10 najboljših programov za upravljanje dokumentov v letu 2022

Pisarne po vsem svetu postajajo brezpapirne. Sistemi za upravljanje dokumentov so zamenjali sobe, polne poslovnih dokumentov. Poleg tega prinaša prednosti, kot so inteligentna avtomatizacija, manj napak, dodatni prihranki, izboljšana varnost in drugo.

In hitro raste.

Trg programske opreme za upravljanje dokumentov trenutno znaša 5.5 milijarde USD v letu 2022 in naj bi do leta 16.4 zrasel na 2029 milijarde USD z 16.8% CAGR

Let’s see how you can jump on the trend to optimize your business processes with efficient document management. This article will discuss the top 5 document management software in the market. Leading organizations use DMS tools mentioned below to automate their paper-based processes and enhance document security, indexing, and overall document processing.

Če vam primanjkuje časa, je tukaj 5 najboljših priporočil programske opreme za upravljanje dokumentov v letu 2022 in njihova primerjava med seboj:

---

Kaj je upravljanje dokumentov?

Upravljanje dokumentov je postopek racionalizacije zajema, sledenja, ekstrakcije, preverjanja, odobritev in shranjevanja dokumentov, kot so slike, e-pošta, dokumenti Word, PDF-ji in drugi formati dokumentov, povezani s poslovanjem.

Upravljanje dokumentov zajema vse v življenjskem ciklu dokumenta – od ustvarjanja do odlaganja.

---

Kaj je programska oprema za upravljanje dokumentov?

Programska oprema za upravljanje dokumentov (DMS) je inteligentna programska oprema za avtomatizacijo, ki avtomatizira vse vidike življenjskega cikla dokumentov z avtomatizacijo delovnega toka, kot so ustvarjanje, zajem, ekstrakcija podatkov, razvrščanje, preverjanje, odobritve, spreminjanje, sinhronizacija baze podatkov, shranjevanje in varnost.

Sistem za upravljanje dokumentov olajša iskanje in delo z vašimi datotekami s funkcijami, kot so označevanje dokumentov, iskanje po celotnem besedilu (to vam omogoča iskanje datotek z iskanjem po ključnih besedah) in prostori za shranjevanje na podlagi vlog.

Vendar pa je več kot le shranjevanje dokumentov; organizira vašo zbirko podatkov, avtomatizira ročna opravila, kot je vnos podatkov, izboljša produktivnost zaposlenih in vzdržuje dnevnike dejavnosti za revizije.

---

Funkcije, na katere morate biti pozorni pri izbiri sistema za upravljanje dokumentov

Pri iskanju sistema za upravljanje dokumentov bodite pozorni na te funkcije:

• Vnos dokumenta – Ali lahko samodejno zajemate dokumente iz več virov?
• Indeksiranje dokumentov – Ali lahko samodejno razvrstite dokumente?
• Iskanje dokumentov – Ali lahko iščete dokumente s ključnimi besedami?
• Obdelava dokumentov – Ali lahko iz dokumentov izvlečete podatke z OCR?
• Avtomatizacija delovnega toka – Ali lahko uporabite delovne tokove za avtomatizacijo obdelave dokumentov?
• Varnost dokumentov – Ali so dokumenti shranjeni v varni shrambi? Ali imate dostop na podlagi vlog?
• Prilagajanje – Ali lahko prilagodite poteke dela in procese?
• Integracije – Ali se integrira s poslovnimi orodji, ki jih uporabljate?
• Prilagodljivo gostovanje – Ali se lahko odločite za možnost shranjevanja na mestu uporabe ali v oblaku?

---

5 najboljših programov za upravljanje dokumentov v letu 2022

#1. Nanoneti

Nanonets je programska oprema za upravljanje dokumentov, ki temelji na umetni inteligenci, z vgrajenim zmogljivim OCR, delovnimi tokovi brez kode in varnim shranjevanjem. Nanoneti lahko avtomatizirajo vse procese dokumentov, kot so zajem dokumentov, ekstrakcija podatkov, preverjanje dokumentov, iskanje dokumentov, arhiviranje dokumentov in več. Svoje dokumente lahko nadzorujete z dostopom na podlagi vlog in prilagodljivimi možnostmi gostovanja.

Nanonets poenostavlja upravljanje dokumentov s poteki dela dokumentov po meri brez kode, več kot 5000 integracijami in napredno programsko opremo OCR.

