Что такое запись-отчет (процесс R2R) в финансах?

Record-to-Report (R2R) — это важнейший процесс управления финансами в корпоративных финансах, который фокусируется на сборе, обработке и предоставлении точных финансовых данных.

Этот процесс включает в себя все: от регистрации финансовых транзакций до подготовки и составления финансовых отчетов и отчетов о результатах деятельности, которые заинтересованные стороны используют для принятия ключевых решений.

Для бизнеса R2R — это не просто нормативная или бухгалтерская формальность, но служит основой стратегического финансового планирования и анализа. Он предлагает зеркало финансового состояния организации, позволяя принимать обоснованные решения, способствующие росту, устойчивости и соблюдению нормативных стандартов.

Таким образом, понимание R2R в целом предназначено не только для бухгалтеров или финансовых аналитиков, но и имеет решающее значение для всех в организации.

Концепция записи-отчета

Цикл «от записи к отчету» (R2R) — это финансовый пульс организации. Это комплексная система, которая преобразует необработанные финансовые данные в значимые и действенные идеи.

Цикл R2R включает в себя следующие ключевые компоненты:

1. Сбор данных: Основа R2R, где все финансовые операции точно записываются.
2. Обработка данных: Транзакции классифицируются, сортируются и записываются на соответствующих счетах.
3. Укрепление: Данные из различных источников и дочерних компаний объединяются для представления единого финансового состояния.
4. Примирение: Обеспечение точности и единообразия всех финансовых данных в отчетах.
5. Отчетность: Создание финансовой отчетности и отчетов, отражающих финансовое состояние компании.
6. Анализ: Интерпретация данных для получения информации для принятия стратегических решений.
7. Закрытие: Доработка отчетов и закрытие бухгалтерских книг за период.

Необходимость записи для отчета

R2R играет ключевую роль в управлении финансами в бизнесе. Он служит нескольким целям –

1. Расширение возможностей принятия решений

Процесс R2R имеет решающее значение для создания точных финансовых отчетов, которые служат основой для принятия стратегических решений на различных уровнях организации.

• Для внутренних заинтересованных сторон:
  • Оценка эффективности: Позволяет руководителям оценивать финансовое состояние и операционную эффективность на основе заранее определенных целей и показателей.
  • Стратегическое планирование: Облегчает разработку действенных стратегий для устранения пробелов, оптимизации производительности и использования возможностей.
• Для внешних заинтересованных сторон:
  • Инвестиционные решения: Предоставляет инвесторам и внешним сторонам необходимые данные для оценки финансовой жизнеспособности организации и потенциала роста.
  • Прозрачность и доверие: Повышает доверие заинтересованных сторон благодаря четкой и надежной финансовой отчетности.

2. Соответствие нормативным требованиям и точность

Соблюдение финансовых правил не подлежит обсуждению, а процесс R2R гарантирует, что организации соблюдают требования, сохраняя при этом точность своих финансовых отчетов.

• Стандартизированная система отчетности: Предлагает последовательный метод сбора и проверки финансовых данных, что имеет решающее значение для удовлетворения разнообразных нормативных требований.
• Снижение рисков:
  • Комплаенс-риск: Снижает вероятность несоблюдения отраслевых и географических стандартов финансовой отчетности.
  • Финансовый риск: Минимизирует ошибки в финансовой отчетности, тем самым избегая возможных штрафов, юридических последствий и репутационного ущерба.

3. Налоговая отчетность и стратегия

Процесс R2R играет важную роль в предоставлении подробной и систематизированной финансовой информации, необходимой для эффективного налогового управления.

• Оценка налоговых обязательств: Обеспечивает точный расчет налоговых обязательств, обеспечивая соблюдение налогового законодательства и нормативных актов.
• Стратегическое налоговое планирование: Определяет возможности оптимизации налогов и экономии, повышая бюджетную эффективность.

---

В заключение, процесс R2R — это не просто процедурная необходимость, а стратегический инструмент, который поддерживает важнейшие области управления бизнесом — от принятия обоснованных решений и обеспечения соблюдения требований до оптимизации налоговых стратегий.

Процесс записи-отчета

Давайте углубимся в процесс записи-отчета (R2R) и рассмотрим его последовательные этапы, изучая его прагматическое применение в бизнес-контексте.

