Vodič: Kaj je avtomatizacija računovodstva in kako začeti?

Vodič: Kaj je avtomatizacija računovodstva in kako začeti?

Časovni žig: 15. junij 2023 12:46
Guide: What is accounting automation and how to get started? PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertical Search. Ai.

Avtomatizacija računovodstva je spremenila igro v finančnem svetu. Spreminja način, kako podjetja upravljajo svoje finančne procese.

Avtomatizacija računovodstva lahko pomaga racionalizirati poslovanje, zmanjša napake ter prihrani čas in vire. V anketi, 58 % računovodij omenjeno avtomatizirano računovodstvo je povečalo učinkovitost.

To kažejo ameriški računovodski servisi skoraj 75 % računovodskih opravil je mogoče avtomatizirati. To bi lahko razložiti visoka rast industrije računovodske programske opreme, ki naj bi do leta 12 dosegla 2026 milijard dolarjev.

V tem prispevku bomo opisali korake avtomatizacije računovodstva in nekatere izzive ročnega računovodstva. Videli bomo tudi nekaj primerov uporabe za avtomatizacijo računovodstva in kako Nanoneti lahko pomaga podjetjem pri avtomatiziranem računovodstvu.

Kaj je avtomatizacija računovodstva?

Avtomatizacija računovodstva uporablja napredno programsko tehnologijo in orodja za avtomatizacijo različnih finančnih operacij. Zmanjša ročno posredovanje in poenostavi opravila. Avtomatizacija računovodstva ne nadomesti potrebe po človeškem sodelovanju. Zmanjšuje breme zamudnih in ponavljajočih se nalog. To omogoča računovodjem, da se osredotočijo na dejavnosti višje vrednosti.

Avtomatizacija računovodstva je znana tudi kot avtomatizirano računovodstvo, računalniško vodeno računovodstvo ali avtomatizacija računovodskih procesov. Zajema široko paleto aplikacij, zasnovanih za poenostavitev, optimizacijo in avtomatizacijo različnih vidikov računovodskega procesa. Preden se poglobimo vanje, si poglejmo ročno računovodstvo in njegove izzive.

Kakšne so omejitve ročnega računovodstva?

Ročni računovodski procesi so že dolgo norma za podjetja, vendar prihajajo s številnimi izzivi. To vpliva na učinkovitost, natančnost in varnost. Ker podjetja rastejo in finančne transakcije postajajo vse bolj zapletene, postaja avtomatizacija računovodstva ključnega pomena. Naslednje pomanjkljivosti ročnega računovodstva ponazarjajo, zakaj.

Zamudno

Tradicionalne računovodske metode vključujejo zamudna opravila, kot so vnos podatkov, izračuni in uskladitve. Te naloge vzamejo dragocen čas, ki je lahko strateško odločanje ali druge osnovne poslovne dejavnosti.

Nagnjeni k napakam

Ročno računovodstvo je zelo dovzetno za človeške napake. Napačni vnosi in izpusti podatkov lahko povzročijo netočne finančne evidence. Popravljanje teh je lahko dolgočasno in dolgotrajno.

Pomanjkanje varnosti

Ročni računovodski procesi običajno vključujejo vzdrževanje fizičnih evidenc. Te lahko zlahka izgubite, ukradete ali poškodujete.

Hranjenje finančnih podatkov v osnovnih računalniških aplikacijah brez ustreznih varnostnih ukrepov lahko izpostavi občutljive podatke nepooblaščenemu dostopu in kibernetskim napadom.

Omejena razširljivost

Ko podjetja postajajo večja, imajo več finančnih transakcij, ki postanejo bolj zapletene. Ročno vodenje računovodstva v tej situaciji postane težje.

To lahko povzroči več dela, daljše čase obdelave in večjo možnost napak. Vse to podjetjem otežuje učinkovito rast.

Težave pri skladnosti

Če se zanašate na ročne računovodske metode, je lahko težko slediti regulativnim zahtevam in davčni zakonodaji. To lahko povzroči morebitne težave z neskladnostjo, kazni in škodo ugledu.

Neučinkovito sodelovanje

Ročno računovodstvo se pogosto opira na izmenjavo fizičnih dokumentov in medosebno komunikacijo. To lahko povzroči neučinkovitost, napačno komunikacijo in zamude pri odločanju.

Omejeni vpogledi v realnem času

Finančni podatki, zbrani in analizirani ročno, pogosto postanejo zastareli. To lahko organizaciji oteži sprejemanje pametnih in pravočasnih odločitev, ker nima zanesljivih finančnih informacij, ko jih potrebuje.

