Kaj je obdelava računov? – Pojasnjena obdelava računov

Obdelava računov ali obdelava računov je celotna paleta operacij, povezanih s poslovnim namenom (nenamerno besedna igra) nakupa izdelkov/storitev od prodajalca.

Naj se sliši še tako preprosto – prejmi račun, preveri pravilnost, plačaj račun, zaključi transakcijo – obdelava računa v večini primerov ni poenostavljen potek dela. Vsaka zamuda ali motnja v tem procesu lahko negativno vpliva na vaše odnose z dobavitelji in ovira pravočasno dostavo storitev, zalog in materialov.

Poglejmo, kako in kako se obdelujejo računi AP avtomatizacija pomaga racionalizirati upravljanje računov pomagati podjetjem pri učinkovitejšem delovanju.

Kaj je obdelava računov?

Obdelava računov je potek dela, ki mu sledi skupina za obračunavanje obveznosti od trenutka, ko prejme račun dobavitelja. Zajema vse korake od prejema prodajalčevega računa do evidentiranja plačila po ustreznih preverjanjih in odobritvah.

Račun je mogoče obdelati za plačilo šele, ko počisti vse korake obdelave računa. Tu so podrobni koraki obdelave računa:

Potek dela za obdelavo računov

• Zbirajte in organizirajte račune, poslane prek več kanalov: po e-pošti, po pošti itd.
• Zajemite podatke o računih, dodelite šifre glavne knjige in povežite podatke o računih s spremnimi dokumenti (PO ali potrdili).
  • v primeru neskladja se račun vrne prodajalcu.
• Pošljite račune pooblaščenim odobriteljem, da jih odobrijo ali zavrnejo na podlagi notranjih pravilnikov o porabi.
• Nastavite plačila prek bančnega nakazila, ACH ali preverite odobrene račune.
• Zabeležite plačilo v svojem ERP ali računovodskem programu.

Poenostavljen potek obdelave računov je ključnega pomena za prepoznavanje obveznosti do dobaviteljev in optimizacijo denarnega toka za izpolnitev veljavnih plačil.

Kako obdelati račune?

V srednje velikih in velikih podjetjih je obdelava računov del postopka plačilnih računov (AP). Postopek upravljanje računov ni pomembna samo za organizacijo denarnega toka, temveč tudi za ravnanje s prodajalci in dobavitelji, da se zagotovi pravočasna nabava.

Običajna obdelava računa vključuje naslednje osnovne korake:

• Ocena računa, prejetega od prodajalca: Račun je najprej prejet od prodajalca za izdelek ali storitev, ki je bila običajno naročena z naročilnico (PO). Osebje, ki obdeluje račune za obveznosti, evidentira račun v poslovnih knjigah z identifikacijsko kodo (koda glavne knjige ali GL).
• Ujemanje računa: Podatki na računu, vključno z vrsto naročenega izdelka/storitve, dogovorjeno ceno, datumom dobave itd., se primerjajo z originalno naročilnico. V primeru, da je račun izstavljen po dobavi izdelka/storitve, se podatki na računu uskladijo tudi s podatki na potrdilu o dostavi. Ta »ttrismerno ujemanje” obravnava vprašanja, kot so:

o Ali se plačilni pogoji ujemajo?

o Ali so vključeni kakšni obljubljeni popusti?

o Ali je bil račun šifriran na ustrezne konte stroškov?

o Ali obstajajo težave z uspešnostjo po prejemu, ki upravičujejo zadržanje plačila?

