Kaj je zunanje izvajanje plačljivih računov?

Rastoča podjetja morajo vzdrževati odnose s številnimi dobavitelji in prodajalci. Prodajalci z različnimi standardi/postopki izdajanja računov ponavadi naredijo procese obračunavanja obveznosti precej okoren. Zunanje izvajanje plačljivih računov lahko pomaga olajšati postopek AP, hkrati pa zagotavlja, da so plačila prodajalcem učinkovito obračunana.

About Accounts Payable

Obveznosti do dobaviteljev se nanaša na kratkoročno obveznosti ki jih ima podjetje z nakupom blaga ali storitev od dobaviteljev/prodajalcev na kredit. The postopek obračunavanja obveznosti je bistvenega pomena za podjetje, saj spremlja dohodne račune ali račune, ki jih je treba redno obračunavati.

Organizacije, ki želijo zmanjšati obremenitev svojih procesov AP in ohraniti nemoten potek poslovanja, bi lahko uporabile storitve an Obveznosti do dobaviteljev zunanje izvajalsko podjetje.

What is Accounts Payable Outsourcing

Zunanje izvajanje plačilnih računov je postopek najema specializiranega ponudnika storitev, ki lahko prevzame več funkcij AP, ki jih podjetja težko obvladujejo znotraj podjetja.

Zunanja podjetja za plačevanje računov so opremljena s potrebnim znanjem, orodji in tehnologijo za integracijo z obstoječimi procesi AP v organizaciji.

Organizacije, ki se ukvarjajo z občutljivimi finančnimi podatki, se morda obotavljajo, ali bi za svoje procese AP uporabile zunanjega ponudnika. Zato bi morda želeli razmisliti o avtomatizaciji AP.

---

Želite zgraditi svoje po meri Automated invoice processing workflow? Pojdi na Nanoneti in začnite brezplačno! Avtomatizirajte plačila računov z AI.

---

AP Outsourcing vs AP Automation

AP Outsourcing vključuje predajo procesov plačilnih obveznosti tretjemu ponudniku poslovanja. To pomeni, da za opravljanje svojih poslovnih transakcij uporabljate plačilne storitve zunanjega subjekta. AP Avtomatizacija, za primerjavo, je sprejetje/integracija an AP programska oprema za pridobivanje, potrjevanje in odobritev procesov plačilnih računov.

Zunanje izvajanje vaših procesov plačilnih obveznosti lahko pomaga racionalizirati plačila in prihraniti pri delu, času in napakah. Z uporabo programske opreme za avtomatizacijo AP lahko dobite boljši nadzor nad zajem podatkov o računih, varnost in pomoč pri boljši analizi podatkov za povečanje poslovne učinkovitosti. Vendar vključuje druge stroške, kot je vlaganje v programsko opremo in dodelitev časa za usposabljanje zaposlenih za uporabo programske opreme.

Izbira med zunanjim izvajanjem ali avtomatizacijo je v celoti odvisna od velikosti in narave podjetja. Medtem ko bo avtomatizacija AP olajšala interne procese AP, bo zunanje izvajanje idealno za podjetja, ki želijo zmanjšati delovno obremenitev AP.

Za zdaj se osredotočimo na prednosti in slabosti zunanjega izvajanja obveznosti.

Benefits of Accounts Payable Outsourcing

Zunanje izvajanje plačilnih računov je lahko zelo koristno za podjetje. Izkušeni ponudniki zunanjega izvajanja lahko naredijo procese AP v podjetju učinkovitejše; tako izboljša denarni tok. Dobavitelji in prodajalci imajo tako lahko korist od pravočasnih plačil.

Tukaj je nekaj načinov, na katere lahko podjetja izkoristijo zunanje izvajanje svojih procesov AP:

1. Znižanje stroškov

Zunanje izvajanje procesov obračunavanja obveznosti je lahko za podjetje stroškovno učinkovito. Interni procesi AP zahtevajo zaposlovanje ljudi, vlaganje v materiale za usposabljanje in opremo/programsko opremo, kar je lahko za podjetje precej drago. Zunanje izvajanje lahko pomaga preprečiti te režijske stroške in se še vedno izkaže za proračunsko ugodno, saj ponudniku plačujete na podlagi računa.

