Neprijetna potreba finančnih storitev po arhiviranju WhatsApp (Harriet Christie)

Septembra 2022 sta Komisija za vrednostne papirje (SEC) in Komisija za trgovanje z blagovnimi terminskimi pogodbami (CTFC) dosegli poravnave v skupni vrednosti približno 1.8 milijarde USD z

12 vodilnih investicijskih bank Wall Streeta. Pomembne institucije, med katerimi so bili Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs in Bank of America, so bile kaznovane, ker niso spremljale uporabe nepooblaščenih aplikacij za sporočanje zaposlenih, kot je Whatsapp, z
sodelavci in stranke. 

Preiskava je sledila kazni JP Morgan v višini 200 milijonov dolarjev decembra 2021, pri čemer so se očitno odprle zapornice. Zdi se, da so oblasti uporabile začetni znesek poravnave v višini 200 milijonov dolarjev kot merilo za industrijo, kar pomeni konec neuradnega
podaljšano obdobje, ki podjetjem omogoča prilagajanje na pandemijo.  

Takšne ogromne kazni so seveda imele seizmičen vpliv na pokrajino finančnih storitev, pri čemer so posledice segle daleč onkraj orjakov, ki so očitno za zgled. Toda kako smo prišli do te stopnje in kako se lahko podjetja spopadejo s tem
vedenja zaposlenih, ki ga očitno ne bomo več tolerirali?

Kaj je s WhatsAppom? 

SEC pooblašča da banke vodijo evidenco vse komunikacije med strankami in posredniki. Zasebne izmenjave, kot so tiste prek WhatsAppa,
jih je veliko težje spremljati in verjetnost, da bodo podatki ogroženi, se samo poveča, ko se v enačbo uvedejo osebne naprave. 

Pomembno je omeniti, da težava tukaj ni v samem WhatsAppu; isti pomisleki veljajo za WeChat, Telegram in druge 'efemerne' aplikacije za sporočanje. Gre za težave pri dokumentiranju komunikacij na teh šifriranih platformah in posledično
kršitev zahtev glede vodenja evidenc, kar je problematično. 

Utrujenost telefonskega klica 

Do relativno nedavnega so imeli potrošniki na voljo omejene možnosti, če so želeli stopiti v stik z reguliranim podjetjem. Da bi se na primer pogovorili o svojem bančnem računu, bi morali poklicati po telefonu ali se odpraviti v lokalno podružnico za osebni
diskusija. Zdaj lahko z organizacijo komunicirajo prek številnih digitalnih kanalov. 

To ni le možnost, ampak prednost. Med njimi so bili WhatsApp, Facebook Messenger in Telegram

največkrat prenesene aplikacije v prvem četrtletju 1, sam WhatsApp pa ima astronomsko
2 milijarde aktivnih uporabnikov po vsem svetu. Po navedbah
Forbes93 % ameriških potrošnikov želi komunicirati prek besedilnih sporočil, pri čemer se hitrost, enostavna uporaba in (potrošnikovo) poznavanje platform izkazujejo kot odločilne prednosti.  

To deluje v obe smeri; prav tako je za zaposlene lažje in učinkoviteje komunicirati z orodji, ki jih poznajo v vsakdanjem življenju, kot z orodji, ki jih zagotovi njihov delodajalec. 

Oddaljeni kanali 

Prekinitev pandemije Covid-19 je povzročila veliko večjo odvisnost od aplikacij za sporočanje, saj je bila fizična bližina, tudi s sodelavci, prepovedana. Leta 2019 je 68.1 milijona uporabnikov mobilnih telefonov v ZDA dostopalo do WhatsAppa za komunikacijo. Ta številka je predvidena za

leta 85.8 naraste na 2023 milijona uporabnikov. Stranski produkt tega zanašanja na nove digitalne kanale je bilo povečanje števila delavcev, ki so jih uporabljali

osebnih telefonov ali tablic za posel, ko so se meje začele brisati, poklicno in osebno življenje pa sta se prepletala. 

