Kaj je avtomatizacija delovnega toka dokumentov?

V današnjem svetu, ki ga poganjajo informacije, sta sodelovanje in komunikacija znotraj skupin močno odvisna od podatkov in dokumentov. Od pogodb in računov do priročnikov in poročil, dokumenti igrajo ključno vlogo pri posredovanju strukturiranih informacij, ki jih je mogoče enostavno deliti, razumeti in ukrepati. Za izkoriščanje celotnega potenciala dokumentov pa je učinkovito upravljanje ključnega pomena. Tu pridejo v poštev poteki dela za odobritev dokumentov.

Delovni tokovi odobritve dokumentov so nizi korakov, ki vključujejo človeški vnos, vsi pa so namenjeni zagotavljanju, da dokument izpolnjuje interne standarde, preden ga je mogoče uporabiti. Ti delovni tokovi služijo kot mehanizem za zagotavljanje kakovosti, ki zagotavlja, da dokumenti izpolnjujejo predvideni namen znotraj organizacijskega okvira. Z implementacijo delovnih tokov za odobritev dokumentov lahko organizacije poenostavijo svoje procese upravljanja dokumentov in povečajo splošno učinkovitost.

Tradicionalno se je upravljanje delovnega toka dokumentov zanašalo na ročna opravila, kot so tiskanje, skeniranje, pošiljanje po pošti, ročni vnos podatkov, fizični prenos dokumentov po hierarhiji za odobritev itd. S prihodom orodij za avtomatizacijo podjetja zdaj izkoriščajo avtomatizacijo za boljše upravljanje. njihove poteke dela z dokumenti.

V tem članku bomo opredelili in raziskali vlogo avtomatizacije pri upravljanju delovnega toka dokumentov.

Kaj je avtomatizacija delovnega toka dokumentov?

Avtomatizacija poteka dela z dokumenti je del širšega področja avtomatizacije poteka dela v podjetju in se nanaša na uporabo inteligentnih orodij za upravljanje pretoka dokumentov znotraj organizacije, ki vključuje različne posameznike, delavce in oddelke. Podjetjem služi kot sredstvo za učinkovito ravnanje s svojo dokumentacijo z vodenjem dokumentov po vnaprej določenih poteh in operativnih dejanjih, dokler ne dosežejo končnega cilja ali rezultata. Z uvedbo avtomatizacije poteka dela lahko organizacije dosežejo večjo delovno učinkovitost in poenostavljeno poslovanje.

Avtomatizacija poteka dokumentov je uporabna na skoraj vseh področjih poslovanja, saj vse dejavnosti katerega koli podjetja zahtevajo velike količine papirologije. Oglejmo si na primer, kako lahko potek dela z avtomatizacijo dokumentov pomaga oddelku za računovodstvo pri procesu nabave za plačilo – rutinski poslovni operaciji, ki vključuje precejšnjo količino papirologije, odobritev in usmerjanja.

