошибки и, таким образом, сокращая время, затрачиваемое на ввод и проверку информации. Это приводит к более точной обработке данных и эффективной обработке счетов.
2. Экономия времени и средств: Автоматизируя сбор счетов и цифровые платежи, организации экономят значительное время и ресурсы. Эта эффективность также распространяется на обработку возросших объемов счетов без дополнительных потребностей в персонале. Таким образом, у организации высвободились ресурсы для решения задач, повышающих добавленную стоимость.
3. Улучшенная масштабируемость: По мере роста бизнеса увеличивается объем счетов и сложность финансовых операций. Автоматизация точек доступа позволяет компаниям беспрепятственно масштабировать свою деятельность. Благодаря возможности эффективно обрабатывать большее количество счетов-фактур предприятия могут расти без пропорционального увеличения штата сотрудников AP, тем самым поддерживая экономичную и эффективную работу.
4. Оптимизированное управление денежными потоками: автоматизация AP обеспечивает больший контроль над сроками и методами оплаты. Стратегически планируя платежи, компании могут лучше управлять своими денежными потоками. Использование электронных способов оплаты, таких как виртуальные карты и автоматическое планирование платежей, также помогает избежать просроченных платежей. Это позволяет предприятиям воспользоваться скидками при досрочной оплате, оптимизируя общее финансовое состояние бизнеса.
5. Улучшение отношений с поставщиками: Автоматизированные процессы AP приводят к более своевременным и точным платежам, повышая доверие и удовлетворенность поставщиков. Благодаря таким функциям, как электронное выставление счетов и оптимизированные процессы оплаты, поставщики сталкиваются с меньшим количеством задержек и ошибок, что укрепляет отношения между бизнесом и поставщиками. Программное обеспечение AP позволяет предприятиям хранить предпочтения поставщиков и валюты, обеспечивая плавный и справедливый процесс оплаты.
6. Улучшенная видимость и контроль: Автоматизация AP обеспечивает видимость процесса AP в режиме реального времени, от получения счета до оплаты. Такая прозрачность позволяет улучшить отслеживание, аудит и финансовое планирование. Менеджеры могут более эффективно отслеживать процессы AP, выявлять узкие места и принимать решения на основе данных.
7. Предотвращение мошенничества и соблюдение требований: Автоматизированные системы оснащены оборудованием для выявления несоответствий, таких как дубликаты счетов или необычные схемы оплаты, что повышает эффективность предотвращения мошенничества. Кроме того, эти системы помогают поддерживать соблюдение различных финансовых правил, обеспечивая точное и своевременное ведение учета.
8. Аналитика данных и отчетность: Инструменты автоматизации точек доступа часто оснащены расширенными аналитическими возможностями. Они могут создавать ценные отчеты и показатели, предоставляя информацию о структуре расходов, эффективности работы поставщиков и потенциальных областях экономии затрат. Эти данные имеют решающее значение для стратегического финансового планирования и принятия решений.
9. Экологические преимущества: Переход от бумажных процессов к цифровым решениям способствует достижению целей устойчивого развития организации. Такое сокращение использования бумаги не только помогает окружающей среде, но и снижает затраты на хранение и обработку, связанные с физическими документами.

Таким образом, автоматизация AP превращает процесс расчета кредиторской задолженности в более эффективную, экономически выгодную и стратегическую функцию, имеющую решающее значение для предприятий, стремящихся процветать в современной быстро меняющейся и конкурентной экономической среде.

Какие функции точки доступа можно автоматизировать?

Цифровая трансформация в рамках процесса ПД может и должна быть многогранной. Вот некоторые из нескольких функций, которые можно автоматизировать:

1. Регистрация поставщиков и соблюдение налогового законодательства: Автоматизация упрощает процесс регистрации поставщиков, гарантируя точный сбор и управление всеми необходимыми данными, включая налоговую информацию. Сюда входят автоматические проверки соблюдения налоговых требований и других нормативных требований.
2. Сбор данных счетов поставщиков: автоматизация AP использует такие технологии, как OCR, для автоматического сбора и классификации данных из счетов поставщиков, что значительно сокращает объем ручного ввода.
3. Обработка счетов: Сюда входит автоматизация всего рабочего процесса обработки счетов от получения до проводки. Автоматизация гарантирует эффективную обработку счетов с соблюдением заранее установленных правил одобрения и исключений.
4. Сопоставление процессов: Автоматизация помогает в двустороннем и трехстороннем сопоставлении путем сравнения счетов-фактур с заказами на покупку и квитанциями о доставке, обеспечивая отслеживание и точность платежей, а также предотвращая переплату.
5. Утверждение счета: Автоматизированные рабочие процессы направляют счета соответствующему персоналу для утверждения на основе заранее определенных правил, обеспечивая своевременную и эффективную обработку счетов.
6. Управление расходами: Автоматизация помогает классифицировать и отслеживать расходы в соответствии с бюджетом, улучшая прозрачность и управление расходами.
7. Глобальные платежи: Решения для автоматизации AP упрощают глобальные платежи, управляя различными валютами и соблюдая международные правила платежей.
8. Сверка платежей: Автоматизированные системы сверяют платежи с банковскими выписками, обеспечивая точную регистрацию и учет всех транзакций.
9. Мониторинг статуса оплаты счетов: Системы AP отслеживают статус оплаты каждого счета, обеспечивая видимость процесса AP в режиме реального времени.
10. Генерация показателей и тенденций KPI: Инструменты автоматизации предоставляют возможности аналитики и отчетности, генерируя информацию о производительности точек доступа, управлении поставщиками и финансовом планировании.

Шаги по расчету кредиторской задолженности, которые можно автоматизировать

Как и в случае с функциями процесса AP, отдельные этапы процесса AP также могут быть автоматизированы. Вот как:

1. Прием, фиксация и кодирование счетов-фактур: Инструменты автоматизации собирают и классифицируют данные счетов-фактур при их получении, что сокращает необходимость ручной обработки и вероятность ошибок.
2. Сопоставление заказа на поставку (PO): системы Intermediate AP автоматизируют сопоставление счетов с соответствующими заказами на покупку, гарантируя, что платежи производятся на основе проверенных покупок.
3. Трехстороннее согласование: это включает сверку счетов-фактур, заказов на поставку и квитанций о доставке, чтобы убедиться, что заказы были выполнены правильно, прежде чем будет произведена оплата.
4. Содействие общению: Передовые системы устраняют разрыв между командой AP и другими отделами, позволяя совместно обрабатывать счета и принимать решения.
5. Комплексная автоматизация: самые сложные системы AP обеспечивают комплексную автоматизацию, выполняя каждый этап от сбора счетов до обработки платежей. Они обеспечивают гибкость способов оплаты и упрощают сверку, делая весь процесс AP эффективным и удобным для пользователя.

Заключение

Трансформация кредиторской задолженности посредством автоматизации — это не просто тенденция, а фундаментальный сдвиг в управлении финансами для предприятий, которые хотят оставаться конкурентоспособными в постоянно меняющейся рабочей среде. Внедряя автоматизацию точек доступа, предприятия повышают эффективность, точность и масштабируемость, а также достигают экономии затрат и улучшения отношений с поставщиками. 

Этот переход к цифровизации процессов AP дает организациям возможность и инструменты для преодоления сложностей современных финансов, способствуя более эффективному принятию решений, взаимоотношениям и стратегическому планированию. По мере того, как мир быстро движется к подходу, ориентированному на цифровые технологии, роль автоматизации точек доступа становится все более важной, обеспечивая успех адаптируемому бизнесу.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/ap-transformation/