AI-fakturahantering är inte längre en sci-fi-dröm utan en nuvarande verklighet som omformar hur företag hanterar sina leverantörsskulder (AP). Den snabba utvecklingen av artificiell intelligens (AI) och maskininlärning (ML) tänjer på gränserna för vad som är möjligt inom affärsautomation.
Från att automatisera datautvinning till att identifiera fakturaavvikelser, AI-baserad fakturahantering gör verksamheten smidigare, snabbare och mer tillförlitlig. Du får en förenklad process och ökad noggrannhet och effektivitet. Så, vad är egentligen AI-baserad fakturahantering, och hur fungerar det?
Vad är AI-baserad fakturahantering?
AP-teamets arbetsflöde för fakturabehandling involverar vanligtvis manuell datainsamling och inmatning, uppföljningar av godkännanden och betalningsprocessen. Denna traditionella metod kan vara ganska tidskrävande, felbenägen och ineffektiv. Föreställ dig att manuellt behandla hundratals eller till och med tusentals fakturor varje månad.
ange AI fakturahantering. Genom att utnyttja AI:s förmåga att lära sig och anpassa, automatiserar detta tillvägagångssätt hela fakturahanteringscykeln. Genom att kombinera maskininlärning och optisk teckenigenkänning kan AI-fakturabearbetning exakt extrahera data från olika fakturaformat, fylla i eller validera informationen automatiskt och skicka den till dina företagsapplikationer, vilket minskar behovet av manuellt ingripande.
Dessutom, varje gång någon manuellt ingriper för att korrigera ett fel, lär AI sig av det och förbättrar dess dataigenkänningsmöjligheter. Denna inlärningsprocess gör det möjligt för AI:n att hantera olika fakturaformat, vilket minimerar behovet av manuella ingrepp.
Hur fungerar AI-baserad fakturahantering?
AI-baserad fakturahantering fungerar genom en kombination av tekniker som Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) och Optical Character Recognition (OCR).
Låt oss titta på de olika stegen i arbetsflödet i detalj:
1. Fakturahämtning: AI:n skannar de fysiska eller digitala fakturorna. Allt du behöver göra är att ladda upp fakturan och AI:n börjar fungera. OCR-teknik omvandlar olika fakturaformat till data som AI:n kan bearbeta.
2. Dataextraktion: När fakturan har registrerats använder AI:n ML och NLP för att extrahera relevant information som fakturanummer, leverantörsdetaljer, datum, totalbelopp, raddetaljer, etc.
3. Datavalidering: Efter extraktion validerar AI data genom att matcha dem med inköpsorderdetaljerna i systemet. Detta steg säkerställer att det inte finns någon avvikelse mellan fakturan och orderinformationen.
4. Manuell ingripande och felkorrigering: Om AI:n upptäcker någon avvikelse som den inte kan lösa, flaggar den fakturan för manuell granskning. Som nämnts tidigare hjälper alla manuella ändringar AI:n att lära sig och förbättra dess noggrannhet i framtiden.
5. Väg för godkännande: Efter datavalidering och felkorrigering dirigerar AI fakturan till relevant person eller team för godkännande. Detta steg hjälper till att upprätthålla kontroll och transparens i processen.
6. Betalningshantering: När AI har godkänts vidarebefordrar AI den för betalningar baserat på fakturavillkoren och affärsreglerna, vilket hjälper till att undvika förseningsavgifter och upprätthåller goda relationer med leverantörer.
Hur löser inkorporering av AI vanliga utmaningar inom fakturahantering?
Låt oss inse det, fakturahantering kan vara en huvudvärk. Det är en hävdvunnen affärspraxis, men det är inte utan sina utmaningar. Oavsett om du är ett litet företag eller ett stort företag, kan ineffektivitet smyga sig på, vilket leder till frustration och ekonomisk förlust.
Problem som försenade leverantörsbeställningar på grund av sena betalningar, kreditförnekande från tidigare inkonsekvenser och bortkastade timmar med att fixa fel och jaga godkännanden är alltför vanliga. Dessa utmaningar kan anstränga dina resurser och slå hårt mot dina vinstmarginaler.