1. Prejem dokumenta: Postopek se začne z zajemanjem ustreznih dokumentov javnega naročila, kot so računi, naročilnice in potrdila. To je mogoče storiti na različne načine, vključno s skeniranjem fizičnih dokumentov ali elektronskim prejemanjem od prodajalcev.
2. Ekstrakcija dokumenta: Orodja za avtomatizacijo lahko iz zajetih dokumentov izvlečejo ključne podatke s tehnologijami, kot sta optično prepoznavanje znakov (OCR) ali inteligentno prepoznavanje dokumentov (IDR). To omogoča sistemu, da zajame pomembne informacije, kot so številke računov, podrobnosti o prodajalcih, opisi postavk in zneski.
3. Validacija in preverjanje podatkov: Izvlečeni podatki so potrjeni glede na vnaprej določena pravila in usklajeni z ustreznimi naročilnicami in potrdili, da se zagotovi točnost in doslednost. Izvajajo se dvosmerne in trojne tekme. Neskladja ali izjeme je mogoče označiti za nadaljnji pregled in rešitev.
4. Usmerjanje poteka dela: Avtomatiziran sistem usmerja dokumente ustreznim deležnikom v pregled in odobritev na podlagi vnaprej določenih delovnih tokov. To lahko vključuje posameznike, ki so odgovorni za preverjanje vrstičnih postavk, preverjanje skladnosti s pogodbo ali odobritev plačil. Sistem zagotavlja, da so dokumenti poslani pravim posameznikom zaporedno ali vzporedno, odvisno od zasnove poteka dela.
5. Odobritev in obravnava izjem: Zainteresirane strani prejemajo obvestila in lahko dokumente pregledujejo elektronsko. Po potrebi lahko odobrijo, zavrnejo ali zahtevajo dodatne informacije. Izjeme, kot so odstopanja v cenah ali manjkajoče informacije, je mogoče označiti za razrešitev, preden nadaljujete z nadaljnjimi koraki.
6. Integracija z ERP sistemi: Avtomatiziran sistem poteka dela z dokumenti se integrira s sistemom organizacije Enterprise Resource Planning (ERP), kar omogoča brezhiben prenos podatkov in posodabljanje finančnih evidenc. Odobreni dokumenti in ustrezni podatki se samodejno zajamejo v sistem ERP, kar zagotavlja doslednost in odpravlja potrebo po ročnem vnosu podatkov.
7. Obdelava plačil: Ko gredo dokumenti skozi potrebne odobritve in validacije, sistem na podlagi odobrenih podatkov ustvari plačilna navodila. To lahko sproži postopek plačila, ne glede na to, ali vključuje ustvarjanje čekov, sprožitev elektronskih prenosov sredstev ali uporabo drugih načinov plačila.
8. Revizijska sled in poročanje: Med celotnim avtomatiziranim postopkom nabave za plačilo sistem vzdržuje celovito revizijsko sled, ki dokumentira vsako dejanje, izvedeno na dokumentih. Ta revizijska sled služi kot zapis za namene skladnosti, notranje revizije in zahteve glede poročanja.

Drugo področje, ki ima lahko veliko koristi od avtomatizacije delovnega toka dokumentov, je kadrovski oddelek. Odličen primer je postopek uvajanja novih zaposlenih, ki pogosto vključuje zamudna opravila, kot so preverjanje preteklosti in ročni vnos podatkov. Z avtomatizacijo delovnega toka dokumentov je mogoče te naloge avtomatizirati, kar zaposlenim v kadrovski službi omogoča, da se osredotočijo na bolj smiselne in privlačne projekte. Ta avtomatizacija ne povečuje le učinkovitosti kadrovske službe, ampak se razširi tudi na druge oddelke, kot so IT, trženje, finance, pravo in prodaja, kar jim omogoča avtomatizacijo rutinskih nalog in povečanje splošne produktivnosti. Z implementacijo avtomatizacije delovnega toka dokumentov lahko kadrovski oddelki poenostavijo svoje delovanje, izboljšajo produktivnost in dodelijo vire bolj strateškim pobudam, ki dodajo vrednost organizaciji.

Upravljanje podatkov o strankah je še eno področje, ki ima koristi od avtomatizacije delovnega toka dokumentov. Z uporabo standardiziranih predlog in izkoriščanjem zahtev API lahko organizacije samodejno vstavijo dinamične informacije o strankah v dokumente. Na primer, ko stranka odda svoje podatke prek spletnega obrazca, se lahko samodejno ustvari predlog z njenimi podatki, vključno s polnim imenom, naslovom, imenom podjetja, kontaktnimi podatki in drugim. Različne predloge je mogoče nastaviti za različne poteke dela in operacije, kar zagotavlja personalizirano in učinkovito ustvarjanje dokumentov na podlagi specifičnih informacij o strankah.

V zdravstveni industriji je najpomembnejše učinkovito vodenje kartotek bolnikov. Avtomatizacija procesa upravljanja dokumentov poenostavi ustvarjanje in vzdrževanje zdravstvenih kartotek, kar ponudnikom zdravstvenih storitev omogoča vrhunsko oskrbo pacientov. Platforme za avtomatizacijo ponujajo varno in centralizirano skladišče za shranjevanje in dostop do zdravstvenih kartotek, informacij o receptih in načrtov zdravljenja, kar zdravstvenim delavcem omogoča zagotavljanje izboljšanih zdravstvenih storitev.

