Automatiserad orderhantering: Öka effektiviteten

Oavsett om du driver ett B2B- eller B2C-företag kan effektivisering av din order-to-cash-process (O2C) betyda skillnaden mellan framgång och stagnation. En nyligen genomförd McKinsey-studie visade att en chockerande 3-5 % av EBITDA glider ofta genom sprickor i O2C-processen. Det är pengar du kan satsa på! Dessutom kan manuella metoder helt enkelt inte hålla jämna steg med de upplevelser som moderna kunder nu förväntar sig.

Automatiserad orderhantering är lösningen. Den utnyttjar AI, OCR och automatiserade arbetsflöden för att hantera beställningar exakt och effektivt. Genom att automatisera säkerställer du uppdateringar i realtid och felfria transaktioner, vilket möter dagens krav på omedelbar och pålitlig service.

Den här guiden hjälper dig att anamma automatisering för att stärka din vinst och höja kundupplevelsen. Läs vidare när vi utforskar vad automatiserad orderhantering innebär, hur den skiljer sig från traditionella metoder och ger praktiska tips för implementering.

Vad är automatiserad orderhantering?

Automatiserad orderhantering (AOP) transformerar hur kundorder behandlas – och ersätter manuella uppgifter med ett digitalt system som ökar hastigheten och precisionen. Detta intelligenta system effektiviserar hela processen, från att fånga orderdetaljer och verifiera deras riktighet till att kontrollera lager och hantera försändelser, allt samtidigt som behovet av mänskligt ingripande minskar.

Avancerad teknik driver AOP, vilket säkerställer sömlöst utförande av uppgifter. OCR digitaliserar information från pappersbaserade eller elektroniska beställningar, vilket gör den användbar. AI och ML analyserar denna data för att känna igen mönster, lära av tidigare handlingar och göra intelligenta val som att rikta order till rätt godkännare eller identifiera potentiella bedrägerier.

Systemets automatiserade arbetsflöden och integrationer förenar olika plattformar, vilket gör att data kan flyttas utan ansträngning genom varje orderbearbetningssteg. Detta är en skarp kontrast till de föråldrade manuella metoderna för telefonsamtal, pappersjournaler och tråkiga datainmatningar, som är benägna att få fel och förseningar. Med AOP kan företag hantera fler beställningar, göra färre misstag och ge bättre kundupplevelser. 

Hur fungerar automatiserad orderhantering?

I genomsnitt har organisationer uppnått $6 i utbyte för varje $1 som investeras i att automatisera sina O2C-processer. Vanligtvis börjar processen med att en beställning görs digitalt och slutar med framgångsrik leverans och betalning för produkten eller tjänsten.

Det finns två metoder för automatisering. Det ena är att anta ett omfattande verktyg som hanterar hela resan, och det andra är att bygga en teknisk stack av specialiserad programvara för olika faser. Båda syftar till att förbättra snabbheten och noggrannheten i orderhanteringen, förvandla orderhanteringen.

Låt oss nu utforska steg-för-steg-resan för automatiserad orderhantering och hur varje tillvägagångssätt förbättrar stadierna från första insamling till slutlig leverans.

Digital orderinmatning:

Orderinitiering innebär att fånga orderdetaljer, som traditionellt kräver manuell datainmatning och utgör risker för mänskliga fel. OCR-programvara kan dock extrahera orderdetaljer direkt från e-handelsplattformar och andra kanaler. Den digitaliserar snabbt data från olika medier och loggar beställningar i systemet utan någon manuell inmatning, vilket minskar sannolikheten för fel och påskyndar hela processen.

Automationsverktyg använder OCR för att skanna och tolka information från e-postmeddelanden, PDF-filer eller onlineformulär, och extraherar de nödvändiga detaljerna korrekt utan manuellt ingripande. Denna omedelbara datafångst effektiviserar ingångsfasen ytterligare. Dessutom tillåter API:er och integrationer dig att importera beställningsdata från e-post direkt, Google Drive, Dropbox eller andra molnlagringstjänster till ditt orderhanteringssystem (OMS).

