Vse, kar morate vedeti o naročilih

Če obstaja en dokument, ki služi kot referenčna točka za oddelke za nabavo, nadzor kakovosti, administracijo in finance v podjetju, je to naročilnica – najpogosteje imenovana naročilnica.

Ne glede na to, ali je vaše podjetje veliko ali majhno, ima naročilnica ključno vlogo pri sledenju vaših zalog, zagotavljanju standardov kakovosti vašega izdelka ali storitve in učinkovitosti vašega finančnega načrtovanja.

Kaj je naročilnica?

Naročilo je dokument o javnem naročilu, ki ga pripravi podjetje s podrobnostmi o predmetih, ki jih je treba nabaviti za namen upravljanja, proizvodnje ali storitve. Naročilo vsebuje podatke o vrsti in količini izdelkov/storitev, ki jih je treba kupiti, tehnične specifikacije, ceno, datum in naslov dostave, rok za morebitne odpovedi, plačilne pogoje in druge pogoje.

V malih podjetjih naročilo izda lastnik podjetja ali izvršni direktor. V velikih organizacijah poteka nabava oz naročilnica običajno dvignejo vodje oddelka in pošljejo vodji nabave ali finančnemu direktorju podjetja, ki nato sestavi naročilnico. PO je začetek transakcije med kupcem in prodajalcem.

Pravni status naročilnic

Naročilnica je sama po sebi le seznam stvari, ki jih je treba nabavo. Ko pa ga prodajalec ali prodajalec sprejme in podpiše, postane naročilo zavezujoča pogodba. Prodajalec je nato pravno dolžan dobaviti artikle, ki jih kupec zahteva v skladu s smernicami naročilnice; in kupec je dolžan poravnati plačila po navedenem urniku. Potrjeno naročilo je zakonito do te mere, da ga lahko finančne institucije uporabijo kot garancijo za financiranje trgovine za vaše podjetje.

---

Želite avtomatizirati svoje ročne procese AP? Rezervirajte 30-minutno predstavitev v živo in si oglejte, kako lahko Nanonets vaši ekipi pomaga pri implementaciji od konca do konca AP avtomatizacija.

Načrtujte predstavitev

---

Kaj je račun?

Račun je zahteva za plačilo, ki jo izda prodajalec za izpolnitev naročilnice. To je račun in temelji na naročilnici ter običajno vsebuje številko naročilnice skupaj s številko računa in razčlenjen cenik. Račun se izstavi v skladu s plačilnimi pogoji, navedenimi v naročilnici. Če se je kupec zavezal k predplačilu, se račun izstavi pred odpremo blaga; v nasprotnem primeru se račun dostavi skupaj z nabavljenim artiklom. Kupec je pravno zavezan k plačilu v skladu s pogoji naročila. (Kaj je predračun?)

Na primer, Bill White, pridobivanje virov in nabava upravnik hotela s petimi zvezdicami, od kuharja slaščičarne dobi naročilnico za pekač za vaflje, kruhovnice in modelčke za čokolado. Bill White izpolni naročilnico z jasnimi specifikacijami zahtevane opreme, datumom dobave in pričakovano ceno ter jo pošlje podjetju za kuhinjsko opremo.  

Podjetje za kuhinjsko opremo prejme naročilnico in potrdi, da lahko izpolni naročilo. Naročilo skupaj z računom pošljejo Billu Whiteu. Ko pošiljka prispe, Bill White in vodja računovodstva hotela izvedeta tristransko ujemanje, da preverita dobavnico glede na naročilnico in račun. Ko je preverjanje končano, upravitelj računa obdela račun za plačilo. Po opravljenem plačilu je naročilnica označena kot zaprta, račun pa zapečaten kot plačan.

Naročilnica proti računu

Čeprav se naročilnica uporablja za izdelavo računa, sta oba ločena dokumenta, ki ju uporabljajo različni ljudje na različnih stopnjah nakupovalnega procesa. Tukaj je nekaj bistvenih razlik med obema.

Naročilo:

– opravi kupec pred nakupom

- navaja podrobnosti o izdelkih/storitvah, ki jih je treba kupiti

– ima predlagan plan plačil.

Račun:

– dvigne prodajalec po prodaji (nakupu)

– potrjuje dobavljene izdelke/storitve z razčlenjenim cenikom

– določa urnik plačil z datumi.

---

Nastavite delovne poteke AP brez dotika in poenostavite postopek obračunavanja obveznosti v nekaj sekundah. Rezervirajte 30-minutno predstavitev v živo zdaj.