Podobno lahko v izobraževalni industriji avtomatizacija upravljanja dokumentov spremeni administrativne procese in izboljša izkušnjo študentov. Šole in univerze lahko združijo vse evidence študentov, vključno s prepisi, obrazci za registracijo in dokumenti o finančni pomoči, na enem mestu, kar izboljša dostopnost podatkov in zagotovi točnost podatkov. Avtomatizacija tudi pomaga učiteljem pri optimizaciji procesov, kot so ocenjevanje, oddaje nalog in sledenje prisotnosti, kar na koncu izboljša splošno operativno učinkovitost.

Prednosti avtomatizacije poteka dela z dokumenti

Po raziskavi McKinseyja ocenjujejo, da 50% dela je mogoče avtomatizirati in okoli 31% podjetij je že sprejelo avtomatizacijo za vsaj eno od svojih funkcij. To poudarja vse večje priznanje prednosti, ki izhajajo iz avtomatizacije različnih vidikov poslovnih procesov. Povpraševanje po poenostavljeni komunikaciji, učinkovitem dodeljevanju virov in robustnih sistemih IT je dodatno spodbudilo rast svetovnega trga avtomatizacije poslovnih procesov. Projekcije kažejo, da naj bi do leta 2026 ta trg dosegel vrednost $ 19.6 milijarde. To pomeni široko sprejetje tehnologij avtomatizacije za povečanje produktivnosti, zmanjšanje ročnega napora in optimizacijo operativne učinkovitosti v panogah.

Avtomatizacija delovnega toka dokumentov se je razvila iz sistemov za upravljanje dokumentov (DMS), ki so bili razviti v poznih osemdesetih letih. Prvi komercialni izdelek DMS je bil uveden v zgodnjih 1980-ih, predvsem pa se je osredotočal na organizacijo in shranjevanje dokumentov. Ker pa so organizacije prepoznale potrebo po naprednejših funkcionalnostih, so se sistemi DMS razvili tako, da vključujejo funkcije, kot so nadzor različic dokumentov, obsežni varnostni moduli in zmogljivosti poteka dela z dokumenti. Vključitev upravljanja poteka dela v DMS je seveda privedla do izjemne rasti velikosti trga; leta 1990 naj bi svetovni trg za DMS, ki je bil ocenjen na 2021 milijard USD, dosegel impresivno 16.42 milijard s 2029.

Nekatere posebne prednosti avtomatizacije delovnega toka dokumentov vključujejo:

