Что такое аутсорсинг кредиторской задолженности?

Растущий бизнес должен поддерживать отношения со многими поставщиками и поставщиками. Поставщики с различными стандартами/процедурами выставления счетов, как правило, процессы кредиторской задолженности довольно громоздкий. Аутсорсинг кредиторской задолженности может помочь сгладить процесс AP, обеспечивая при этом эффективную оплату платежей поставщикам.

О кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность относится к краткосрочным обязательства понесенные компанией в результате покупки товаров или услуг у поставщиков/продавцов в кредит. процесс кредиторской задолженности жизненно важен для компании, поскольку он отслеживает входящие счета или счета-фактуры, которые необходимо регулярно оплачивать.

Организации, стремящиеся снизить нагрузку на свои процессы AP и поддерживать бесперебойный бизнес-процесс, могут воспользоваться услугами Кредиторская задолженность аутсорсинговая компания.

Что такое аутсорсинг кредиторской задолженности

Аутсорсинг кредиторской задолженности — это процесс найма специализированного поставщика услуг, который может взять на себя несколько функций AP, с которыми компаниям трудно справиться собственными силами.

Аутсорсинговые компании по работе с кредиторской задолженностью оснащены необходимыми навыками, инструментами и технологиями для интеграции с существующими в организации процессами AP.

Организации, имеющие дело с конфиденциальными финансовыми данными, могут не решаться использовать стороннего поставщика для своих процессов AP. Следовательно, вместо этого они могут рассмотреть возможность автоматизации точек доступа.

---

Хотите создать свой собственный Автоматизированный процесс обработки счетов? Перейти к Нанонеты и начните бесплатно! Автоматизируйте оплату счетов с помощью ИИ.

---

Аутсорсинг точек доступа и автоматизация точек доступа

Аутсорсинг AP включает в себя передачу процессов кредиторской задолженности стороннему бизнес-поставщику. Это означает, что вы используете услуги по расчетам с кредиторами внешней организации для выполнения ваших бизнес-операций. AP автоматизация, для сравнения, это принятие/интеграция Программное обеспечение AP для извлечения, проверки и утверждения процессов кредиторской задолженности.

Аутсорсинг процессов вашей кредиторской задолженности может помочь упростить платежи и сэкономить трудозатраты, время и ошибки. Принятие программного обеспечения для автоматизации точек доступа может помочь вам лучше контролировать сбор данных счета-фактуры, безопасность и помощь в улучшении анализа данных для повышения эффективности бизнеса. Но это связано с другими затратами, такими как инвестиции в программное обеспечение и выделение времени для обучения сотрудников использованию программного обеспечения.

Выбор между аутсорсингом кредиторской задолженности или автоматизацией полностью зависит от размера и характера бизнеса. В то время как автоматизация AP упростит внутренние процессы AP, аутсорсинг будет идеальным для бизнеса, стремящегося снизить рабочую нагрузку AP.

А пока давайте сосредоточимся на преимуществах и недостатках аутсорсинга кредиторской задолженности.

Преимущества аутсорсинга кредиторской задолженности

Аутсорсинг кредиторской задолженности может быть очень выгодным для бизнеса. Квалифицированные поставщики аутсорсинга могут сделать процессы AP компании более эффективными; тем самым улучшая денежный поток. Таким образом, поставщики и продавцы могут получать выгоду от своевременных платежей.

Вот несколько способов, которыми компании могут извлечь выгоду из аутсорсинга своих процессов AP:

1. Снижение цены

Аутсорсинг ваших процессов кредиторской задолженности может быть рентабельным для бизнеса. Внутренние процессы AP требуют найма людей, инвестиций в учебные материалы и оборудование/программное обеспечение, которые могут быть довольно дорогими для бизнеса. Аутсорсинг может помочь избежать этих накладных расходов и при этом оказаться экономичным, поскольку вы платите провайдеру за каждый счет.

2. Скидки при досрочной оплате

Аутсорсинг кредиторской задолженности может повысить эффективность ваших процессов AP за счет оптимизации счетов и платежей поставщиков. Это поможет избежать двойных платежей или пропущенных счетов. Поскольку все организовано, вы также можете заранее оплатить счета поставщиков, чтобы получить более выгодные скидки.

3. Повышенная эффективность и производительность.

Аутсорсинг процессов AP может помочь ускорить обработку счетов. Компании, предлагающие услуги по расчетам с поставщиками, сосредотачиваются только на ваших процессах AP; выполнить работу быстрее и точнее. Кроме того, благодаря заботе о процессах AP ваши сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах с повышенной эффективностью, что приведет к повышению общей производительности.

4. Меньше ошибок и лучше противодействуют мошенничеству

Помимо оптимизации счетов-фактур, аутсорсинговые компании по работе с кредиторской задолженностью также сокращают количество ошибок в счетах-фактурах. Выполняя надлежащие проверки и проверки, они могут выявлять ошибки в счетах и ​​предотвращать неправильные платежи. Использование экспертов AP и сложных технологий помогает им выявлять риски и снижать частоту мошенничество.

5. Квалифицированные ресурсы и новейшие технологии

Аутсорсинговые компании по работе с кредиторской задолженностью используют специалистов, знакомых с новейшими инструментами или программным обеспечением, для оптимизации процессов AP. Это означает, что ваш бизнес основан на новейших технологиях и высокоточных инструментах, и вам не нужно вкладывать в них средства.

6. Постоянное отслеживание

Многие компании, занимающиеся аутсорсингом кредиторской задолженности, работают удаленно, но используют современные технологии, которые можно отслеживать на каждом этапе. Благодаря автоматизированному отслеживанию предприятия могут получать доступ в режиме реального времени и информацию о своих процессах оплаты счетов.

