Что такое кредиторская задолженность?

Кредиторская задолженность — это бухгалтерский термин, который относится к деньгам, которые компания должна продавцу или поставщику за то, что они воспользовались их продуктами или услугами.

Когда компания покупает продукты/услуги у продавца/поставщика с договоренностью об оплате позже, эта сумма называется кредиторской задолженностью – до тех пор, пока платеж не будет произведен.  это форма кредита предлагаемый продавцом/поставщиком.

Кредиторская задолженность регистрируется, когда счет-фактура утверждается к оплате. Он записывается в Главной книге (или субрегистре AP) как непогашенный платеж или обязательство до тех пор, пока сумма не будет выплачена. Кредиторская задолженность может быть торговой кредиторской задолженностью (покупка физических товаров, которые учитываются в инвентаризации) или расходной кредиторской задолженностью (покупка товаров и услуг, по которым выставлены счета, например, реклама, развлечения, путешествия, канцелярские товары и коммунальные услуги).

---

Автоматизируйте сбор данных, создавайте Рабочие процессы и упростить процесс учета кредиторской задолженности в секундах. Код не требуется. Закажите 30-минутную демонстрацию прямо сейчас. Автоматизируйте оплату счетов с помощью ИИ.

График Demo

---

Содержание

---

Хотите автоматизировать ручные процессы трехстороннего сопоставления? Закажите 3-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы увидеть, как Nanonets может помочь вашей команде внедрить комплексное решение AP автоматизация.

График Demo

---

Пример кредиторской задолженности

Пекарня ABC заказывает 50 фунтов сахара у оптового продавца XYZ Traders по цене 50 центов за фунт. XYZ Traders предлагает кредитный период в 30 дней после доставки в пекарню, в течение которого ABC должна оплатить счет в размере 25 долларов. До тех пор, пока пекарня не заплатит трейдерам XYZ, сумма в размере 25 долларов будет называться кредиторской задолженностью и отображаться как обязательства перед кредиторами в балансе пекарни.

25 долларов записываются как актив в балансе трейдеров XYZ до тех пор, пока не будет получен платеж.

Кредиторская задолженность включает, помимо приобретения товаров, следующее:

• Транспорт и логистика
• Мощность / Энергия / Топливо
• Лизинг
• Лицензирование
• Услуги (сборка / субподряд)

---

Настройте рабочие процессы бесконтактной точки доступа и упростить процесс учета кредиторской задолженности в секундах. Закажите 30-минутную демонстрацию прямо сейчас.

График Demo

---

Важность кредиторской задолженности

AP важен по следующим причинам:

Это обеспечивает своевременную оплату счетов, что, в свою очередь, улучшает кредитный рейтинг компании и долгосрочные отношения с поставщиками.

• Своевременная оплата счетов обеспечивает бесперебойный поток поставок и услуг, что приводит к беспрепятственному течению бизнес-операций.
• Своевременная оплата позволяет избежать просроченных платежей, штрафов и других штрафов за просрочку платежа.
• Организованный AP позволяет систематически отслеживать счета и платежи.
• AP облегчает денежный поток, совершая платежи только в установленный срок и используя кредитные средства, предлагаемые продавцом.
• Строгий AP избегает мошенничество с поставщиками и воровство.

АП не лишен недостатков. Это часто считается финансовым бременем для поставщиков, которым приходится ждать оплаты после поставки продуктов и услуг. Со стороны компании баланс с пролонгированной кредиторской задолженностью указывает на неустойчивое денежное положение. Эти недостатки можно преодолеть с помощью этических, юридических и логических подходов. AP-процессы.

