Отдел расчетов с кредиторами (AP) компании несет очень важную ответственность за отслеживание того, что бизнес должен поставщикам и поставщикам, а также за проверку того, что платежи одобрены и произведены этим контрагентам. Без отдела AP предприятию было бы трудно отслеживать все счета, которые оно получает от своих поставщиков, и обеспечивать выполнение этих обязательств. Эти краткосрочные обязательства, которые имеет компания, представляют собой кредиторскую задолженность и являются важным обязательством, которое предприятие должно выполнять.
Что такое кредиторская задолженность?
Кредиторская задолженность — это просто текущий долг компании перед продавцом или поставщиком. Вообще говоря, кредиторская задолженность должна быть оплачена отделом AP примерно в течение 30 дней. Общая сумма кредиторской задолженности отражается на балансе предприятия в разделе текущих обязательств.
Кредиторская задолженность представляет собой сумму задолженности; это не транзакция, которая уже была оплачена наличными. Это деньги, причитающиеся за покупку, совершенную компанией в кредит.
Кредиторская задолженность не является счет-фактура. Счет-фактура — это бумажный или цифровой документ, в котором компания взимает плату за покупку товаров или услуг, которые она произвела. Кредиторская задолженность представляет собой сумму задолженности. Кредиторская задолженность также не является дебиторской задолженностью, которая представляет собой сумму, причитающуюся предприятию за товары или услуги, которые оно продало другим предприятиям на условиях кредита.
Что такое отдел кредиторской задолженности?
Поскольку кредиторская задолженность очень важна для успеха и здоровья бизнеса, в большинстве компаний есть специальный отдел AP. Основная задача группы по работе с кредиторской задолженностью – обеспечить надлежащий учет и погашение всех долгов предприятия.
Если эта функция кредиторской задолженности не выполняется отделом AP, поставщикам и продавцам оплата не будет выплачена. В этой ситуации последуют плохие отношения между предприятием и его поставщиками, что может повлиять на способность бизнеса закупать необходимые товары и услуги в будущем.
Помимо обеспечения своевременной выплаты зарплаты, перед отделами AP также поставлена задача следить за тем, чтобы не было допущено ошибок в бухгалтерском учете. Он должен следить за мошенничеством, стараться избегать ошибок и устранять обнаруженные несоответствия.
Еще одна функция отделов AP по работе с кредиторской задолженностью – это получить скидки при досрочной оплате счетов. Многие поставщики предлагают такие скидки, если платежи производятся до наступления срока, указанного в счете-фактуре, поэтому отдел кредиторской задолженности может помочь сократить накладные расходы в бизнесе, что, конечно же, является постоянной проблемой для любого предприятия.
Роли в отделе AP
Здесь очень много обязанности отдела кредиторской задолженности, и эти обязанности распределяются между несколькими сотрудниками оплачиваемого отдела. В малом бизнесе может быть только служащий по работе с кредиторской задолженностью. Более крупное предприятие может иметь в своем отделе кредиторской задолженности следующих работников:
- Координатор по кредиторской задолженности
- Счет менеджеру по оплате
- Диспетчер кредиторской задолженности
- Специалист по счетам к оплате
- Помощник бухгалтера
В очень крупной компании также может быть специалист по счетам к оплате, который отвечает за весь отдел AP. Точные обязанности, возложенные на каждую роль в отделе кредиторской задолженности, будут различаться в зависимости от компании и размера операции.
Рабочий процесс в отделах AP
В каждом отделе AP существует рабочий процесс, описывающий весь путь от начала до конца закупки услуг и товаров, а затем обработку счетов, связанных с такими покупками, и обеспечение своевременной оплаты всем. Эта пошаговая процедура может быть либо цифровой, либо ручной, причем цифровой формат предлагает более простой и менее трудоемкий метод. В любом случае рабочий процесс группы по работе с кредиторской задолженностью обычно выглядит следующим образом:
#1) Получите счет-фактуру. Счет, будь то физическое или электронное, необходимо ввести в программу планирования ресурсов предприятия (ERP). Как уже упоминалось, это может сделать человек или цифровой работник.
