Kako organizirati račune? – 3 načini za enostavno sledenje računom

Računi so neizogiben del življenja. Ne glede na to, ali ste podjetje, samostojni podjetnik ali plačana oseba, boste zagotovo imeli račune. Zaradi preobremenjenosti z računi boste nekatere zagotovo izgubili in pozabili.

Učinkovito upravljanje računov se začne z boljšo organizacijo, tako da nikoli ne izgubite pomembnega računa. Toda kako učinkovito organizirati račune? Kako začeti? In katere so najboljše prakse za preprosto sledenje računom?

Razpravljali bomo o treh načinih za organiziranje računov, tako da jih boste imeli vedno pri roki, ko jih boste potrebovali.

---

Zakaj morate urediti račune?

Ko imate eno samo osebo, ki obravnava manjše število računov, je upravljanje enostavno. Toda ko računi naraščajo, se bodo napake zagotovo zgodile. Tukaj je nekaj razlogov, zakaj bi morali upravljanje računov jemati resno:

Izguba sledi o datumih zapadlosti in zneskih: Spremljanje več računov, njihovih datumov in zneskov je dolgočasno opravilo. In če zamudite plačila, boste morda morali plačati dodaten znesek.

Škodljive bonitetne ocene: Pravočasna plačila računov so povezana z vašo kreditno oceno. Udrtina tukaj vas lahko močno stane.

Vodenje evidence plačil: Za podjetje je ključnega pomena vzdrževanje finančnih evidenc plačil, faktur, računov in drugega, da ostane skladno. Med revizijo morate predstaviti točne in zanesljive podatke. Manjkajoči računi lahko pošljejo napačen signal in povzročijo nadaljnje intenzivne revizije.

Neučinkovit proračun: Računi dajejo predstavo o trendih stroškov in vam pomagajo spremljati proračun v primerjavi s porabo. Neuspešno upravljanje računov lahko privede do izgube sledi proračunu.  

Poleg tega vam lahko organiziranje računov pomaga pri reševanju kraje identitete, upravljanju finančnih evidenc in zagotavljanju pravočasnega plačila računov.

---

3 načini za organiziranje računov kot profesionalec!

Ta blog bo razpravljal o teh treh načinih organiziranja računov. Te metode so razvrščene po naraščajoči natančnosti, učinkovitosti in zanesljivosti.

• Račune organizirajte ročno
• Digitalizacija računov in njihovo razvrščanje na namizju
• Avtomatizacija organizacije računov z avtomatiziranimi poteki dela

---

Račune organizirajte ročno

Ročno organiziranje računov vključuje uporabo papirnih map in omaric za kategorizacijo stroškov. Ustvarite lahko na primer mapo z oznako »Stroški za zabavo«, da shranite vse račune, povezane z zabavo, kot so večerje, ekipni izleti in drugo.

Če želite ročno organizirati račune, sledite tem korakom:

• Razvrstite svoje račune glede na datum zapadlosti in kategorizirajte dohodne račune glede na kategorijo porabe.
• Ustvarite sistem arhiviranja za svoje račune. Uporabite mape ali omare za vsako vrsto kategorije.
• Če želite slediti plačilom in rokom zapadlosti, uporabite papirnato ali Excelovo preglednico in zapišite znesek računa, datum zapadlosti, stanje plačila in kategorijo.
• Nastavite opomnike na svoji mobilni napravi, da ne boste pozabili na plačilo računov.
• Izvedite plačila ob zapadlosti in posodobite stanje plačila za vsak račun.
• Shranite plačane račune v ločeni datoteki ali arhivu, da bo vaš aktivni list za sledenje računov obvladljiv.
• Ponovite ta mesečni postopek, da bodo vaši računi organizirani in pod nadzorom.

Prednosti:

• To je preprosta metoda.
• Vsakdo lahko sledi tem korakom za vzdrževanje računov na enem mestu.

Slabosti:

• Potrebno je veliko ročnega truda.
• Težko je prepoznati trende porabe.
• Računi se lahko zlahka izgubijo ali poškodujejo.

---

Digitalizacija računov in njihovo digitalno razvrščanje

Digitalizacija računov lahko pomaga zmanjšati tveganje za poškodovanje ali izgubo računov. Za digitalno organiziranje računov sledite tem korakom:

• Prvi korak je digitalizacija računov. Svoje račune lahko fotografirate s telefonom.
• Vous uporaba pouvez aussi aplikacija za skeniranje računov za pridobivanje podatkov iz računa in učinkovito digitalizacijo računov.
• Prenesite skenirane slike na namizje.
• Ustvarite mape glede na kategorijo porabe in naložite račune v določene mape.
• Uporabite konvencijo o poimenovanju datotek za hitro prepoznavanje vsakega računa, kot sta vrsta računa in datum.
• Organizirajte digitalne račune v podmape glede na kategorije ali datume zapadlosti.
• To lahko storite na namizju ali spletnem sistemu, kot je Google Drive, Sharepoint ali več.
• Zdaj uporabite preglednico ali orodja za finančno upravljanje, da spremljate datume zapadlosti računov, status plačila in zneske.
• Nastavite samodejne opomnike, da zagotovite pravočasno plačilo računov.
• Varnostno kopirajte svoje digitalne račune v varno storitev v oblaku za zaščito pred izgubo podatkov.