• Preverjanje neskladij: Vsako neskladje v podatkih računa je označeno kot izjema. Osebje AP nato stopi v stik s prodajalcem in zadevnim oddelkom v podjetju, da odpravi napako/neskladje. Ko je izjema odpravljena, prodajalec znova izda račun in postopek ujemanja računov se ponovi.
• Prejmite ustrezno avtorizacijo in odobritve: Odvisno od politik podjetja je račun posredovan različnim nivojem upravljanja v preverjanje in odobritev. Število in narava potrebnih odobritev sta odvisna od politike in velikosti podjetja. Drugi dejavniki vključujejo oddelke, vključene v proces pridobivanja virov in nabave, vrsto izdelka in znesek računa. Nekatera podjetja lahko na primer zahtevajo odobritve na ravni vodstva za vrednosti računov, ki so višje od določenega praga.
• Avtoriziraj plačilo računa: Po vseh stopnjah odobritve je račun plačan v skladu s pogoji, ki so bili dogovorjeni s prodajalcem. Plačilo je lahko odgovornost oddelka AP, finančnega oddelka ali nabavnega oddelka, odvisno od poslovne strukture. Plačilo se obdela kot čeki, bančna nakazila ali drugi načini v skladu z vnaprej določenimi pogoji.
• Zaključek transakcije: Ko je plačilo opravljeno, se določena sled računa zapre in transakcija se zabeleži kot dokončana. Podatki o računu in plačilu so arhivirani v GL za prihodnje revizije.

Želite avtomatizirati svoje ročne procese AP? Rezervirajte 30-minutno predstavitev v živo in si oglejte, kako lahko Nanonets vaši ekipi pomaga pri implementaciji od konca do konca AP avtomatizacija.

Izzivi pri obdelavi računov

1. Zamujeni ali izgubljeni računi

To je težava, ko ima podjetje vsakodnevno opravka z več prodajalci in številnimi računi. Težavo še poslabša dejstvo, da je mogoče račune prejeti v različnih oblikah – kot tiskane kopije, skenirane pdf-je, datoteke za obdelavo besedila itd. Upravljanje s temi različnimi oblikami računov, ki jih prejme ob različnih časih in jih pogosto različno osebje, postane zahtevno. .

Zgrešeni računi povzročajo zamude pri plačilih in s tem povezane kazni, napete odnose s prodajalci, zamude pri delovanju in težave z revizijo.

2. Neujemajoči se ali manjkajoči podatki

Račun vsebuje kritične podatke, kot so ID podjetja, davčne informacije, dobavljena storitev/izdelek, cena, status dostave itd. Če so računi v različnih oblikah, postane okorno, če ne nemogoče, preveriti vse veljavne podatke na njih. Nekatere napake, ki jih je zlahka spregledati, vključujejo:

– Uporaba napačnega imena stranke

– Izdelkov/storitev ni jasno razčlenjeno

– Ne ustreza zahtevani znamki

– Računske napake

– Ne uporabljate prave valute

– Brez omembe roka

– Da ne omenjam popustov ali kazni

– Napake davčnih stopenj

Glede na Ardent Partners, je skoraj četrtina vseh računov označenih za izjeme, ki jih mora obravnavati osebje za obdelavo računov za obveznosti. Napake na računih povzročajo tako denarne kot časovne izgube.

Bilo je poročali da samo bolnišnice zaradi napak pri zaračunavanju izgubijo približno 68 milijard dolarjev na leto. Napake v papirnih računih je precej drago odpraviti – popravek podatkov na računih lahko stane $53.50 povprečno na račun!

Težave, povezane z ročno obdelavo računov, prispevajo k več kot 30 % stroškov ekipe AP. Preverjanje točnosti prav tako vzame ogromno časa in če se ugotovi, da je neustrezno ali napačno, bi sprožena izjema potrebovala več časa za razrešitev. Takšne zamude pri obdelavi računov vplivajo na urnike plačil. Skoraj 1 od 5 podjetij izgubite zaradi ugodnih pogojev in znižanih stopenj zaradi zamud pri plačilih prodajalca.

3. Neznano stanje računa

Trenutni status računa v njegovi shemi obdelave je pogosto neznan, zlasti če je v proces vključenih veliko zainteresiranih strani. Kje je? Kdo ga je odobril? Kaj še potrebuje? Kdaj bo plačilo? To so vprašanja, ki se pogosto pojavljajo zaradi pomanjkanja preglednosti.