№2) Одобрение. После того, как счет-фактура будет правильно каталогизирован, его необходимо утвердить. Опять же, этот шаг может быть ручным или автоматизированным.
#3) Разрешение на оплату. На этом этапе необходимо авторизовать оплату счета. Ответственность за получение такого разрешения от соответствующей стороны внутри предприятия лежит на отделе кредиторской задолженности.
№4) Трансмиссия. После авторизации платежа его необходимо отправить и подтвердить. Хотя в некоторых случаях все еще можно использовать физические способы оплаты, такие как чеки или наличные, цифровые платежи набирают популярность, особенно те, которые могут интегрироваться с платежными системами. Программное обеспечение AP.
Для отдела, ответственного за оплату, важно внимательно следить за сквозным рабочим процессом. Если эта функция кредиторской задолженности не выполняется правильно, могут возникнуть ошибки, которые создадут дополнительную нагрузку на команду AP.
Функции отделов АП
Существует несколько важных обязанностей отдела кредиторской задолженности, которые командам AP следует старательно выполнять. Вообще говоря, они, как правило, попадают в одну из следующих категорий:
#1) Сверить финансовые отчеты. Департаменты AP должны предотвращать фиктивные обвинения и исправлять любые несоответствия, которые могут появиться в банковских выписках или других финансовых документах.
#2) Решите проблемы с данными счетов. Группа по работе с кредиторской задолженностью должна выявить любые несоответствия в данных, указанных в счете-фактуре, и быстро исправить информацию.
#3) Обработка счетов. Счета-фактуры, которые компания получает от своих поставщиков должен обрабатываться отделом кредиторской задолженности чтобы их можно было выплачивать своевременно.
#4) Оплата счетов. Важной функцией кредиторской задолженности является оплата по счету-фактуре.
#5) Внутренние платежи. Помимо оплаты счетов, отдел, ответственный за оплату, должен также управлять внутренними платежами за такие вещи, как канцелярские товары и почтовые расходы.
#6) Сохраняйте счета-фактуры и сопоставляйте их. Счета-фактуры должны быть сопоставлены с их заказами на покупку. Их также необходимо хранить физически или в электронном виде, причем последний метод обеспечивает наиболее эффективный метод исследования и поиска.
#7) Сохраняйте хорошие отношения с поставщиками. Поддержание отношений между поставщиками и бизнесом — важная задача отделов AP. Когда счета оплачиваются вовремя, а информация быстро уточняется и сохраняется, будущие транзакции с большей вероятностью пройдут без проблем.
Организация группы по работе с кредиторской задолженностью
Чем лучше организован платный отдел, тем более ценным он будет для бизнеса. При правильной организации рабочий процесс будет более эффективным. Вот несколько советов, как наиболее эффективно структурировать отдел AP:
# 1) Документируйте все. Убедитесь, что каждая покупка компании имеет заказ на закупку (ЗП), чтобы можно было создать запись. Также следует вести журнал идентификационных номеров налогоплательщика.
#2) Сохраняйте записи для облегчения поиска. Документы с отметками даты следует хранить в одном легкодоступном месте.
№3) Двойная проверка. Попросите разных членов команды AP дважды проверять друг друга, чтобы предотвратить мошенничество и ошибки.
#4) Регулярно сверяйте счета. Желательно ежедневно проверять соответствие счетов-фактур заказам на покупку. Ведите реестр любых несоответствий и их решений.
№5) Используйте цифровые платежи. Сегодняшние электронные формы оплаты, в том числе Автоматизированная клиринговая палата (ACH), эффективны и просты. Часто они стоят не дороже бумажных платежей, и их легче отслеживать.
# 6) Автоматизируйте команду AP. Помимо платежей, многие функции кредиторской задолженности могут быть оцифрованы. Это имеет множество преимуществ, в том числе позволяет избежать ошибок при вводе данных.
Как автоматизация может принести пользу отделам AP
Группы по работе с кредиторской задолженностью, которые перейдут на новейшее программное обеспечение, получат множество преимуществ. Старый, ручной бумажный способ выполнения функций кредиторской задолженности требует много времени и труда. Отделы AP, которые перейдут на полную автоматизацию с помощью передового программного обеспечения, смогут обрабатывать счета быстрее и с меньшим количеством ошибок и неточностей. И потому что лучшие на сегодняшний день программы AP оснащены искусственным интеллектом (ИИ)., для многих задач требуется небольшой человеческий вклад.
Например, современное современное программное обеспечение AP способно читать электронные письма, сканировать счета и автоматически фиксировать важные детали из этих документов. Уведомления в режиме реального времени могут быть отправлены членам команды AP, когда требуется больше внимания. Поскольку эта система работает на автопилоте, от сотрудников требуется меньше человеческих усилий.
Программное обеспечение AP также может включать правила рабочего процесса. Например, счет может быть направлен программой в нужный отдел для утверждения. Для оплаты счетов можно включить элементы управления платежами, и эти элементы управления можно редактировать с учетом различных факторов, таких как сумма платежа. Платеж может быть автоматически списан с банковского счета компании. ИИ выполняет эти задачи самостоятельно. А благодаря машинному обучению ИИ может учиться на собственном опыте.
Все, что делает программа, записывается в реестр, и эту запись можно просмотреть по желанию. Опять же, поскольку этот контрольный журнал создается автоматически с помощью программного обеспечения, требуется меньше человеческого труда.
Программное обеспечение, разработанное для отделов AP, также может интегрироваться с другими инструментами цифрового учета, создавая целостную, полностью электронную систему учета, которая упрощает работу с кредиторской задолженностью и отнимает меньше времени у сотрудников.
Краткое содержание
Любой бизнес, желающий добиться успеха, нуждается в продуктивном отделе точек доступа с подходящим оборудованием. Отделы кредиторской задолженности, которые полагаются на устаревшие бумажные технологии, рискуют остаться позади своих конкурентов. Современные сложные цифровые инструменты предоставляют множество преимуществ отделам, которым платят деньги, не последними из которых являются меньше человеческих усилий и более быстрое время обработки.
- SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
- PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
- ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
- ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
- ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
- Источник: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :имеет
- :является
- :нет
- $UP
- 30
- a
- способность
- в состоянии
- О нас
- доступной
- Учетная запись
- Бухгалтерский учет
- Учетные записи
- кредиторская задолженность
- о
- продвинутый
- Преимущества
- влиять на
- После
- снова
- AI
- Все
- уже
- причислены
- Несмотря на то, что
- среди
- количество
- an
- и
- любой
- появляется
- соответствующий
- утверждение
- утвержденный
- МЫ
- искусственный
- искусственный интеллект
- AS
- назначенный
- связанный
- At
- посещать
- внимание
- аудит
- уполномоченный
- Автоматизированный
- автоматически
- автоматизация
- избежать
- Плохой
- Баланс
- Баланс
- Банка
- счет в банке
- основа
- BE
- , так как:
- было
- до
- за
- польза
- Преимущества
- Кроме
- ЛУЧШЕЕ
- Лучшая
- бизнес
- бизнес
- by
- CAN
- захватить
- случаев
- случаев
- Наличный расчёт
- категории
- заряд
- расходы
- проверка
- уточнить
- Очистка
- тесно
- как
- Компании
- Компания
- Компании
- конкурентов
- Беспокойство
- контрольная
- исправить
- правильно
- Цена
- Расходы
- может
- контрагенты
- "Курс"
- создали
- Создающий
- кредит
- Текущий
- ежедневно
- данным
- Время
- Дней
- Долг
- преданный
- доставки
- Кафедра
- ведомства
- описывает
- предназначенный
- подробнее
- различный
- трудный
- Интернет
- Цифровые платежи
- оцифрованы
- скидки
- Разделенный
- документ
- Документация
- приносит
- дело
- сделанный
- двойной
- вниз
- два
- каждый
- Рано
- легче
- легко
- легко
- эффективный
- усилие
- или
- Электронный
- в электронном виде
- Писем
- появляться
- сотрудников
- впритык
- обеспечивать
- обеспечение
- вошел
- Предприятие
- Весь
- Оборудование
- ERP
- ошибки
- особенно
- Каждая
- все члены
- пример
- проведение
- опыт
- Глаза
- факторы
- Осень
- Фэшн
- быстрее
- меньше
- финансовый
- после
- Что касается
- формат
- формы
- найденный
- мошенничество
- от
- полный
- функция
- Функции
- будущее
- получение
- в общем
- получающий
- будет
- хорошо
- товары
- Есть
- Медицина
- помощь
- здесь
- целостный
- Вилла / Бунгало
- HTTPS
- человек
- ID
- определения
- if
- важную
- in
- В том числе
- несоответствия
- включать
- включенный
- понесены
- информация
- вход
- пример
- интегрировать
- Интеллекта
- в нашей внутренней среде,
- в
- счет-фактура
- счета-фактуры
- IT
- ЕГО
- саму трезвость
- путешествие
- Сохранить
- хранится
- труд
- большой
- больше
- последний
- УЧИТЬСЯ
- изучение
- наименее
- Ledger
- оставил
- Меньше
- обязательства
- такое как
- Вероятно
- мало
- расположение
- журнал
- машина
- обучение с помощью машины
- сделанный
- сделать
- ДЕЛАЕТ
- Создание
- управлять
- руководство
- многих
- Совпадение
- соответствует
- Май..
- Участники
- упомянутый
- встретивший
- метод
- методы
- ошибки
- деньги
- монитор
- БОЛЕЕ
- более эффективным
- самых
- с разными
- должен
- мириады
- необходимо
- необходимый
- потребности
- нет
- Уведомления
- номера
- обязательство
- обязательства
- получать
- of
- предлагают
- предлагающий
- Офис
- сотрудник
- .
- старший
- on
- консолидировать
- ONE
- постоянный
- только
- операция
- or
- заказ
- заказы
- организация
- Организованный
- Другое
- внешний
- контур
- выплачен
- бумага & картон
- на бумажной основе
- вечеринка
- ОПЛАТИТЬ
- платить
- оплата
- способы оплаты
- платежи
- выполнены
- выполнения
- выполняет
- разрешение
- физический
- Физически
- планирование
- Платон
- Платон Интеллектуальные данные
- ПлатонДанные
- PO
- Точка
- популярность
- PoS
- предотвращать
- первичный
- проблемам
- процедуры
- процесс
- Обработанный
- обработка
- обеспечивает
- производительный
- FitPartner™
- Программы
- правильный
- должным образом
- обеспечивать
- покупки
- заказ на покупку
- Покупка
- положил
- быстро
- Читать
- реального времени
- пожинать
- резюме
- задолженность
- получает
- запись
- записанный
- учет
- уменьшить
- зарегистрироваться
- регулярно
- отношения
- отношения
- полагаться
- представляет
- обязательный
- исследованиям
- ресурс
- находчивый
- ответственности
- ответственность
- поиск
- правую
- Снижение
- Роли
- условиями,
- Run
- сканирование
- Раздел
- послать
- Услуги
- несколько
- лист
- краткосрочный
- должен
- показывать
- просто
- ситуация
- Размер
- небольшой
- малый бизнес
- So
- Software
- проданный
- РЕШАТЬ
- некоторые
- сложный
- Говоря
- отчетность
- Шаг
- По-прежнему
- магазин
- хранить
- Структура
- быть успешными
- успех
- такие
- поставщик
- поставщики
- запас
- Убедитесь
- Коммутатор
- система
- Сложность задачи
- задачи
- налог
- команда
- Члены команды
- команды
- Технологии
- Тенденцию
- terms
- чем
- который
- Ассоциация
- Будущее
- информация
- их
- Их
- тогда
- Там.
- Эти
- они
- вещи
- этой
- те
- время
- кропотливый
- своевременно
- раз
- Советы
- в
- Сегодняшних
- слишком
- инструменты
- Всего
- трассировка
- трек
- Отслеживание
- след
- сделка
- Сделки
- стараться
- понимание
- Unsplash
- модернизация
- использование
- используемый
- ценный
- различный
- меняться
- продавец
- поставщики
- проверено
- проверить
- проверка
- очень
- хочет
- Путь..
- ЧТО Ж
- Что
- когда
- который
- КТО
- будете
- в
- без
- работник
- рабочие
- рабочий
- бы
- зефирнет