Stroški so neizogibni. Vendar se je mogoče izogniti okorni preglednici, uram ročnega vnašanja podatkov in papirnatim računom. Ko gre za izdelavo poročil o stroških in njihovo odobritev, tega nihče ne mara.
Ne glede na to, ali gre za zaposlenega, finančno ekipo, finančnega direktorja ali računovodjo, nihče noče delati težav.
Izdelava poročil o stroških se morda zdi dokaj preprost postopek, vendar je vse prej kot preprost. In če se še vedno zanašate na ročne procese, je to glavobol za vse vpletene. Ne samo, da zapravljate delovne ure za zaposlene, temveč tudi za podjetje, ki dela več napak, podvajanja in izgube produktivnosti.
Čas je, da razmislite tudi o tem, da bi svoje upravljanje stroškov avtomatizirali, da se bo vaše podjetje osvobodilo skrbi ročnih zahtev in odobritev stroškov.
Kaj je avtomatizacija upravljanja stroškov?
Avtomatizacija upravljanja stroškov je avtomatizacija procesov ročnega upravljanja stroškov. Odpravlja potrebo po ročnem zapisovanju stroškov in bolečih vidikih obdelave poročil o stroških.
Ročno ustvarjanje poročil o stroških je lahko za mnoge ljudi zastrašujoče. Če ste jih naredili, veste, kako grozljivo je upravljati in obdelovati ta poročila ob koncu meseca, čemur pravimo »zaključek meseca«, ki so pravzaprav dnevi bolečega vnašanja podatkov in napak.
Podjetja, ki imajo koristi od avtomatiziranega upravljanja stroškov, uporabljajo avtomatizirano programsko opremo in orodja za upravljanje procesa sledenja, beleženja in plačevanja stroškov, ki jih imajo zaposleni zaradi poslovnih zahtev.
Uporaba avtomatiziranih orodij lahko tudi pomaga organizacijam pri pametnem odločanju o porabi. Poleg tega jim lahko pomaga ohranjati odgovornost, saj jim omogoča natančno ravnanje s stroški.
Zakaj avtomatizirati upravljanje stroškov?
Danes podjetja uporabljajo najnovejša orodja in tehnologije, da kar najbolje izkoristijo svoje delo. Vendar pa včasih spregledajo potrebo po avtomatizaciji upravljanja stroškov. Ena raziskava je pokazala, da "43% podjetij uporabljajo ročne postopke za upravljanje poročil o stroških, 46 % pa jih ne spremlja stroškov, povezanih s tem delom.«
Ročni procesi upravljanja stroškov pomenijo veliko papirja in preglednic. To vodi tudi do neučinkovitih, dolgotrajnejših in k napakam nagnjenih procesov. Ročni procesi upravljanja stroškov lahko ovirajo vaše delo.
Potreba po avtomatiziranem upravljanju stroškov ni sam strošek. Številne organizacije, ki porabijo ali nameravajo vlagati v tehnologijo, želijo poenostaviti postopek poročanja o stroških za zaposlene in vodje. Da jih osrečimo in povečamo njihovo produktivnost.
Ključnega pomena je, da podjetja avtomatizirajo svoj proces upravljanja stroškov, tako da lahko tudi sama izkoristijo najnovejše trende in tehnologije. Prav tako lahko avtomatizirano upravljanje stroškov vodi do učinkovitih, manj zamudnih procesov brez napak.
Z avtomatizacijo upravljanja stroškov lahko:
- Prihranite ogromno časa.
- Račune shranite digitalno in takoj.
- Računov vam ni treba hraniti do konca meseca.
Tradicionalni proces upravljanja stroškov
Tradicionalno upravljanje stroškov je sestavljeno iz več dolgotrajnih procesov. Spodaj so navedeni koraki za ročno upravljanje stroškov.
Zahtevke za stroške oddajte posamično
Ko zaposleni kopičijo stroške, zbirajo potrdila o plačilih kot dokaz teh plačil. Vsako četrtletje ali mesečno predložijo posamezne zahteve svojemu vodji ekipe.
Sledite prejemkom in beležite stroške
Zaposleni mora spremljati potrdila o plačilu, račune, izpiske kreditnih kartic in druge dokumente za predložitev zahtevkov za stroške.
Predložite zahteve za povračilo
Zaposleni morajo izpolniti vse podrobnosti o stroških v preglednico skupaj z beležkami in potrdili. Zatem mora delavec vodji predložiti zahtevek za povračilo, da se izplačilo odobri.
