Letar du efter en företagsautomationslösning? Kolla inte vidare!
.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }
Dokument har varit en integrerad del av företag i århundraden nu. I takt med att organisationer expanderar och affärsprocesser blir mer komplexa har behoven av affärsdokumentation mångdubblats och visat sig bli alltmer utmanande. AI och dess avancerade teknologier har gjort dokumentautomatisering möjlig, underlättat tråkiga och krångliga manuella dokumentationsprocesser och påverkat hur företag hanterar dokumentation.
var contentsTitle = "Innehållsförteckning"; // Ställ in din titel här, för att undvika att göra en rubrik till den senare var ToC = “
“+contentTitle+”
"; ToC += “
"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;
Vad är dokumentautomation?
Dokumentautomation som vanligtvis kallas dokumentmontering innebär användning av system och mjukvaruteknik för att producera elektroniska dokument med minimalt mänskligt beroende.
Data och text som extraherats från olika källor används som indata för att skapa nya dokument. Regler definieras i form av fördesignade mallar som kan fungera som vägledning för att skapa ett slutdokument.
Dokumentautomatisering kan vara:
Behandling av dokument
Myntad som dokumentprocessautomatisering, innebär det identifiering, extrahering och validering av relevant information från olika typer av dokument och omvandling av den till berikad data för slutanvändaren.
Generering av dokument
Detta innebär att ta befintlig eller extraherad information och använda den som indata för att skapa dokument som kan vara fakturor, kontrakt, affärsbrev, förslag och mer.
Vikten av dokumentautomatisering
Dokumentautomatisering minimerar repetitiva uppgifter som minskar de anställdas tid och ansträngning. Skanning, extrahering av data, klassificering och lagring av dokumentdata är viktigt för att alla företag ska fungera effektivt. Dokumentautomatisering gör allt detta och mer.
Det kan eliminera inkonsekvenser och effektivisera dokumentbehandlingen genom att använda anpassade mallar för att minska tid på dokumentation. Detta hjälper organisationen att upprätta en dokumentationsprocess som varje anställd bara kan följa för att göra sin tid och ansträngning produktiv.
Dokumentautomatisering är avgörande för att spara tid och arbetskraft, minska det fysiska filunderhållet och minska risken för dokument otillgänglighet och felaktigheter. Utöver detta möjliggör det även smidigt arbetsflöde mellan avdelningarna och förbättrar den övergripande organisationen för att hantera affärsprocesser effektivt.
Vill skrapa data från PDF dokument, konvertera PDF till XML or automatisera bordsextraktion? Kolla in Nanonets' PDF-skrapa or PDF-tolkare att konvertera PDF-filer till databasen inlägg!
.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }
Om programvara för dokumentautomation
Programvara för dokumentautomatisering är ett verktyg som använder avancerad teknik för att hjälpa företag att enkelt uppnå automatisering av dokument. Dess förmåga att integrera med andra teknologier som optisk teckenigenkänning (OCR), Natural Language Processing (NLP), Machine Learning (ML), etc., och dess förmåga att arbeta med dokumenthanteringssystem (DMS) och annan mjukvara, gör den till en idealisk passform för många organisationer.
Beroende på vilken typ av dokument som organisationer arbetar med kan även automatiseringskraven variera mycket. Medan vissa småföretag kräver en enkel programvara för att hantera dokument som kontrakt, brev eller förslag, kan andra företag som advokatbyråer eller finansbolag behöva automatiseringslösningar som hanterar en mängd olika dokument, från enkla till komplexa dokument som kan omfatta klausuler eller beräkningar. De kan också "sätta ihop" tillhörande dokument som ett enda för ökat värde. Ett exempel är att inkludera en försäkring med lån eller refererade dokument, utställningar etc. i juridiska avtal.
Även om sådan programvara kan utformas med en rad funktioner för att passa alla organisationer, använder de alla mallar för att underlätta skapandet och genereringen av dokument. Mallarna kan innehålla statisk och dynamisk data som tillåter lämpliga ändringar av innehållet för att göra dokument ändamålsenliga.
Programvara för dokumentautomatisering hjälper till att:
- Skapa mallar som kan återanvändas, dupliceras och redigeras enligt organisationens krav
- Sätt ihop olika dokument som har data som fylls i automatiskt från relevanta källor
- Effektivisera arbetsflöden med en enklare process för att skapa dokument
- Följ efterlevnadsnormer där så krävs och minska risken för överträdelser
Hur fungerar dokumentautomation?
Fördefinierade mallar är kärnan i dokumentautomatisering. Datainmatningar inklusive text som fylls i från olika källor infogas i sektioner av dessa mallar för att skapa nya dokument. Mallar kan innehålla en mängd element som inkluderar textbitar, tabeller, siffror, logotyper eller andra bilder.
Dokumentautomatisering kan skilja sig åt i bearbetning och generering av dokument.
Automatiserad dokumentbehandling
Det finns huvudsakligen 3 steg i automatiserad dokumentbehandling. Dom är:
Extraktion
Det första steget för att få relevant data är att extrahera nödvändig information från dokument som kan vara strukturerade, semistrukturerade eller ostrukturerade.
- Strukturerade dokument – Att få nödvändig information från strukturerade dokument som excelark, undersökningar eller frågeformulär är ganska enkelt eftersom det mesta av informationen är organiserad. Automatiseringsprogram med hjälp av OCR-funktioner (optisk teckenigenkänning) kan extrahera korrekt information även om dokument finns som bilder och fyllt i dem för användning.
- Semistrukturerade dokument – Dokument som fakturor eller inköpsorder har inga inställda datafält och därför blir extraheringen lite svår. Programvara för dokumentautomatisering använder i sådana fall en kombination av OCR och DL (djupinlärning) för att samla in och organisera den till strukturerad data.
- Ostrukturerade dokument – Med väldigt få strukturerade datafält kan utvinning av data från dokument som kontrakt, PM, brev etc. bli allt mer komplex. Ändå kan OCR och DL användas för att få fram nödvändig data, med ökat fokus på viktiga aspekter som tillför mervärde till dokumentationsprocessen.
Validering
Följande steg för att extrahera är att kontrollera noggrannheten och kvaliteten på de hämtade uppgifterna baserat på affärsregler, interna policyer och standarder för extern data.
- Med affärsregler – Kontrollera om det inte finns någon dubblering av data, som är vanligt med fakturor, och om de inhämtade uppgifterna är synkroniserade med affärskrav
- Med interna policyer – En organisation kan ha angett policyer under validering av data. Detta inkluderar att verifiera om de extraherade uppgifterna överensstämmer med företagets riktlinjer för att erhålla och mata in information i lämpliga fält som datum, belopp etc.
- Med standarder för extern data – De flesta dokument har standardriktlinjer som måste följas när de görs och även dessa blir en viktig del av valideringsprocessen. Till exempel kan fakturor skilja sig men har vanliga fält som fakturadatum, fakturanummer, mottagar- och avsändaradresser, leveransdatum, varubeskrivning och totalbelopp.
Berikning
Databerikning avser processen att tillföra värde till den interna informationen för att göra befintliga data mer kompletta. Detta görs oftast med hjälp av externa datakällor. Detta kan göras genom att:
- Lägga till attribut med metadata för att göra dokumentationen komplett.
- Kompletterande information för en mer komplett bild. Exempel: tillhandahålla fullständiga postnummer eller postnummer
Automatiserad dokumentgenerering
Automationsverktyg kan hjälpa organisationer att få nödvändig data och ändra dem till nödvändiga dokumenttyper. Den totala processen kan göras smidig, enkel och felfri för att generera ett större antal dokument på en kortare handläggningstid.
Dokumentgenereringsprocessen är enligt nedan:
Få indata att slås samman med mallar
Automationsverktyg hämtar först nödvändig information från lämpliga databaser eller system. Exempeldata som namn, nummer, adresser osv.
Välj önskat utdataformat
Välj de dokument där automatisering kommer att krävas och effektiv. Dessa dokument kan omfatta juridiska kontrakt, fakturor, arbetsorder och kundkommunikation, och kan omfatta mer än en typ av dokument, med specifika mallar för var och en av dem.
Konvertera data till ett specifikt format
När indata är klara och dokumentet för automatisk generering är valt, är den valda informationen klar för placering i fördesignade mallar. Detta kan innebära omvandling av data från en typ till en annan. Exempel från bild till text.
