Zakaj je programska oprema za upravljanje dokumentov obvezna za podjetja?

---

Zakaj potrebujete programsko opremo za upravljanje dokumentov?

Izboljša rokovanje z dokumenti

Digitalizacija vaših dokumentov ni dovolj, če želite poenostaviti svoje upravljanje dokumentov. Brez programske opreme za upravljanje dokumentov boste še vedno obtičali pri ročnem organiziranju, sledenju in pridobivanju datotek v svoji bazi podatkov. To lahko še vedno vzame dragoceni čas, ki bi ga lahko porabili za druge pomembne obveznosti. Da ne omenjam, še vedno ne odpravi morebitnih človeških napak, ko gre za ravnanje z dokumenti.

Programska oprema za upravljanje dokumentov je več kot le poveličana baza podatkov za vaše dokumente. Njegova številna orodja in funkcije olajšajo rokovanje in upravljanje vseh vaših datotek in zapisov v samo nekaj klikih. Uporabite ga lahko tudi za sledenje in pridobivanje datotek glede na besedo ali frazo v dokumentu. Če ga integrirate z drugimi aplikacijami, lahko preprosto uvozite in izvozite ekstrahirane podatke iz dokumenta in se tako izognete ročnemu vnosu podatkov v procesu.

Pomembno je vedeti, da se DMS razlikuje od sistema za upravljanje vsebine. Sistem za upravljanje vsebine ali CMS se uporablja za ustvarjanje in objavo vaše vsebine na spletu. Ni nujno, da upravlja vaše datoteke in dokumente. Imeti DMS in CMS bi torej lahko prišlo prav za vaše podjetje. nekaj primeri programske opreme CMS se lahko nemoteno integrirajo z DMS, zato jih preverite.

Povečuje dostopnost

Z naraščanjem dela na daljavo in hibridnih delovnih mest bi morali imeti vaši zaposleni možnost dostopa do vseh datotek, ki jih potrebujejo, kadar koli in kjer koli. Medtem ko digitalizacija vaših dokumentov olajša skupno rabo in pošiljanje datotek iz ene naprave v drugo, še vedno potrebujete programsko opremo za upravljanje dokumentov za poenostavitev iskanja in pridobivanja dokumentov. Avtomatizira iskanje, sledenje in iskanje datotek z uporabo ključnih besed in drugih značilnosti. V samo nekaj klikih lahko izvlečete kateri koli dokument, ki ga želite, ne da bi morali iti v pisarno.

Programska oprema za upravljanje dokumentov centralizira vse vaše dokumente v eno platformo, do katere lahko dostopate s katero koli napravo, kot je računalnik, pametni telefon ali tablica. Poleg tega vam omogoča prehod z ene naprave na drugo, ne da bi izgubili pomembne spremembe v dokumentu ali sami bazi podatkov. Tako je iskanje in pridobivanje še bolj priročno PDF datoteke in druge vrste dokumentov, ko ste na poti. Odvisno od implementirane rešitve je do teh datotek mogoče dostopati prek spleta ali brez povezave.

Spodbuja sodelovanje

Z večjo dostopnostjo dokumentov lahko sistemi za upravljanje dokumentov izboljšajo tudi sodelovanje znotraj vaše organizacije in z vašimi strankami. Ker DMS centralizira vse vaše datoteke na eni platformi, lahko ekipe iz drugih oddelkov sodelujejo pri spreminjanju določenih dokumentov, zbiranju zapisov in organiziranju baz podatkov. Zagotavlja tudi, da ima vaše podjetje en sam vir resnice. To pomeni, da vsi delajo z istim nizom informacij in podatkov, ne glede na to, kdaj in kje so jih dobili.

Nekatere funkcije sistema za upravljanje dokumentov vključujejo tudi avtomatizacijo delovnih tokov odobritve za hitrejši čas obdelave dokumentov. To pomeni, da vam ni treba skrbeti za pošiljanje dokumenta zainteresiranim stranem, ki jih potrebujete, da bi pridobili njihove podpise ali odobritev. Dokument sam samodejno posreduje dokument, ko gre skozi postopek. Lahko celo obvesti prejemnika o bližajoči se odobritvi dokumenta, da se izogne ​​zamudam.

Izboljša varnost podatkov

Investicija v sistem za upravljanje dokumentov je tudi eden od načinov zaščite vaših poslovnih podatkov. Različne vrste sistemov za upravljanje dokumentov ponujajo zanesljive varnostne funkcije za preprečevanje nepooblaščenega dostopa do vaših dokumentov. To vključuje funkcije, kot so nadzor dovoljenj, šifriranje podatkov, orodja za sledenje in spremljanje in drugo.

Ne smemo zanemariti pomena upravljanja dokumentov pri varnosti podatkov. Neustrezno ravnanje z datotekami lahko povzroči izgubo podatkov in kršitev. In posledično lahko to vpliva na splošno varnost vašega podjetja, vaših strank in vaših partnerjev.

Nekateri DMS imajo tudi funkcijo samodejnega varnostnega kopiranja in obnovitve dokumentov, ki zagotavlja, da nikoli ne izgubite dragocenih podatkov v vašem podjetju. To vam omogoča, da v samo nekaj klikih pridobite poškodovane, izbrisane ali izgubljene datoteke.

Znižajte stroške

Na prvi pogled se fizični arhivski sistem zdi cenejši od naložbe v sistem za upravljanje dokumentov. Toda stroški, ki so posledica morebitnega slabega upravljanja, poškodb dokumentov ali izgube, bi bili na splošno veliko večji. Da ne omenjam, to bi vas prisililo, da porabite dragoceni čas za ponovno ustvarjanje ali pridobivanje izgubljene ali poškodovane datoteke. DMS kot tak velja za odlično naložbo za vaše podjetje optimizira vaš proces z minimalnimi stroški.

DMS vam lahko pomaga tudi zmanjšati stroške pisarniškega materiala, kot so papir, črnilo in poštnina. Prav tako vam ni treba skrbeti za prostor za shranjevanje, saj lahko vse svoje datoteke shranite elektronsko. Zato ne boste potrebovali tistih dragih jeklenih omaric za dokumente ali skladišča ali trezorja za svoje dokumente.

---

Če delate z računi in potrdili ali vas skrbi preverjanje osebnih dokumentov, si oglejte Nanonets spletni OCR or Ekstraktor besedila PDF za ekstrahiranje besedila iz dokumentov PDF zastonj. Kliknite spodaj, če želite izvedeti več o Rešitev za avtomatizacijo podjetij Nanonets.

---

Izbira prave programske opreme

Z naraščajočo digitalno transformacijo je skrajni čas, da investirate v sistem za upravljanje dokumentov za vaše podjetje. DMS naredi več kot le digitalizira vaše datoteke. Ponuja vam tudi orodja in funkcije za poenostavitev upravljanja dokumentov v vaši organizaciji. Zaradi številnih prednosti je bistveno orodje za vaše podjetje, če želite ostati ustrezni in konkurenčni na trgu.

Kljub temu izbira najboljša programska oprema za upravljanje dokumentov za vaše podjetje zahteva poglobljeno razumevanje, kaj vaše podjetje potrebuje in kakšna vrsta DMS je primerna zanj. Zato se prepričajte, da raziščete svoje možnosti in jih preizkusite sami.

---

Nanoneti spletni OCR in OCR API imajo veliko zanimivih primeri uporabe tkapa bi lahko optimizirala vašo poslovno uspešnost, prihranila stroške in spodbudila rast. Ugotovite kako se lahko primeri uporabe Nanonets nanašajo na vaš izdelek.

---