Prednosti:

• Enostavnejše kategoriziranje in sledenje plačil ter izvajanje finančne analize.
• Digitalno shranjevanje računov odpravlja tveganje izgube ali poškodovanja računov.

Slabosti:

• Digitalno shranjevanje finančnih informacij lahko povzroči pomisleke glede varnosti podatkov.
• Celotno vajo morate izvesti za vsak nov račun, ki pride.
• Ustvariti morate več varnostnih kopij, da zagotovite, da ne izgubite podatkov.  

---

Avtomatizacija organizacije računov z avtomatiziranimi poteki dela

Avtomatizirani delovni tokovi so odličen način za odpravo ročnih opravil pri organiziranju računov. Večina nalog organizacije računov temelji na pravilih, kar pomeni, da jih je mogoče preprosto kodirati.

Platforme so podobne Nanoneti vam lahko pomaga avtomatizirati organizacijo računov z uporabo delovnih tokov brez kode, klasifikatorji dokumentov, in varno shranjevanje v oblaku. Takole je videti potek dela za avtomatizirano upravljanje računov na Nanonets:

• Dohodni račun bo samodejno naložen v Nanonet z možnostmi nalaganja dokumentov.

• Račun se nato preusmeri v model OCR, kjer se ekstrahirajo ustrezni podatki, kot so znesek računa, datum zapadlosti, naslov za plačilo, plačilni pogoji in drugo.

• Zdaj se v naslednjih fazah zgodi več stvari:

1. Podatki o računu so pravilno oblikovani, če imajo kakršne koli napake. Npr. oblika datuma, velike začetnice ali odstranjevanje posebnih znakov.
2. Preimenujte račun glede na znesek računa, kategorijo porabe in drugo.
3. Na podlagi podatkov o računu se račun razvrsti v ustrezne kategorije porabe.
4. V primeru kakršne koli napake se sproži potek odobritve, ki vam pošlje račune v ročni pregled.
5. Podatke o računu lahko povežete tudi z bančnim izpiskom, da zagotovite, da ne boste zaračunali dodatnih stroškov.

Prednosti:

• Postopek brez napak in zanesljiv
• Ustvari revizijske sledi samodejno.
• Brez tveganja, da bi račun izgubili, poškodovali ali pozabili plačati pravočasno.
• Avtomatizacija prihrani veliko časa, truda in denarja.

Slabosti:

• Enkrat se boste morali potruditi, da nastavite potek dela. [Naša strokovna ekipa vam lahko pomaga vzpostaviti potek dela.]

---

Zakaj uporabljati Nanonets za organiziranje računov?

[Vgrajeni vsebina]

Nanonets je programska oprema OCR, ki temelji na umetni inteligenci in napredno brez kodiranja avtomatizacija dela in globalno plačilno platformo. Z Nanonets lahko avtomatizirate kateri koli ročni proces s poteki dela, ki temeljijo na pravilih.

Nanonets ' OCR programska oprema je eden najboljših na trgu. Lahko izvleče podatke iz katerega koli dokumenta; PDF-ji, slike, ročno napisani dokumenti, excel, word itd. s 95 %+ natančnostjo in 10-krat hitrejši od ročne metode.

Poleg tega lahko uporabite Nanonets za pridobivanje podatkov iz dokumentov, razvrščanje dokumentov, uporabo baze podatkov za preveri dokumente, opravi obogatitev datuma naloge ter izvoz podatkov v različne formate in baze podatkov.

Možnosti so neskončne.

Tukaj je nekaj razlogov, zakaj razmisliti o Nanonetih:

• Samodejno naložite dokumente iz več virov, kot so Gmail, Drive, SharePoint, namizje itd.
• Razvrstite dohodne dokumente s klasifikatorjem dokumentov.
• Odlično ujemanje dokumentov za enostavno preverjanje dokumentov.
• Izvlecite podatke iz katerega koli dokumenta v <15 minutah
• Nastavite delovne tokove po meri za izvajanje izboljšave podatkov, avtomatizacija odobritev, In še več.
• Varno shranjevanje dokumentov in arhiviranje dokumentov.
• Brezšivne integracije za sinhronizacijo podatkov z več kot 5000 programsko opremo.
• Popolnoma prilagodljiv vmesnik brez kode.
• Brezplačna pomoč pri migracijah.
• 7-dnevni brezplačni preizkus
• Predan upravitelj uspeha strank.
• Nadzor dostopa na podlagi vlog
• Podpora 24 × 7

Tukaj je kratek vpogled v to, kaj zmorejo Nanoneti, in še več:

Več kot 30,000 uporabnikov uporablja Nanonets za avtomatizacijo več kot 30 milijonov dokumentnih procesov. Nanonets je odlična izbira za podjetja, ki želijo optimizirati svoje procese dokumentov z robustno, varno platformo brez kode.

Ali imate v mislih poseben primer uporabe? Obrnite se na našo ekipo da vam lahko pomagamo pri vašem primeru uporabe.

---

Preberite več:

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/