Tack och lov har den senaste tidens införlivande av AI i fakturahantering hjälpt företag att lindra många av dessa problem.
Problem 1: Tidskrävande manuell datainmatning
Att extrahera fakturadata manuellt är inte bara arbetskrävande utan också tidskrävande. Medan pappersbaserade fakturor skulle kräva manuell datainmatning, kräver digitala fakturor, om än ett steg upp, fortfarande att någon sållar igenom uppgifterna och kopierar eller extraherar nödvändig information. Och om ditt affärssystem inte är integrerat med ditt faktureringssystem, måste din personal manuellt lägga in data i två system, vilket fördubblar arbetet och ökar risken för fel.
Med OCR-teknik och AI är denna process nu automatiserad. Fakturor kan skannas och relevant data samlas in och fylls i i systemet. Detta minskar avsevärt tiden som läggs på datainmatning och gör att ditt leverantörsreskontrateam kan fokusera på mer strategiska uppgifter.
Problem 2: Hög felfrekvens vid manuell datainmatning
Manuell datainmatning är utsatt för mänskliga fel. Även den mest noggranna personen kan göra misstag när han hanterar stora mängder data. Dessa fel kan leda till betalningsavvikelser, vilket kan orsaka betydande problem längre fram, från ekonomiska avvikelser till ansträngda leverantörsrelationer.
AI-baserad fakturahantering minskar dessa fel drastiskt. Att automatisera datautvinningsprocessen med ML och OCR eliminerar mänskliga fel vid inmatning av data. Eventuella avvikelser flaggas snabbt för granskning, vilket förhindrar att mindre misstag blir större problem.
Problem 3: Försening av fakturagodkännanden
Förseningar kan uppstå av flera anledningar - godkännaren kan vara upptagen, fakturan kan försvinna i en hög med pappersarbete, fakturan har skickats till fel person eller det kan finnas avvikelser i själva fakturan som behöver redas ut. Din anledning kan vara berättigad, men resultatet är detsamma - ansträngda relationer med dina leverantörer, försenade leverantörsbeställningar och potentiella förseningsavgifter.
AI-baserad fakturahantering effektiviserar godkännandeprocessen. Varje godkännandenivå kartläggs i systemet, vilket säkerställer att fakturan når rätt person vid rätt tidpunkt. Ej godkända fakturor kan spåras enkelt eller eskaleras vid behov. AI:n kan också flagga avvikelser för granskning innan fakturan skickas för godkännande. Och eftersom betalningshantering är inbyggd i AI-systemet, behandlas betalningen omedelbart när den har godkänts.
Problem 4: Brist på transparens och kontroll
Pappersfakturor kan lätt försvinna; även digitala kan vara felplacerade i havet av filer. Avsaknaden av ett centralt arkiv för alla fakturor gör det svårt att upprätthålla ett revisionsspår. Dessutom skulle det vara svårt att effektivt implementera 2-vägsmatchning (eller till och med 3-vägsmatchning om det behövs). Denna brist på transparens och kontroll kan leda till bedrägerier och frågor om efterlevnad.
AI i fakturahantering skapar ett centraliserat system, vilket gör det enkelt att spåra fakturor i alla skeden. Att implementera 2-vägs- eller 3-vägsmatchning blir mycket enklare och effektivare med en digital spår för varje faktura. Att upptäcka bedrägerier och avvikelser blir betydligt enklare med AI eftersom det snabbt kan identifiera mönster och oegentligheter i data. Det säkerställer också att alla fakturor lagras säkert med information om vem som har granskat och godkänt var och en, vilket ökar ansvarigheten och kontrollen över processen.
Problem 5: Svårigheter att hantera komplexa fakturor
Fakturor finns i olika format, från skannade bilder till PDF-filer, och alla system kan inte hantera dessa format effektivt. Detta kan leda till förseningar i behandlingen eller till och med förlust av fakturor, vilket kan orsaka ytterligare frustrationer och potentiell ekonomisk förlust.