Ручной процесс R2R

Некоторые фрилансеры, стартапы и малые предприятия используют процесс «От записи к отчету» (R2R) без сложной инфраструктуры ERP или специального бухгалтерского программного обеспечения, особенно на ранних стадиях. Этот подход часто обусловлен соображениями стоимости, простоты и первоначального меньшего объема транзакций.

• Сбор данных: Ручной ввод в электронные таблицы или простые инструменты бухгалтерского учета, такие как Excel. Транзакции записываются в формате бухгалтерской книги с указанием даты, суммы и способа оплаты, с отдельными листами для продаж, расходов, активов и других финансовых событий.
• Обработка данных: Категоризация и запись транзакций управляются вручную во время сбора данных. Владелец бизнеса или назначенный сотрудник проверяет каждую транзакцию, определяя ее характер (например, доход, расход, покупка активов) и соответствующим образом записывая ее в соответствующую книгу.
• Укрепление: В очень малых предприятиях или стартапах консолидация может не потребоваться, если компания работает в одном месте и не имеет дочерних компаний. Однако при необходимости консолидация выполняется вручную, часто путем подготовки основной электронной таблицы, в которой агрегируются финансовые данные из различных источников.
• Примирение: Сверка включает ручную проверку записей на соответствие банковским выпискам и квитанциям. Это может занять много времени, но имеет решающее значение для обеспечения точности финансовой отчетности.
• Отчетность: Финансовые отчеты составляются вручную либо с помощью внештатного консультанта в конце каждого квартала, либо с использованием шаблонов в Excel или Word. Этот шаг требует хорошего понимания финансовых принципов, чтобы гарантировать точную подготовку таких отчетов, как отчеты о прибылях и убытках, балансовые отчеты и отчеты о движении денежных средств.
• Анализ: Анализ может быть менее формализован в небольших операциях без специального программного обеспечения. Владельцы или менеджеры бизнеса могут просматривать финансовые отчеты, чтобы определить тенденции, прибыльность и области экономии средств, полагаясь на свою интуицию и опыт, а не на сложные аналитические инструменты.
• Закрытие: Процесс закрытия осуществляется вручную с использованием контрольного списка, обеспечивающего регистрацию и выверку всей финансовой деятельности за период. Это может включать подтверждение выставления и оплаты всех счетов, учета расходов и осуществления необходимых начислений.

Работа без ERP или специального программного обеспечения для бухгалтерского учета требует тщательного ведения учета и четкого понимания основ бухгалтерского учета. Хотя это возможно для предприятий с очень небольшим объемом транзакций, по мере того, как компания превращается в МСП (малые и средние предприятия), ограничения ручных процессов становятся все более очевидными, что часто требует перехода к более сложным бухгалтерским решениям и автоматизации для обеспечения эффективность, точность и соответствие требованиям.

Процесс R2R с использованием бухгалтерского программного обеспечения / ERP

Для предприятий, которые вышли за рамки электронных таблиц, использование автономного бухгалтерского программного обеспечения / ERP представляет собой значительный шаг вперед в управлении процессом «От записи к отчету» (R2R). Этот сценарий обычно предполагает более сложное финансовое управление, чем позволяют ручные методы.

Сбор данных

Переход на бухгалтерское программное обеспечение или системы ERP частично автоматизирует ввод транзакций.

• Эти платформы могут напрямую интегрироваться с банковскими счетами, системами торговых точек и другими источниками финансовых данных, автоматически записывая транзакции в режиме реального времени.
• Счета-фактуры и другие транзакции, полученные по электронной почте или квитанциям на бумажном носителе, требуют ввода в систему вручную.
• Специальные или нерегулярные финансовые операции, которые не соответствуют стандартным шаблонам или категориям, могут потребовать ручного вмешательства для обеспечения точного учета.

Обработка данных

С помощью бухгалтерского программного обеспечения или системы ERP категоризация и запись транзакций осуществляется с использованием плана счетов и соответствующего кодирования GL для каждой финансовой транзакции, что выполняется вручную. Программное обеспечение определяет характер каждой транзакции на основе введенного кода GL (назначается вручную) и распределяет ее по нужному регистру (расходы, активы, доходы и т. д.), что значительно снижает ручную работу и вероятность ошибок. Кодирование поставщиков может еще больше облегчить категоризацию.

Все, что вам нужно знать о кодах GL

Коды GL — это коды, используемые для классификации финансовых транзакций. Узнайте, как их настроить и назначить, а также изучите автоматизацию кода GL с помощью Nanonets.

Консолидация

Для предприятий с несколькими отделами или дочерними компаниями бухгалтерское программное обеспечение и системы ERP облегчают процесс консолидации.

Эти системы могут обрабатывать данные из различных источников, автоматически объединяя их в единый набор точных финансовых отчетов, готовых для анализа и составления отчетов.

сверка

Некоторые функции бухгалтерского программного обеспечения и ERP-систем облегчают этот процесс, требуя при этом некоторых ручных усилий.

• Необходимо заполнить данные о банковских операциях в ERP/бухгалтерском программном обеспечении с использованием ручного ввода.
• Сопоставление транзакций, записанных в программном обеспечении, с банковскими выписками может выявить несовпадающие статьи из-за разницы во времени или ошибок, что потребует ручного расследования и разрешения.

Reporting

Создание финансовых отчетов становится простым с помощью бухгалтерского программного обеспечения или ERP-систем.

Они могут автоматически составлять финансовую отчетность на основе зарегистрированных транзакций в соответствии с применимыми стандартами финансовой отчетности.

Пользователи часто могут настраивать шаблоны отчетов в соответствии с конкретными требованиями без дополнительных усилий вручную.

Анализ

Доступность данных в режиме реального времени в сочетании с комплексной отчетностью и аналитикой расширяет возможности принятия обоснованных решений.

Закрытие

Процесс закрытия выигрывает от структурированного подхода, обеспечиваемого ERP-системами, которые предлагают контрольные списки и рабочие процессы.

Однако часто требуется вмешательство вручную для корректировки записей в журнале, проверки и утверждения сверок, а также обеспечения точного учета всей финансовой деятельности.

В частности, сложные или необычные операции на конец отчетного периода могут потребовать подробного ручного анализа для обеспечения надлежащего учета и классификации.

Автоматизированный процесс R2R с использованием наносетей и бухгалтерского программного обеспечения

Интеграция бухгалтерского программного обеспечения или ERP-систем с программным обеспечением для автоматизации бухгалтерского учета, таким как Nanonets, революционизирует процесс записи в отчет (R2R), предлагая беспрецедентную эффективность, точность и практические идеи для финансового управления.

Сбор данных

Благодаря интеграции с платформами автоматизации AP, такими как Nanonets, сбор и ввод финансовых данных становятся полностью автоматизированными с использованием технологий оптического распознавания символов и искусственного интеллекта.

Каждая часть финансовой информации автоматически собирается из источника (счета-фактуры, квитанции, электронные письма, POS-системы, банковские выписки) и обрабатывается по мере ее поступления, обеспечивая бесперебойный поток данных в ваши финансовые системы.

Благодаря извлечению данных с помощью искусственного интеллекта, точность которого превышает 99 %, надежность ваших финансовых данных значительно повышается, что экономит бесчисленное количество часов и меняет атмосферу на рабочем месте.

Реальное влияние огромно: представьте, что ваша команда перенаправляет свое внимание с утомительного ввода данных на решение более стратегических и важных задач.

Обработка данных

После сбора данных они автоматически обрабатываются и кодируются в ваше бухгалтерское программное обеспечение или ERP-систему в режиме реального времени.

Традиционно трудоемкие задачи кодирования записей Главной книги (GL) теперь легко решаются с помощью передового искусственного интеллекта, включая обработку естественного языка (NLP) и модели большого языка (LLM).

Эта автоматизация не только ускоряет обработку данных, но и сводит к минимуму ошибки, позволяя вашей финансовой команде применить свои навыки и опыт там, где это наиболее важно.

Консолидация

Nanonets можно настроить для выполнения этапов постобработки, умело управляя сложными сценариями, такими как внутрифирменные транзакции и мультивалютные операции. Это гарантирует, что данные, вводимые в вашу ERP-систему или бухгалтерское программное обеспечение, будут всегда чистыми и точными.

сверка

Nanonets может автоматически импортировать ваши банковские выписки и сопоставлять транзакции с банковскими выписками, отмечая любые несоответствия для проверки человеком, тем самым повышая точность и снижая риск финансовых расхождений.