Prednosti

• Preprosto zajemite dokumente iz podatkovnih virov, kot so Gmail, Drive, Outlook in drugi.
• Avtomatizirani delovni tokovi za zajem, digitalizacijo, preverjanje in shranjevanje dokumentov
• Poteki dela za odobritev za pridobitev odobritve za vse označene dokumente
• Preprosta integracija z več kot 5000 aplikacijami prek API-ja in Zapierja
• Vnaprej usposobljeni modeli OCR API za pridobivanje informacij iz dokumentov
• Izvlecite podatke iz zapisov z >95-odstotno natančnostjo
• Vmesnik, ki je enostaven za uporabo – naučite se ga uporabljati v 30 minutah ali manj
• Predloge in enostavne možnosti prilagajanja
• Nadzor dostopa na podlagi vlog
• Podpora 24 × 7

Proti

• Ni možnosti generiranja dokumentov
• Ni ga mogoče uporabiti za e-podpisovanje dokumentov

---

#2. Klepetanje

Huddle ponuja spletni sistem za upravljanje dokumentov za organizacije, da ustvarijo spletno vozlišče za upravljanje sodelovanja pri dokumentih, revizij, odobritev in razprav na varni platformi.

Tako kot spletno shrambo Google Drive lahko brezhibno delite, zagotovite omejen dostop ali zaščitite svoje datoteke, da povečate varnost. Huddle ponuja tudi plačljive načrte, ki zagotavljajo dodaten prostor za shranjevanje, dodatke, kot so mobilne aplikacije, zmožnosti videokonferenc itd.

Prednosti

• Enostaven za uporabo in učenje
• Različice dokumentov
• Varno shranjevanje dokumentov v oblaku
• Enostavne možnosti skupne rabe datotek za zunanje uporabnike
• Enostaven postopek vkrcanja
• Enostavna integracija z Microsoft Office Suite

Proti

• Funkcije sodelovanja bi lahko izboljšali
• Manjkajo visokovarnostne funkcije, kot je dvofaktorska avtentikacija.

---

#3. Alfresco One

Programska oprema za upravljanje dokumentov Alfresco One je bila zasnovana za upravljanje vsebin v podjetju. Lahko se uporablja kot storitev v oblaku ali pa se namesti na mestu uporabe. Programska oprema omogoča učinkovito upravljanje vsebine podjetja z iskanjem dokumentov podjetja, varnim shranjevanjem, obdelavo dokumentov OCR in inteligentno analizo dokumentov.

Prednosti

• Odlične funkcije za shranjevanje in skupno rabo dokumentov
• Veliko možnosti prilagajanja
• Zapleteni in široki primeri uporabe.

Proti

• Uporabniški vmesnik ni zelo intuitiven.
• Težko za nastavitev
• Poteke dela je zapleteno ugotoviti.

---

#4. OpenKM

OpenKM je sistem za upravljanje dokumentov vse v enem, ki združuje vse vidike upravljanja dokumentov, sodelovanja, distribucije in shranjevanja na eni platformi. Programska oprema za upravljanje dokumentov podjetja omogoča popoln nadzor nad vsebino podjetja, izboljša varnost s podrobnimi dnevniki dejavnosti in vzdržuje pretok dokumentov z avtomatizacijo.

Prednosti

• Platforma DMS, bogata s funkcijami
• Dobro za ljudi, ki se ne ukvarjajo s tehnologijo
• Enostavna integracija
• Odličen čas delovanja
• Preišče viruse na vseh posodobljenih dokumentih

Proti

• UI je zastarel
• OCR ni vedno natančen

---

eFileCabinet

eFileCabinet je programska oprema za upravljanje dokumentov v oblaku za mala in srednje velika podjetja. eFileCabinet vam omogoča upravljanje vseh papirnatih dokumentov, elektronske pošte, računov, pogodb in drugih pomembnih informacij na enem mestu.

Prednosti

• Predloge za strukturo map
• Graditelj poteka dela povleci in spusti
• Varno shranjevanje datotek

Proti

• Dolgotrajen postopek vkrcanja
• Ne podpira množičnih sprememb
• Včasih zaostaja

---

Tukaj je še nekaj sistemov za upravljanje dokumentov, ki jih je treba posebej omeniti:

Googlovi dokumenti

Google Dokumenti so brezplačna programska oprema za upravljanje dokumentov, do katere lahko dostopate od koder koli, zaradi česar je idealna izbira za samostojne podjetnike in mala podjetja, ki delajo na daljavo s strankami v drugih delih sveta. Kot bonus, Google Dokumenti OCR lahko pretvori slike v besedilo, ki ga je mogoče urejati.

Microsoft SharePoint

SharePoint pomaga organizacijam pri skupni rabi dokumentov, povezovanju ljudi in racionalizaciji procesov dokumentov. SharePoint je podoben storitvi Google Drive, kjer lahko zaposleni sodelujejo in vzdržujejo notranji seznam dokumentov za enostaven dostop. Microsoft Sharepoint lahko kombinirate z Microsoft Power Automate in uporaba avtomatizirani delovni tokovi dokumentov.

