OCR in programska oprema za skeniranje računov za Sage

V živahnem poslovnem svetu postaja ročno upravljanje obveznosti in obdelava računov čedalje večji izziv.

Izzivi so številni:

• zelo počasen ročni vnos podatkov
• nenehno prisotno tveganje človeške napake
• pomanjkanje učinkovitosti v postopku odobritve

Podjetja nenehno iščejo načine za racionalizacijo teh kritičnih operacij. Danes lahko tehnologija avtomatizacije AP avtomatizira nekoč naporen proces. V kombinaciji s paketi računovodske programske opreme Sage na trgu postane integracija programske opreme AP Automation nujna za podjetja, ki si prizadevajo za učinkovitost in natančnost. Integracija nanonetov s Sage predstavlja preskok pri upravljanju finančnih transakcij in postavlja nov standard za operativno učinkovitost v digitalni dobi. Poglejmo, kako to deluje in kako lahko to nastavite za svoje ekipe.

Razvoj obdelave računov

Pot obdelave računov od tradicionalnih, ročnih korenin do digitalne meje je zgodba o tehnološkem razvoju.

Pred 1980-imi: ročno obračunavanje obveznosti

Postopki obračunavanja obveznosti so bili popolnoma ročni, vključevali so fizične račune, papirnate čeke in glavne knjige.

1980-1990: Digitalne knjige

Zgodnje programske rešitve so zagotavljale osnovne zmožnosti digitalne knjige in poenostavljale nekatere dele postopka.

2000-ja: odklenjeno elektronsko izdajanje računov

Internet je revolucioniral plačljive račune z uvedbo elektronskega izdajanja računov, spletnih transakcij in elektronske komunikacije. V tem obdobju je prišlo do znatnega zmanjšanja postopkov, ki temeljijo na papirju.

2010: rešitve v oblaku, enostavne za uporabo

Rešitve v oblaku so omogočile bolj razširljivo, prilagodljivo in dostopno finančno poslovanje, medtem ko je mobilna tehnologija omogočila upravljanje in odobritve računov na poti.

Konec leta 2010-danes: avtomatizirane rešitve za plačevanje računov

Najnovejši razvoj vključuje uporabo avtomatizacije in umetne inteligence za avtomatizacijo celotnega procesa, vključno z –

• Računovodstvo in AP Intelligence: Pojav računovodskih sistemov, ki temeljijo na umetni inteligenci, je začel novo dobo učinkovitosti. Ti sistemi lahko izvajajo ponavljajoče se naloge, kot so vnos podatkov, ujemanje računov in obdelava transakcij, zato delujejo s hitrostjo in natančnostjo, ki presegata človeške zmožnosti.
• Povezan potek dela med aplikacijami: V današnji medsebojno povezani digitalni pokrajini je brezhibna komunikacija med aplikacijami ključnega pomena. E-pošta, orodja AP, računovodska programska oprema, ERP-ji in druge baze podatkov zdaj delujejo usklajeno, avtomatizirajo zajemanje podatkov in sinhronizacijo med platformami.
• Inteligentni zajem podatkov: Današnji sistemi z uporabo tehnologij umetne inteligence, kot sta obdelava naravnega jezika in optično prepoznavanje znakov (OCR), avtomatizirajo ekstrakcijo in interpretacijo podatkov iz različnih formatov računov. To vključuje ravnanje z nestrukturiranimi in skeniranimi podatki z izjemno učinkovitostjo, zaradi česar je postopek plačevanja računov bolj gladek in natančen kot kdaj koli prej.

Tehnologija OCR za skeniranje računov

OCR (optično prepoznavanje znakov) poenostavi, kako podjetja ravnajo z dokumenti. V našem primeru uporabe OCR skenira račune in druge papirnate dokumente ter jih spremeni v digitalno besedilo. Digitalno besedilo se interpretira z AI, podrobnosti o računu pa se ekstrahirajo –

• Polja (datum računa, številka računa, znesek, podatki o prodajalcu, podatki o kupcu itd.)
• Vrstične postavke (opisi in stroški prodanega blaga in storitev).
• Kode GL (samodejno jih dodeli AI na podlagi preteklih podatkov).
• Druge razsežnosti glede na kontekst (kategorizacija stroškov itd.)

Kakšen vpliv imata OCR in programska oprema za skeniranje računov?

Različni statistični podatki poudarjajo vpliv programske opreme za avtomatizacijo. Te številke predstavljajo pripoved o vrsti uspeha, ki se ga lahko vi in ​​vaša ekipa veselite.

Dramatično znižanje stroškov pri predelavi

Začnimo s finančnim stanjem vašega oddelka. Dokazano je, da AP Automation zniža stroške obdelave za osupljivih 70 %. Ne gre samo za varčevanje penijev; gre za prerazporeditev vašega proračuna v smeri rasti, usposabljanja in morda celo pisarniškega espresso aparata, ki ga vsi opazujejo. Na to pomislite kot na naložbo v učinkovitost in dobro počutje vaše ekipe.

Čas je bistva

zdaj, Predstavljajte si, da skrajšate čas obdelave računa za 384 %. To dramatično zmanjšanje pomeni, da lahko vaša ekipa obdela več računov hitreje kot kadar koli prej, s čimer sprosti čas za osredotočanje na strateške pobude, ki so resnično pomembne. Z AP Automation "Nimam časa za to" postane "Kaj je naslednje na dnevnem redu?"

Zmanjšanje napak za duševni mir

Vemo, da so napake lahko več kot le moteče – lahko so drage. S 37-odstotnim zmanjšanjem napak pri obdelavi računov, AP Automation poskrbi za mir v vaše operacije. Manj napak pomeni manj ur, porabljenih za cikle popravkov, in več zaupanja v celovitost vaših podatkov. To pomeni tudi manj trenj s prodajalci in zainteresiranimi stranmi, kar olajša pot za bolj gladke odnose in delovanje.

Negovanje odnosov s prodajalci

Ko že govorimo o odnosih, govorimo o 76 % organizacij, ki poročajo o povečanem zadovoljstvu prodajalcev. To je ključno. Zadovoljni prodajalci pomenijo zanesljivo dobavno verigo ter priložnosti za pogajanja in popuste v prihodnosti. Zahvaljujoč AP Automation bodo vaši prodajalci opazili in cenili točnost in natančnost vaših plačil.

Optimizacija denarnega toka s popusti za zgodnja plačila

3-odstotni prihranek s popusti za zgodnja plačila daje vaši organizaciji finančno prenovo, povečuje vaš denarni tok in vam zagotavlja več finančnega vzvoda in prožnosti v vašem finančnem poslovanju.

Skladnost brez zapletov

Nazadnje, kronski dragulj AP Automation: 100-odstotna skladnost brez stresa. V dobi, ko so regulativne zahteve vedno večje, je doseganje popolne skladnosti brez stresa nič drugega kot čudež.

Nanonets za OCR in skeniranje računov v Sage

Za podjetja, ki uporabljajo Sage za svoje računovodske potrebe, ročni postopek obdelave računov ni le preizkus potrpežljivosti, ampak tudi precejšnja poraba virov. Programska oprema za OCR in skeniranje računov za Sage spremeni ta kritičen, a okoren postopek v poenostavljen in učinkovit potek dela.

Oglejmo si, kako lahko računovodske ekipe uporabljajo programsko opremo za avtomatizacijo AP, ki temelji na OCR, kot je Nanonets, in jo integrirajo s Sage, da poenostavijo svoj računovodski potek dela.

Ročni potek dela AP v Sage

Sprehodimo se skozi tipičen ročni postopek AP za podjetje, ki uporablja Sage:

Potrdilo o računu: Računi prihajajo v različnih formatih, vključno s papirnatimi in digitalnimi. Osebje mora ročno zbirati in organizirati te dokumente.

Ročno razvrščanje in kodiranje GL: vsak račun je nato razvrščen glede na merila, kot so prodajalec, znesek ali datum zapadlosti, kar zahteva veliko časa in truda. Vsak račun je treba nato kodirati na ustrezne konte glavne knjige.

Vnos podatkov: Kritični podatki iz vsakega računa, kot so podatki o prodajalcu, zneski in datumi, se ročno vnesejo v Sage.

Preverjanje računa: Odvisno od politik podjetja so lahko računi dvosmerni (račun in naročilnica), trismerni (račun, naročilnica in poročilo o prejemu) ali štirismerni (račun, naročilnica, poročilo o prejemu in poročilo o pregledu), ki se ujemajo z preverjanje transakcij.

Odobritev: Ko so računi preverjeni, se pošljejo v odobritev, ki pogosto vključuje več oddelkov ali ravni oblasti.

Obdelava plačil: Odobreni računi so načrtovani za plačilo na podlagi pogojev in upoštevanja denarnega toka.

Usklajevanje: Končno se plačila uskladijo v Sage, kar zagotavlja, da so vse transakcije natančno prikazane v finančnih evidencah.

Avtomatiziran potek dela AP z Nanoneti

Zdaj pa si ponovno zamislimo ta potek dela z Nanoneti, integriranimi v Sage:

Potrdilo o računu: Predstavljajte si to – vsak račun, ki ga prejme vaše podjetje, ne glede na njegov vir, se lepo shrani na enem digitalnem mestu. Računi se samodejno uvozijo iz nereda e-pošte, pogonov in baz podatkov takoj, ko prispejo, kar vam prihrani čas in zmanjša število napak.

Nanonets samodejno prebere e-poštne račune iz telesa e-pošte in prilog.

Vse ročno napisane in natisnjene račune je mogoče preprosto skenirati s pametnim telefonom ali neposredno naložiti na platformo.

Digitalna potrdila je mogoče ustvariti in natisniti neposredno s platformo Nanonets ali uvoziti v Nanonets iz vaše pošte, aplikacij in baz podatkov.

Ta proces zagotavlja, da vsak podatek, ne glede na njegov izvor, najde svoje mesto v centraliziranem digitalnem repozitoriju, pripravljenem za nadaljnje ukrepanje.

Samodejni vnos podatkov: Nanonets AI bere račune z več kot 99-odstotno natančnostjo in skrajša ure na le trenutke. Ta sprememba pomeni, da lahko vaša ekipa opusti mučno delo in se posveti delu, ki je dejansko pomembno. Podatki se nato ekstrahirajo in neposredno vnesejo v Sage, brez ročnega vnosa podatkov.

Samodejno razvrščanje in kodiranje GL: Nanonets uporablja OCR za samodejno prepoznavanje in kategorizacijo računov glede na prodajalca, datum, znesek in druga pomembna merila. Dodeljevanje kode GL je mogoče avtomatizirati z –

• Usposabljanje o preteklih podatkih: To vključuje nalaganje preteklih finančnih dokumentov in transakcij, označenih z zgodovinsko pravilnimi kodami GL. Model se iz teh primerov nauči natančno napovedati kode GL za nove transakcije.

• Out of the Box Gen AI: Z uporabo Nanonets GenAI lahko naša programska oprema interpretira besedilo na finančnih dokumentih na način, ki posnema človeško razumevanje. To mu omogoča, da izvleče ustrezne informacije, kontekst in semantiko, da uporabi zapleteno razmišljanje za natančno dodelitev kod GL, tudi v primerih, ko so podrobnosti transakcije dvoumne ali redke.

Inteligentno preverjanje računov: Nanonets z uporabo umetne inteligence samodejno izvaja dvosmerno, trismerno ali štirismerno ujemanje z branjem in navzkrižnim sklicevanjem na ekstrahirane podatke o računih z naročilnicami, poročili o prejemu in poročili o pregledih, ki so prisotna v Sage.

Potrditev: sistem označi kakršna koli neskladja za človeški pregled, sicer pa so računi, ki ustrezajo merilom podjetja, samodejno usmerjeni v odobritev ali neposredno odobreni na podlagi vnaprej določenih pravil.

Odobritev: Odobritve z Nanoneti niso več ozko grlo. Postanejo prilagodljivi in ​​živijo tam, kjer deluje vaša organizacija – ne glede na to, ali gre za e-pošto, Slack ali Teams. To odpravlja potrebo po motečih telefonskih klicih in vsem dobro znanem plazu opomnikov.

Obdelava plačil: Odobreni računi so samodejno postavljeni v čakalno vrsto za plačilo v skladu z njihovimi pogoji, kar optimizira upravljanje denarnega toka.

Usklajevanje: Uvozite lahko svoje bančne izpiske in Nanonets samodejno uskladi plačila v Sage, kar zagotavlja, da so finančni izkazi posodobljeni in točni, vaše knjige pa se zaprejo 90 % hitreje.

Prej smo razpravljali o oprijemljivih prednostih uporabe OCR in programske opreme za skeniranje računov za Sage. Toda poleg tega prehod z ročnega na avtomatiziran proces AP ne predstavlja le premika v načinu izvajanja nalog, ampak temeljno preobrazbo v vlogi finančnega oddelka. Z orodji, kot je Nanonets, se finančne ekipe premaknejo iz zalednih funkcij k strateškim sodelavcem, pri čemer izkoriščajo podatke in analitiko v realnem času za sprejemanje poslovnih odločitev. To je prihodnost financ in je zdaj na voljo uporabnikom Sage z močjo avtomatizacije z Nanoneti.

---

Kot smo raziskali, je integracija Nanonets z računovodsko programsko opremo Sage sprememba iger za podjetja, ki jih je obremenjevala neučinkovitost ročne obdelave računov. Prehod od ročnih k avtomatiziranim procesom obračunavanja obveznosti ni le korak naprej; je skok v prihodnost, kjer so finančne operacije poenostavljene, stopnje napak padajo, strateško odločanje pa je opolnomočeno z analitiko podatkov v realnem času. S prehodom z ročnega dela na strateški vpogled lahko finančne skupine, opremljene s pravimi orodji za avtomatizacijo, vodijo svoja podjetja k večji dobičkonosnosti, okretnosti in konkurenčni prednosti v digitalni dobi.

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Opolnomočite se. Dostopite tukaj.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• PlatoESG. Ogljik, CleanTech, Energija, Okolje, sončna energija, Ravnanje z odpadki. Dostopite tukaj.
• PlatoHealth. Obveščanje o biotehnologiji in kliničnih preskušanjih. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/