Digital Archiving Trends 2023 (Harriet Christie)

År 2023 hamnar digital arkivering stadigt i företagets rampljus.

Mängden data som konsumeras växer snabbt i livets alla aspekter, och absolut på arbetsplatsen. Vi har sett en spridning av plattformar och digitala kanaler som används av företag, särskilt efter Covid-19, och även om den stora mängden information har gjort det svårare att hantera, har reglerna som styr det blivit strängare. Linan blir allt svårare att navigera.

Sådana omständigheter kräver noggrann anpassning, vilket är vad vi ser i arkivutrymmet, och särskilt inom finansiella tjänster. Vi kommer att titta på 4 digitala arkiveringstrender som sker just nu, och som kommer att forma resten av 2023.

1. Dokumentationskraven fortsätter att intensifieras

Statliga myndigheter som Securities Exchange Commission (SEC) och Commodity Futures Trading Commission (CTFC) har ökat sin regelgivningstakt de senaste månaderna. Detta kommer efter införandet av SEC:s nya marknadsföringsregel i november 2022, en seismisk utveckling som har lett till en fullständig omprövning av hur företag måste hantera sin digitala kommunikation. 

Man kunde ha förutsett att regulatorn tog foten från gasen med en sådan översyn i horisonten. Tvärtom visar de senaste rapporterna att myndigheten har utarbetat regelförslag bara månader före schemat, påskynda en takt av regelgivning som redan hade väckt oro över anställdas utbrändhet. I augusti 2022 släppte kommissionen dubbelt så många förslag som under hela 2021, och fler än under något av de föregående fem åren, med företag som försökte säkerställa efterlevnaden av marknadsföringsregeln.

2. För långt fler plattformar blir arkivering standard

Med hänvisning till den nya marknadsföringsregeln omdefinierar uppdateringen termen "reklam" på ett effektfullt sätt. Den föregående, anakronistiska "reklamregeln" hade förblivit i stort sett oförändrad sedan den antogs 1961, en era av tryckta medier, TV och radio. Den nya marknadsföringsregeln behandlar formellt de tekniska framsteg som sedan dess har skett, vilket innebär att ett betydande antal digitala kommunikationsplattformar (webbplatser, e-post, sociala medier) nu befinner sig under kontroll av myndigheten.

Med tillfälliga meddelandeappar som WhatsApp, WeChat och Telegram är brådskan ännu större. I september, SEC och CTFC
bötfällt 16 ledande finansföretag (inklusive Barclays, Goldman Sachs och Morgan Stanley) sammanlagt nästan 2 miljarder dollar på grund av misslyckanden i digital journalföring. Anställda hade använt personliga enheter för att diskutera affärsfrågor via WhatsApp, och denna kommunikation arkiverades inte.  

Sedan dess har SEC breddat sin räckvidd till att se bortom mäklare-handlare och registrerade investeringsrådgivare (RIA). Dessa mindre RIA är föremål för samma regler som de företag som tidigare straffades, och även om deras bristande efterlevnad kan vara mindre anmärkningsvärd, vill SEC på ett omfattande sätt ta itu med denna utbredda kulturella fråga.

Digitala plattformar är nu inte bara en stor del av affärsverksamheten, utan verktyg som måste fångas och arkiveras för efterlevnadsändamål. Detta gäller över hela linjen för digitala kanaler inom finansiella tjänster, så tillsammans med tillslaget mot kortvariga meddelanden bör många fler företag väckas till att snarast utvärdera sin politik.

3. Större krav på datalagring

Med så många fler plattformar som nu arkiveras har kraven på digital datalagring också ökat dramatiskt. Detta gäller särskilt med tanke på kvaliteten på data. När det gäller webbplatser, till exempel, är dynamiska element nu överallt och måste fångas för att ge en sann representation av hur kommunikation, eller "annonser", presenteras. På samma sätt, med så många företag som förlitar sig på ett mer skräddarsytt tillvägagångssätt – t.ex. genom geolokalisering eller CMS-personalisering – har antalet kundhändelser som fångas upp (och därmed mängden data) mångdubblats.