Beställningsvalidering och godkännande:

De fångade orderdetaljerna valideras baserat på fördefinierade kriterier som prissättning, rabatter, lagertillgänglighet och kundkreditgränser. AI-drivna verktyg kan snabbt jämföra beställningsinformationen mot din databas för att bekräfta noggrannheten och kontrollera avvikelser. Om avvikelser uppstår flaggar systemet dem för mänsklig granskning eller returnerar dem till kunden för bekräftelse.

Automatiserade system kommer ofta med konfigurerbara arbetsflöden för godkännande. Du kan ställa in anpassade hierarkier och routingregler för att automatiskt vidarebefordra beställningar till rätt personal. Med livestatus, automatiserade aviseringar och påminnelser kan godkännare hålla koll på väntande uppgifter och därigenom minska tiden det tar att flytta beställningar till nästa steg. Dessa arbetsflöden hjälper till att behålla kontroll och överblick utan att sakta ner processen.

Lagerkontroll och skapande av inköpsorder:

Det automatiserade systemet kommer att bekräfta om lagernivåerna är tillräckliga för att uppfylla beställningen. Den korskontrollerar de begärda artiklarna mot det aktuella lagret. Detta är avgörande för att förhindra restorder eller förseningar som negativt påverkar kundnöjdheten. När det väl har lyckats genererar systemet automatiskt en inköpsorder eller all nödvändig dokumentation för att påbörja genomförandeprocessen.

Programvara för lagerhantering och det automatiska orderhanteringssystemet samverkar för att övervaka och uppdatera lagernivåer. Det förhindrar försäljning av otillgängliga artiklar och stödjer bättre lagerplanering och prognoser. Varningar för låga lagernivåer underlättar proaktiv påfyllning. Dessutom säkerställer en tät integration mellan plattformar att beställningen går smidigt till fullföljd utan några problem, vilket hjälper dig att uppfylla de utlovade leveranstiderna.

Uppfyllelse och frakt:

När en inköpsorder har skapats interagerar AOP-systemet med fullgörandetjänster för att plocka, packa och förbereda beställningen för leverans. Systemet väljer den bästa fraktmetoden baserat på förinställda kriterier, såsom leveranstider och lägsta kostnad. Den genererar sedan fraktetiketter och leveranssedlar och uppdaterar lagret därefter.

Spårningsinformation i realtid är tillgänglig både för företaget och kunden, vilket möjliggör transparens och bättre kundservice. Systemet automatiserar uppdateringen av leveransstatus och skickar varningar eller uppdateringar direkt till kundens föredragna kommunikationskanal.

Slutföra beställningen och service efter försäljning:

Efter leverans spårar AOP-systemet beställningen och begär feedback. Den hanterar även returer och byten enligt företagets policyer. Denna process är avgörande för att upprätthålla kundnöjdhet och lojalitet.

Systemet stänger effektivt ordercykeln genom att behandla betalningar, utfärda fakturor och stämma av transaktioner. Den samlar in data som kan analyseras för att förbättra orderhantering och kundservicestrategier. Dessa insikter gör det möjligt för företag att vara mer dynamiska och lyhörda för marknadsförändringar och kundbehov.

Att lokalisera smärtpunkterna: där automatisering passar in

Varje steg i order-to-cash-processen har potentiella hinder som kan försena uppfyllelsen och påverka kundnöjdheten. Att identifiera dessa flaskhalsar är avgörande för att utveckla riktade automationsstrategier.