Kontrollera innehållet för inkonsekvenser eller ändringar
Innan den slutliga utdata genereras, kontrollerar dokumentautomatiseringssystem efter avvikelser eller justeringar i det nödvändiga innehållet. Ett exempel kan vara ett fälts tecken som överskrider angivna gränser. Programvaran kan upptäcka sådana inkonsekvenser och göra nödvändiga justeringar innan det slutliga dokumentet är klart.
Generera dokument
När dokumentet är klart och klart, fortsätter programvaran med att generera hela dokumentet i önskat format och lagrar det i mappar, dokumenthanteringssystem (DMS) eller Enterprise Information Systems (EIM) etc., för framtida användning.
Vill du automatisera repetitiva manuella uppgifter? Kontrollera vår Nanonets arbetsflödesbaserade dokumentbehandlingsprogramvara. Extrahera data från fakturor, identitetskort eller vilket dokument som helst på autopilot!
.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }
Vem behöver dokumentautomatisering?
Dokumentautomatisering är mycket viktigt för användare som ofta behöver skapa eller generera dokument för olika ändamål. Branscher som hanterar komplexa, ömsesidigt beroende och dokumentintensiva arbetsflöden kan dra nytta av dokumentautomatisering.
Oavsett bransch syftar lösningar för dokumentautomatisering till att minska arbetsbelastningen och administrationen och logistikaktiviteterna i en organisation. Detta hjälper till att skapa och dela dokument som är mycket exakta, konsekventa, kompatibla och som ständigt krävs för att göra affärsflöden smidiga och effektiva.
Dokumentautomatisering krävs där produktivitet är av största vikt. När anställda är fria från "väntetider" gör det att de kan bli mer produktiva. Alla användare med åtkomstbehörighet kan skapa och generera nödvändiga dokument eftersom de är digitaliserade och eller använde de lagrade från centraliserade databaser för att utföra uppgifter snabbt.
Medan små företag som kräver mycket få dokument kanske inte drar nytta av att använda ett sofistikerat dokumentautomationssystem, kan stora organisationer med flera avdelningar som använder många dokument direkt dra nytta av att använda en lämplig och anpassningsbar dokumentautomationsprogramvara.
De olika fördelarna med dokumentautomatisering
Dokumentautomationslösningar är ett sätt att lösa problem med dokumentbehandling och dokumentgenerering. Med det ökande antalet affärstransaktioner kan många organisationer dra nytta av att utnyttja programvaran för dokumentautomatisering för att göra dokumentskapandet enkelt. De viktigaste fördelarna beskrivs nedan:
Snabbare skapande av dokument
Den största fördelen med automatisering är att den underlättar de mödosamma uppgifterna att skapa dokument varje gång från början. Dokumentautomatisering hjälper till att påskynda skapandet/genereringen av dokument, vilket sparar värdefull tid för de anställda. Utrullningen av standarddokument går mycket snabbare och även om det finns olika dokument som kräver flera kopior, hanteras huvuddelen av arbetet effektivt och snabbt av automatiseringsprogram.
Användarvänlighet
Automatisering kan hjälpa till att eliminera oändliga väntetider för experter att komma och skapa de nödvändiga dokumenten. Användare kan använda sig av programvara för dokumentautomatisering för att skapa eller generera nödvändiga dokument med hög noggrannhet i ett nafs. Detta minskar slöseri med tid och leder till snabbare stängning av kontrakt, försäljning etc. med ökad affärseffektivitet.
Lägre förekomst av fel
Manuellt skapande av dokument kan innebära att kopiera och klistra in eller nyare kan ha inkonsekvenser som kräver upprepad korrigering och uttömmande mänsklig ansträngning som orsakar onödiga förseningar i arbetsflöden. Automatisering kan hjälpa till att eliminera eller avsevärt minska dessa typer av fel med garanterad noggrannhet. Användningen av fördefinierade mallar och AI-baserad teknik som använder Data infångning, hjälpa till att få den information som krävs med lätthet och skicka varningar till relevant personal om data saknas.
Behåll standard och konsekvens
Dokument som skapas manuellt kanske inte är konsekventa i sitt format varje gång. Till exempel kan ett försäljningsförslag skapat av två individer alltid skilja sig åt i deras stilar. Detta kan vara förvirrande för parterna som tar emot det och svårt att spåra för företaget. Med automatisering ger mallarna strukturen och endast vissa indata kan behöva ändras. Detta säkerställer att alla typer av dokument, oavsett hur många personer som hanterar det, alltid är korrekta och konsekventa.