Ročni računovodski izzivi lahko škodijo učinkovitosti, točnosti, varnosti in finančnemu upravljanju podjetja. Vendar so nove tehnologije, kot sta AI in RPA, izboljšale računovodstvo. Avtomatizacija uporablja AI za obdelavo podatkov, odpravlja ponavljajoče se naloge in omogoča analitikom, da se osredotočijo na pomembne zadeve.

Rešitve za avtomatizacijo računovodstva revolucionirajo računovodski proces s sodobnimi sistemi, ki zahtevajo minimalno človeško sodelovanje in dosegajo visoko natančnost. V naslednjem razdelku se bomo poglobili v prednosti avtomatiziranega računovodstva.

13 Prednosti avtomatizacije računovodstva

Podjetja lahko z uporabo tehnologije pridobijo številne koristi avtomatizirati računovodstvo naloge. Med njimi so hitrejši časi obdelave, izboljšana točnost podatkov, prihranki pri stroških in drugo. V tem razdelku bomo podrobno raziskali različne prednosti prevzema avtomatizacije računovodstva.

Pospešeno dokončanje nalog

Avtomatizacija računovodstva izboljša učinkovitost in hitrost opravil ter omogoča hitrejše zagotavljanje točnih rezultatov. Podpira širitev poslovanja z obravnavanjem več strank in delovne obremenitve.

Večja natančnost in manj napak

Avtomatizacija zmanjšuje človeške napake v finančnem poslovanju, zagotavlja večjo natančnost in ohranja verodostojnost vašega podjetja. Točni podatki podpirajo informirano odločanje in pozitivno vplivajo na finančno uspešnost vašega podjetja.

Stroškovno učinkovito poslovanje

Avtomatizirano računovodstvo lahko zniža stroške dela in avtomatizacije, zaradi česar je finančno upravljanje bolj dostopno.

Poglobljena finančna analiza

Avtomatizacija zagotavlja natančne podatke za celovito analizo, kar računovodjem omogoča sprejemanje odločitev na podlagi podatkov. Preprost dostop do bistvenih podatkov pomaga slediti trendom, odkrivati ​​goljufije in oceniti finančno stanje podjetja.

Robustni varnostni ukrepi

Avtomatizirani računovodski sistemi varujejo podatke tako, da jih varno hranijo. To zmanjša tveganje kršitev in ohranja zasebnost vaših finančnih evidenc.

Poenostavljen dostop do podatkov

Avtomatizacija računovodstva poenostavi iskanje in dostop do finančnih dokumentov, s čimer prihranite čas in trud. Ta racionalizacija poveča produktivnost.

Prilagodljivost v oblaku

Sistemi za avtomatizacijo računovodstva z dostopom v oblaku omogočajo računovodjem delo od koder koli z internetom. Ta prilagodljivost spodbuja učinkovito sodelovanje in izboljšan potek dela med člani ekipe.

Sistemske rešitve po meri

Avtomatizirana računovodska programska oprema je prilagodljiva. Lahko poskrbi za edinstvene potrebe različnih panog in velikosti podjetij. Ta prilagodljivost zagotavlja, da je vaš računovodski sistem usklajen z vašimi posebnimi poslovnimi zahtevami.

Urejeno upravljanje podatkov

Avtomatizacija v računovodstvu izboljša organizacijo in shranjevanje podatkov. To olajša iskanje in dostop do določenih informacij. Posledica tega je boljše vodenje evidenc in finančno upravljanje.

Izboljšana varnost

Programska oprema za avtomatizacijo računovodstva uporablja šifriranje in varnostne funkcije za zaščito evidenc in podatkov podjetja. Ti napredni varnostni ukrepi pomagajo zaščititi vaše podjetje pred morebitnimi kibernetskimi grožnjami.

Celoviti vpogledi

Računovodska avtomatizacija predstavlja natančne finančne podatke, ki podpirajo boljše odločanje v podjetju. Računovodje lahko analizirajo trende in odstopanja ter na podlagi teh vpogledov naredijo napovedi, ki temeljijo na podatkih.

Poenostavljena priprava davka

Avtomatizirani računovodski sistemi sledijo izdatkom in prejemkom, olajšajo davčno sezono in zmanjšajo napake. Pomagajo tudi pri izračunu olajšav in zagotavljajo jasen pregled davčnih obveznosti.

Priložnosti za razvoj spretnosti

Računovodska avtomatizacija osvobodi računovodje ponavljajočih se nalog. To jim omogoča, da se osredotočijo na odgovornosti višje vrednosti. To spodbuja osebno rast in dodaja večjo vrednost podjetju.

Bo avtomatizirano računovodstvo nadomestilo računovodje?

Ker avtomatizacija računovodstva poenostavlja finančne procese, se ljudje sprašujejo, ali bo nadomestila CPA. Medtem ko avtomatizacija olajša računovodska opravila, bo na tem področju še vedno potrebno človeško znanje.

Komplementarni vlogi tehnologije in strokovnega znanja

Računovodska avtomatizacija obravnava ponavljajoče se naloge in sprosti CPA-je za strateško delo. Računovodje zagotavljajo dragocene vpoglede in podpirajo premišljene finančne odločitve. Avtomatizacija in človeško strokovno znanje delujeta skupaj za učinkovito in uspešno računovodstvo.

Kompleksno odločanje

Avtomatizirani računovodski sistemi niso dovolj napredni za kompleksno odločanje ali strateško finančno svetovanje. CPA imajo sposobnosti kritičnega razmišljanja za krmarjenje po predpisih in zagotavljanje osebnih navodil.

Etični vidiki

CPA se odlikujejo po spoštovanju etičnih standardov in vzdrževanju preglednih finančnih evidenc. Avtomatizacija zmanjšuje napake in izboljšuje učinkovitost, vendar ne more ponoviti etične presoje in odgovornosti CPA.

Prilagajanje in prilagajanje

Programska oprema za avtomatizacijo je prilagodljiva, vendar morda ne bo ustrezala vsaki poslovni situaciji. CPA lahko prilagodijo svoj pristop potrebam posameznih strank. Ponudijo lahko prilagojene rešitve in navodila, ki jih avtomatizirani sistemi morda nimajo.

Gradnja zaupanja in odnosov

CPA igrajo ključno vlogo pri gradnji zaupanja in odnosov s strankami. Celo napredni avtomatizirani računovodski sistemi ne morejo posnemati njihove interakcije in empatije. Ta človeški pristop je ključnega pomena za razumevanje strankinih finančnih ciljev in želja.

Skratka, avtomatizacija računovodstva dopolnjuje CPA, namesto da jih nadomešča. Izboljša njihove sposobnosti, jim omogoči, da se osredotočijo na strateške naloge in ponudijo dragocene vpoglede. Človeško strokovno znanje in napredna tehnologija skupaj zagotavljata obetavno prihodnost računovodskega poklica.

8 načinov za uporabo avtomatizacije računovodstva v vašem podjetju

Avtomatizacija računovodstva je revolucionirala različne vidike finančnega upravljanja. Naslednji primeri uporabe kažejo, kako lahko avtomatizacija računovodstva izboljša učinkovitost in natančnost:

  1. Upravljanje plač: Avtomatizacija plačilnih procesov pomaga podjetjem prihraniti čas in trud ter zmanjša napake. Rešitve za avtomatizacijo računovodstva lahko obravnavajo naloge, kot so polog sredstev, izračun plačila, sinhronizacija s programsko opremo za sledenje časa in upravljanje davkov na izplačane plače.
  2. Upravljanje nakupov: Programska oprema za avtomatizacijo računovodstva poenostavlja nabavo, zmanjšuje papirologijo in napake v naročilnicah in pogodbah. Avtomatizira naloge, kot je ustvarjanje naročilnic in obdelava plačil, skrajšanje cikla od nabave do plačila in prihranek pri stroških osebja.
  3. Upravljanje financ: Avtomatizacija nalog upravljanja financ pomaga podjetjem v obremenjenih obdobjih, kot je davčna sezona ali mesečni finančni zaključki. Pomaga pri odkrivanju napak, vzdrževanju skladnosti, prenosu podatkov in prepoznavanju anonimnih plačil. To zmanjša delovno obremenitev finančnih ekip.
  4. Upravljanje odhodkov: Avtomatizacija računovodstva olajša zbiranje, prenos in sledenje izdatkom. Zaposleni lahko skenirajo in naložijo potrdila na platformo za sledenje stroškov. Ta nato izvleče informacije in jih integrira v računovodsko programsko opremo. To poenostavi postopek zapiranja računov in zmanjša verjetnost izgubljenih ali nepopolnih prejemkov.
  5. Optimizirane obveznosti (AP) in terjatve (AR): Programska oprema za avtomatizacijo računovodstva izboljša upravljanje denarnega toka z optimizacijo procesov AP in AR. Napačno upravljana AP lahko povzroči visoke stroške in poškodovane odnose s prodajalci. Slabo upravljana AR lahko povzroči zamude pri plačilih in težave z obratnim kapitalom. Avtomatizacija v računovodstvu pomaga slediti čakajočim plačilom, opomniti stranke na datume zapadlosti in se osredotočiti na stranke z visokim tveganjem za izterjavo.
  6. Pospešena obdelava plačilnih računov: Sistemi za avtomatizacijo AP lahko poenostavijo obdelavo in odobritve računov. To bo zmanjšalo zamude in podjetjem omogočilo, da izkoristijo popuste za zgodnja plačila.
  7. Izboljšana revizijska dokumentacija: Avtomatizacija v računovodstvu lahko izboljša vodenje evidenc in zagotovi boljši nadzor nad dostopom do občutljivih informacij. To zagotavlja natančno in varno revizijsko dokumentacijo. To izboljša finančno celovitost podjetja in skladnost s predpisi.
  8. Posodobljeni postopki javnega naročanja: Avtomatizacija računovodstva poenostavlja naloge nabave, kot so zahteve za ponudbe, kontrolni listi, potrdila o pošiljkah, tovorni računi, proizvodni zapisi in upravljanje podatkov o dobaviteljih. Avtomatizacija teh procesov zmanjša papirologijo in CPA omogoča, da se osredotočijo na osnovne poslovne dejavnosti.

Kako avtomatizirati računovodske poteke dela z Nanoneti?

Nanonets je napredna platforma za avtomatizacijo računovodstva. Izkorišča strojno učenje in umetno inteligenco za poenostavitev računovodskih delovnih tokov, avtomatizacijo procesov, izboljšanje učinkovitosti in zmanjšanje napak.

Sledi nekaj načinov, kako Nanonets pomaga izboljšati računovodske poteke dela:

  1. Inteligentna obdelava računov: Nanonets izvleče podatke iz računov, vključno s številkami računov, datumi in vrstičnimi postavkami. To odpravlja ročni vnos podatkov, pospešuje obračunavanje obveznosti in zmanjšuje tveganje človeških napak.
  2. Robustno upravljanje stroškov: Nanonets lahko avtomatizira ustvarjanje poročil o stroških tako, da izvleče podatke iz potrdil, računov in drugih dokumentov, povezanih s stroški. To skrajša čas in trud, potreben za ročno sledenje izdatkom, ter zagotavlja natančne in posodobljene finančne evidence.
  3. Poenostavljeno upravljanje naročilnic: Nanoneti lahko pomagajo avtomatizirati postopek nakupnega naročila z zajemanjem ključnih informacij iz ponudb dobaviteljev, generiranjem naročilnic in posodabljanjem evidenc zalog. Ta avtomatizacija poveča učinkovitost, zmanjša papirologijo in zmanjša možnost napak.
  4. Napredno upravljanje terjatev: Nanoneti podjetjem omogočajo avtomatizacijo sledenja in upravljanja neplačanih računov. To pomaga pri prepoznavanju zapadlih plačil in visoko tveganih strank. Poenostavlja proces terjatev, tako da lahko podjetja izboljšajo denarni tok in zmanjšajo delovno obremenitev finančnih ekip.
  5. Izboljšano finančno poročanje: Nanoneti lahko samodejno ustvarjajo finančna poročila z zbiranjem in analiziranjem podatkov iz različnih virov, kot so računi, potrdila in poročila o stroških. Ta avtomatizacija prihrani čas in trud, hkrati pa zagotavlja natančnejše in pravočasno finančno poročanje.
  6. Brezhibna integracija z računovodsko programsko opremo: Nanonete je mogoče zlahka integrirati s priljubljeno računovodsko programsko opremo, kot so QuickBooks, Xero in Sage, kar podjetjem omogoča avtomatizacijo prenosa podatkov in sinhronizacijo med sistemi. Ta integracija poveča splošno računovodsko učinkovitost in zmanjša tveganje neskladij podatkov.

Z vključitvijo Nanonetov v svoje računovodske poteke dela lahko podjetja občutijo pomembne izboljšave učinkovitosti, natančnosti in splošnega finančnega upravljanja. Posledično se lahko finančne ekipe osredotočijo na bolj strateške naloge in prispevajo k rasti in uspehu podjetja.

zaključek

Avtomatizacija računovodstva je inovacija, ki spreminja igro za podjetja vseh velikosti. Poenostavlja različne računovodske procese ter povečuje učinkovitost in natančnost.

Avtomatizirano računovodstvo sprosti finančne ekipe za strateške naloge in zagotavlja finančno celovitost. Revolucionira finančne operacije z upravljanjem plačilnih list, stroškov in optimizacijo procesov obračunavanja obveznosti in terjatev.

Nanonets ponuja inteligentne rešitve za avtomatizacijo računovodskih delovnih tokov, kar podjetjem olajša prilagajanje hitro razvijajočemu se digitalnemu okolju. Če želite izvedeti več o tem, kako lahko Nanonets pomaga avtomatizirati vaše računovodske procese, zahtevajte predstavitev.

Časovni žig:

Več od AI in strojno učenje