Načrtujte predstavitev

---

Kako delujejo naročila?

Naročila so tudi pokazatelj napovedi rasti vašega podjetja. Odločitve o tem, kaj kupiti in v kakšni količini, temeljijo na obsegu posla, ki ga predvidevate v bližnji prihodnosti. Ko so te potrebe identificirane, je mogoče oddati naročila s specifikacijami zahtevanih izdelkov ali storitev.

Hkrati je mogoče identificirati prodajalce/prodajalce, da izpolnijo zahtevo, in jim poslati naročilnice v odobritev. Prodajalec pregleda in potrdi, ali je sposoben upoštevati rok in izpolniti vašo zahtevo, ter potrdi naročilnico, ki postane pravno zavezujoča.

V skladu s tem je prodajalec odgovoren zagotoviti, da so vam izdelki ali storitve dostavljeni pod pogoji naročilnice. Prodajalec izda tudi račun, plačila pa izvede vaše podjetje, kot je dogovorjeno v naročilnici.

Sledite svojim naročilom za povečanje učinkovitosti

Sledenje naročilu ali sledenje PO je postopek spremljanja vašega naročila od zasnove do končne dostave. Običajno, ko je bila naročilnica odobrena, je kupec poklical dobavitelja ali ladijsko podjetje za status pošiljke. Hitra in učinkovita tehnologija je popolnoma nadomestila tradicionalni počasni način; in pošiljkam je zdaj mogoče slediti na vsakem koraku.

S standardiziranimi elektronskimi obrazci za naročilnice je obdelava postala hitrejša, učinkovitejša in gospodarnejša. Pametne rešitve za sledenje omogočajo popoln pregled v realnem času in poročanje o celotnem procesu vašega naročila:

• predložitev PO
• večstopenjska odobritev
• predhodno obvestilo o pošiljanju
• dostava
• računa
• zaprtje plačila

Pomen naročil za vaše podjetje

V začetni fazi vam bo morda lažje vzpostaviti jasen komunikacijski kanal s prodajalci. Vendar pa z rastjo podjetja rastejo tudi zahteve na različnih ravneh in z različnimi skupinami ljudi. Zato je priporočljivo vzpostaviti sistem za ustvarjanje naročilnic, da se zagotovi, da se podrobnosti naročila ne izgubijo, plačila ne zamudijo ali podvojijo za isto naročilo, prihranijo čas in vzpostavijo revizijsko sled. Pravilno dokumentirana naročila za nakup dajejo pregledno zgodovino o tem, katere artikle je kupilo vaše podjetje, kdo jih je kupil in kdaj, kdo so redni prodajalci in koliko kapitala za porabo je na voljo v določenem trenutku. To pa bo omogočilo boljše finančno poslovanje.

---

Rezervirajte to 30-minutno predstavitev v živo, da bo to zadnjič, ko boste morali ročno vnašati podatke iz računov ali potrdil v programsko opremo ERP.

Načrtujte predstavitev

---

Prednosti avtomatizacije vašega postopka naročila

Avtomatizacija naročil je racionalizacija celotnega postopek naročila. Največja prednost avtomatizacije naročil je prihranek časa in truda. V velikih organizacijah platforma za avtomatizacijo članom ekipe omogoča samodejno pošiljanje zahtevkov za nakup vodji ekipe v oceno in odobritev. Naročilnica bi bila nato samodejno ustvarjena, s čimer bi odpravili potrebo po papirologiji, podvajanju vnosa podatkov na različnih stopnjah odobritve in drugih izzivih, kot so:

---

– pomanjkanje učinkovitosti in odgovornosti

– pomanjkanje nadzora procesa

– tveganja za zasebnost in varnost.

Prihranite čas pri dejavnostih majhne vrednosti. Povečajte splošno učinkovitost

Ne glede na velikost vašega podjetja ima avtomatizacija naročil številne prednosti. Z obdelavo in odobritvijo v realnem času avtomatizacija zagotavlja upoštevanje pravil in kontrol, hkrati pa povečuje učinkovitost procesa vaše ekipe in v veliki meri zmanjšuje človeške napake. Poleg tega zagotavlja popolno revizijsko sled, s čimer se izognete težavam z iskanjem manjkajočih papirnatih datotek. S poenostavljenim postopkom ter prihranki stroškov in časa pridejo fleksibilnost, nadzor in preglednost procesov. Poleg tega avtomatizirana nakupovalna platforma omogoča nemoteno ujemanje faktur v avtomatiziranem oddelku AP.