Kakšen je postopek javnega naročanja?

Kakšen je postopek javnega naročanja?

Časovni žig: 9. december 2023 6:03
What is the procurement process? PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertical Search. Ai.

Inherentna narava vodenja podjetja zahteva, da tudi najbolj banalna, vsakodnevna dejanja spremenite v okvire, ki temeljijo na procesih ali sistemih, za upravljanje skladnosti, preprečiti goljufijoin poskrbite za nemoteno delovanje vaše ladje. V ta namen, čeprav ste navajeni vleči kartico ali predati gotovino, ko morate kupiti blago ali storitve doma, pridobitev istega kot del strukture podjetja preprosto transakcijo spremeni v postopek javnega naročanja.

 

Čeprav je nabava dolgotrajnejša in zahteva več časa in pozornosti kot nespametno vlečenje kartice, ni nujno, da je težko ali neprijetno. Če imate izkušnje s podobnimi vlogami, ste še posebej vešči upravljanja birokratskih funkcij ali uporabljate številne današnje avtomatizirane platforme za naročanje, ste na dobri poti, da postanete nabava pro.

Toda najprej morate dobro razumeti, kaj obsega postopek javnega naročanja, postopke javnega naročanja, korake postopka javnega naročanja in pogoste pasti, povezane z javnim naročanjem – kot tudi tehnike za navigacijo po njih.

Kaj je nabava?

Nabava je formalizirana, kodificirana in na procesu temelječa tehnika za naročanje materialov, blaga ali storitev v imenu vašega podjetja. Nabava je pogosto besedna zveza, povezana tudi z globljo povezavo s prodajalci, zato je upravljanje procesa naročanja s prodajalci s sodelovanjem z dobavitelji najpomembnejše.

V preteklosti je bilo naročanje ročni proces, ki je zahteval kopico papirologije in najdragocenejšo dobrino na delovnem mestu – čas. Celo nedavni razvoj, kot so digitalne preglednice in e-pošta, je prepočasen, da bi se ujemal z današnjim tempom podjetja in lahko bistveno vpliva na vaš rezultat, če nabava ni optimizirana.   

Končno, a kakovostno nabavno strategijo ustreza vašim potrebam (material, blago, storitev itd.) z optimizirano serijo delovnih tokov, ki znižujejo stroške, se izvajajo hitro in ohranjajo vaše podjetje v odličnih odnosih z vašimi ekipami prodajalcev.

Vrste javnih naročil

Med nabavo posebnosti širokega razpona, bodo naročila vašega podjetja verjetno spadala pod enega od treh glavnih dežnikov:

Neposredna nabava

To je pravzaprav vaš izkaz poslovnega izida stroški blaga odraža. Neposredna nabava zajema vse nakupe materialnih predmetov, ki neposredno prispevajo k vašim glavnim prihodkom in prodaji. Odvisno od vaše panoge so to lahko surovine, kot je les za proizvodnjo ali veleprodajni inventar za nadaljnjo prodajo.

Posredna nabava 

Ti predmeti bi spadali pod SG&A stroške v izkazu poslovnega izida. Vključujejo vse, kar je kupljeno, kupljeno in nabavljeno za interno uporabo podjetja. Predmeti lahko vključujejo letalsko vozovnico za konferenco, novo pisarniško pohištvo ali vsakodnevne pripomočke, kot sta voda in elektrika. Čeprav so predmeti posredne nabave potrebni za poslovanje, ne vplivajo neposredno na vaš prihodek. 

Nabava storitev

Končna vrsta naročila vključuje vse, kar izboljša rezultate, učinkovitost ali kakovost dela vašega zaposlenega ali podjetja. To vključuje naročnine na programsko opremo, enkratne svetovalne storitve ali celo začasne izvajalce za kritje napornih poslovnih ciklov.

Kaj je postopek javnega naročanja?