Efterlevnadsteam kommer att ha händerna fulla, och därför kommer databehandling och sökbarhet på hög nivå att bli mycket mer ett krav för dem som vill svara på revisions- och rättstvister i rätt tid. Vidare kommer det inte att vara effektivt (eller kanske ens möjligt) att manuellt rota igenom de stora mängder data som samlas, och därför kommer avancerade sökfunktioner att bli mer av en nödvändighet, även för de mindre företagen för vilka det tidigare kan ha varit anses vara en lyx. 

För att möta utmaningen att utöka datavolymerna kan vi förvänta oss att molnarkiveringslösningar kommer att växa i popularitet. De erbjuder tydliga fördelar, inte minst den skalbarhet som krävs för alla företag, från de minsta RIA:erna till de ledande mäklare-återförsäljarna som drabbats av WhatsApp-sonden. Med molndataarkivering kan organisationer undvika kostnaderna för att underhålla en lösning på plats, utan att göra några kompromisser med säkerheten. Molnleverantörer har investerat mycket i att underhålla tillförlitlig infrastruktur, och molndata krypteras under överföring och vila.

4. Medarbetarnöjdhet har större företräde

Bortsett från den tekniska utvecklingen och breddningsmöjligheterna vi kommer att bevittna 2023, finns det också en mänsklig påverkan att ta hänsyn till. I takt med att ansvaret för efterlevnad växer, blir rollen som efterlevnadsansvarig mer utmanande, med ett större individuellt ansvar på grund av otaliga faktorer, såsom den frekventa omvärderingen av vilka regler de ställs till svars för.

Förra året genomförde Corporate Compliance Insights en
undersökning om arbetsförhållanden, stress och psykisk hälsa bland personal som följs. När resultaten delades stod det klart att det fortfarande återstår mycket arbete att göra. 59 % av de tillfrågade rapporterade att de kände sig "utbrända", och den största oro (69 %) var att de ändrade regelverken. Som nämndes i början av den här artikeln har den takten bara ökat de senaste månaderna. 

I ett allt mer flyktigt och utmanande landskap måste efterlevnadspersonalen hållas nöjd och stödjas med verktyg som gör deras jobb inte bara hanterbart utan även njutbart. Genom att förenkla efterlevnadsprocesser och minska bördan för individer kan företag frigöra timmar på dygnet, minska stressnivåerna och minimera sannolikheten för mänskliga fel, vilket i slutändan förbättrar medarbetarnas tillfredsställelse.

Hur man tacklar det kommande året

Som med de senaste åren i det digitala arkiveringsutrymmet, kommer 2023 att fortsätta röra sig i en uppåtgående bana. 

Ett växande beroende av fjärrkommunikation på arbetsplatsen har lett till en spridning av digitala meddelandeplattformar, vilket har lett till en ökning av datakonsumtionen, vilket i sin tur har lett till strängare styrning från tillsynsmyndigheterna för att säkerställa företagens ansvarsskyldighet. 

Denna information, som måste registreras och lagras, sätter en belastning på datakapaciteten, vilket leder till ett större beroende av molnbaserad infrastruktur. Det överflöd av data som måste hanteras, liksom några monumentala böter från tillsynsmyndigheterna, leder till en stressig tid för dem som ansvarar för att hantera efterlevnad.

Dessa faktorer är alla sammankopplade och leder till en destination; behovet av större efterlevnadsresurser i reglerade verksamheter, antingen genom ytterligare personal eller tredjepartslösningar. Eftersom regelverket fortsätter att skärpas är konsulttjänster nyckeln, och dataarkiveringsexperter kan avlasta upptagen personal genom att ge aktuella råd om hur man bäst uppfyller dessa regler. 

Medan kraven på reglering och tillsynsåtgärder har ökat avsevärt under de senaste månaderna, kommer en uttömmande strategi för journalföring att säkerställa att inga otäcka överraskningar väntar 2023.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Källa: https://www.finextra.com/blogposting/23754/digital-archiving-trends-2023?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs