Najboljših 6 KPI-jev za plačevanje računov za merjenje

Povečajte svojo organizacijsko učinkovitost s praktično uporabo pravih ključnih kazalnikov uspešnosti! 

Peter Drucker je nekoč rekel, "Če tega ne izmerite, ga ne morete izboljšati." 

Sledenje uspešnosti oddelka za obveznosti v vašem podjetju zahteva veliko več truda kot le sledenje številu računov, ki jim je potekel rok! 

Strateški pristop k ravnanju z vašo ekipo AP lahko vaše podjetje izpostavi vrtincu donosnih priložnosti, hkrati pa se izogne ​​težavam, kot so – slab denarni tok v podjetju, sporni odnosi z dobavitelji in ničelni viri dodatnih prihodkov; danes vam bomo pokazali, kako lahko uporaba določenih KPI-jev na koncu pomaga vaši ekipi AP povečati njihovo učinkovitost.

Kaj so KPI? 

KPI je akronim za izraz – ključni kazalnik uspešnosti. Kot že ime pove, so KPI količinsko merljivi kazalnik uspešnosti katerega koli specifičnega cilja v določenem časovnem obdobju. 

Lastniki podjetij in usposobljeni strokovnjaki se pogosto zamenjujejo med izrazoma – ključni kazalnik uspešnosti in metrika. Evo, v čem se razlikujeta: 

Ključni kazalniki uspešnosti pozitivno vplivajo na vaše splošne poslovne rezultate. Imajo ključno vlogo pri podpiranju vaše celotne poslovne strategije in določajo, kaj je pomembno za dolgoročno rast podjetja. Na primer: povprečni čas, potreben za odobritev računa, in število dni neporavnanih obveznosti. 

Po drugi strani pa so metrike orodje za merjenje vsakodnevnih dejavnosti v vašem podjetju, ki pomagajo podpirati ključne kazalnike uspešnosti. Sami po sebi niso kritični ukrep, vendar imajo lahko vseeno manjši vpliv na vaše podjetje. Primer meritev je lahko – odstotek neposrednih računov in donosnost naložbe pri avtomatizaciji računov. 

Obstaja veliko različic ključnih kazalnikov uspešnosti, ki se lahko izkažejo za koristne za vaše podjetje. Medtem ko nekatera podjetja radi spremljajo svoj mesečni merljivi napredek, imajo druga rada bolj dolgoročno vizijo. Tukaj je nekaj pogostih vrst KPI-jev, o katerih bi morali vedeti: 

Operativni: Ti KPI-ji pomagajo izmeriti uspešnost vašega podjetja v krajšem časovnem okviru, medtem ko se osredotočajo predvsem na poslovni proces. Primer: stopnja napak v finančnem poročilu, izdelana poročila na zaposlenega. 

Vodenje in zaostajanje: Vodilni kazalniki pomagajo spremljati rast vašega podjetja in prihodnje poslovne rezultate. Medtem ko zaostajajoči KPI-ji pomagajo slediti vašim preteklim poslovnim odločitvam. Mešanica obeh lahko prinese odlično poslovno strategijo. Primer: povprečni prihodek na uporabnika. 

Delujoč: Nekateri ključni kazalniki uspešnosti so lahko povezani s posebnimi funkcijami, kot so računovodstvo, finance itd. Primer: računovodski stroški, promet obveznosti. 

Strateško: Ti pomagajo spremljati vaše poslovne cilje na dolgi rok. Primer: tržni delež in donosnost naložbe.

Zakaj so KPI-ji pomembni za skupine AP za plačljive račune?

Ključni kazalniki uspešnosti so lahko ključna metrika za merjenje, ali je napredek vaše skupine za plačevanje v skladu s splošnimi poslovnimi cilji vašega podjetja. Nekateri ključni razlogi, zakaj skupine AP v podjetjih vedno pogosteje uporabljajo KPI-je, so: 

1. Zmanjšajte dejavnike tveganja: KPI-ji imajo lahko ključno vlogo pri označevanju zdravja vaše organizacije. Dolgoročno lahko pomagajo zmanjšati dejavnike finančnega tveganja in vaše podjetje spremenijo v donosno. 
2. Uskladite svoje ekipe: Poskrbite, da boste vi in ​​vaše ekipe AP vedno na pravi poti za zaključek knjige ob koncu meseca, vi kot vodja pa lahko ocenite, ali morate dodati vire – ljudi ali programsko opremo za povečanje učinkovitosti. 
3. Sledite napredku: KPI zagotavljajo, da se vsak zaposleni v skupini AP počuti odgovornega za svoj napredek. To tudi pomaga vodjem ekip, da premaknejo stvari na bolj sistematičen način. 
4. Prilagodite svoje strategije: Z jasno evidenco o tem, kaj deluje za podjetje in kaj ne, lahko svoje poslovne strategije usmerite v pravo smer in delate v skladu s tem.

Katere so boleče točke, ki jih KPI lahko rešijo za ekipo AP?

Če ste vodja AP, veste, kako težko je lahko upravljati odnose s prodajalci, spremljati račune in upravljati likvidnost. Večina podjetij vidi ekipo AP kot najpomembnejši vir prihodkov. 

Oddelek za plačljive račune je ključni del vsakega poslovnega področja. Že najmanjša napaka v poslovnih funkcijah, ki jih opravlja oddelek, bi lahko podjetje stala velik zastoj. 

Ključni kazalniki uspešnosti lahko zagotovijo globlji vpogled v poslovanje in s tem pomagajo pri iskanju celovitih rešitev težav. 

Na primer, visok KPI, kot je »Povprečni čas do plačila«, lahko nakazuje, da je prišlo do zamude pri plačilih poslovnim dobaviteljem, ker v podjetju ni dovolj denarnega toka. Zato bi to delovalo kot pokazatelj, da obstaja težava z ustvarjanjem prihodkov v podjetju. 

Drug primer, ki bi vam pomagal razumeti pomen KPI-jev za ekipe AP, je število računov, ki jih obdela podjetje. Če ima vaše podjetje večje število računov v primerjavi s konkurenti, potem to pomeni, da delate s preveč dobavitelji. Zato zamujate neverjetne popuste pri konsolidaciji poslovanja. 

Podobno lahko številni indikatorji plačil nakazujejo, da je vaše podjetje vpleteno v zlonamerne prakse AP. Če želite na primer spremljati, koliko stane vaša ekipa za obdelavo posameznega računa, lahko sledite – Cost Per Invoice. 

Ali ste vedeli, da ekipa AP potrebuje skoraj 25 dni, da obdela papirnate račune? Zdaj, če ne želite soditi v ta razred sledenja, lahko spremljate čas izvedbe!

Kateri so pomembni KPI-ji za sledenje? 

Dosezite notranje poslovne cilje in se primerjajte s svojimi poslovnimi konkurenti z uporabo ključnih kazalnikov uspešnosti! 

1. Plačljivi stroški na račun 

Če ste prepričani o primerjanju napredka vaše ekipe AP s KPI-ji, potem bi bil prvi KPI, ki bi vam prišel na misel – Plačljivi stroški na račun. 

Zdaj je to ključni kazalnik uspešnosti, ki se lahko razlikuje glede na podjetja in panoge. Zato je vredno vsake sekunde vašega časa, da ga izmerite. Kot verjetno lahko razberete iz imena, se Cost Per Invoice uporablja za izračun, koliko denarja stane oddelek AP za obdelavo posameznega računa. 

Izmeri se tako, da se skupni stroški, ki jih ima oddelek, delijo s številom računov, obdelanih v določenem času. Da bi dobili natančnejšo številko KPI, je pomembno, da med izračuni upoštevate neposredne in posredne stroške. 

Stroški, ki jih je treba vključiti med izračune: stroški IT infrastrukture in podpore za programsko opremo, stroški vseh zaposlenih, ki sodelujejo v oddelku AP, čas odobritelja in morebitni dodatni stroški v obliki pristojbin za zamude pri plačilu itd. 

Visoka cena na račun je lahko posledica neučinkovitosti v samem oddelku AP (večinoma zaradi ročnih opravil), pogostih nesoglasij s prodajalcem glede računov ali podpovprečnega usposabljanja. 

Formula = Skupni stroški AP oddelka/št. obdelanih računov 

Skupni stroški morajo vključevati vse stroške osebja in infrastrukture, na katere se verjetno spomnite, skupaj z drugimi splošnimi stroški. Št. računov mora vsebovati vse načrtovane, obdelane in plačane račune v dogovorjenem časovnem obdobju. 

Industrijsko merilo: Ročna obdelava posameznega računa vas bo stala povprečno od 12 do 30 dolarjev. Za nekatere organizacije se lahko dvigne do 40 USD. 

2. Povprečni čas do plačila 

Če merite ceno na račun, si vzemite nekaj časa tudi za merjenje povprečnega časa do plačila vaše ekipe AP! 

Če želite izmeriti ta KPI, morate najprej izračunati skupni čas, ki ga ekipa AP porabi za obdelavo računov. Ura za izračun te metrike začne tiktakati takoj, ko oddelek prejme račun, do trenutka, ko določeni prodajalec prejme svoje plačilo. 

Več časa kot potrebuje ekipa AP za obdelavo računa, višji je KPI cene na račun. 

Povedano laično, hitreje kot bo vaša ekipa AP delala z obdelavo preteklih računov, manj bo zamuda, ko bodo prispeli novi računi. Ciljni povprečni čas do plačila se lahko med podjetji razlikuje predvsem glede na njihove politike v zvezi z zadrževanjem gotovine. Pri tem je ključno razumeti, da vam ta metrika daje vpogled v denarni tok vašega podjetja. 

Formula = Skupni čas, porabljen za obdelavo računov/Št. obdelanih računov 

Industrijsko merilo: To je spremenljiva metrika in lahko znaša povprečje med 3.7 in 12.2 dni. 

3. Povprečni čas na račun

Kot veste, lahko vaše podjetje začne izgubljati denar, namesto da bi ga ustvarjalo, če račune obdelujete počasi. Nekateri glavni razlogi za visok povprečni čas na obdelavo računa so lahko: 

Preobsežni delovni tokovi: Preveč zapleten potek dela ni le težava za ekipo AP, ampak za vse oddelke, ki delajo na vseh področjih. 

Zakasnjeno preverjanje računa: Čeprav računi pristanejo na pravih poslovnih mizah ob pravem času, jih večina neodobrenih sedi na mizah cele dneve. 

Časovno potratno kodiranje: Čas zamika pri obdelavi računa se poveča zaradi uporabe podedovane programske opreme ali dvojnega preverjanja vsake reference na računu. 

Povprečni čas na obdelavo računa je odvisen tudi od velikosti podjetja in njegove industrijske domene. Kot ste morda že uganili, če je povprečni čas obdelave posameznega računa visok, se vaša ekipa zatakne v začaranem krogu visokega povprečnega časa do plačila in stroškov na račun. 

Formula = Čas, porabljen za vnos ključev + vnovično vnos ključev + pregled materiala + prepoznavanje kontrolnih točk poti + odobritve + nakazilo + usklajevanje + posodobitve komunikacije. 

Industrijsko merilo: Mala do srednje velika podjetja lahko potrebujejo približno 25 dni, da ročno obdelajo en račun. 

4. Število računov, obdelanih na dan na osebje AP 

Drug pomemben KPI za merjenje uspešnosti vas in vaših ekip AP je število obdelanih računov na dan na zaposlenega. To vam bo pomagalo razumeti prednosti vaše ekipe AP in tudi siva področja, ki jih morajo izboljšati. 

Čas, ki ga zaposleni v skupini AP porabi za obdelavo računa, pomembno vpliva tudi na druge poslovne oddelke. Dokler zaposleni ne vloži računa v sistem ERP, noben drug oddelek ne more oceniti njegovega razvoja. 

Druge večje težave, ki lahko izhajajo iz te zamude, so – zamujeni popusti prodajalca, slabo upravljanje denarnega toka, moteni odnosi med podjetjem in dobaviteljem itd. 

Tu boste morali upoštevati tudi nalogo obdelave, ki jo opravlja vsak član osebja AP. 

Industrijsko merilo: Povprečni uslužbenec AP vsako uro obdela približno 5 računov. To pomeni 42 računov na dan! 

5. Stopnja izvzetja računa 

Neskladja v podatkih računa in naročilnice ali ozko grlo v postopku odobritve računa lahko povzročijo izjeme. Tipičen primer izjeme računa je, ko pride do napak pri usmerjanju pri obdelavi računa ali čaka na odobritev. To lahko povzroči zamude pri plačilu računa in celo povzroči zlonamerne prakse AP, kot je podvojena plačila. 

Formula = Stopnja izjeme računov/Št. obdelanih računov * 100 

Industrijsko merilo: Industrijsko povprečje za stopnjo izjeme pri računih je okoli 24.6 %. 

6. % računov, obdelanih znotraj plačilnih rokov (optimizacija denarnega toka) 

Ta metrika izračuna število računov dobaviteljev, ki jih je podjetje pravočasno plačalo. Sledi številu računov, ki so plačani na navedeni datum v roku računa ali pred tem. Nizka vrednost za to metriko bi lahko pomenila ročno obdelavo računov, nagnjeno k napakam, nejasne smernice v zvezi z računi dobavitelja in podpovprečno usposabljanje osebja AP. 

Da bi vam pomagali brez truda spremljati zgoraj omenjene KPI-je, smo sestavili seznam smernic. Tukaj je opisano, kako lahko sledite ključnim kazalnikom uspešnosti vaše ekipe AP: 

Določite svoje kratkoročne in dolgoročne poslovne cilje, da spremljate, ali prihodki vašega podjetja rastejo ali stagnirajo. 

Če želite pridobiti močan vpogled v spremljanje KPI, morate imeti popoln dostop do zgodovinskih podatkov in podatkov v realnem času. 

Izberite pravilne vizualizacije za vsako določeno metriko. Za vizualizacijo poslovnih podatkov lahko uporabite več vrst grafikonov, grafov in nadzornih plošč. Vlaganje v prave inovacije za sledenje KPI vam bo pomagalo pri sprejemanju donosnih poslovnih odločitev. 

Izberite kohezivne KPI, da dopolnite vizualizacije in nastavite prava merila. Z vašimi izbranimi merili KPI omogočite deležnikom, da preizkusijo kazalnike.

Kako sledite KPI-jem? 

Da bi vam pomagali brez truda spremljati zgoraj omenjene KPI-je, smo sestavili seznam smernic. Tukaj je opisano, kako lahko sledite ključnim kazalnikom uspešnosti vaše ekipe AP: 

Določite svoje kratkoročne in dolgoročne poslovne cilje, da spremljate, ali prihodki vašega podjetja rastejo ali stagnirajo. 

Če želite pridobiti močan vpogled v spremljanje KPI, morate imeti popoln dostop do zgodovinskih podatkov in podatkov v realnem času. 

Izberite pravilne vizualizacije za vsako določeno metriko. Za vizualizacijo poslovnih podatkov lahko uporabite več vrst grafikonov, grafov in nadzornih plošč. Vlaganje v prave inovacije za sledenje KPI vam bo pomagalo pri sprejemanju donosnih poslovnih odločitev. 

Izberite kohezivne KPI, da dopolnite vizualizacije in nastavite prava merila. Z vašimi izbranimi merili KPI omogočite deležnikom, da preizkusijo kazalnike.

Kako avtomatizacija izboljša KPI? 

Pospešite notranji uspeh svojega podjetja in odkrijte vrhunske tehnologije, ki vam bodo pomagale pri utrditvi vašega poslovanja! 

Računovodstvo je za več podjetij zastrašujoča naloga. Tudi po krogih in krogih ročne obdelave podatkov vam nekako vedno ostane več podatkov o podjetju, ki jih morate razvrstiti! Zato se podjetja usmerjajo v obdobje avtomatizacije. 

