Arbetsflödesmall för kundreskontra

Upprätthåll ett sunt kassaflöde med snabba betalningspåminnelser, strömlinjeformad betalningsinsamling och uppdaterade finansiella poster med Nanonets arbetsflödesmall för kundreskontra.

Om arbetsflödesmall för kundreskontra

Uppdaterar du dina ekonomiska uppgifter varje gång du gör en försäljning på kredit? Har du en strömlinjeformad process för att fånga alla dina fordringar på en gång?

Om inte, är det dags att ändra detta. Automatisera, förbättra synligheten och eliminera fel i kundreskontraprocessen med hjälp av en automatiserad arbetsflödesmall för kundfordringar på några minuter. Snabba upp kundfordringar med periodisk fakturering och snabba påminnelser. Få AR-rapporter i realtid med sömlöst datautbyte med ditt bokföringsprogram. Vet alltid var dina kassaflöden är med Nanonets AR arbetsflödesmall.

Steg i Nanonets arbetsflödesmall för kundreskontra

För att använda Nanonets kundreskontra arbetsflödesmall, logga in till ditt Nanonets-konto eller skapa ett gratis konto om du inte redan har det

Fakturering

Skapa och skicka fakturor automatiskt när en kund köper med hjälp av tredjepartsintegrationer. Använd arbetsflöden för att avgöra om köpet är återkommande, engångsföreteelse, kreditvärdigt eller riskabelt.

Betalning Processing

Tillämpa nödvändiga finansieringsavgifter, skatter eller rabatter för förtidsbetalningar baserat på dina kriterier. Skicka ekonomiavgiftsfaktura eller kontoutdrag till kunden med alla detaljer.

Uppdatera finansiella poster

Synkronisera betalningsinformationen med ditt bokföringsprogram som Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite och mer med sömlösa integrationer.

Fördelar med att använda Nanonets arbetsflödesmall för kundreskontra

Oavslutade kundfordringar kan ha ringeffekter på kassaflöden. Hantera dina kundfordringar, spåra ditt kassaflöde och snabba upp dina betalningar med Nanonets. Med Nanonets kundreskontra arbetsflödesmall kan du

Minimera mänskliga misstag

Synkronisera data till ditt bokföringsprogram med sömlösa integrationer automatiskt. Minska manuella datainmatningsfel till 0.

Automatiserade arbetsflöden

Ställ in automatiserade arbetsflöden med några få klick. Använd arbetsflödesmallar, anpassa dina arbetsflöden eller låt vårt team ställa in dem åt dig.

Spot Cash-flaskhalsar

Få en komplett bild av kassaflöden med realtidsdata på ditt bokföringsprogram utan kalkylblad eller dokument.

Automatiska påminnelser

Snabba upp betalningar, godkännanden och finansiell rapportering med automatiska påminnelser till relevanta intressenter.

Integrera, automatisera och få betalt i tid, alltid

Automatisera varje steg i cykeln mellan faktura och kontanter med intelligenta arbetsflöden. Nanonets integreras med alla större bokföringsprogram för att hålla koll på dina kundfordringar med insiktsfull spårning, automatiska påminnelser och fullständig synlighet.

Accelerera dina kassaflöden med AR-arbetsflöden idag!

Automatisera dina kundreskontra arbetsflöden med en no-kod intelligent automationsplattform. Optimera ditt företags resultat, spara kostnader och öka tillväxten med Nanonets.

Ta kontakt med våra automationsexperter, eller prova att skapa ett kundreskontraarbetsflöde själv.

Läs fler bokföringsartiklar:

Automatisera bokföring med gratis bokföringsmallar

Hitta den bästa programvaran för ditt företag

Vad är kundfordringar?

AR, även känd som kundfordringar, är de pengar företaget får från sina kunder efter deras tjänster. För enkel förståelse, låt oss ta ett exempel från det verkliga livet. Tänk dig att du lånade pengar av din kollega för att betala för beställningen eftersom du inte hade pengar då. Detta kan kallas kundfordringar, eftersom du kommer att betala tillbaka honom senare. Nu tillbaka till verksamheten, kundfordringar är krediten som ges av företaget, som kan variera från några dagar till till och med ett år, och är "IOU".

Efter att ha gjort detsamma eller tillhandahållit tjänsterna, om företaget ännu inte har fått pengarna från kunden, kallas det företagets fordringar. Många företag erbjuder denna tjänst för att underlätta för kunderna att betala dem senare. Till exempel levererar en porslinstillverkare besticken till butiken. Efter att ha fakturerat butiken för sakerna bokförs betalningen direkt på kundreskontra. Och när butiken tar emot artiklarna betalar den för dem.