Kostnadsbesparingar
Minskade kostnader är en säker fördel som organisationer kan uppleva genom att automatisera dokumentskapande/generering. Förutom att förbättra organisationskontrollen kan automatisering avsevärt minska de totala utgifterna såsom utskrift av dokument, skapa förvaringsskåp för fysiska dokument etc. Digitaliserade dokument som skapas eller genereras kan lagras på centraliserade platser med all nödvändig data, vilket underlättar tidsbesparingar och kostnad för företag.
Förbättrad produktivitet
Dokumentgenerering, särskilt av samma typ, är en tröttsam och repetitiv uppgift som kan tömma anställda på sin värdefulla tid. Eftersom automatisering använder mallar och drar in data från andra integrerade system med lätthet, minskar det arbetsbelastningen för de anställda. Genom att frigöra dyrbar tid tillåter det dem att undvika sådana besvärliga uppgifter med låg kompetens och att fokusera uppmärksamheten på viktigare eller komplexa uppgifter med effektivitet, vilket leder till bättre arbetstillfredsställelse och förbättrade produktivitetsnivåer.
Ökar integritet och säkerhet
Pappersdokument förvaras vanligtvis i fysiska skåp eller filer som är benägna att skadas. Automationssystem har inbyggda digitala lagringsutrymmen med lämpliga åtkomstbehörigheter för att förhindra förlust av dokument och förbättra datasäkerheten. Automationslösningar som har ytterligare säkerhetskontroller hjälper branscher som juridiska tjänster eller sjukvård att säkra känslig data mot intrång och läckor. Detta hjälper organisationer att följa efterlevnad, förhindra överträdelser och upprätthålla dokumentsäkerhet för alla sina dokument på ett ställe.
Förbättrar affärsrelationer och kundupplevelser
Alla företag blomstrar på goda relationer, vare sig det är internt, leverantörer eller kunder. Manuellt skapande av dokument kan ta en vägtull för att upprätthålla goda relationer om de är benägna att göra fel, förseningar och inkonsekvenser. Automatisering underlättar allt ovanstående. Det underlättar snabbt och enkelt skapande/generering av dokument och gör dem lättillgängliga på en centraliserad plats. Stängande försäljningsprocesser, automatiserade godkännanden och undertecknande av digitala kontrakt med e-signaturer är alla möjliga med dokumentautomatisering. Aktiverad åtkomst till onlinedokument gör det enklare och säkert att samarbeta med fler leverantörer och nå ut till flera kunder. Bekvämligheten med att komma åt dokumenten var som helst, när som helst, förbättrar bättre relationer och bidrar till personliga kundupplevelser.
Vill du använda robotprocessautomation? Kolla in Nanonets arbetsflödesbaserade dokumentbehandlingsprogram. Ingen kod. Ingen krångel plattform.
.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }
Utmaningar vid implementering av dokumentautomatisering
Även om dokumentautomatisering är mycket fördelaktigt finns det vissa utmaningar som många organisationer kan möta i digitaliseringen av dokumentationsprocesserna. De vanligaste beskrivs nedan:
Planeringskrav och dokumentationsprocesser
Ofta är utgångspunkten för automatiseringsprocesserna den svåraste. Mycket planering är avgörande för att välja den avdelning eller affärsprocess som behöver automatiseras för att det ska vara fördelaktigt för organisationen. Planeringen inkluderar val av processer, den tid det kommer att ta att introducera/utbilda personalen att använda och anpassa sig till dokumentautomatisering, och den kostnad som kommer att behöva uppstå för att sätta upp det. Det innebär också att välja en automationslösning som är flexibel, heltäckande, anpassningsbar och kan integreras med befintliga system.
En annan fråga i planeringen är hur många processer som behöver automatiseras. I en stor organisation kanske olika avdelningar föredrar att olika processer automatiseras. Även om automationslösningar kan hantera flera processer, kommer tiden och ansträngningen som krävs för det att vara monumental. Förutom om automatiseringen befinns olämplig eller ineffektiv, kommer företaget att belastas med extra kostnader. Att prioritera processer och välja automatisering för en eller två processer initialt och sedan expandera gradvis kan hjälpa organisationer att undvika fallgropar och göra dokumentautomatisering mer genomförbar.
Förstå och acceptera förändring
Att få in förändringar i dokumentationsprocesser via automatisering kan vara mycket svårt om berörda avdelningar eller anställda är emot det. Användare som är nya med dokumentationsprogramvara kanske inte förstår hur dessa lösningar verkligen fungerar eller kan vara motvilliga till tanken på automatisering.
För att dokumentera genomförbar automatisering kan ledare ta in synpunkter från anställda och först vänja dem vid tanken att gå in för automatisering. Tvåvägskommunikation, involvering av högsta ledning/chefer och förklaring av deras fördelar är några av sätten att säkerställa övergripande förståelse och acceptans för att upprätthålla en smidig implementering av dokumentautomatisering.
Testning och implementering
Verkligheten mellan planering och implementering av en automatiseringsprogramvara kan vara väldigt annorlunda. Tidslinjerna kan skilja sig åt, samordningen mellan team och externa parter kan vara inkonsekvent, och eventuella förändringar i planerade processer kan påverka milstolpar för faktisk implementering,
Teststadiet kommer att hjälpa till att utesluta luckor och göra ändringar där det behövs för en smidig övergång till dokumentautomatisering. Att sätta rätt milstolpar för att nå live-stadiet är viktigt för att implementeringen av dokumentautomatiseringslösningar ska bli effektiva.
Underhåll och förbättringar
Automationsprogramvara innebär också förbättringar när organisationen börjar vänja sig vid den. Tillägget av fler processer innebär en djupgående granskning, förfining av befintliga automatiserade processer och extra kostnader som kan behöva uppstå för att öka för fler funktioner och bibehålla effektiviteten hos lösningen.
Den här typen av utmaningar är vanliga och kan innebära inledande kamper för att effektivisera lösningen men det kan visa sig vara väl värt det för att uppnå smidigare dokumentautomatisering som kan hjälpa till med smidigare arbetsflöde och ökad produktivitet.
Säkerhet
En av de stora utmaningarna med att implementera automatisering av kritiska dokument är att säkerställa att de är säkra och säkra. Manuella dokument hanteras individuellt. Även om de kan vara utsatta för mänskliga fel, äventyras deras säkerhet vanligtvis inte. Med automation kan saker och ting vara helt annorlunda.
Organisationer som inte väljer en välkänd dokumentautomatiseringslösning kan riskera att förlora dokument eller möta problem med efterlevnad. De flesta branscher som sjukvård, juridiska tjänster och finansiella tjänster hanterar känslig information som inte kan äventyras. Utmaningen ligger i att välja ett system som har molnbaserad integration som kan motverka säkerhetsproblem, stödja säker delning av viktiga dokument och säkerställa efterlevnad.
Dokument som är lämpliga för dokumentautomatisering
Dokumentautomation kan vara lämpligt för en mängd olika branscher. Beroende på deras typ av arbete kan automatiseringsbehoven variera. Några av de vanliga dokument som ofta krävs av många företag och som passar perfekt för dokumentautomatisering är:
- Försäljningsofferter
- Avtal som sekretessavtal (NDA), serviceavtal, låneavtal
- Kontrakt som säljarkontrakt, anställningsavtal
- Brev såsom kundkommunikation brev, erbjudande brev fakturor
- Fakturor
- Olika sorters rapporter
Förutom de generaliserade dokumenten kan dokument som kan automatiseras variera mellan branscher. Här är en lista över några dokument, branschmässigt, som kan automatiseras för enklare hantering.
Legal Services
- Anställningsavtal
- Företagssekreterarhandlingar
- Aktieköpsavtal
- Regulatoriska avtal
- Testamente och förtroendeavtal
- Juridiska yttrande skrivelser
Sjukvård
- Patientjournaler
- Behandlingsplaner
- Recept
- Rapport
- tidrapporter
Finans
- Fakturor
- Beställning
- Lastbil
- Överensstämmelsedokument
Personalresurser (HR)
- Lönesedlar
- Medarbetarerbjudandebrev
- Internkommunikationsbrev
- Personalhandbok
Banker
- kontoutdrag
- Välkomstbrev
- Förlikningsbrev
- Låneavtal
- Förhandspåminnelser
Om du arbetar med fakturor och kvitton eller oroar dig för ID-verifiering, kolla in Nanonets online OCR or PDF-textextraktion för att extrahera text från PDF-dokument gratis. Klicka nedan för att lära dig mer om Nanonets Enterprise Automation Solution.
.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }
Att välja ett dokumentautomatiseringsverktyg
Dokumentautomationslösningar är utformade för att effektivisera affärsprocesser genom att extrahera data och använda dem för att skapa dokument, vilket kan spara värdefull tid och ansträngning för den avdelningen. Alla automationslösningar är dock inte desamma. Därför kan noggrann planering och ordentlig forskning baserad på affärsbehov hjälpa till att välja rätt programvara.
Automationslösningar kan variera kraftigt i sina erbjudanden. En programvara kan kräva teknisk expertis, men en annan kanske inte stöder alla dokumenttyper. Ytterligare en annan kan ha för många möjligheter som ett företag kanske aldrig behöver.
Med så många alternativ på marknaden att välja mellan kan det vara skrämmande att välja rätt dokumentautomatiseringslösning. Här är några tips att tänka på när du väljer en bra programvara:
Användarvänlighet
När du väljer någon automatiseringsprogramvara är det första du bör kontrollera hur användarvänligt det är. Användare ska kunna förstå hur det fungerar och använda det effektivt även om de inte är tekniskt starka. Varje programvara som inte gör arbetet enkelt och faktiskt komplicerar det mer skulle vara ett totalt misslyckande.
Programvara för dokumentautomatisering ska göra det enkelt att skapa mallar, använda befintliga som de är och underlätta enkel navigering genom dess funktioner för användare utan att behöva kalla in experter.
De flesta leverantörer av dokumentautomatiseringslösningar skulle gärna erbjuda en testversion under begränsade perioder för att få potentiella kunder. Använd dessa för att förstå hur mjukvaran kan passa företagets och medarbetarnas behov av att öka effektiviteten i dokumentautomatisering.
Integrationer med befintliga affärssystem
Även den bästa dokumentautomatiseringslösningen kan vara värdelös om den inte ger bra integration med befintliga system som används av ett företag.
Bra automatiseringsprogram har inbyggda förmågor att hämta data från olika källor. Integration med CRM-system, CMS, fillagringssystem, analysmjukvara, betalningshanteringsprogram och kommunikationsprogram är de mest eftertraktade.
Ett dokumentautomationssystem som underlättar enkel integrering kan hjälpa till att fånga korrekt data från olika källor för att skapa eller generera värdefulla dokument. Att kontrollera med leverantören om en programvaras möjligheter att integrera och samla in data från olika källor kan hjälpa organisationer att besluta om användbarheten av en automationslösning.
Tillgänglighet
En av de moderna funktionerna som kan särskilja en automatiseringsprogramvara är dess tillgänglighet. Nuförtiden är många företrädare för ett företag på resande fot och de kräver lösningar som snabbt kan skapa eller generera dokument att presentera för potentiella kunder eller intressenter.
Föreställ dig en försäljningschef som behöver skapa förslag för att avsluta en affär med en intresserad kund. Att använda en dokumentautomatiseringslösning som är kompatibel med mobiler, surfplattor eller andra enheter gör det möjligt att piska ihop nödvändiga dokument och dela dem när du är på språng.
Stödjer olika dokumentformat
När du väljer en dokumentautomatiseringslösning är det bäst att kontrollera om programvaran stöder olika typer av dokumentformat som textfiler, bildfiler, PDF-filer, lösenordsskyddade dokument etc. som kan krävas i ett företag.
Det valda systemet bör också kunna stödja olika dokumentautomatiseringar, nämligen bulk, interaktiv och on-demand. Bulkgenerering av dokument innebär att man producerar ett stort antal kvantiteter av en eller flera typer av dokument för specifika affärsändamål.
Interaktiv dokumentautomatisering är när programvaran automatiskt skapar ett formulär baserat på en mall och sedan skapar ett dokument genom att dra data från formuläret till mallen. On-demand automation, som namnet antyder, hänvisar till ett dokument som skapats som svar på en "användares begäran" när nödvändig information skickas.
Fokusera på säkerhet
Organisationer måste vara oroade över säkerheten när de letar efter en dokumentautomatiseringslösning. Affärsdokument är unika och måste säkras mot datastöld för att undvika sårbarhet och för att skydda affärsintressen. Sammansättning och delning av dokument bör vara möjligt utan att behöva oroa sig för att förlora data. Lösenordsskydd eller end-to-end-kryptering är några funktioner som kan garantera datasäkerhet. Även om åtkomstbehörigheter kan fungera till förmån för att skydda data från missbruk, bör de inte utgöra ett hinder för att upprätthålla smidiga arbetsflöden.