7. Нет недостатка в рабочей силе

Процессы AP, если они прерваны из-за отсутствия сотрудника, могут размножаться и обременять бизнес. У аутсорсинговых провайдеров есть достаточная рабочая сила (и резервные группы), чтобы вмешиваться и управлять вашими процессами AP.

Недостатки аутсорсинга кредиторской задолженности

Хотя аутсорсинг вашей кредиторской задолженности может показаться беспроблемным, есть некоторые проблемы, с которыми бизнес все еще может столкнуться при аутсорсинге. Ниже перечислены некоторые недостатки, которые могут возникнуть при аутсорсинге AP.

1. Проверка ошибок

Аутсорсинговые компании не всегда могут быть прозрачными в том, как они работают с вашими процессами AP. Несмотря на использование современных технологий, ошибки все равно случаются. Эти ошибки часто могут оставаться незамеченными. Кроме того, изменения в ваших процессах могут быть не полностью реализованы аутсорсинговыми компаниями, управляющими вашими процессами AP, что приведет к большему количеству ошибок или переделок.

2. Меньше контроля процесса

Любая компания, занимающаяся кредиторская задолженность лучшие практики in-house обязан иметь больший контроль над своими процессами. Чрезвычайные ситуации могут быть расставлены по приоритетам и обработаны сразу же с прямыми утверждениями. Со сторонним провайдером вам придется играть по его условиям и срокам. Они могут быть расположены далеко, и отсутствие прозрачности процессов может стать серьезной проблемой.

3. Проблемы с дублированием

Многие аутсорсинговые компании, работающие с кредиторской задолженностью, взимают плату за каждый счет. Следовательно, если ваш бизнес использует дубликаты счетов-фактур, вам придется заплатить и за это. Если аутсорсинговые провайдеры не имеют возможности обнаруживать дубликаты счетов-фактур, то в конечном итоге бизнес несет больше затрат, чем необходимо.

4. Менее гибкий

Аутсорсинговая компания по работе с кредиторской задолженностью может иметь определенные условия, которые могут не сделать работу гибкой для вашего бизнеса. Если договор с поставщиком не распространяется на исключения в обработке, то ваш бизнес должен заниматься этим отдельно. Это может привести к большей сложности, переделке и неудобствам.

5. Чрезмерная зависимость

Возможность передать важные обязанности AP может быть хорошей, но она обходится дорого. Дело в том, что вы становитесь в значительной степени зависимым от аутсорсингового поставщика услуг по работе с кредиторской задолженностью, которые связаны с жизненно важными транзакциями. Поэтому, если провайдер сталкивается с такими проблемами, как нарушения безопасности или даже банкротство, то процессы вашей компании могут резко остановиться.

6. Проблемы конфиденциальности и безопасности

Компании должны помнить, что они теряют конфиденциальность, когда разглашают финансовую информацию и предоставляют доступ к конфиденциальным данным, выбирая аутсорсинг процессов AP.

Обычно такие третьи лица используют внутренние серверы и облачные хранилища для хранения конфиденциальных данных. Хотя он служит централизованным доступом для обеих вовлеченных сторон, данные также подвержены потенциальным нарушениям безопасности и взлому.

Оценка поставщиков аутсорсинга кредиторской задолженности

Как выбрать правильный вид аутсорсинга кредиторской задолженности, чтобы получить необходимые преимущества? Вот несколько рекомендаций, которым вы можете следовать, чтобы выбрать подходящего поставщика услуг аутсорсинга с кредиторской задолженностью:

• Узнайте об аутсорсинговой фирме AP: Хорошей практикой является изучение аутсорсинговой фирмы AP, прежде чем вступать с ней в партнерские отношения. Информация из отзывов, обзоров пользователей или отзывов может выделить историю производительности поставщика. Просмотр предыдущих проектов может дать представление о том, как они работают с клиентами, их процессами и т. д.
• Обсудить внутри: Внутреннее обсуждение с руководством и персоналом перед передачей процессов AP поставщику аутсорсинга может помочь получить ясность в отношении требований, которые необходимо выполнить, и проблем, которые могут возникнуть. Повышается эффективность и сокращается количество ошибок, когда компания, ее поставщики и поставщик аутсорсинга находятся на одной странице.
• Проверьте меры конфиденциальности и безопасности: Аутсорсинговые фирмы AP могут находиться даже в другой стране. Прежде чем позволить аутсорсинговым фирмам взять на себя бразды правления вашими процессами AP, проверьте их меры безопасности и то, как они обеспечивают конфиденциальность ваших финансовых данных. Это может помочь оценить связанный с этим риск и принять меры безопасности для предотвращения нарушений безопасности.

Аутсорсинг кредиторской задолженности

Аутсорсинг кредиторской задолженности стал популярной деловой практикой для многих фирм, которым не хватает возможностей и средств для обработки своих растущих процессов AP. Многие аутсорсинговые фирмы повсюду доступны, чтобы предложить множество услуг.

Наиболее распространенные процессы AP, переданные на аутсорсинг: заказ на покупку or сверка счетов (0р 3 способа сопоставления), автоматизация выставления счетов, устранение расхождений и администрирование AP. Бизнес может выбрать то, что он хочет передать на аутсорсинг, в зависимости от объема работы и бюджета.

Заключение

Аутсорсинг кредиторской задолженности — это удобное решение для компаний, позволяющее сделать процессы AP эффективными и экономичными. Все больше и больше предприятий полагаются на аутсорсинговые компании AP для перепроектирования и оптимизации своих процессов AP, несмотря на небольшие сбои на этом пути. Найм, автоматизация или аутсорсинг — это выбор, который компании могут сделать в зависимости от своих средств, времени и возможностей, чтобы обеспечить более бесперебойные процессы AP и повысить эффективность бизнеса.