AI kan extrahera relevant data från skannade bilder, PDF-filer och andra digitala format med OCR-teknik och intelligent bearbetning. AI:n kan också lära sig och anpassa sig till olika fakturalayouter, språk, handelsbestämmelser och valutor. Dessa möjligheter kommer väl till pass när man hanterar internationella leverantörer eller komplexa inköpsorder.
Problem 6: Skalbarhetsproblem med växande verksamhet
När ditt företag växer, växer dina transaktioner och fakturor också. Manuell fakturahantering kan bli allt mer ohanterlig med denna tillväxt. Du kommer att behöva spendera mer tid, anställa mer personal eller ta itu med fler fel och ineffektivitet när ditt företag skalar. Detta kan sätta en betydande belastning på dina resurser och hämma dina tillväxtplaner.
AI-system kan konfigureras för att möta dina växande behov utan att kräva ytterligare mänskliga resurser. Du kan enkelt ta med fler leverantörer, behandla större volymer av fakturor och hantera komplexa transaktioner. AI kan också lära sig och anpassa sig till dina förändrade affärsbehov och automatisera fler uppgifter efter behov. Oavsett om du har att göra med en- eller flerradsfakturor eller siktar på att utöka din leverantörsbas, kan AI skala upp eller ned efter behov.
Uppgift 7: Svårigheter att spåra och hantera kassaflödet
Ineffektiv fakturahantering kan leda till kassaflödesproblem. Utan en tydlig bild av in- och utbetalningar kan det vara utmanande att hantera din ekonomi effektivt. Sena betalningar, uteblivna betalningar eller till och med överbetalningar kan leda till betydande ekonomisk förlust.
AI-baserad fakturahantering ger dig en realtidsöversikt över din ekonomiska status. Systemet kan förutsäga kassaflöde baserat på befintliga fakturor och betalningsdata, vilket gör att du kan planera dina pengar mer effektivt. Det säkerställer också snabb betalningshantering, vilket minskar risken för sena avgifter eller uteblivna betalningar. AI:n kan också flagga potentiella överbetalningar, vilket hjälper dig att undvika onödiga kostnader.
Problem 8: Brist på interoperabilitet
Alla system kan inte kommunicera effektivt med varandra. Du kanske har ett utmärkt faktureringssystem, men om det inte kan integreras med din befintliga ekonomiprogramvara eller ERP-system kan det leda till ineffektivitet och datasilos. Denna brist på interoperabilitet kan skapa ytterligare arbete, eftersom data måste matas in manuellt i flera system.
Med AI kan du automatisera hela processer över olika system. AI:n kan integreras med din befintliga programvara, vilket möjliggör sömlös dataöverföring och synkronisering. Denna interoperabilitet eliminerar datasilos och minskar arbetsbelastningen på din personal. Dessutom är AI aktiv 24×7, vilket innebär att den fortsätter att behandla fakturor och synkronisera data även efter kontorstid, vilket säkerställer att din verksamhet löper smidigt dygnet runt.
Det är viktigt att komma ihåg att inte alla AI-drivna fakturahanteringssystem erbjuder alla dessa funktioner. Du bör noggrant granska funktionerna i varje system innan du gör ett val.
Hur Nanonets AI-baserad fakturahantering kan hjälpa
Nanonets kombinerar OCR- och AI-teknik sömlöst för att automatisera fakturahantering. Du kan snabbt träna systemet att känna igen olika fakturaformat, layouter och språk, vilket gör det lämpligt för företag av alla storlekar och branscher.
Nya Zeeland-baserat fastighetsunderhållsföretag, TAPI, har utnyttjat kraften hos Nanonets för att revolutionera dess operativa effektivitet. Tapi förvaltade över 110,000 XNUMX fastigheter och stod inför utmaningen med ett långsamt, manuellt fakturahanteringssystem som hindrade dess tillväxt.
Med hjälp av Nanonets fångade de utan ansträngning viktig information från fakturor, som sedan skickades till Tapi för kontroller och validering. Systemet visade sig vara tillförlitligt, med en imponerande 94 % dataextraktion och flexibilitetsnoggrannhet, vilket möjliggör snabb och sömlös systemintegration.
Resultaten var häpnadsväckande. Manuell bearbetning, som tidigare tog 6 timmar, reducerades till bara 12 sekunder. De operativa kostnaderna i samband med fakturering rasade med 70 %, vilket frigjorde resurser för andra viktiga affärsområden. Den snabba fakturahanteringen förbättrade Tapis kundupplevelse avsevärt, vilket visar den transformerande kraften hos Nanonets AI-drivna faktureringslösning.
Så här kan Nanonets också hjälpa ditt företag:
Automatisk datafångst: Fånga och extrahera data från PDF-filer, bilder, kalkylblad och andra digitala format med lätthet. Detta eliminerar behovet av manuell datainmatning, vilket minskar felen och påskyndar bearbetningstiden.
Sömlös integrering: Integrera enkelt med dina befintliga programvarusystem som Xero, Sage, Google Sheets, Gmail, Zapier och andra. Detta säkerställer sömlös dataöverföring och interoperabilitet, vilket minskar datasilos och förbättrar den operativa effektiviteten.
skalbarhet: När ditt företag växer kan Nanonets skalas för att möta dina ökade fakturahanteringsbehov. Denna flexibilitet säkerställer att du kan hantera större fakturor utan ytterligare resurser.
Intelligent bearbetning: Utnyttja AI för att förstå och bearbeta komplexa fakturor, oavsett layout, språk eller valuta. Nanonets intelligenta bearbetning kan anpassas till förändrade affärsbehov, vilket gör att du kan hantera fler internationella leverantörer och komplicerade arbetsflöden.
Realtidsanalys: Spåra enkelt statusen på dina fakturor, övervaka ditt kassaflöde och fatta välgrundade beslut baserat på korrekta data.
24×7 operationer: Med Nanonets slutar inte fakturahanteringen efter kontorstid. AI:n fungerar dygnet runt och säkerställer att dina fakturor behandlas snabbt och att din verksamhet löper smidigt.
Regelefterlevnad: Skapa automatiskt revisionsspår och se till att alla fakturor följer lagstadgade standarder. Den här funktionen hjälper inte bara till att upprätthålla transparens utan gör det också lättare att förbli kompatibel.
Kostnadsminskning: Minska driftskostnaderna genom att automatisera manuella bearbetningsuppgifter. Med en betydligt snabbare handläggningstid kan du sänka dina omkostnader, vilket leder till en sundare resultat.
Avslutande tankar
AI-baserad fakturahantering stärker företag över hela världen. Det gör det möjligt för AP-team att växla från reaktiva till proaktiva roller, och fokuserar mer på strategiska uppgifter än vardaglig datainmatning. Även om initialkostnaden för att implementera AI kan tyckas hög, gör dess långsiktiga besparingar och driftseffektivitet det till en värdefull investering.
I takt med att AI fortsätter att utvecklas kommer dess kapacitet inom fakturahantering också att utvecklas. Framtiden lovar mer exakt dataextraktion, sömlös systemintegration och intuitiv automatisering.
Kom ihåg att framgången med att implementera AI i din fakturahantering beror på att du väljer rätt lösning som passar dina affärsbehov och mål. Ta dig tid att se över olika alternativ, förstå deras för- och nackdelar och fatta ett välgrundat beslut.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Fordon / elbilar, Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- ChartPrime. Höj ditt handelsspel med ChartPrime. Tillgång här.
- BlockOffsets. Modernisera miljökompensation ägande. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/ai-invoice-processing/
- : har
- :är
- :inte
- $UPP
- 000
- 1
- 12
- 200
- 7
- 8
- a
- förmåga
- Konto
- ansvar
- noggrannhet
- exakt
- exakt
- tvärs
- aktiv
- anpassa
- Annat
- Efter
- AI
- AI-powered
- sikta
- Alla
- tillåta
- tillåter
- också
- mängd
- an
- analytics
- och
- vilken som helst
- ap automation
- tillämpningar
- tillvägagångssätt
- godkännande
- godkännanden
- godkänd
- ÄR
- områden
- runt
- konstgjord
- artificiell intelligens
- Konstgjord intelligens (AI)
- AS
- associerad
- At
- revision
- automatisera
- Automatiserad
- automatiserar
- automatisera
- Automation
- undvika
- bas
- baserat
- BE
- blir
- blir
- passande
- innan
- mellan
- större
- Botten
- gränser
- företag
- företag
- upptagen
- men
- by
- KAN
- kan inte
- kapacitet
- fånga
- fångas
- försiktigt
- Kontanter
- kassaflöde
- Orsak
- orsakar
- centrala
- centraliserad
- utmanar
- utmaningar
- utmanande
- chans
- byte
- karaktär
- karaktärigenkänning
- Kontroller
- val
- välja
- klar
- klocka
- COM
- kombination
- kombinerar
- kombinera
- komma
- Gemensam
- kommunicera
- företag
- komplex
- Efterlevnad
- kompatibel
- komplicerad
- följa
- konfigurerad
- Nackdelar
- innehåll
- fortsätter
- kontroll
- FÖRETAG
- korrekt
- Pris
- Kostar
- kunde
- skapa
- skapar
- kredit
- avgörande
- valutor
- Valuta
- kund
- kundupplevelse
- cykel
- datum
- datainmatning
- Datum
- behandla
- som handlar om
- Beslutet
- beslut
- fördröja
- Försenad
- fördröjningar
- demonstrera
- beror
- detalj
- detaljer
- olika
- svårt
- Svårighet
- digital
- avvikelse
- do
- gör
- doesn
- fördubbling
- ner
- drastiskt
- drömmen
- grund
- varje
- Tidigare
- lätta
- lättare
- lätt
- lätt
- Effektiv
- effektivt
- effektiviteter
- effektivitet
- effektivt
- enkelt
- eliminerar
- inbäddade
- ge
- möjliggör
- möjliggör
- änden
- förbättrad
- förbättra
- säkerställa
- säkerställer
- säkerställa
- ange
- gick in i
- Företag
- Hela
- inträde
- ERP
- fel
- fel
- etc
- Även
- Varje
- Utvecklingen
- utvecklas
- exakt
- utmärkt
- befintliga
- Bygga ut
- kostnader
- erfarenhet
- extrahera
- Ansikte
- inför
- snabbare
- Leverans
- Funktioner
- avgifter
- Filer
- Finanser
- finansiella
- flaggad
- flaggorna
- Flexibilitet
- flöda
- Fokus
- fokusering
- För
- bedrägeri
- från
- frustration
- fonder
- ytterligare
- framtida
- skaffa sig
- gif
- ger
- Mål
- Går
- god
- kraftigt
- Odling
- Växer
- Tillväxt
- hantera
- Arbetsmiljö
- praktisk
- Hård
- Har
- friskare
- hjälpa
- hjälpte
- hjälpa
- hjälper
- Hög
- hyra
- Träffa
- ÖPPETTIDER
- Hur ser din drömresa ut
- How To
- HTTPS
- humant
- Human Resources
- Hundratals
- identifiera
- identifiera
- if
- bilder
- bild
- genomföra
- genomföra
- imponerande
- förbättra
- förbättras
- förbättra
- in
- Inkommande
- införlivande
- ökat
- ökande
- alltmer
- industrier
- ineffektiv
- informationen
- informeras
- integrera
- integrerade
- integrering
- Intelligens
- Intelligent
- Internationell
- Interoperabilitet
- ingripande
- in
- intuitiv
- investering
- fakturahantering
- problem
- IT
- DESS
- sig
- bara
- Ha kvar
- Nyckel
- Brist
- språk
- Språk
- Large
- större
- Sent
- Layout
- leda
- ledande
- LÄRA SIG
- inlärning
- Nivå
- Hävstång
- hävstångs
- tycka om
- linje
- lång sikt
- längre
- se
- förlust
- förlorat
- lägre
- Maskinen
- maskininlärning
- bibehålla
- upprätthålla
- underhåll
- göra
- GÖR
- Framställning
- hantera
- hantera
- manuell
- manuellt
- många
- marginaler
- matchande
- Maj..
- betyder
- Möt
- nämnts
- noggrann
- kanske
- emot
- minimerande
- mindre
- felplacerad
- missade
- misstag
- Mildra
- ML
- Övervaka
- Månad
- mer
- Dessutom
- mest
- mycket
- multipel
- Natural
- Naturlig språkbehandling
- nödvändigt för
- Behöver
- behov
- nlp
- Nej
- nu
- antal
- OCR
- of
- erbjudanden
- Office
- on
- Ombord
- gång
- ONE
- ettor
- endast
- operativa
- Verksamhet
- optisk teckenigenkänning
- Tillbehör
- or
- beställa
- ordrar
- Övriga
- Övrigt
- ut
- över
- pappersbaserad
- pappersarbete
- Tidigare
- mönster
- betalning
- betalningen behandlas
- betalningar
- personen
- fysisk
- Planen
- planer
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- befolkad
- möjlig
- potentiell
- kraft
- praktiken
- förutse
- presentera
- pretty
- förebyggande
- tidigare
- Proaktiv
- problem
- process
- Bearbetad
- processer
- bearbetning
- Vinst
- lovar
- egenskaper
- egenskapen
- PROS
- visat
- inköp
- inköpsorder
- Tryck
- Tryckande
- sätta
- Snabbt
- snabbt
- snabb
- Betygsätta
- RE
- når
- realtid
- Verkligheten
- Anledningen
- skäl
- senaste
- erkännande
- känner igen
- Minskad
- minskar
- reducerande
- reduktion
- Oavsett
- föreskrifter
- regulatorer
- Förhållanden
- relevanta
- pålitlig
- förblir
- Repository
- kräver
- Obligatorisk
- Resurser
- resultera
- Resultat
- översyn
- Granskad
- revolutionera
- höger
- Risk
- roller
- rund
- Rutt
- rutter
- routing
- regler
- Körning
- s
- Samma
- Besparingar
- skalbarhet
- Skala
- skalor
- sci-fi
- HAV
- sömlös
- sömlöst
- sekunder
- säkert
- verka
- skickas
- flera
- skifta
- skall
- Sålla
- signifikant
- signifikant
- silor
- enklare
- förenklade
- eftersom
- enda
- storlekar
- långsam
- Small
- mjukare
- mjukt
- So
- Mjukvara
- lösning
- LÖSA
- någon
- spendera
- spent
- Personal
- Etapp
- standarder
- status
- Steg
- Steg
- Fortfarande
- Sluta
- lagras
- Strategisk
- framgång
- sådana
- lämplig
- leverantör
- leverantörer
- synkronisering
- system
- System
- Ta
- uppgifter
- grupp
- lag
- Tekniken
- Teknologi
- villkor
- än
- den där
- Smakämnen
- Framtiden
- den information
- Linjen
- deras
- sedan
- Där.
- Dessa
- de
- detta
- tusentals
- Genom
- tid
- tidskrävande
- till
- alltför
- tog
- Totalt
- seg
- spår
- Spårning
- handla
- traditionell
- trail
- Tåg
- Transaktioner
- överföring
- transformativ
- Öppenhet
- två
- typiskt
- förstå
- onödig
- användningar
- med hjälp av
- BEKRÄFTA
- godkännande
- olika
- leverantör
- försäljare
- utsikt
- volymer
- var
- Sätt..
- były
- Vad
- när
- om
- som
- medan
- VEM
- kommer
- med
- utan
- Arbete
- arbetsflöde
- arbetsflöden
- fungerar
- inom hela sverige
- värt
- skulle
- Fel
- Xero
- Om er
- Din
- Youtube
- zephyrnet