Låt oss titta på möjliga flaskhalsar och hur automatisering kan hantera dem:

Utmaningar inom traditionell orderhantering	Hur automatisering bidrar till lösningen
Eftersatta orderingång	Automatisering med avancerad OCR-teknik effektiviserar orderdatainsamling, vilket minskar inträdestider och eftersläpningar.
Lagernivåavvikelser	Automatiserade lagersystem ger lageruppdateringar i realtid, vilket säkerställer korrekt lagerhantering.
Felbenägen ordervalidering	AI-driven validering förbättrar noggrannheten i orderdetaljerna, vilket minimerar uppfyllelsefel.
Frakt- och leveransfel	Intelligenta routingalgoritmer förbättrar frakteffektiviteten och minskar fel vid leverans.
Tidskrävande fakturering	Automatiserad fakturering påskyndar faktureringsprocessen, vilket förbättrar kassaflödet.
Manuell betalningshantering	Automatiserade betalningsgateways underlättar snabbare och mer exakt transaktionsbearbetning.
Arbetskrävande returhantering	Automatisering förenklar returprocessen, vilket gör den mer effektiv och kundvänlig.
Luckor i kunduppdateringar	Automatiska aviseringar i realtid håller kunderna välinformerade om deras orderstatus.

Ställa in automatiserad orderhantering med Nanonets

Nanonets är en plattform som erbjuder ett operativt effektivt, AI-drivet automatiserat orderhanteringssystem. Installationen är enkel och kräver ingen kod, vilket gör den tillgänglig för företag av alla storlekar.

Först, låt oss förstå vad Nanonets ger till bordet:

Fördelarna med orderhantering med Nanonets

Etapp	Före Nanonetter	Med nanonetter	Nanonets fördel
Importera	Manuell sortering av e-postmeddelanden och bilagor.	Vidarebefordrar kundmail för att fånga beställningar.	Effektiviserar fångstprocessen, sparar tid och minskar manuellt arbete.
Utdrag	Manuell datainmatning med höga felrisker.	Använder OCR för att extrahera data korrekt.	Eliminerar manuell inmatning och ökar datanoggrannheten.
Analysera	Tidskrävande manuell datagranskning.	Automatiserar dataanalys med anpassade affärsregler.	Ökar effektiviteten och hanterar undantag intelligent.
Tryck	Manuell inmatning i ERP- eller CRM-system.	Autoformaterar och skickar data in i system.	Snabbar upp dataintegration och minskar inmatningsfel.
Integrera	Komplex verktygsintegration.	Sömlös synkronisering med affärsverktyg.	Förenklar integrationen och anpassar sig till befintliga arbetsflöden.

Så här kan du skapa automatiserad orderhantering med Nanonets:

Steg 1: Integrera dina system

Oavsett om du samlar in beställningar via Gmail, Google Drive, Typeform eller en Webflow-baserad webbplats eller använder mer komplexa system som SAP eller Oracle, kan Nanonets integreras sömlöst. Du kan ställa in automatisk import av beställningar från din orderinsamlingsplattform till Nanonets genom API:er, Zapier-integrationer eller direktintegration.

Steg 2: Träna din modell

Ladda upp några tidigare beställningar för att träna systemet. Nanonets använder OCR-, ML- och AI-teknik för att förstå dina beställningsformulär och extrahera data korrekt. Du kan finjustera och omskola din modell med ny data för att förbättra noggrannheten och anpassa dig till ändrade beställningsformat.

Steg 3: Konfigurera ditt arbetsflöde

Du kan anpassa ditt arbetsflöde baserat på dina affärskrav. Definiera sekvensen av uppgifter och regler för routing och godkännanden. Konfigurera utlösare för specifika händelser, till exempel om den extraherade informationen från ett beställningsformulär har avvikelser eller om lagernivån är otillräcklig.

Steg 4: Exportera dina data

När systemet har extraherat och validerat data från dina beställningar kan du exportera data till din föredragna destination. Nanonets stöder flera utdataformat, inklusive JSON, XML, CSV och direkta API-anrop till andra system. Du kan automatisera dataexport till ditt lagerhanteringssystem, CRM eller något annat system du använder.

Steg 5: Övervaka och optimera

Med inbyggd analys kan du övervaka prestandan för din automatiserade orderhantering. Spåra nyckeltal, identifiera flaskhalsar och fatta datadrivna beslut för att optimera dina processer kontinuerligt. Att regelbundet granska och uppdatera dina arbetsflöden hjälper dig att upprätthålla operativ effektivitet och hög kundnöjdhet.