Nekatera podjetja od zaposlenih zahtevajo tedensko izpolnjevanje poročil o stroških, druga pa četrtletna ali mesečna poročila.
Odobritev upravitelja
Prihaja del, ki je lahko za mnoge menedžerje grozen. Ko zaposleni predloži zahtevek za stroške z verodostojnimi beležkami in potrdili, si mora vodja vzeti čas, da te zahteve za stroške podrobno pregleda.
Upravitelj mora zagotoviti, da so predloženi zahtevki za stroške verodostojni in točni. To vzame veliko časa. Če so zahteve sprejete, se pošljejo naprej v stroškovno obdelavo in plačilo. Vendar se neodobrene zahteve za stroške pošljejo nazaj zaposlenemu v pregled in revizijo.
Obdelava stroškov
Če so zahtevki za stroške sprejeti, se posredujejo računovodski ekipi za namene plačila in revizije.
plačilo
Ko vodja in računi odobrijo stroške in zahtevke, se izplačilo izvede zaposlenemu. Obdelava povračila lahko traja nekaj dni. Ko pride, ga zaposleni prejme v obliki čeka, neposrednega pologa na račune ali denarnega povračila.
Računovodstvo in revizija
Ko so stroški odobreni in so povračila izvedena, se stroški evidentirajo v računovodskem sistemu podjetja za namene računovodstva in revizije.
Tradicionalno upravljanje stroškov je običajno počasen proces in ima lahko več negativnih učinkov. Nekateri od njih so naslednji.
Ogroženi odnosi med podjetjem in zaposlenimi
Počasni postopki izplačevanja povračil prav tako ogrožajo odnose med zaposlenimi in podjetjem. Ko se zaposleni soočajo s težavami ali zamudami pri povračilu stroškov, je večja verjetnost, da se bodo preusmerili k tistim organizacijam, ki imajo boljše procese upravljanja stroškov.
Glede na raziskavo PwC, 76% zaposlenih pod stresom bodo verjetno pritegnila podjetja, ki bolj skrbijo za njihovo finančno blaginjo.
Krši osebne finance zaposlenih
Počasno izplačilo povračil daje zaposlenim občutek, da njihovi organizaciji ni mar za njihove osebne finance. Ne samo, da je ogrožen odnos med podjetjem in zaposlenim, ampak se tudi zaposleni soočajo s težavami z denarnim tokom zaradi počasnega povračila stroškov.
Glede na poročilo: "2 od 5 zaposlenih sta imela težave z denarnim tokom zaradi počasnega povračila stroškov."
Na primer, zaposleni porabi svoj denar za kritje stroškov na službenem potovanju. Zdaj morajo na izplačilo povračila čakati še dolgo. Medtem so njihove osebne finance motene, saj bodo morda morali s tem plačilom plačati najemnino ali druge račune.
Manj produktivni zaposleni
Zaposleni, ki se soočajo s finančnimi težavami, so pri delu manj produktivni. Počasno povračilo lahko povzroči finančni stres med zaposlenimi, kar lahko škodi njihovi produktivnosti.
Po podatkih Global Business Travel Association traja 20 minut za izpolnitev posameznega poročila o stroških.
To lahko zaposlenim odvzame čas od osnovnih odgovornosti in povzroči manjšo produktivnost v celotni organizaciji.
Da bi se izognili tem negativnim vplivom v celotni organizaciji, mora vaša organizacija imeti avtomatiziran proces upravljanja stroškov. Tradicionalni procesi upravljanja stroškov so zdaj zastareli.
Čas je, da preskočite tiste počasne, tipične postopke povračil in zagotovite avtomatizacijo upravljanja stroškov v vaši organizaciji.
Tradicionalni v primerjavi z avtomatiziranimi sredstvi za upravljanje stroškov
Ljudje pravijo, da je zlato staro. Toda včasih v mnogih primerih ni res. Če govorimo o avtomatiziranem upravljanju stroškov, ima več funkcij in prednosti pred tradicionalnim upravljanjem stroškov.
Tradicionalno upravljanje stroškov |
Avtomatsko upravljanje stroškov |
Zaposleni morajo urediti papirologijo ali izdelati preglednice za predložitev zahtevkov za stroške. |
Za oddajo zahtevkov za stroške vam ni treba urejati papirologije ali delati preglednic. |
Zbirajte in zbirajte potrdila in račune do konca meseca za dokazilo o stroških. |
Potrdila in račune je mogoče prijaviti v sistem takoj, ko so izdelani za dokazilo o stroških. |
Počakajte dlje časa, da upravitelj odobri ali zavrne zahteve za stroške. |
Zahtevki so lahko odobreni ali zavrnjeni v trenutku, ko so predloženi v sistem z dokazilom. |
Dolgotrajen proces tako za zaposlene kot za vodje. |
Zahteva zelo manj časa in truda. |
Lahko vpliva na proračun podjetja. |
Preverjanje stroškov v realnem času omogoča podjetjem upravljanje proračuna in porabe |
Produktivnost je ogrožena |
Povečana produktivnost zaposlenih in menedžerjev. |
Prednosti avtomatiziranega upravljanja stroškov
Kar zadeva avtomatizacijo upravljanja stroškov, imamo številne prednosti. Nekaj ugodnosti je navedenih spodaj.
Manj napak
Ko so poročila o stroških vnesena ročno, obstaja možnost številnih napak. Po podatkih Global Business Travel Association obstaja a 19% možnost poročil o stroških z napakami.
Z uporabo avtomatiziranih sistemov za vodenje stroškov ni potrebe po ročnem vnosu podatkov. Posledica tega je manj napak in tudi znatni prihranki stroškov.
Srečni zaposleni
Pravočasno povračilo lahko privede do zadovoljnih zaposlenih. Za zaposlene je lahko grozljivo, ko morajo ročno vnašati poročila o stroških in nato čakati dneve, včasih tedne, da dobijo povrnjene stroške.
S pravočasnimi odobritvami se zavedajo, da organizacija skrbi za njihove finančne potrebe.
Povečana produktivnost
Srečnejši zaposleni pomenijo večjo produktivnost v organizaciji. Nihče ne izgubi časa, ko so na voljo procesi upravljanja stroškov, ki so enostavni za uporabo. Potreba po porabi dragocenih delovnih ur za mučno sečnjo in proces poročil o stroških je zmanjšana, s čimer se poveča produktivnost pri delu.
Avtomatizirano upravljanje stroškov poveča produktivnost tako za zaposlene kot za finančne menedžerje.
Vpogled v porabo v realnem času
Avtomatsko upravljanje stroškov vam omogoča sledenje nakupom v organizaciji v realnem času. Lahko si ogledate stroške celotne organizacije ali posameznega zaposlenega.
To vam ne pomaga samo pri upravljanju denarnega toka, ampak tudi sprejema informirane in pravočasne odločitve na podlagi vašega preostalega proračuna.
Hitrejše zahteve in odobritve stroškov
Upravitelj lahko z avtomatizacijo upravljanja stroškov takoj prejme in izboljša zahteve za stroške. Prav tako ni izgubljanja časa s papirologijo in ustvarjanjem preglednic.
Značilnosti avtomatiziranih rešitev za upravljanje stroškov
Postopek avtomatiziranega upravljanja stroškov poteka gladko, če imate na voljo ustrezna orodja in rešitve. Spodaj je navedenih nekaj ključnih značilnosti avtomatiziranih rešitev za upravljanje stroškov.
Enostaven za uporabo
Avtomatizirane rešitve za upravljanje stroškov morajo biti enostavne za uporabo in nastavitev. Na voljo je veliko rešitev, vendar imajo zapletene vmesnike in za njihovo uporabo morate dodeliti člana ekipe s polnim delovnim časom.
Nastavitev nekaterih rešitev lahko traja več mesecev. Vendar so boljše rešitve vedno enostavne za uporabo in ne zahtevajo veliko truda.
Prilagodljiv
Ne glede na to, ali gre za rešitve za upravljanje primerov ali avtomatizirano upravljanje stroškov, imajo funkcije, ki jih lahko rastejo z rastjo vašega podjetja. Poleg tega je preprosto dodajanje in odstranjevanje uporabnikov s prilagodljivo rešitvijo za samodejno upravljanje stroškov.
Za poenostavitev postopka arhiviranja avtomatizirane rešitve organizacijam olajšajo samodejno pridobivanje podatkov, kot so stroški, napitnine, davki, druge informacije itd.
Različne ravni dovoljenj
V avtomatizirani programski opremi za upravljanje stroškov bo en lastnik računa, vendar pa bodo vodje ekip lahko odobrili ali zavrnili zahteve za stroške za porabo svoje ekipe. Prav tako bodo zaposleni lahko oddali zahtevke za stroške.
Vgrajena nadzorna plošča za zahteve in odobritve
Te rešitve imajo vgrajeno nadzorno ploščo za uporabnike, tako da lahko podajajo zahteve in odobritve na podlagi svoje oznake. Prav tako si lahko skrbniki in finančni menedžerji kadar koli preprosto ogledajo in odobrijo zahteve.
Boljše računovodske integracije
Avtomatizirane rešitve za upravljanje stroškov vam omogočajo neposredno integracijo v druge centralne finančne ali računovodske sisteme podjetja. Ni potrebe po kopiranju/lepljenju z avtomatizacijo upravljanja stroškov.
Stroški dokazujejo
Avtomatizirana programska oprema vsebuje dokumentirana dokazila o stroških za vse prodaje in nakupe v primeru revizije.
Podatkovna poročila
Podatkovna poročila in vpogledi so prisotni v teh rešitvah, da lahko podjetja spremljajo svojo porabo in proračun.
Izbira prave programske opreme za avtomatizirano upravljanje stroškov
Izbira prave programske opreme za samodejno upravljanje stroškov sploh ni enostavna. Ker je na voljo toliko možnosti, boste v zadregi, katero programsko opremo izbrati za svoje podjetje. Različne organizacije imajo različne zahteve in potek dela, ko gre za upravljanje stroškov.
Rešitev morate izbrati glede na vaše zahteve in velikost vašega podjetja. Pri iskanju programske opreme za samodejno upravljanje stroškov je treba upoštevati nekaj dejavnikov.
Dejavniki, ki jih je treba upoštevati, preden se odločite za avtomatizirano upravljanje stroškov
prilagodljivost
Ko izbirate avtomatizirano rešitev, poiščite orodje, ki je prilagodljivo. Biti mora prilagodljiv in prilagodljiv glede na zahteve in zahteve vašega podjetja. Nekatere rešitve vam omogočajo oblikovanje in prilagajanje lastnih kartic ter nastavitev meja.
Varnost
Ko ustvarjate stroške na toliko različnih ravneh, lahko postane varnost denarja podjetja kritična. Ključnega pomena je, da se odločite za avtomatizirano rešitev za upravljanje stroškov, ki nudi popolno varnost v realnem času za vaše procese upravljanja stroškov.
Enostavna integracija
Drug dejavnik, ki ga je treba upoštevati pri izbiri avtomatizirane rešitve, je njena integracija. Programska oprema, ki jo izberete, se mora integrirati z obstoječim sistemom za gladek prehod.
Pogled v realnem času
Preverjanja v sistemu za upravljanje stroškov v realnem času omogočajo podjetju, da sledi porabi v skladu s svojim proračunom in tudi goljufivim zahtevkom.
To je bilo nekaj dejavnikov, ki jih morate upoštevati, ko iščete programsko opremo za samodejno upravljanje stroškov. Prav tako se boste naučili, da ni vsaka rešitev prava za vaše podjetje in niso vse enake.
Poiščite rešitev, ki ponuja prilagodljivost in varnost, odpravlja papir ter sledi in beleži stroške. Potrebovali boste tudi rešitev, ki ponuja funkcionalnost v skladu z vašimi zahtevami in jo je mogoče prilagoditi.
- Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
- vir: https://nanonets.com/blog/what-is-expense-management-automation/
- : je
- $GOR
- a
- Sposobna
- O meni
- Po
- Račun
- odgovornost
- računovodstvo
- računi
- Akumulirajte
- natančna
- natančno
- čez
- dejansko
- administratorji
- po
- vsi
- Dovoli
- omogoča
- vedno
- med
- zneski
- in
- odobri
- odobren
- SE
- AS
- vidiki
- povezan
- Združenje
- At
- privlači
- Revizija
- revidiranje
- Avtentična
- avtomatizirati
- Avtomatizirano
- Samodejno
- Avtomatizacija
- Na voljo
- izognili
- nazaj
- temeljijo
- Osnova
- BE
- postanejo
- pred
- počutje
- spodaj
- koristi
- Prednosti
- Boljše
- Računov
- Meje
- proračun
- vgrajeno
- poslovni
- podjetja
- by
- klic
- CAN
- kartice
- Kartice
- ki
- primeru
- primeri
- Denar
- denarni tok
- Vzrok
- povzroča
- Osrednji
- cfo
- priložnost
- kvote
- preverjanje
- Pregledi
- Izberite
- izbiri