AR-processer kan vara komplicerade om de hanteras manuellt, så ett företag bör ha en automatisk AR-process. Det hjälper företaget att hantera inkomstflödet effektivt och låter företaget växa. Dessutom visas de mottagna och de kvarvarande betalningarna tydligt på kontot, så det blir lätt för de anställda att spåra beloppet.

Vad är kundreskontraprocessen?

De flesta företag har sin kundreskontraprocess. Detta hjälper dem att enkelt hantera och spåra betalningen. Att skapa och använda en automatisk redovisningslösning för att hantera och spåra kundreskontraprocessen gör det därför möjligt för företaget att hålla transaktionerna igång smidigt. Stegen i processen för kundfordringar är följande:

Etablering av kreditpraxis

Att skapa ett kreditansökningsförfarande i företaget är det första steget i kundreskontraprocessen. Baserat på ryktet hos någon organisation eller enskilda kunder kommer företaget att bestämma om de kommer att tillhandahålla sina varor på kredit. Dessutom behöver företaget fastställa villkoren för att erbjuda kredit utifrån kundernas behov och krav. Dokumentet anger tydligt räntesatserna och kreditvillkoren i detalj så att ingen avvikelse uppstår.

Nästa sak i kreditprocessen inkluderar den period som en organisation lånar ut kredit till kunden. Stora företag kan låna ut krediter för längre perioder, medan små företag behöver mer kontanter.

Fakturering av kunder

Nästa steg i kundreskontraprocessen inkluderar att skicka en faktura till kunderna. En faktura är ett dokument som anger produktinformation, kostnader, betalningsdatum och andra bankuppgifter. Det kunde skickas omedelbart efter att varorna skickats så att betalning kunde ske så snart som möjligt.

Spåra kundfordringar

En kundreskontrahandläggare spårar orderbetalningen. En AR-tjänstemans roll är att kontrollera det insatta beloppet på bankkontot, mata in data i AR-systemet och allokera det till en faktura. Dessutom måste han stämma av kundreskontran för att säkerställa att alla betalningar bokförs korrekt och måste utfärda månadsutdrag till kunder.

Det finns en skillnad mellan spårningsprocessen för stora och små organisationer. Stora organisationer anställer ett team av AR-officerare som använder ett avancerat spårningsprogram. Detta minskar tiden och ansträngningen och ger korrekta resultat. Å andra sidan behöver små organisationer vanligtvis ett avancerat system, så de utför spårningsprocessen manuellt. Detta kan utföras av en professionell revisor eller ett team av dem.

Bokföring av kundreskontra

Nästa steg innebär att inkassoansvarig bestämmer förfallodatum för betalning. Sedan måste de föra en journal för att registrera beställningarna efter att ha organiserat uppgifterna för obetalda skulder. Denna process används för att redovisa obetalda skulder och identifiera rabatter för tidiga betalningar.

Varför är kundfordringar så viktiga?

Standardförfarandet för att returnera pengarna är bara en myt. Människor måste följa det ideala förfarandet, vilket är anledningen till att kundreskontraprocessen blir viktig. Om betalningen försenas kan det leda till organisationens fall och hela kassaflödessystemet kan stanna. Dessutom kan det leda till brist på pengar att investera för vidare produktion och betalning till aktieägarna. Sålunda är kundreskontraproceduren avgörande för att alla organisationer ska fungera smidigt. Den visar hur mycket pengar du behöver ta emot och tidslinjen för att upprätthålla ett sunt kassaflöde.

Hur automatiseras kundreskontra?

Upphandling

Inköpsavdelningen tar det första steget i automatiseringsprocessen. Den lägger beställningen och skickar en kopia av inköpsordern till kundreskontraavdelningen. Sedan skickar organisationen en faktura som anger betalningen och andra detaljer efter att ha mottagit beställningen.

Fakturabehandling

Fakturahantering kan ske manuellt såväl som elektroniskt. Manuell bearbetning är dock en extremt tidskrävande procedur, så det föreslås att man går till automatisk databehandling. Detta hjälper till att minska felen och ge noggrannhet, vilket i sin tur hjälper till att köra hela kan flyta processen smidigt.

Fakturagodkännande

I likhet med fakturahantering kan fakturagodkännande ske manuellt och elektroniskt. Detta innebär att informationen matchas med inköpsordern så att den mottagna betalningen stämmer överens med beställningen. Därefter förbereds dokument om kostnad, leveranstid, antal gånger och andra väsentliga detaljer.

Betalning

Sedan kommer betalningen, som kunde tas emot kontant, och en check kunde behandlas automatiskt. En kundreskontraansvarig måste godkänna betalningen och genomföra alla formaliteter så att betalningen kan tas emot smidigt.