Bästa metoder för automatiserad orderhantering

Genom att använda bästa praxis för automatiserad orderhantering kan du styra ditt företag mot enastående effektivitet och kundnöjdhet. Genom att implementera dessa metoder säkerställs att din verksamhet löper smidigt och adaptivt på dagens snabba marknad.

1. Implementera end-to-end-automatisering

Även om partiell automatisering kan ta itu med specifika flaskhalsar, är det automatiseringen från början till slut som verkligen förändrar verksamheten. Från ordermottagning till fullgörande kan varje steg dra nytta av minskade manuella ingrepp, vilket i sin tur minimerar fel, accelererar order-till-cash-cykeln och i slutändan förbättrar kundnöjdheten.

Checklista för end-to-end-automatisering:

• Automatisera ordermottagning och inmatning från alla källor.
• Använd automatisk dataextraktion och verifiering.
• Ställ in automatisk routing för godkännanden och bearbetning.
• Integrera automatiska frakt- och lageruppdateringssystem.
• Använd systemvarningar för att hantera lagernivåer och undvika restorder proaktivt.

2. Omfamna AI-driven analys

Att utnyttja artificiell intelligens för att analysera orderdata kan avslöja värdefulla insikter som driver mer intelligenta affärsbeslut. Med hjälp av AI kan du förutsäga trender, förstå kundernas beteenden och optimera lager, vilket leder till bättre efterfrågeprognoser och minskade lagerhållning eller överlagersituationer.

Exempel på AI-driven analys i aktion:

• Analysera tidigare orderdata för att förutsäga framtida efterfrågemönster.
• Implementera realtidsanalyser för att dynamiskt justera lagernivåer.

3. Prioritera kundcentrerad automatisering

Att införliva automatisering med fokus på kundens behov leder till en mer personlig och tillfredsställande köpupplevelse. Detta inkluderar implementering av system som ger snabba uppdateringar om orderstatus och anpassade rekommendationer baserade på köphistorik, stärker kundlojalitet och uppmuntrar återkommande affärer.

Åtgärdspunkter för kundcentrerad automatisering:

• Introducera chatbots för orderspårning och frågor i realtid.
• Installera rekommendationsmotorer som använder AI för att anpassa upp- och korsförsäljningsförslag baserat på kundprofiler och köphistorik.
• Använd automatiska feedbackmekanismer efter leverans för att samla in kundinsikter och förbättra servicen.

4. Välj rätt automatiseringsverktyg för ditt företag

Kontextuellt sett är det första steget i övergången till automatiserad orderhantering att välja ett verktyg som överensstämmer med dina affärskrav. Det bör vara tillräckligt mångsidigt för att hantera olika orderformat och system och tillräckligt anpassningsbart för att ta emot affärsförändringar och expansioner.

Till exempel, med Nanonets, väljer du ett verktyg som erbjuder sömlös integration med olika operationshanteringssystem – vare sig det är Gmail eller avancerade verktyg som SAP eller Oracle. Dess maskininlärningsfunktion möjliggör kontinuerlig inlärning av orderformat, och förblir därmed relevant för utvecklande affärsbehov.

5. Träna kontinuerligt din maskininlärningsmodell

En vanlig förbiseende i orderhanteringsautomatisering är "ställ och glöm"-tänkesätt. Företag måste kontinuerligt mata sina maskininlärningsmodeller med ny data för att förbättra noggrannheten och effektiviteten, anpassa sig till nyanserna i deras föränderliga orderbehandlingsbehov.

Genom att till exempel använda Nanonets förmåga att lära sig kontinuerligt kan företag bidra med anonymiserad orderdata för att förbättra sina modeller. Den praktiska sidan av detta syns i färre orderhanteringsfel och mer nyanserad igenkänning av dina specifika orderformat, vilket leder till förbättrade kundupplevelser.

6. Förbättra datasäkerhet och efterlevnad

Att automatisera orderhantering innebär också att se till att uppgifterna är säkra och att systemet följer relevanta regler. Detta är ytterst viktigt eftersom dataintrång eller bristande efterlevnad kan leda till betydande ekonomiska påföljder och förlust av kundernas förtroende.

Riktlinjer för att stärka säkerhet och efterlevnad:

• Se till att automatiserade system följer dataskyddslagar som GDPR, HIPAA, etc.
• Genomföra periodiska revisioner och riskbedömningar av automatiserade orderhanteringssystem.
• Utbilda personalen om bästa praxis för datasäkerhet i samband med automatiserade system.
• Implementera robust kryptering för data i vila och under överföring.

7. Effektivisera returhanteringen

En effektiv returprocess är lika nödvändig som den första orderuppfyllelsen. Automatiserad returbearbetning kan avsevärt öka kundnöjdheten genom att förenkla kundens ansträngningar att returnera varor och säkerställa snabba krediter eller byten.

Steg för att automatisera returhanteringen effektivt:

• Skapa självbetjäningsportaler för problemfri returinitiering av kunder.
• Använd automatiserade system för att sortera, inspektera och fylla på med returnerade varor.
• Distribuera programvara för att behandla återbetalningar eller bearbeta utbyten snabbt.

8. Utnyttja molnbaserade orderhanteringssystem

Att byta till ett molnbaserat ordersystem ger flexibilitet och skalbarhet, vilket är avgörande för tillväxt. Med molnet kan företag enkelt hantera ordertoppar under högsäsong utan att kompromissa med prestanda eller kundupplevelse.

För att få maximal nytta:

• Välj en molnlösning med stark drifttid.
• Se till att lösningen kan skala upp resurser under efterfrågeökningar.
• Välj leverantörer som erbjuder starka säkerhetsåtgärder och dataskydd.
• Leta efter molnlösningar med integrerad analys för bättre beslutsfattande.
• Välj system som möjliggör enkel integration med andra verktyg och plattformar.

9. Se över och optimera arbetsflöden regelbundet

Kontinuerliga förbättringar är avgörande för att upprätthålla en effektiv automationsstrategi. Att regelbundet analysera och förfina automatiserade arbetsflöden hjälper till att identifiera och lösa ineffektivitet, vilket håller systemet i linje med det föränderliga affärslandskapet.

Om du är en Nanonets-användare kan du ställa in följande arbetsflöden för att få ut det mesta av systemet:

• Automatisera datainmatning till QuickBooks.
• Förvandla inlämningar av webbflödesformulär till beställningsposter.
• Skapa händelseutlösare i Slack eller Microsoft Teams för specifika milstolpar eller problem vid orderbehandling.
• Använd Zapier för att ansluta Nanonets med andra appar för utökad automatisering av arbetsflödet.
• Integrera med CRM för att säkerställa att all kundinformation är synkroniserad och uppdaterad.

Att upprätthålla ett effektivt, automatiserat orderhanteringssystem handlar inte bara om att ta till sig ny teknik; det innebär också att effektivisera befintliga processer och säkerställa att personalen är välutbildad för att hantera nya applikationer.

Genom att följa dessa steg kan företag dra nytta av de otaliga fördelarna med automatisering och positionera sig för framgång på dagens snabba marknad.

Avslutande tankar

Framtiden för orderhantering är omisskännligt knuten till den strategiska implementeringen av automatisering. Företag som anammar dessa tekniska framsteg är redo att uppnå större effektivitet, noggrannhet och kundnöjdhet.

När det digitala landskapet utvecklas kommer det att ligga i framkanten av automatisering inte bara bli en tillgång utan en nödvändighet för företag som vill förbli konkurrenskraftiga och möta konsumenternas förväntningar på snabb och smidig service.

Nyckeln för alla företag är tydlig: Investera i automation, men gör det medvetet och utveckla den kontinuerligt för att passa marknadens och dina kunders förändrade krav. Med ett kundcentrerat tillvägagångssätt och en vilja att anpassa sig kan ditt företag omvandla orderhantering till en kraftfull tillgång för tillväxt.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/automated-order-processing/