Postopek nabave opisuje posebni standardni operativni postopek (SOP) vašega podjetja za izvajanje nabave prodajalca. Kodifikacija formalnega postopka javnega naročanja ima v primerjavi z razmetavanjem gotovine ali dajanjem plačilne kartice vsakemu zaposlenemu nekaj posebnih in merljivih prednosti:

  1. Preprečuje goljufije, zapravljanje in zlorabo.
  2. Pomaga vzdrževati papirno sled za skladnost s predpisi.
  3. Sčasoma natančno spremljanje postopkov nabave odkrije neučinkovitosti ali organizacijske izgube, ki jih je treba zmanjšati, kar na koncu izboljša vaš rezultat.

Ponovno se bo postopek nabave vašega posebnega prodajalca razlikoval glede na SOP, vašo vlogo in panogo vašega podjetja. Če pa ste uspešni, odličen postopek javnega naročanja: 

  1. Ustvarja skupno razumevanje med vašim podjetjem in dobavitelji, kjer vsaka stran sledi medsebojno dogovorjenim pravilom in sistemom.
  2. Ima ravno dovolj stikov z zaposlenimi in vodstvom, da zagotovi kakovostno nabavo brez odpadkov, hkrati pa ohranja delovni tok dovolj tanek, da je učinkovit in hiter.
  3. Ima parametre arhiviranja in shranjevanja, ki učinkovito organizirajo in vzdržujejo dokumentacijo iz korakov v procesu.

Koraki v postopku javnega naročanja: kako deluje?

Ker zagotavljamo, da naš postopek javnega naročanja vodi dokumentacijo o vključenih korakih, bomo morali pokriti tudi te. Ne pozabite – vaši posebni koraki pri nabavi se lahko razlikujejo, vendar bodo verjetno sledili zelo podobnemu okviru:

  1. Ugotovite potrebo: v podjetju zaposleni ali vodja ugotovi potrebo in začne z nabavo z a rekvizicija.
  2. Zahtevek za nakup: delavec začetnik bo dokončal Zahtevek za nakup preden ga pošljete po verigi v pregled in odobritev.
  3. Nagovarjanje: Ko odobri organ za odobritev, pogodbena skupina podjetja začne z zbiranjem naročil. Odvisno od tega, kako zapletena je potreba, boste morda na koncu dobili a Zahteva za ponudbo (RFQ) v primeru zelo preprostih, enostavnih primerov javnega naročila ali popolno zahtevo za ponudbo (RFP), če naročate večji sistem ali zapleteno storitev.
  4. Ocena in začetek pogodbe: Ko vaša ekipa oceni vse predloge in ponudbe, boste izberite prodajalca, obvestite vse prosilce in začnite vključevati dobavitelja. Takrat so tudi zaključene pogodbe in pravna dokumentacija. Faza se konča, ko dobavitelj prejme in podpiše svoje Naročilo (PO).
  5. Cikel naročila: Nato boste, odvisno od SOP vašega podjetja, prejeli artikel in račun pred odpremo poteke dela za odobritev računov in plačilo v celoti. Ta korak se razlikuje glede na zapletenost glede na nabavljene predmete in način upravljanja vašega podjetja obveznosti do dobaviteljev transakcij.
  6. Vodenje dokumentacije in zapisov: Potem boste zagotovili, da je vsa dokumentacija pravilno in v redu izpolnjena pred shranjevanjem – vendar priporočamo, da poiščete kakovostno digitalno platformo za shranjevanje, namesto da desetletja stare podatke o javnih naročilih hranite v bančnih predalih!

Pogosti izzivi, s katerimi se soočajo podjetja med nabavo

 Kot pri vsem, kar vključuje več kot dve osebi, nabava predstavlja nekaj edinstvenih izzivov za vaše podjetje – še posebej, če niste pozorni na morebitne pasti in jih ne načrtujete proaktivno obravnavati.