4. Napake pri usmerjanju računov

Morda je več prodajalcev, ki podjetju dnevno izdajo veliko računov. Po predhodnem preverjanju skupina za obdelavo računov AP razvrsti vsak račun v čakalno vrsto za usmerjanje. Tudi najučinkovitejši strokovnjak za AP lahko naredi napako pri usmerjanju računa. Ko je račun napačno preusmerjen, gre skozi nepotrebne korake – izguba časa in človeškega truda. Ta scenarij »velikega dotika« je še posebej stresen, zlasti ko mora ekipa AP občasno zapirati knjige. Torej, čeprav so skupine za obračunavanje obveznosti oblikovane za izboljšanje pridobivanje virov in nabava procesa, bi lahko v resnici porabili nenormalno veliko časa za lovljenje računov skozi zapleteno pot odobritve in odpravljanje posledičnih napak, ki se pojavijo v verigi.

Praktične posledice težav pri obdelavi računov

Problemi tradicionalnega proces upravljanja faktur, navedene v prejšnjem razdelku, imajo lahko resne posledice za produktivnost in donosnost podjetja:

• Izguba učinkovitosti in produktivnosti: preverjanje računa, obravnavanje napak in izjem, sledenje njegovemu poteku, pridobivanje odobritev in plačilo računa so dolgotrajni procesi. Čas, »zapravljen« za takšne naloge, bi bilo bolje porabiti za naloge, ki prispevajo k vrednosti podjetja. Ponavljajoče se naloge, povezane z obdelavo računov, lahko zadušijo produktivnost organizacije.
• Morala in kultura zaposlenih: 60 % osebja AP domnevno menijo, da je obdelava računov najbolj prezrto opravilo njihove službe – nezadovoljstvo z več kot polovico njihovih služb povzroča izgubo morale in navdušenja med delavci. Naravno je, da zaposleni iskanje čas, ki ga porabijo za zanimive vidike njihovega dela, se nagrajuje. Tako lahko zmanjšanje vsakdanjih opravil v procesu obdelave računov in povečanje časa, porabljenega za zahtevne in zanimive vidike dela zaposlenega, poveča zadovoljstvo pri delu in s tem obdržanje zaposlenih.
• Naraščajoče obveznosti: Zamude, ki nastanejo pri delovnem toku obdelave računov, lahko povzročijo neukrepljive račune. To lahko sčasoma privede do nakopičenih obveznosti, naraščajočega pritiska v revizijskih obdobjih in neskladnosti. Vse to vpliva na rezultat.
• Ranljivost za goljufije: Nekatere goljufije, do katerih pride v postopku fakturiranja, vključujejo goljufije tretjih oseb, napačno zaračunavanje dela, podvojena plačila in druge notranje napake. Goljufije z računi se lahko kažejo kot neobičajni obseg računov, neskladje med dostavljenim izdelkom/storitvijo in specifikacijami računa, neskladja med naročilnico in računom ter dvomljivo vedenje zaposlenih. Ročna obdelava računov je lahko dolgočasna in povzroča duševno letargijo. Zaradi tega lahko pri preverjanju računov za napake in težave s podatki zgrešijo goljufije. To še posebej velja v času krize. Na primer pandemija Covid-19 domnevno povečal pojavnost goljufij z računi v letu 2020. Goljufije z računi je težko ročno odkriti, zlasti kadar je obseg poslovanja velik.
• Decentralizirana obdelava računov: odsotnost doslednega ali kohezivnega delovnega toka upravljanja računov lahko povzroči razdrobljene procese, kar lahko ovira centralizirano preglednost in upravljanje.
• Ovire za povečevanje: Ko podjetje raste, postane ročna obdelava računov okorna. Tako nadaljnje ohranjanje tistega, kar domnevno deluje pri majhni postavitvi, ovira širitev in potencial za obseg. Končni cilj vsakega podjetja ni ohranjanje statusa quo, ampak rast!

Nastavite delovne poteke AP brez dotika in poenostavite postopek obračunavanja obveznosti v nekaj sekundah. Rezervirajte 30-minutno predstavitev v živo zdaj.

Avtomatizirana obdelava računov

Avtomatizacija obdelave računov ponuja jasno rešitev za večino, če ne za vse težave, povezane s tem ročnim procesom. Opozorilo »če ne vse« nastane zaradi manjše potrebe po ročnem posegu v nekaterih fazah. Kljub temu lahko avtomatizacija mnogih ponavljajočih se nalog v procesu prihrani čas, prihrani denar, ohrani moralo zaposlenih in ohrani dobre odnose s prodajalci.

Popolnoma brezkontaktno usmerjanje računov – avtomatska obdelava računov od prejema do zaključka, brez ročnega posredovanja – je še vedno redko. A Raziskava izveden med osebjem, vključenim v procese AP, kaže veliko podporo avtomatizaciji večine ročnih opravil.

Nekatere posebne prednosti avtomatizacije nekaterih ali večine opravil delovnega toka obdelave računov so:

• Skladnost podatkov: orodja za samodejno obdelavo računov pogosto vključujejo orodja za samodejno pridobivanje podatkov, ki lahko iz računov izvlečejo ustrezne podatke in jih shranijo v standardizirani obliki, ki bi pomagala pri poznejših preverjanjih in odobritvah. Veliko orodij za obdelavo računov ima vgrajene module OCR, ki lahko iz računov izvlečejo ustrezne podatke. Omogočeno z AI orodja za upravljanje računov kot je Nanonets, je mogoče usposobiti za pridobivanje specifičnih podatkov iz različnih formatov računov.
• Hitrejše trismerno ujemanje: avtomatizirane trismerne primerjave računa z naročilnico in potrdilom o prejemu so hitrejše od ročnih preverjanj, saj so vsi podatki, ki se nanašajo na transakcijo, digitalno shranjeni na istem mestu in jih je mogoče enostavno primerjati bodisi vizualno bodisi prek umetne inteligence. programsko opremo. Avtomatizirane poteke dela za obdelavo računov je mogoče integrirati z bazami podatkov in drugimi računovodskimi sistemi za samodejno ujemanje brez človeškega posredovanja.
• Poenostavljene odobritve: samodejni prehod računa iz ene faze v drugo in nastavitev opomnikov za odobritev lahko prepreči zamude pri obdelavi računa. Vključitev nepredvidenih dogodkov in opomnikov v potek dela lahko odpravi ozka grla. Integracija elektronskega podpisa in digitalnih obrazcev lahko omogoči sprotne odobritve različnih udeležencev procesa, tako da fizična odsotnost v pisarni ne zadrži postopka odobritve.
• Transparentnost procesa: Večnivojski dostop do podatkov in centralizirano shranjevanje podatkov lahko omogočita preglednost. Avtomatizacija obdelave računov ustvarja tudi revizijsko sled za sledenje napredka računa po kontrolnih točkah.
• Varnost podatkov: Digitalizacija podatkov o računih lahko prepreči izgubo informacij, ki je običajno povezana s fizičnim premikanjem dokumenta za preverjanje in odobritev. Avtomatizacija lahko omogoči tudi integracijo delovnega toka upravljanja računov s procesom podjetja sistem za upravljanje dokumentov in druga knjigovodska orodja za namene revizije in arhiviranja. Pomaga tudi pri skladnosti s predpisi.
• Boljša poslovna inteligenca: avtomatizirano upravljanje računov lahko omogoči enostaven dostop in oceno podatkov o nakupih in porabi, s čimer omogoči boljšo analitiko in sprejemanje odločitev.
• Vzdrževanje odnosov s prodajalci: Odsotnost zamud in organizirano upravljanje računov ima za posledico pravočasna plačila, boljšo komunikacijo s prodajalci in s tem produktivne odnose s prodajalci.
• Odprava goljufij: Avtomatizacija delovnih tokov za odobritev računov lahko odpravi goljufije s postavitvijo preverjanj v delovni tok in povečanjem vidnosti. Nepravilnosti se lahko samodejno označijo med avtomatsko trojno dvoboj. Preverjanje elektronskega podpisa lahko prepreči notranje/zunanje goljufije in s tem povezane izgube.

AP procesi, ki so primerni za avtomatizacijo

Nekateri koraki obdelave računov, ki bi jim koristila avtomatizacija, so:

• Prejem računa: Glede na to, da prejemamo različne formate računov od različnih prodajalcev, bi samodejno zaznavanje različnih relevantnih polj na računu pripomoglo k digitalizaciji računa in boljšemu upravljanju podatkov. Tukaj pridejo prav orodja za OCR.
• Preverjanje računov: Preprosto je nastaviti pravila za preverjanje celovitosti in popolnosti podatkov na računih. Polnjenje različnih po meri izdelanih polj v zbirki podatkov o računih lahko pomaga pri odkrivanju nepopolnih ali manjkajočih informacij.
• Trosmerno ujemanje: računi se pogosto dvignejo kot odgovor na naročilnico in so pogosto povezani s potrdilom o prejemu. Ti trije dokumenti bi bili povezani s skupno številko PO. Avtomatsko ujemanje računov, naročilnic in potrdil bo pospešilo postopek preverjanja in brez zamud premaknilo račun na naslednjo raven.
• Obravnava izjem: Izjeme in robni primeri pri upravljanju računov niso neobičajni. Do robnih primerov lahko pride zaradi sprememb časovnega pasu, večkratnih ponavljajočih se bremenitev, retroaktivnih prilagoditev cen in spremenljivih dolžin mesecev. Nekatera programska oprema, zlasti tista, ki jo poganja umetna inteligenca, kot je nanonet, lahko obravnava te robne primere, medtem ko nekatere zahtevajo različne ravni človeškega posredovanja.
• Postopek odobritve: Digitalne račune je mogoče samodejno premikati po hierarhiji upravljanja za odobritve. Nastavitev opomnikov lahko pomaga tudi pri pospeševanju postopka fakturiranja.
• Plačilo: Digitalna plačila (bančno nakazilo itd.) je mogoče vgraditi v programsko opremo, da se omogoči samodejno plačilo prodajalcu, ko so prejete vse odobritve.
• Analitika: Avtomatizacija lahko omogoči oceno in analizo vzorcev porabe in odnosov s prodajalci, kar bi lahko pomagalo pri popravkih tečajev in produktivnih poslovnih odločitvah. Sistemi, ki temeljijo na AI, bi omogočili boljšo analitiko z več usposabljanja z računi.

Rezervirajte to 30-minutno predstavitev v živo, da bo to zadnjič, ko boste morali ročno vnašati podatke iz računov ali potrdil v programsko opremo ERP.

Nanoneti za inteligentno obdelavo računov

Nanonets je programska oprema, ki temelji na umetni inteligenci in jo lahko uporabite za avtomatizacijo in poenostavitev korakov obdelave računov v vašem podjetju.

Podatke je mogoče zajeti brez napak iz različnih vrst datotek računov. Motor AI Nanonetov je mogoče usposobiti z dejanskimi računi, brez potrebe po kodiranju, zaradi česar je prilagodljiv podjetju.  

Ima tudi vgrajene najsodobnejše algoritme in močno infrastrukturo za večstopenjske odobritve. Programsko opremo Nanonets za obdelavo računov je mogoče integrirati z drugimi sistemi, kot je zbirka podatkov Mysql, QuickBooks ali Salesforce, in je neodvisna od platforme. Je natančen in razširljiv, prihrani čas in denar vaši skupini za obdelavo računov za plačljive račune in poveča produktivnost.

Takeaway

Avtomatizacija obdelave računov poenostavi nakupni proces, poveča preglednost poti računa, prihrani čas in denar, poveča produktivnost zaposlenih in izboljša odnose s prodajalci. Avtomatizacija pretoka računov omogoča zaposlenim, da se osredotočijo na manj vsakdanje dejavnosti z večjo vrednostjo, kot sta načrtovanje in strategija. To pa lahko privede do izboljšane splošne učinkovitosti in donosnosti podjetja.

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• PlatoAiStream. Podatkovna inteligenca Web3. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• Kovanje prihodnosti z Adryenn Ashley. Dostopite tukaj.
• Kupujte in prodajajte delnice podjetij pred IPO s PREIPO®. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/