Zaposleni bodo pri delu na daljavo bolj verjetno ravnali sproščeno, ne glede na to, ali to pomeni daljše odmore ali pošiljanje sporočil strankam ali kolegom prek nepooblaščenega kanala. Ker so dovolili, da so se te komunikacijske navade vzpostavile v daljšem obdobju, so
zdaj zelo težko premakniti nazaj na raven pred covidom, glede na inherentno priročnost in uporabnost, na katero so se zaposleni navadili. 

Plačilo računa 

JP Morgan's
200 milijonov dolarjev kazni decembra 2021 je bila prva pomembna kazen v preiskavi, ki je prizadela tudi zgoraj omenjenih ducat vodilnih investicijskih bank v višini 1.8 milijarde USD. Zatiranje SEC se je od takrat naprej širilo, tako kot Wall Street

velikani zasebnega kapitala so razkrili, da so v preiskavi.  

Delovala je tudi enota za pregon
poizvedbe o manjših protokolih registriranega investicijskega svetovalca (RIA) za 'izven kanala' poslovne komunikacije. Za RIA veljajo enaki predpisi kot za večja podjetja, ki so bila prej kaznovana, tako da jim je morda prihranjena zaseda
pri začetnih preiskavah bi se morali zavedati, da so kljub temu v križišču regulatorjev. 

Kaj zdaj? 

Situacija postavlja vodje podjetij in skupine za skladnost v zadrego. Ali naj žrtvujejo udobje in operativno učinkovitost v iskanju skladnosti, dokončno prepovejo aplikacije za sporočanje in se namesto tega zanašajo na preizkušene rešitve
e-pošta, telefonski klici in v manjši meri družbeni mediji? 

To je verjetno mamljiva možnost glede na ogromno izrečenih kazni. To je bil vsekakor bolj priljubljen pristop glede na to, da je julija 2022 pravkar

15 % finančnih podjetij je spremljalo WhatsApp. 

A ni čisto tako preprosto. Prepoved uporabe določenih kanalov zaposlenim ne pomeni nujno, da so vsa tveganja odpravljena. Prepoved uporabnih orodij bo verjetno povzročila nezadovoljne zaposlene in "vrzeli v skladnosti" na delovnem mestu.
Varnejša možnost je, da vodje podjetij razumejo platforme, ki jih zaposleni in potrošniki raje uporabljajo, nato pa v skladu s tem razvijejo ustrezne politike.  

Navsezadnje bodo zaposleni, če bodo želeli uporabljati nepooblaščene aplikacije, to storili, razen če je vzpostavljen nadzorni postopek za pravilno nadzorovanje. To je imelo ogromne posledice za banke, kot so Goldman Sachs, Bank of America idr., ki jim ni uspelo
ta korak, kljub svojim virom.  

Ali je WhatsApp mogoče spremljati? 

Najprimernejša možnost tukaj je zagotovo opolnomočenje osebja, da uporablja platforme, s katerimi se najbolj počutijo, in zmanjša omejitve, kjer koli je to mogoče.  

Da bi dosegli skladnost na šifriranih platformah, kot je WhatsApp, morajo vodje podjetij zagotoviti, da lahko zajamejo, ohranijo in spremljajo pogovore. To je lažje reči kot narediti in proces je bil v zgodovini vir velikih težav. Vendar pa v
v zadnjih letih so bile razvite nove rešitve posebej za reševanje te nastajajoče potrebe.  

Vodilni prodajalci digitalnega arhiviranja so tako kot prej za platforme družbenih medijev zgradili tehnologijo za zajemanje in arhiviranje komunikacijskih podatkov iz aplikacij, kot so WhatsApp, WeChat, Signal in Telegram. To poslovneže reši pred frustracijami
izbirati med učinkovitostjo in skladnostjo; oba lahko zdaj zelo mirno sobivata. 

Bistveno je, da lahko podjetja dodelijo tudi sekundarne številke na osebnih napravah, kar zaposlenim omogoča razlikovanje med poslovnimi stiki in stiki, ki niso povezani z delom, ter ustrezno zajemanje ustreznih podatkov. To pomeni, da je zasebnost mogoče ohraniti tudi kljub povečanemu
stopnje strokovnega nadzora. 

Bilo bi protiintuitivno, če bi prezrli naraščajoče povpraševanje po šifriranih aplikacijah za sporočanje na delovnem mestu. Na srečo podjetjem tega ni več treba.