Ekipa Viewpoint

Viewpoint Team je zmogljiv sistem za upravljanje dokumentov za gradbene strokovnjake. Je edina rešitev, ki nudi orodja, ki jih potrebujete za vodenje primerov od začetka do konca, vključno s poteki dela s strankami, varnim pregledom in odobritvijo postopke za dokumentein nadzor pravic dostopa.

Odoo

Odoo je odprtokodna programska oprema ERP in CRM z brezplačnim modulom sistema za upravljanje dokumentov za finančne strokovnjake. Odoo omogoča organizacijam, da imajo brezpapirni računovodski oddelek z digitalizacijo dokumentov, avtomatizacijo procesov dokumentov in brezhibno integracijo z drugimi aplikacijami Odoo.

Dokmee

Dokmee je programska oprema za upravljanje dokumentov, ki vam omogoča shranjevanje, organiziranje in skupno rabo vaših dokumentov, e-pošte in drugih pomembnih datotek.

---

Kateri je najboljši sistem za upravljanje dokumentov za vaše podjetje v letu 2023?

Preslikali smo pomembne značilnosti petih najboljših programov za upravljanje dokumentov, omenjenih v zgornjem članku, da vam olajšamo izbiro najboljše programske opreme za upravljanje dokumentov za vaše podjetje in zahteve. Oglejte si posnetek, preizkusite brezplačno preskusno različico, določite svoje zahteve in izberite najboljše orodje.

Glede na posnetek je Nanonets najboljša programska oprema za upravljanje dokumentov. Čeprav Nanonets nima zmožnosti generiranja dokumentov, lahko uporabite preprosto integracijo z Googlovim paketom za hitro generiranje dokumentov. Nanonets ponuja tudi brezplačno preskusno različico in brezplačno nastavitev računa s pomočjo pri selitvi.

OpenKM je naslednji najboljši sistem za upravljanje dokumentov, ki mu sledi Nanonets. Je odprtokodna programska oprema ERM. Primer uporabe za upravljanje dokumentov je omejen na finančne strokovnjake in ponuja brezplačno preskusno obdobje 15 dni.

---

Nanoneti kot vaš sistem za upravljanje dokumentov

[Vgrajeni vsebina]

Nanonets je programska oprema, enostavna za uporabo, ki ne zahteva intenzivnega usposabljanja ali nastavitve za začetek uporabe. Tukaj navajamo, zakaj bi morali Nanonets obravnavati kot programsko opremo za upravljanje dokumentov.

Inteligentna Zajem podatkov:

Podjetja imajo veliko dokumentov, kot so obrazci, računi, potrdila, naročila itd. Nanoneti pomagajo podjetjem pri digitalizaciji in pridobivanju ustreznih informacij iz teh dokumentov z inteligentni API za OCR.

Avtomatizirani delovni tokovi:

Pospešite tempo poslovnih procesov z avtomatizacijo vseh ročnih korakov, kot je zbiranje dokumentov, preverjanje dokumentov, 3-smerno ujemanje, odobritve in drugo.

Nadzorne plošče v realnem času:

Uporabite nadzorne plošče stroškov za spremljanje vaše porabe, označene stroške in razumevanje trendov v realnem času. Spremljajte ustrezne KPI-je, kot so %STP računi, %plačani računi itd., s podatki iz Nanonetov.

Možnosti gostovanja v oblaku in na mestu uporabe:

Izberite možnost gostovanja, ki ustreza vašim zahtevam.

Integracije:

Enostavna integracija je nujna. Ne morete spremeniti svojega tehnološkega sklada, da bi se prilagodil eni programski opremi. Nanonets se enostavno integrira z vso vašo programsko opremo Zapier in API integracije. Nanoneti se integrirajo z Xero, Quickbooks, SAP itd.

Predloge in modeli po meri:

Z Nanoneti lahko uporabite vnaprej določene poteke dela, kot so računi, nakladnice, naročilnice ali obveznosti, ali ustvarite svoj način AI po meri.

Pregledne cene:

Nanonets ima pregledno cenovno politiko 499 USD/mesec in 0.1 USD/sken dokumenta. Brez skritih stroškov za nobeno stranko.

zaključek

Z naraščajočo digitalno transformacijo je skrajni čas, da investirate v sistem za upravljanje dokumentov za vaše podjetje. Naredi več kot le digitalizira datoteke. Sistem za upravljanje dokumentov poenostavi pretok dokumentov v organizaciji in poslovnim dokumentom zagotovi dodatno raven varnosti. Prednosti upravljanja dokumentov omogočajo organizacijam, da ostanejo konkurenčne in produktivne.

Kljub temu izbira najboljša programska oprema za upravljanje dokumentov za vaše podjetje zahteva poglobljeno razumevanje, kaj vaše podjetje potrebuje in kakšna vrsta DMS mu ustreza. Zato se prepričajte, da raziščete svoje možnosti in jih preizkusite sami.

Pogosta vprašanja oddelek