• Hitro ustvarjanje dokumenta: Ročno ustvarjanje dokumentov je naporen in dolgotrajen podvig. Avtomatizacija postopka odpravlja potrebo po ročnem vnosu podatkov in poenostavlja sodelovanje, kar podjetjem omogoča ustvarjanje računov, pogodb in predlogov v minutah namesto v tednih. Na primer, z digitalizacijo procesa dokumentacije je okrožje javnih šol St. Louis skrajšalo čas za pridobivanje osebja s treh tednov na tri ure.
• Zmanjšanje napak: Ročni vnos podatkov lahko privede do osupljivega 40% verjetnost človeških napak, kar povzroča velike tehnične in finančne izzive za organizacije. Avtomatizacija dokumentov zmanjšuje verjetnost napak z avtomatizacijo vnosa podatkov, označevanjem morebitnih napak in preverjanjem podatkov na točki vnosa.
• Boljše sodelovanje: Sodelovanje pri ročnem ustvarjanju dokumentov pogosto vključuje zapleteno sledenje in komunikacijo, kar povzroča napake in zamude. Avtomatizacija dokumentov zagotavlja centralizirano platformo, kjer lahko zainteresirane strani sodelujejo v realnem času, kar skrajša čakalne dobe in minimizira potrebo po dolgih e-poštnih verigah in sestankih.
• Doslednost in jasnost različice: Avtomatizacija dokumentov zagotavlja jasnost glede najnovejše različice dokumenta, ponuja nadzor različic in ohranja doslednost. Avtomatizacija sledi spremembam, prepozna najnovejšo različico in podjetjem omogoča vzpostavitev predlog in standardov za dosledno oblikovanje.
• Varnost podatkov: Ročno ustvarjanje dokumentov predstavlja tveganje kršitev in izgube podatkov. Avtomatizacija dokumentov zagotavlja varno digitalno platformo za ustvarjanje in shranjevanje dokumentov s funkcijami, kot so nadzor dostopa, šifriranje in revizijske sledi, kar zagotavlja zaščito občutljivih informacij.
• Okoljske koristi: Po podatkih EPA povprečni pisarniški delavec ustvari okoli dva kilograma papirja in kartonskih izdelkov dnevno, kar povzroči precejšnje količine pisarniških odpadkov. Pogosti viri odpadkov so tiskarske napake, slabe fotokopije, zastareli zapiski in poročila ter zastarela periodika. Zanimivo je, da papirni odpadki predstavljajo približno 90 % vseh pisarniških odpadkov. Izvedba avtomatizacije pravnih dokumentov morda ne bo popolnoma odpravila papirnih odpadkov, lahko pa znatno vpliva na izboljšanje natančnosti in zmanjšanje napak, ki prispevajo k papirnim odpadkom.
• Izboljšana spodnja vrstica: Avtomatizacija dokumentov prinaša pomembne finančne koristi z zmanjšanjem stroškov, povezanih z ročnimi procesi, vključno s tiskanjem, pošiljanjem po pošti in fizičnim shranjevanjem. Poleg tega avtomatizacija prihrani čas in trud ter osebju omogoča, da se osredotoči na dejavnosti z dodano vrednostjo. Izboljšuje tudi fakturiranje in plačilne postopke ter zagotavlja hitra in točna plačila.

Kako avtomatizirati potek dela dokumentov z Nanonets?

Nanonets je inteligentna programska oprema za avtomatizacijo dokumentov, ki temelji na umetni inteligenci in ponuja vrsto orodij in funkcij za avtomatizacijo postopkov odobritve dokumentov prek delovnih tokov brez kode, ki temeljijo na pravilih. Z Nanoneti lahko ekipe učinkovito upravljajo različne vidike delovnega toka dokumentov, vključno s tem, kako informacije vstopajo in se premikajo skozi delovni tok, kontrolne točke za komentarje in odobritve ter dodeljevanje nalog članom ekipe.

Z Nanoneti lahko podjetja izboljšajo svoje upravljanje poteka dokumentov na več načinov:

Samodejno izvajanje nalog:

• Avtomatizirajte ponavljajoča se opravila, kot sta pridobivanje podatkov in preverjanje veljavnosti znotraj poteka dela, s čimer prihranite čas in zmanjšate ročno delovno obremenitev.
• Vzpostavite pogoje in pravila za racionalizacijo obdelave dokumentov na podlagi določenih vrednosti polj.
• Samodejno razvrstite vhodne dokumente, kot so računi, naročilnice, pogodbe in potrdila, izboljšajte organizacijo in ekstrakcijo podatkov.
• Določite pravice dostopa in zagotovite, da lahko samo pooblaščeno osebje pregleduje ali ureja občutljive dokumente.

Napredna obdelava dokumentov:

• Uporabite napredno tehnologijo OCR za natančno prepoznavanje besedila, številk in znakov iz različnih vrst dokumentov, vključno z rokopisom in strojno natisnjenim besedilom.
• Izkoristite algoritme globokega učenja za razumevanje konteksta podatkov, kar omogoča natančno ekstrakcijo iz kompleksnih in nestrukturiranih dokumentov.
• Prilagodite model tako, da prilagodite pravila ekstrakcije in ga usposobite z uporabo vzorčnih dokumentov, ki omogočajo natančno ekstrakcijo podatkov.