S prihodom tehnologije je danes mogoče prihraniti denar in hkrati izboljšati poslovno učinkovitost. Ne samo, da vas lahko razbremeni nekaterih administrativnih dolžnosti podjetja, temveč vam tudi zagotovi pomembne poslovne podatke v bolj strukturirani obliki. 

Tukaj je šest prepričljivih razlogov, zakaj morate ubrati korak s tem trendom! 

Prihranite čas: Če ste upravitelj dostopne točke, potem veste, kako boleče počasna ročna obdelava lahko vpliva na KPI vaše dostopne točke. Avtomatizacija postopka obračunavanja obveznosti vam pomaga, da se vsakdanja opravila, kot je vnašanje podatkov in preverjanje obrazcev za nakup, opravijo z večjo natančnostjo in v krajšem časovnem okviru. 

Obdelava računov brez napak: Ljudje smo nagnjeni k napakam, medtem ko AI ni. Avtomatizirani procesi AP vodijo do neskončnega ponavljanja nalog AP z nič napakami. 

Dostop do digitaliziranih dokumentov: Druga ključna prednost uporabe avtomatiziranega postopka AP je, da vam ni treba skrbeti za izpolnjevanje pomembne dokumentacije. Z avtomatizacijo lahko takoj ustvarite digitalizirane dokumente od samega začetka in se poslovite od težav s spremljanjem, skeniranjem in pošiljanjem naročil po elektronski pošti.

Potrditev podatkov: Sistemi za sledenje KPI vam omogočajo, da naredite potrebne poslovne spremembe s spremljanjem grafov in drugih statistik. Napredek vašega podjetja lahko načrtujete tudi s preverjanjem podatkov. 

Izboljšana produktivnost: Ena največjih prednosti avtomatizacije vašega procesa AP je, da se lahko rešite dolgočasnih ročnih opravil in se osredotočite na pomembnejše poslovne naloge. 

Izboljšana dostopnost: Z digitalizacijo lahko svoje AP procese prenesete v oblak in vam ni več treba skrbeti za vložitev papirologije v prave omare!

Avtomatizacija je enostavna s programsko opremo, kot je Flow Nanonets, ki lahko upravlja postopek obračunavanja od konca do konca in vam pomaga 10-krat povečati vašo učinkovitost. Račune, odobritve in postopek plačila lahko avtomatizirate. Sinhronizirajte podatke v realnem času s svojim ERP, kot je Quickbooks, za usklajevanje, spremljanje in izvajanje analitike v procesu AP.

Načrtujte predstavitev s Flow by Nanonets še danes:

Avtomatizirajte plačljive račune

Zaključek: bančno nakazilo s Paypalom

Naučite se, kako bolj strateško doseči svoje cilje glede obveznosti do plačila

Pomena avtomatizacije za digitalizacijo procesov AP vaše ekipe AP ni mogoče omajati. 

Izkusite moč avtomatizacije z izboljšanjem učinkovitosti svoje ekipe z upravljanjem dolgočasnih ročnih opravil in digitalizacijo pomembne papirologije! 

Nanonets vam lahko pomaga učinkovito upravljati svojo skupino za plačljive račune, tako da lahko porabite čas za vodenje svojega podjetja od samega začetka! Z močjo globokega učenja lahko preprosto zajamete vse industrijske podatke iz katerega koli dokumenta, ki ga želite! 

Avtomatizirajte vsakdanja ročna opravila, kot je vlaganje računov v omare, skeniranje naročilnic in še veliko več! 

Zajemite podatke iz več virov in jih uporabite za napredek svoje AP ekipe! 

Zagotovite si ekskluziven dostop do predlog agnostičnih rešitev, ki pomagajo združiti točke med različnimi informacijami. 

Zmanjšajte čas, ki ga porabite za lovljenje računov, in avtomatizirajte zbiranje plačil! 

Zmanjšajte zamude pri plačilih računov in povečajte svoj denarni tok

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Opolnomočite se. Dostopite tukaj.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• PlatoESG. Ogljik, CleanTech, Energija, Okolje, sončna energija, Ravnanje z odpadki. Dostopite tukaj.
• PlatoHealth. Obveščanje o biotehnologiji in kliničnih preskušanjih. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/top-6-ap-kpis/