2. Early Payment Discounts

Accounts payable outsourcing can increase the efficiency of your AP processes by streamlining vendor invoices and payments. This can help steer clear of double payments or missed invoices. Since everything is organized, you can also make early settlements of vendor bills to get better discounts.

3. Izboljšana učinkovitost in produktivnost

Zunanje izvajanje procesov AP lahko pomaga pri hitrejši obdelavi računov. Podjetja, ki ponujajo storitve plačevanja računov, se osredotočajo samo na vaše procese AP; delo opravimo hitreje in natančneje. Poleg tega se lahko vaši zaposleni s poskrbljeno za procese AP osredotočijo na naloge večje vrednosti s povečano učinkovitostjo, ki vodi k boljši splošni produktivnosti.

4. Lower Errors and Better Fraud Mitigation

Poleg poenostavitve računov zunanje izvajalske družbe zmanjšajo tudi pojavnost napak na računih. Z izvajanjem ustreznih preverjanj in potrjevanj lahko odkrijejo napake na računih in preprečijo napačna plačila. Uporaba strokovnjakov AP in sofisticirane tehnologije jim pomaga prepoznati tveganja in zmanjšati pojav goljufija.

5. Skilled Resources & Latest Technology

Podjetja za zunanje izvajanje obveznosti uporabljajo strokovnjake, ki poznajo najnovejša orodja ali programsko opremo, da optimizirajo procese AP. To pomeni, da vaše podjetje poganjajo najnovejša tehnologija in visoko natančna orodja, ne da bi vam bilo treba vlagati vanje.

6. Constant Tracking

Številna podjetja, ki se ukvarjajo z zunanjim izvajanjem obveznosti, delajo izven kraja, vendar uporabljajo posodobljeno tehnologijo, ki ji je mogoče slediti na vsakem koraku. Z vzpostavljenim samodejnim sledenjem lahko podjetja pridobijo dostop v realnem času in informacije o svojih procesih plačevanja računov.

7. No Shortage of Workforce

AP procesi, če so prekinjeni zaradi odsotnosti zaposlenih, se lahko multiplicirajo in obremenijo poslovanje. Ponudniki zunanjega izvajanja imajo ustrezno delovno silo (in rezervne ekipe), ki se vključijo in upravljajo vaše AP procese.

Drawbacks of Accounts Payable Outsourcing

Čeprav se morda zdi, da zunanje izvajanje vaših obveznosti ne povzroča težav, se lahko podjetje še vedno sooči z nekaterimi težavami pri zunanjem izvajanju. Spodaj je navedenih nekaj slabosti, ki se lahko pojavijo pri zunanjem izvajanju AP.

1. Error-validation

Zunanja podjetja morda niso vedno pregledna pri tem, kako obravnavajo vaše AP procese. Kljub uporabi sodobne tehnologije se napake še vedno pojavljajo. Te napake pogosto ostanejo neopažene. Zunanja podjetja, ki upravljajo vaše procese AP, morda ne bodo v celoti izvedla sprememb v vaših procesih, kar povzroči več napak ali predelav.

2. Less Process Control

Vsako podjetje, ki se ukvarja s najboljše prakse za obračunavanje obveznosti in-house mora imeti večji nadzor nad svojimi procesi. Nujnim primerom je mogoče dati prednost in jih takoj obravnavati z neposrednimi odobritvami. Pri ponudniku tretjih oseb se boste morali držati njihovih pogojev in časov. Lahko se nahajajo daleč in pomanjkanje preglednosti v procesih lahko postane resna težava.

3. Issues with Duplication

Številna podjetja za zunanje izvajanje plačljivih računov zaračunavajo na podlagi posameznega računa. Torej, če vaše podjetje deli dvojnike računov, boste morali plačati tudi za to. Če zunanji izvajalci nimajo možnosti za zaznavanje podvojenih računov, ima podjetje na koncu več stroškov, kot je potrebno.