Avtomatizacija poteka dela:

• Z lahkoto ustvarite delovne poteke odobritve z uporabo predlog in prilagodljivih parametrov.
• Določite pregledovalce, pravila in stopnje, da zagotovite učinkovite postopke pregleda in odobritve dokumentov.
• Izvedite definirana pravila na avtopilotu za vsak dokument, kar zmanjša število napak in odpravi ozka grla pri odobritvi.
• Poenostavite sodelovanje in komunikacijo med oddelki, zmanjšajte ozka grla in povečajte splošno produktivnost.

Uporabniku prijazen vmesnik in integracija:

• Izkoristite uporabniku prijazen vmesnik, ki omogoča enostaven pregled in popravljanje ekstrahiranih podatkov, kar zagotavlja točnost podatkov.
• Izvozite ekstrahirane podatke v več formatih, kot so CSV, JSON in Excel, za brezhibno integracijo z drugimi sistemi.
• Uporabite večjezično podporo, ki omogoča ekstrakcijo iz dokumentov, napisanih v različnih jezikih.
• Izkoristite integracijo API-jev za integracijo Nanonetov z obstoječimi orodji in sistemi, kot so računovodska programska oprema, ERP-ji in CRM-ji.

Vpogledi in razširljivost:

• Pridobite dragocene vpoglede s celovitim poročanjem in analitiko, kar omogoča spremljanje uspešnosti in prepoznavanje ozkih grl.
• Nenehno optimizirajte poteke dela na podlagi izboljšav, ki temeljijo na podatkih, da dosežete največjo učinkovitost in produktivnost.
• Izkoristite razširljivost Nanonetov, ki omogočajo učinkovito ravnanje z velikimi količinami dokumentov in podatkov.

Z izkoriščanjem zmogljivosti Nanonetov lahko podjetja poenostavijo upravljanje delovnega toka dokumentov, izboljšajo natančnost, izboljšajo varnost podatkov in dosežejo večjo učinkovitost v svojih procesih, povezanih z dokumenti.

Take Away

Glede na gitnux, uvedba avtomatizacije poteka dela povzroči 88-odstotno izboljšanje točnosti podatkov. Študije so pokazale, da do 72% delavcev meni, da neučinkoviti procesi škodljivo vplivajo na njihovo zadovoljstvo pri delu. V odsotnosti digitalizacije in avtomatizacije se zaposleni pogosto soočajo z večjo stopnjo frustracije, stresa in splošnega nezadovoljstva.

Avtomatizacija poteka dela z dokumenti je transformativna rešitev, ki ponuja številne nesporne prednosti. Z uvedbo avtomatizacije so lahko podjetja priča povečani produktivnosti in prepustnosti, skupaj s pomembnim izboljšanjem točnosti podatkov. Sprejem platforme za avtomatizacijo procesov, ki temelji na pravilih, kot je Nanonets, lahko podjetjem pomaga vzpostaviti centraliziran in poenostavljen proces za ustvarjanje, urejanje in podpisovanje kritičnih dokumentov. Uporabniku prijazen vmesnik omogoča uporabnikom enostavno sledenje in upravljanje vse dokumentacije, s čimer se odpravi zanašanje na zastarele papirnate sisteme.

Če želite odkleniti prednosti avtomatizacije dokumentov in izboljšati operativno uspešnost vaše organizacije, so vam naši strokovnjaki na voljo za svetovanje. Lahko vas popeljejo skozi izjemne funkcije in zmogljivosti Nanonetov ter vam pomagajo ugotoviti, ali ustreza vašim posebnim zahtevam. Ne zamudite priložnosti, da poenostavite procese upravljanja dokumentov in optimizirate potek dela. Izkoristite moč avtomatizacije in spodbudite svoje podjetje k večji učinkovitosti in uspehu.

FAQ

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Opolnomočite se. Dostopite tukaj.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• PlatoESG. Avtomobili/EV, Ogljik, CleanTech, Energija, Okolje, sončna energija, Ravnanje z odpadki. Dostopite tukaj.
• BlockOffsets. Posodobitev okoljskega offset lastništva. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/document-workflow-automation/