- terjatve
- zbiranje
- COM
- Podjetja
- podjetje
- Podjetja
- kompleksna
- Kompromis
- Ogroženo
- zmeden
- Razmislite
- Vsebuje
- Core
- strošek
- prihranki pri stroških
- stroški
- Ustvarjanje
- kredit
- kreditne kartice
- kritično
- ključnega pomena
- prilagodljiv
- prilagodite
- Armaturna plošča
- datum
- vnos podatkov
- Dnevi
- odločitve
- zamude
- zahteve
- depozit
- Oblikovanje
- imenovanje
- Podatki
- drugačen
- digitalno
- neposredna
- Dokumenti
- Ne
- dont
- vsak
- enostavno
- enostaven za uporabo
- učinkovite
- prizadevanje
- bodisi
- odpravlja
- Zaposlen
- Zaposleni
- okrepljeno
- Vnesite
- vneseno
- Celotna
- Vpis
- napake
- itd
- Tudi vsak
- vsi
- Primer
- obstoječih
- obstoječi sistem
- Stroški
- izkušen
- oči
- Obraz
- olajšati
- dejavniki
- pošteno
- Lastnosti
- Nekaj
- file
- Vložitev
- izpolnite
- financiranje
- Finance
- finančna
- finančno blaginjo
- prilagodljivost
- Pretok
- sledi
- za
- Forbes
- obrazec
- goljufiva
- brezplačno
- iz
- polnopravni
- funkcionalnost
- nadalje
- dobili
- dana
- Globalno
- globalno poslovanje
- Go
- dogaja
- Gold
- Grow
- raste
- ročaj
- srečna
- Imajo
- pomoč
- Pomaga
- ovira
- URE
- Kako
- Vendar
- HTML
- HTTPS
- HubSpot
- velika
- takoj
- Vplivi
- izboljšanje
- in
- Poveča
- narašča
- individualna
- neučinkovit
- Podatki
- obvestila
- vpogledi
- integrirati
- integracija
- integracije
- vmesniki
- Invest
- vključeni
- Vprašanja
- IT
- ITS
- sam
- Imejte
- Ključne
- Vedite
- Zadnji
- vodi
- Interesenti
- UČITE
- ravni
- Verjeten
- Long
- dolgo časa
- več
- Poglej
- si
- off
- Sklop
- je
- vzdrževati
- Znamka
- IZDELA
- Izdelava
- upravljanje
- upravljanje
- Rešitev upravljanja
- upravitelj
- Vodje
- Navodilo
- ročno
- več
- veliko ljudi
- pomeni
- Medtem
- član
- morda
- Minute
- napake
- Trenutek
- Denar
- mesec
- mesečno
- mesecev
- več
- Poleg tega
- Najbolj
- Nimate
- potrebe
- negativna
- Številka
- of
- Ponudbe
- Staro
- on
- ONE
- možnosti
- Da
- Organizacija
- organizacije
- Ostalo
- drugi
- lastne
- Lastnik
- boleče
- Papir
- dokumentacijo
- del
- Plačajte
- plačilna
- Plačilo
- Plačila
- ljudje
- Obdobje
- Dovoljenje
- Osebni
- Kraj
- načrtovanje
- platon
- Platonova podatkovna inteligenca
- PlatoData
- predstaviti
- Težave
- Postopek
- Procesi
- obravnavati
- produktivno
- produktivnost
- dokazilo
- dokazov
- nakupi
- namene
- PWC
- v realnem času
- uresničitev
- prejemki
- prejeti
- prejetih
- zapis
- Snemanje
- evidence
- Razmerje
- Razmerja
- Preostalih
- odstrani
- Najem
- poročilo
- Poročanje
- Poročila
- zahteva
- zahteva
- zahteva
- Zahteve
- odgovornosti
- povzroči
- Rezultati
- pregleda
- s
- prodaja
- Enako
- Prihranki
- razširljive
- varnost
- nastavite
- več
- premik
- shouldnt
- pomemben
- Enostavno
- poenostavitev
- sam
- Velikosti
- počasi
- So
- Software
- Rešitev
- rešitve
- nekaj
- preživeti
- Poraba
- Spreadsheet
- Izjave
- Koraki
- Še vedno
- naravnost
- stres
- predloži
- predložen
- taka
- Anketa
- sistem
- sistemi
- Bodite
- meni
- Pogovor
- davki
- skupina
- Tehnologije
- Tehnologija
- da
- O
- njihove
- Njih
- te
- čas
- zamudno
- nasveti
- do
- orodje
- orodja
- sledenje
- Sledenje
- tradicionalna
- Prehod
- potovanja
- Trends
- Izlet
- Res
- OBRAT
- tipičen
- tipično
- uporaba
- Uporabniki
- dragocene
- Poglej
- vidljivost
- vs
- Počakaj
- Odpadki
- Tedenski
- Weeks
- Kaj
- Kaj je
- ki
- medtem
- WHO
- bo
- z
- delo
- deluje
- Vi
- Vaša rutina za
- zefirnet