Nesinhronizirani odnosi med prodajalci in dobavitelji

Značilnost dobro naoljenega stroja v poslovnem svetu so celoviti in plodni odnosi z vašimi prodajalci. Vsaka stična točka, ki jo ima vaše podjetje z dobaviteljem – uvajanje, upravljanje računov in drugo – je priložnost za izboljšanje ali poslabšanje tega odnosa.

Navsezadnje kakovostno upravljanje nabave veliko prispeva k ohranjanju visoke kakovosti odnosov. Po začetnem nagovarjanju in uvajanju je lahko vaš delovni tok nabave najpogostejši del vašega delovanja, ki ga vidi prodajalec. Ali želite, da je vaš dobavitelj navdušen, ko vidi filter naročila v svoji platformi, ali bi si raje predstavljali, da vzdihuje od razočaranja, ko se sooča s še enim nepotrebno zapletenim in zapletenim ciklom nabave? 

Medtem ko je upravljanje prodajalcev samo dober posel, ohranjanje visoke kakovosti nabave povzroča tudi popuste, prvo priložnost za vrednostno prodajo in boljši pogajalski položaj, ko pride na vrsto pogodba za obnovitev. 

Goljufije, zapravljanje in zloraba

 Čeprav formalni postopek javnega naročanja zanika večino očitnih goljufij na delovnem mestu, človeška narava (in človeške napake) včasih povzročijo zapravljanje ali nepotrebno porabo. Temu se včasih reče tudi neodvisna poraba, ki prevladuje, ko je malo pregledov naročnikov in njihovih naročenih izdelkov.

Maverick poraba je po svoji naravi posledica slabih praks javnega naročanja. Ko ima več zaposlenih nenadzorovano kupno moč in delujejo zunaj nabora parametrov, lahko zlahka začnejo prekomerno trošiti ali zaračunavati predmete, ki niso povezani z zagotavljanjem vrednosti vašemu podjetju – tudi z najboljšimi nameni. 

Vidnost in sledenje

Ne razumemo, česa ne merimo, vendar podjetja, ki uporabljajo ročne postopke naročanja, tvegajo, da bodo izgubila priložnosti za združevanje in ocenjevanje podatkov za izboljšanje učinkovitosti. Podobno, manj informacij kot imajo vodstveni delavci in vodstvo, manj so sposobni pravilno krmariti ladjo. 

Hkrati slabo sledeni procesi ali omejeno vidna javna naročila predstavljajo regulativna tveganja in tveganja skladnosti, ki lahko povzročijo ogromno glavobolov in težav med revizijami.

zaključek

 Čeprav je nabava lahko težka, naslednja generacija avtomatizacija financ tech hitro racionalizira tudi najbolj zapletene poteke dela pri nabavi. Če nabavljate avtomatizacijo javnih naročil ali želite videti, katere priložnosti so na voljo, ne pozabite, da so odlične platforme javnih naročil:

  1. Centralizirajte zaposlene, prodajalce, zainteresirane strani in vodstvo v en potek dela za največjo vidljivost.
  2. Omogočite združevanje podatkov in analizo na podlagi umetne inteligence za določanje odpadkov, ustvarjanje poročil in pomoč pri strateškem odločanju.
  3. So dovolj prilagodljivi, da lahko sistem prilagodite svoji specifični panogi ali regulativnim zahtevam, hkrati pa ostanejo dovolj uporabniku prijazni, da se jih vsi zaposleni zlahka učijo.
  4. Med izvajanjem se integrirajte v svoj ekosistem in, kar je prav tako pomembno, v kup svojih prodajalcev začetno vključitev prodajalca.
  5. Ustvarite iterativne povratne zanke, da izboljšate potek dela pri nabavi in ​​finančni položaj.

Medtem, da, ti lahko da bi se delovni tokovi nabave izvajali ročno, ne bi smeli – zlasti v luči tveganja in enostavnosti sprejemanja novih platform, zaradi katerih so koraki postopka nabave enostavni.

Časovni žig:

Več od AI in strojno učenje