Återförsäljarledning

Det är nödvändigt att kolla upp med kunden om han står inför några problem med betalningen. Det är kundreskontraavdelningens skyldighet att kontrollera om fakturan fortfarande är i godkännandeprocess eller om betalningen har tagits emot.

Systemuppgraderingar

För att automatisera kundreskontraprocessen är det viktigt att hålla ERP-systemet (Enterprise Resource Planning) uppgraderat genom att installera nya versioner av programvara som krävs av teamet för att genomföra betalningsprocessen smidigt.

Rapportering och analys

Det sista steget i automatiseringsprocessen för kundreskontra är att rapportera de förberedda bladen för skickade beställningar och betalningar som tagits emot av AP-avdelningen. Därefter analyserar du transaktionerna och undersöker avdelningens resultat så att de kan göra ändringar om det ligger något bakom dem. Återigen, detta hjälper till att driva organisationen smidigt.

Tips för att förbättra kundfordringar

Upprätthåll detaljerade konsumentuppgifter

Låt oss säga att en organisation använder manuell datainmatning; det kan leda till fel som påverkar faktureringsförfarandet. Således bör det automatiska kundreskontrasystemet ladda alla väsentliga detaljer, särskilt betalnings- och kreditvillkor. Automatiserad AR-process hjälper till att upprätthålla noggrannheten i att regelbundet kontrollera databasen, informera deadlines och utbilda personalen att hantera detaljerna korrekt så att kassaflödet är smidigt.

Erbjud positiva och negativa incitament

Incitament kan göra underverk för det övergripande kassaflödesförfarandet. Det är samma sak som det verkliga exemplet på att köpa varor; när rabatter erbjuds ökar försäljningen. På samma sätt fungerar positiva och negativa incitament för att avvisa kontanter från företag och privatpersoner. Ett exempel på ett positivt incitament kan vara att erbjuda presentkorgar om betalning tas emot tidigt. Ett exempel på ett negativt incitament kan vara att straffa dem med extra avgifter om betalningen försenas. Detta kan ingjuta viss rädsla och de börjar ta betalningar på allvar, vilket kan gynna din organisation.

Se till att dina kreditpolicyer är tydliga och koncisa

Innan du lånar ut pengar för varor och tjänster, se till att din organisation har en robust uppsättning kreditpolicyer. Detta är viktigt för att kreditflödet ska upprätthållas ordentligt. Detta är ekonomi- och säljteamets skyldighet att fastställa kreditgränser och straffavgifter om datumet förlängs. Personalen bör också schemalägga möten för att säkerställa att politiken möter de förändrade ekonomiska förhållandena.

Håll kontakten med dina kunder

Många gånger händer det att kunder kan behöva komma ihåg att betala för beställningen eftersom detta är en vanlig mänsklig instinkt. Eller andra gånger kan de ha genuina skäl till att inte betala räkningarna i tid. Oavsett orsaken kan det lösas med sund kommunikation. Med hjälp av kundreskontraprocessen kunde detta lösas. Du kan skicka påminnelser, så att de kommer ihåg betalningen eller direkt ringa dem för att hitta lösningen.

Använd vanliga månadsavgifter istället för standardfakturor

Det rekommenderas alltid att skicka månatliga räkningar om ordern är enorm eller om det finns en regelbunden transaktion mellan företag. Till skillnad från oregelbundna fakturor är månatliga fakturor mer produktiva för alla organisationer. Det hjälper företaget att reglera kassaflödet, förbättra produktionsprocessen och hjälpa företaget att växa. Dessutom innebär månatliga räkningar att kunder kan betala med autogiro, vilket förenklar hela betalningsproceduren.

Förenkla ditt faktureringsarbetsflöde

För att smidiga kundreskontraprocessen är det viktigt att vara fri från eventuella fel. Fel kan variera från stavfel till helt felaktiga detaljer. Därför rekommenderas det att använda fakturamallar som innehåller ett format så att du kan komma ihåg vad som ska inkluderas och inte. Detta påskyndar i sin tur hela kundreskontraprocessen och hjälper till att fungera smidigt för alla organisationer.

Erbjud betalningsalternativ till dina kunder

En organisation bör erbjuda sina kunder betalningsalternativ för att ta emot kontanterna i tid. Det gör dem bekväma med att göra betalningar i det läge de vill före pengarna i tid. Patentalternativen inkluderar checkar, kontanter, betalkort, kreditkort, autogiro och banköverföringar. Av dessa alternativ är autogiro det mest effektiva eftersom det är en pull-betalning istället för en push-betalning. Detta innebär att det är förhandsgodkänt, och kunden behöver inte agera för att godkänna betalningen.