4. Less Flexible

Zunanje izvajalec računovodskih izkazov ima lahko določene pogoje in določila, zaradi katerih delo morda ne bo prožno za vaše podjetje. Če pogodba s prodajalcem ne zajema izjem pri obdelavi, mora vaše podjetje to obravnavati ločeno. To lahko povzroči večjo zapletenost, predelavo in neprijetnosti.

5. Over Dependency

Možnost predaje ključnih odgovornosti AP je morda dobra, vendar ima svojo ceno. Dejstvo je, da postanete močno odvisni od ponudnika zunanjih storitev za plačljive storitve, ki vključujejo ključne transakcije. Torej, če se ponudnik sooči z izzivi, kot so kršitve varnosti ali celo bankrot, lahko procesi v vašem podjetju nenadoma zastanejo.

6. Privacy and Security Issues

Podjetja se morajo zavedati, da izgubijo zasebnost, ko razkrivajo finančne informacije in zagotavljajo dostop do občutljivih podatkov, medtem ko se odločijo za zunanje izvajanje procesov AP.

Običajno takšne tretje osebe za shranjevanje občutljivih podatkov uporabljajo notranje strežnike in shrambo v oblaku. Medtem ko služi kot centraliziran dostop za obe vpleteni strani, so podatki tudi nagnjeni k morebitnim kršitvam varnosti in vdorom.

Evaluating Accounts Payable Outsourcing Providers

Kako lahko izberete pravo vrsto storitev zunanjega izvajanja obveznosti, da boste izkoristili potrebne prednosti? Tukaj je nekaj smernic, ki jih lahko upoštevate, da izberete pravega ponudnika zunanjih del za plačljive obveznosti:

• Raziščite podjetje AP Outsourcing: Dobra praksa je, da raziščete podjetje za zunanje izvajanje AP, preden sklenete partnerstvo z njim. Informacije prek pričevanj, mnenj uporabnikov ali povratnih informacij lahko poudarijo zgodovino uspešnosti prodajalca. Če pogledamo prejšnje projekte, lahko zagotovimo vpogled v to, kako ravnajo s strankami, njihovimi procesi itd.
• Interna razprava: Notranja razprava z vodstvom in osebjem, preden procese AP preda zunanjemu izvajalcu, lahko pomaga razjasniti zahteve, ki jih je treba izpolniti, in izzive, ki bi se lahko pojavili. Učinkovitost se poveča in napake se zmanjšajo, ko so podjetje, njegovi prodajalci in zunanji izvajalec vsi na isti strani.
• Preverite zasebnost in varnostne ukrepe: Zunanja podjetja AP se lahko nahajajo celo v drugi državi. Preden zunanjim izvajalcem dovolite, da prevzamejo vajeti vaših procesov AP, preverite njihove varnostne ukrepe in kako ohranjajo zasebnost vaših finančnih podatkov. To lahko pomaga pri oceni tveganja in vzpostavljenih varnostnih ukrepov za preprečevanje kršitev varnosti.

Accounts Payable Outsourcing Services

Zunanje izvajanje plačilnih obveznosti je postalo priljubljena poslovna praksa za mnoga podjetja, ki nimajo zmogljivosti in sredstev za upravljanje svojih naraščajočih procesov AP. Veliko zunanjih podjetij daleč naokrog je na voljo za ponudbo številnih storitev.

Najpogostejši procesi AP, ki se oddajajo zunanjim izvajalcem, so naročila or ujemanje faktur (0r 3 način ujemanja), avtomatizacija računov, reševanje neskladij in administracija AP. Podjetje se lahko odloči, kaj želi oddati zunanjemu izvajalcu, odvisno od obsega vloženega dela in proračuna.

zaključek

Accounts payable outsourcing is a handy solution for companies to make their AP processes efficient & cost-effective. More and more businesses rely on AP outsourcing firms to redesign and streamline their AP processes despite mild hiccups along the way. Hiring, automation, or outsourcing is a choice businesses can make depending on their means, time, and capability to ensure smoother AP processes and better business efficiency.