En omfattande guide till e-posttolkare

Över åttio procent av små och medelstora företag använder e-postmarknadsföring för att locka nya kunder och behålla de de redan har.

E-post är en viktig komponent i modern affärsverksamhet. E-postmeddelanden innehåller ofta kundkontaktinformation, kundorderbekräftelser, betalningsförfrågningar från leverantörer, förfrågningar om potentiella kunder och liknande viktiga affärsdata.

E-posttolkare kan hjälpa organisationer att extrahera och utnyttja all data som finns i deras e-postmeddelanden och bilagor.

Vad är en e-posttolkare?

En e-postparser är ett verktyg som används för att samla information från inkommande e-postmeddelanden. Data kan extraheras från rubriken och e-postinnehållet med hjälp av ett e-postparsnings-API. Dessutom kan den extrahera data direkt från e-postbilagor som PDF-filer, CSV-filer, bilder och andra dokumenttyper.

E-posttolkare kan programmeras för att extrahera särskilda datafält från nya meddelanden. Användaren kan förvandla ostrukturerad e-postdata till strukturerad data som är bekväm att mata in i CRM- eller ERP-programvara. E-postparsning eliminerar alltså onödig manuell datainmatning.

Är e-postparsning som webbskrapning?

E-postanalys liknar webbskrapning. Medan webbskrapor vanligtvis samlar in data från HTML-webbplatser, extraherar e-posttolkare endast data från e-postrubriker, brödtexter och bilagor.

Programvara för e-postanalys söker efter särskilda fraser och nyckelord i ett e-postmeddelande.

E-posttolkare kan direkt hämta e-postmeddelanden till din inkorg. Alternativt tillhandahåller de också ett dedikerat e-post-ID som alla dina e-postmeddelanden kan vidarebefordras till automatiskt.

E-postanalysverktyget kommer då automatiskt att känna igen och extrahera datafält från e-postmeddelanden, baserat på de tolkningsregler som användaren ställt in. De flesta e-posttolkare tillåter användare att ställa in anpassade tolkningsregler i ett enkelt gränssnitt utan kod.

Varför är e-postparsning viktigt?

Programvara för e-postanalys hjälper till att förbättra produktiviteten för företag som tar emot och analyserar e-postmeddelanden dagligen. Anställda kan fokusera på mer värdefulla uppgifter nu. Istället för att leta igenom flera e-postmeddelanden för att extrahera små bitar av information en i taget.

Automatiserad e-postanalys är mycket mer exakt än manuell datainmatning och kan användas för att ställa in arbetsflöden. Till exempel kan parsningsregler ställas in för att markera datafält med lågt parsingsäkerhet – som kan skickas för manuell granskning.

E-postanalys kan därmed eliminera manuell datainmatning och säkerställa minimal manuell granskning.

Fördelar med e-postanalys

Att analysera e-postmeddelanden erbjuder betydande fördelar för företag av alla storlekar och sektorer. Här är några av dem:

Spara tid och pengar

Som nämnts ovan kan e-posttolkare eliminera mycket slösaktigt manuellt arbete. Detta hjälper personalen att fokusera på andra högvärdiga uppgifter som direkt kan påverka företagets resultat.

E-postanalys kan också minska förseningar genom att säkerställa att data skickas nästan omedelbart till nedströms affärsapplikationer.

Automatisera arbetsflöden

E-posttolkare hämtar automatiskt datafält av intresse från e-postmeddelanden. Den extraherade informationen kan sedan modifieras till vilket format som helst. Och slutligen kan data importeras till valfri nedströms programvara som CRM, ERP eller bokföringsprogram.

Hela denna process kan ställas in som ett automatiserat arbetsflöde med noll beröring.

Att förbättra kvaliteten på arbetet

När mindre ansträngning ägnas åt manuella operationer, minskar datainmatningsfelen dramatiskt. Föreställ dig att gå igenom hundratals e-postmeddelanden för att extrahera information – det är bara mycket data att hantera manuellt!

Noggrannhet garanteras när du använder en e-postparser för att automatisera datautvinning. E-postparsning kan enkelt skalas utan att kompromissa med kvaliteten och noggrannheten i dataextraktionen.

Populära användningsfall för e-postanalys

Praktiskt taget alla e-postmeddelanden kan analyseras för att extrahera värdefull data. Affärsdokument och transaktionsuppdateringar skickas ofta via e-post och innehåller viktig data.

Här är några populära användningsfall för e-postanalys:

Inköpsrekvisitioner, inköpsorder, fakturor, kontoutdrag och andra dokument mailas ofta som bilagor. Med e-posttolkare kan du automatiskt klassificera/kategorisera varje e-postmeddelande eller bilaga och skicka det till en lämplig parser för vidare bearbetning.

Föreställ dig att få en PO via e-post och automatiskt fakturera kunden! Eller automatiskt extrahera data från bifogade betalningskvitton och mata in i ditt bokföringsprogram.

Lead management och berikning

Företag har ofta potentiella kunder att nå ut till dem via e-post. Dessa e-postmeddelanden innehåller leadens kontaktinformation och annan information som är relevant för försäljnings- och marknadsföringsteam. En e-postparser kan automatiskt extrahera leadinformation och uppdatera data i ett CRM som Salesforce eller Hubspot.

Marknadsföringsteam kan sedan rikta in sig på dessa leads med relevant uppsökande verksamhet. Eller så kan säljteam ytterligare kvalificera sådana potentiella kunder genom att skicka en offert eller hoppa på ett samtal.

Processautomation för e-handel

Varje e-handelsköp utlöser en serie e-postmeddelanden som innehåller orderinformation, fakturor och uppdateringar.

API:er för e-postparsning kan hjälpa e-handelswebbplatser att optimera orderuppfyllelse, leverans och kunduppföljning.

Hur man automatiserar e-postparsning med nanonetter

Här är stegen för att ställa in ett automatiskt arbetsflöde för e-postparsning med Nanonets:

Skapa ett konto

Registrera dig för att komma igång med Nanonets.

Bygg en anpassad e-posttolkare

Ladda upp några exempelfiler och markera de fält som du vill extrahera. AI:n lär sig att identifiera dina intresseområden baserat på de exempel du visar – ju fler desto bättre.

Skärmdumpar av e-postmeddelanden kommer att fungera bra. Testa den anpassade extraheraren med nya filer för att se hur det fungerar.

Observera att Nanonets erbjuder utdragare för vanliga dokumenttyper som kan komma in som bilagor, inklusive fakturor, inköpsorder, kvitton och mer.

Definiera källan/källorna

Om e-postmeddelanden är din primära källa, ställ in en Nanonets-mottagningsadress och vidarebefordra alla relevanta e-postmeddelanden automatiskt till det e-post-ID:t.

Du kan också ställa in en automatisk import av filer från molnlagring, databaser eller ansluta via ett API.

Ställ in arbetsflödet

Skapa hela arbetsflödet genom att ansluta källan till den anpassade dataextraktorn du byggde. Du kan också definiera tolkningsregler för att bearbeta extraherade data till ett lämpligt utdataformat.

Definiera slutligen destinationen som du vill exportera den förfinade informationen till. Du kan exportera data direkt till CRM- eller ERP-programvara via Nanonets API.