Отчетность, анализ и закрытие

Поскольку о транзакциях сообщается мгновенно по мере их совершения, лица, принимающие решения, получают доступ к самым последним финансовым данным.

Такая гибкость отчетности способствует принятию более обоснованных и своевременных деловых решений.

Кроме того, оптимизированные и автоматизированные рабочие процессы значительно сокращают время и усилия, необходимые для закрытия бухгалтерских книг, повышая эффективность и снижая вероятность ошибок.

---

Интеграция программного обеспечения для автоматизации, такого как Nanonets, с бухгалтерскими или ERP-системами не просто меняет процесс R2R; это революционизирует это. Автоматизируя утомительные ручные задачи, повышая точность данных и предоставляя финансовую информацию в режиме реального времени, компании могут не только оптимизировать свои финансовые процессы, но и использовать стратегическую информацию для стимулирования роста и эффективности.

Дополнительная литература и ресурсы

Первое, что следует признать, это то, что, хотя представленный выше обзор процесса «От записи к отчету» (R2R) служит прочной основой, предприятиям необходимо активно искать действенную информацию, которую можно применить, чтобы сделать их операции более эффективными, совместимыми и стратегически обоснованно. Вот что нужно искать:

1. Роль управления, рисков и соответствия (GRC): Как предприятия могут эффективно согласовать свои процессы R2R с потребностями GRC?
   1. Управление в R2R гарантирует, что финансовая отчетность регулируется четкими политиками, процедурами и стандартами. Он определяет роли и обязанности внутри финансовой команды и обеспечивает соответствие более широким бизнес-целям.
   2. Управление рисками В рамках R2R основное внимание уделяется выявлению, оценке и снижению рисков, связанных с финансовой отчетностью. Это включает в себя все: от ошибок при вводе данных до рисков соблюдения финансовых правил.
   3. Комплаенс в контексте R2R предполагает соблюдение применимых стандартов бухгалтерского учета, законов и правил. Это гарантирует, что финансовые отчеты подготовлены в соответствии с признанными стандартами, такими как GAAP (общепринятые принципы бухгалтерского учета) или МСФО (международные стандарты финансовой отчетности), а также в соответствии с налоговым законодательством и другими нормативными требованиями.

Шесть шагов для успешного внедрения GRC: https://www.crowe.com/insights/6-steps-for-a-successful-grc-implementation

Интегрированный GRC: ключ к повышению осведомленности о рисках и повышению производительности

Информация о рисках и соблюдении требований в правильном формате, в нужное время и в нужных руках является ключом к успеху организации.

• Стратегические последствия R2R: углубитесь в то, как идеи R2R могут быть преобразованы в действенные стратегии. Например, как тенденции, выявленные в финансовых отчетах, могут повлиять на стратегические изменения в бизнес-моделях, инвестиции в новые технологии или выход на новые рынки? Пример -

Цифровое закрытие

Продвижение процесса R2R в эпоху цифровых технологий

• Тематические исследования и примеры из реальной жизни: Ищите компании, которые успешно оптимизировали свой процесс R2R. Это может включать примеры экономии затрат, улучшения соблюдения требований или стратегических изменений на основе информации, полученной из данных R2R. Пример -

Преобразование GlaxoSmithKline R2R с помощью Cadency

Узнайте больше от Бабака Нараги, директора GPO R2R Cadency в GSK, когда он обсуждает финансовую трансформацию GlaxoSmithKline с Cadency.

• Международные стандарты: Каковы последствия для предприятий, работающих в нескольких юрисдикциях?

Заключение

Подводя итог, можно сказать, что процесс «От записи к отчету» (R2R) является ключевой частью управления деньгами в бизнесе, выходя за рамки простого следования правилам и становясь важнейшим инструментом для достижения успеха.

Используя автоматизацию и новые технологии, такие как ERP-системы, и такие инструменты, как Nanonets, компании могут работать быстрее, точнее и получать четкое представление о своем финансовом состоянии в режиме реального времени.

Эффективный процесс R2R не только делает повседневную работу более гладкой, но также помогает принимать важные решения, помогая компаниям более разумно и с лучшим планированием решать современные бизнес-задачи.

В будущем роль R2R в бизнес-стратегии будет только возрастать, что сделает его мастерство ключевым фактором, определяющим успех организации.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/what-is-record-to-report-r2r-process-in-finance/