Компоненты процесса расчетов с кредиторами

Кредиторская задолженность представляет собой многоэтапный процесс и включает в себя несколько основных этапов:

• AP начинается с решения компании о закупке товаров/услуг по кредитной системе.
• Выбор поставщиков, которые предлагают кредитные средства.
• Сравнение кредитной политики поставщиков с точки зрения разрешенных кредитных дней, сборов за просрочку платежа, скидки при досрочном платеже и т. д. и выбор поставщика с условиями, которые лучше всего подходят для компании.
• После Процесс закупок - заявка на закупку, заказ на покупку, счет-фактура, квитанция – о бизнесе.
• Учет счетов-фактур/счетов в бухгалтерских книгах в качестве кредиторской задолженности после получения товаров.
• Бухгалтерский учет помогает проводить внутренние и внешние аудиты в компании и анализировать структуру расходов, что, в свою очередь, помогает в финансовом планировании и соблюдении стандартов и правил.
• Отслеживание дат на счетах для обеспечения оплаты до установленного срока.
• Осуществление платежа до установленного срока
• Сообщите продавцу, что оплата произведена.

Использование всех преимуществ продолжительности кредита поможет эффективно управлять денежными потоками. Однако следует помнить, что наиболее эффективное использование условий кредита заключается в знании того, когда оплачивать счета.

Традиционный отдел кредиторской задолженности

Группа, ответственная за ручные процессы расчета кредиторской задолженности, отвечает за регистрацию и обработку финансовых транзакций, связанных с закупками и поставщиками.

Для этого привлекаются различные специалисты:

• Аналитик ввода данных вводит счета-фактуры в цифровую систему после их получения.
• Аналитик обработки платежей отвечает за оплату счетов в дату, в которую они должны быть оплачены.
• Аналитик исключений устраняет несоответствия в счетах-фактурах и обрабатывает проблемы с платежами.
• Ассоциация управление поставщиками персонал создает и управляет базой данных поставщиков и соотносит ее с различными закупочными операциями.
• Менеджер по счетам к оплате координирует свои действия с командой для безошибочного и бесперебойного управления счетами.

Все члены команды работают над созданием и поддержанием прочных отношений с поставщиками. Команда также должна внимательно следить за расходами AP и поддерживать внутренний контроль для защиты оттока денежных средств.  

Эффективный и хорошо управляемый рабочий процесс кредиторской задолженности может сэкономить компаниям значительное количество времени и денег в отношении процесса AP. В редких случаях организации также могут аутсорсинг точки доступа функции внешним агентствам.

Проблемы с ручным процессом расчета кредиторской задолженности

Процессы ручного расчета кредиторской задолженности имеют следующие проблемы:

• Проблемы, связанные с вводом данных вручную. Ввод счетов в систему вручную может занимать много времени, быть неэффективным и подверженным ошибкам. Все это может сказаться на функционировании и прибыли компании.
• Задержки в оплате. Ручной надзор и ошибки могут привести к задержке платежей и недовольству поставщиков. Это также может повлиять на кредитный рейтинг и доверие к компании как клиенту поставщика.
• Недовольные сотрудники: рутинный, повторяющийся характер многих задач, связанных с процессом AP, может привести к неудовлетворенности работой и связанным с этим проблемам, включая текучесть кадров.
• Громоздкая информация: по мере того, как компания растет в размерах и приходится обрабатывать больше счетов, объем информации о поставщиках, продуктах, услугах, затратах, доставке и сроках выполнения может стать огромным. Также становится трудно найти документы, а ведение бухгалтерского учета может превратиться в кошмар.
• Непрозрачность данных. Отслеживание бумажных счетов-фактур и физических документов AP может стать затруднительным, если не невозможным, когда размер отдела AP увеличивается и ему приходится выполнять множество процессов закупок.
• Склонность к мошенничеству. Недостаток прозрачности в ручных системах расчетов с кредиторами может подвергнуть вашу компанию уязвимостям в системе безопасности и мошенничеству.

Преимущества автоматизации процесса учета кредиторской задолженности

Автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности дает следующие преимущества:

• Экономия времени: Говорят, что 25% рабочей недели тратится на рутинные ручные задачи по управлению счетами, время, которое лучше потратить на более продуктивную деятельность.
• Экономия затрат. Обработка одного счета вручную обходится в 12–15 долларов США. Автоматизация может устранить большую часть этих затрат. Кроме того, автоматизированные решения отслеживают сроки оплаты счетов и помогают оплатить их в оптимальное время, тем самым улучшая движение денежных средств, избегая просроченных платежей и поддерживая лучшие отношения с поставщиками.
• Получение дохода: своевременные платежи, обеспечиваемые автоматизацией, могут не только избежать просроченных платежей, но также улучшить кредитный рейтинг компании и сделать ее открытой для скидок и бонусов от поставщиков.
• Сокращение ошибок: ручное управление счетами связано с ошибками из-за человеческого контроля. Автоматизация может устранить большую часть ошибок, связанных с ручным процессом расчета кредиторской задолженности.
• Гибкость оплаты: автоматизация позволяет принимать решения о том, когда и как оплачивать счета (например, бумажным чеком, ACH или с помощью виртуальных карт, где вы получаете возврат наличных).
• Лучшее хранение данных. Ручной анализ документов может быть мучительным и чреват ошибками. Ведение цифровой базы данных обеспечивает лучший доступ и извлечение данных, тем самым оптимизируя цикл от закупок до оплаты. Такое управление также позволяет использовать аналитику для отчетности и отслеживания покупок и движения денежных средств компании.
• Безопасность: решение для автоматизации кредиторской задолженности может хранить данные на централизованном сервере или в облаке, что обеспечивает безопасность.

На что обращать внимание в программе для расчета кредиторской задолженности

Важно выбрать Программное обеспечение для автоматизации точки доступа что обеспечивает максимальную отдачу от инвестиций. Программное обеспечение для автоматизации кредиторской задолженности должно включать сбор данных, обработку счетов, автоматическое утверждение и оплату. Основные функции, на которые следует обратить внимание при поиске программного обеспечения для автоматизации точек доступа, включают:

• Точный сбор данных счетов. Преобразование данных счетов в общий цифровой формат является наиболее важным аспектом повышения эффективности автоматизации AP. Ввод данных вручную обходится дорого, подвержен ошибкам и отнимает много времени. Хороший инструмент OCR позволяет интеллектуальному захвату соответствующих данных без вмешательства человека, что экономит время, деньги и предотвращает человеческие ошибки.

• Простое утверждение счетов. Люди, которые утверждают счета, часто являются занятыми менеджерами и руководителями, и автоматическое утверждение счетов должно быть простым, интуитивно понятным и удобным для такого персонала. Утверждающее лицо должно иметь возможность просмотреть и утвердить счет одним щелчком мыши независимо от устройства, с которого оно получает доступ к счету.
• Возможность отслеживать счета-фактуры AP в режиме реального времени: инструменты рабочего процесса также должны позволять любому заинтересованному лицу легко отслеживать счета-фактуры. Это позволит избежать задержек, недопонимания и неправильного управления в процессе обработки счетов.
• Интеграция с существующей системой бухгалтерского учета. Компания может использовать другие цифровые платформы и программное обеспечение, и инструмент AP должен иметь возможность интегрироваться с ними, чтобы предотвратить несоответствие данных и операций.
• Автоматизация платежей. Последним этапом процесса AP является оплата. После регистрации всех утверждений программное обеспечение должно быть способно инициировать и обрабатывать платеж поставщику, чтобы завершить и закрыть процесс расчета кредиторской задолженности для этой конкретной закупки.
• Хранение данных: в зависимости от потребностей компании все данные точек доступа могут храниться на централизованном сервере или в облаке. Тип хранилища должен быть определен компанией до запуска автоматизации точек доступа.

Заключение

Автоматизация операций по обработке счетов может устранить проблемы, связанные с ручными процессами, такие как задержки, ошибки и потери человеческих усилий.  

Эффективное программное обеспечение AP, такое как Nanonets, может улучшить процессы от закупки до оплаты, обеспечить соблюдение налогового законодательства, автоматизировать 3-стороннее согласование, оптимизировать AP-дни или DPO, предотвращайте мошенничество, оптимизируйте денежные потоки, поддерживайте отношения с поставщиками и сохраняйте данные для потомков. Автоматизация повышает эффективность и позволяет организовать процесс «от закупок до оплаты» с долгосрочной выгодой. Цифровая реализация процесса AP будет способствовать развитию бизнес-стратегий, превратив отношения между поставщиком и клиентом в конкурентное преимущество.