5 vanliga freelancer-onboarding-frågor Tekniska lösningar löser (Pavel Shynkarenko)

För närvarande står amerikanska företag inför ett allvarligt och tvådelat problem. På ena sidan finns det

en enorm talangbrist, vilket gör det svårt att anställa kvalificerade kandidater. Samtidigt kan de flesta företag inte erbjuda högre, mer attraktiva löner för att skaffa de bästa talangerna eftersom de måste optimera personalkostnaderna. 

I de flesta fall är lösningen på detta problem att anställa kvalificerade frilansare snarare än heltidsanställda. En nyligen genomförd undersökning visade att teknikföretag är bland de första som vänder sig till oberoende entreprenörer för att spara pengar samtidigt som de anställer topptalanger. I denna
undersökningen noterade 71 % av företagen att det är idealiskt att anställa frilansare för att hålla sig smidig under ekonomisk osäkerhet, vilket alla företag letar efter i det nuvarande landskapet. 

Introduktion av distansentreprenörer innebär dock utmaningar. Företag måste ta reda på hur man tar ombord på distans på ett snabbt, effektivt och följsamt sätt, vilket väcker några viktiga frågor som teknikföretag kan lösa. 

1. Hur kan mitt företag lagligt arbeta med frilansare i alla regioner?

Varje land har sina affärslagar och finansiella regler, vilket kan vara svårt att hålla ordning på, särskilt när man anställer entreprenörer från flera regioner. 

Till exempel är den lagliga arbetsåldern 14 i Indien men 18 i Indonesien. I Mexiko kan frilansare endast anställas för specifika jobb, och i Malaysia är det förbjudet att interagera med Israel (och vice versa). Det är därför det ofta är värt att lägga ut din
frilansuthyrning till företag som specifikt hänger med i dessa regler.

Dessutom kan företag använda strömlinjeformade verifieringsförfaranden med hög säkerhet. Företag som Sumsub erbjuder grundliga bakgrundskontroller och KYC-processer, som säkerställer efterlevnad. 

2. Hur ska mitt företag sätta kontraktsmål och ta emot utfört arbete?

Med distansarbetare kan det vara svårt att veta hur man ska etablera en arbetsrelation. Eftersom du inte kan gå till deras kontor för en statuskontroll, hur navigerar du när du sätter upp mål och tar emot arbete i tid? 

Svaret är med ett tydligt och noggrant kontrakt. Webbplatser som Rocket Lawyer och HoneyBook hjälper företag och entreprenörer att utarbeta skriftliga förväntningar som täcker konfidentialitet, ägande, explicita uppgifter och mål, transparenta betalningssatser och uppsägning
villkor. 

I dessa fall är det bättre att överdrivet förklara förväntningarna, så det finns inget utrymme för framtida debatter eller förvirring. 

3. Hur mäter vi entreprenörernas resultat och produktivitet?

Den globala pandemin hjälpte företag att ta en välbehövlig ny titt på hur man utvärderar resultat för interna och kontraktsanställda. Istället för att mäta värdet med antalet arbetade timmar, utvärderar företag nu produktionen och spårar hur mycket tid
spenderas på varje uppgift.

Lyckligtvis finns det några lösningar som företag kan välja mellan. Tjänster som TimeCamp eller Quickbooks Time kan användas för att spåra fakturerbara timmar och entreprenörsproduktivitet. Dessa register kan också hjälpa företag att bestämma vilka entreprenörer som ska utvecklas på heltid
relationer med. 

4. Hur kan vi effektivt kommunicera med frilansare om deadlines? När ska vi få medling för att lösa tvister?

Medan många frilansare är utmärkta arbetare som lämnar in arbete i tid, måste företag ha policyer och rutiner på plats för att hantera svåra situationer med kontraktsanställda. 

Ditt företag måste sätta tydliga deadlines och sätta upp tydliga mål när du upprättar ett nytt kontrakt. Detta innebär att bestämma saker som timpriser kontra per uppgift och vilka tjänster som ingår i dessa priser, till exempel antalet revisioner eller tester för en uppgift. 

Vissa plattformar, som Solar Staff, håller betalning i deposition och tillåter att arbetstidsfrister flyttas om båda sidor godkänner det. Dessa tjänster erbjuder även extern medling i de fall ett avslutat kontrakt inte ses som tillräckligt av någon av parterna. Dessutom, om
du letar efter en lösning för att hjälpa till att lösa konflikter, är tvistfrekvensen en viktig siffra: Hur många tvister har tjänsten löst?

Företag har alltid möjlighet att kommunicera med entreprenörer direkt via e-post eller messengerprogram som Whatsapp och Slack. Ändå är det vanligtvis bäst att hålla kommunikationen på en verifierad tjänsteplattform. Att använda en tredjepartstjänst som denna skyddar
både frilansare och företag när det gäller att hålla deadlines och oenighet om arbetsmål. 

5. Hur kan mitt företag snabbt och enkelt betala frilansare för utfört arbete?

Frågan om entreprenörsbetalning är ofta den mest komplicerade för företag. Entreprenörer ses inte på samma sätt som vanliga anställda, så redovisningsavdelningar måste ha detaljerade, korrekta loggar över hur pengarna fördelas. 

Företag måste till exempel se till att alla entreprenörsutbetalningar för utförda uppgifter markeras som lönebudgetar och inte som betalningar till individer. Dessutom, eftersom olika regioner runt om i världen har sina skatte- och arbetsbestämmelser, behöver företag
för att se till att de dokumenterar varje transaktion korrekt. I allmänhet är de tre största problemen som företag möter när de betalar gränsöverskridande entreprenörer:

1. Hur man navigerar förskottsbetalning utan garanti för att entreprenören skickar arbetet.

2. Hur man minskar tiden för gränsöverskridande betalningar till oberoende entreprenörer.

3. Hur man påskyndar betalningsprocessen så att transaktioner kommer snabbt i stället för att ta flera veckor (som SWIFT-betalningar ofta gör).

I de flesta fall är det snabbare, enklare och mer effektivt för företag att lägga ut denna bokföring på en professionell tjänst. Tredjepartstjänster som är specialiserade på att hålla jämna steg med juridiska och finansiella bestämmelser kan hjälpa företag att hålla sig kompatibla utan
ytterligare pappersarbete och huvudvärk. 

Slutligen är det också klokt för redovisningsavdelningar att upprätthålla stängningspärmar för varje uppgift så att redovisnings- och bokföringsprocesserna flyter smidigt i framtiden. 

Enligt
Internationella arbetsorganisationen, ungefär 46.5 % av den globala arbetsstyrkan består av frilansarbetare. Bara i USA förväntas frilansare göra upp

över hälften av den totala arbetsstyrkan genom 2028.

Dessa siffror bevisar att kontraktsanställda är framtiden, och byggentreprenörsteam kommer snart att bli lika vanligt som in-house uthyrning. Denna förändring av personalstyrkan innebär att företag måste börja revidera sina introduktionsprocesser snarare än
senare för att förbli relevant i framtiden.

Lyckligtvis finns det många startups och tekniska lösningar på scenen som är redo att hjälpa till att effektivisera processen för att skapa ett distansteam, så att arbeta med frilansare behöver inte vara ett krångel.