Tillfredsställande kundsupport
Som med alla produkter kommer användare av dokumentautomatisering också att dra stor nytta av bra kundsupport från leverantören. Betyg från användarrecensioner och support även när du använder testversioner kan ge insikt i hur ett företag svarar och stödjer användare.
Att ha mer än en kommunikationskanal inklusive e-post, telefon, onlinechatt etc. kan vara effektivare när du har tvivel eller problem som måste lösas snabbt för att undvika störningar i affärsflöden.
Vill du automatisera repetitiva manuella uppgifter? Spara tid, ansträngning och pengar samtidigt som du ökar effektiviteten!
.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }
Dokumentautomation Med Nanonetter
Nanonets är en AI-baserad OCR-mjukvara som tillsammans med ML-funktioner kan hjälpa till med automatiserad extrahering av strukturerad och ostrukturerad data från PDF-dokument, skannade filer, bilder och mer. Jämfört med traditionell OCR-mjukvara är Nanonets fördelaktigt då det inte finns några separata regler och mallar för varje dokumenttyp.
AI-algoritmen och OCR-modellerna som används i Nanonets lär sig kontinuerligt med tiden, vilket gör hanteringen av semistrukturerade eller till och med osynliga dokumenttyper till en lek. Dessa kan tränas flera gånger, kan anpassas för att hämta data för att passa specifika affärsbehov och är lätta nog att utföra utan behov av ett internt team av utvecklare.
Att använda Nanonets kan ge en mängd fördelar som inkluderar kostnadsbesparingar, användarvänlighet, precision och skalbarhet. De mest unika fördelarna som skiljer Nanonets åt är:
- Ingen kodning krävs
- Fungerar perfekt med anpassade data
- Löpande lärande algoritmer
- Ingen efterbehandling krävs
- Hanterar databegränsningar med lätthet
- Flerspråkig kapacitet
- Anpassade utgångar
Ta bort
Dokumentautomatisering kan ge en mängd fördelar för företag som förlitar sig på pappersarbete för sin verksamhet. Det är en effektiv lösning för att eliminera ineffektivitet, minska manuell arbetsbelastning på anställda och möjliggöra en smidig övergång av arbetsflöden. Dokumentautomatisering med AI-baserade verktyg kan effektivisera hela processen för att skapa dokument för optimerad affärseffektivitet och lönsamhet.
Vanliga frågor
Vad innebär det att automatisera ett dokument?
Automatisering av ett dokument avser utvinning av meningsfull information från ostrukturerade och/eller semistrukturerade dokument med ett digitalt verktyg. Den information som på så sätt hämtas från ett dokument är ett organiserat format som sedan kan bearbetas eller arkiveras för eftervärlden.
Kan du automatisera Word-dokument?
Med ett ord – Ja! Dokument kan vara i form av ordbehandlare dokument som MS word docs. De flesta företag kräver uppgifterna i dokumenten för efterföljande behandling. Till exempel kan företag kräva uppgifterna i en Word-baserad faktura för efterföljande hantering av beställningar online. Automatiseringen av dokument innebär att dokumentet laddas upp till programvaran och att relevant information extraheras från dem för att lagras i en form som lämpar sig för vidare bearbetning.
Hur skapar jag ett automatiseringsdokument?
Automatiseringen av ett dokument innefattar följande steg:
- Konvertering av dokumentet från dess papperskopia till en digital version från vilken meningsfull data kan extraheras.
- Att särskilja dokumentets delar för att identifiera meningsfullt innehåll
- Klassificering av dokumentet genom analys av det identifierade innehållet
- Extrahera relevant innehåll från dokumentet
- Efterföljande bearbetning av data antingen genom dataanalysverktyg för arkivering för eftervärlden.
Vad är intelligent dokumentautomation?
När det digitala verktyget som extraherar meningsfull data från ett dokument använder AI-funktioner som ML, blir automatiseringen "Intelligent Automation", själva processen kallas Intelligent Document Processing (IDP). Den kombinerar dataextrahering med filhantering och orkestrering och involverar inte bara extrahering av data, utan även kategorisering, validering och lagringsfunktioner. Dessa verktyg som omfattar IDP kan arbeta självständigt eller i synergi för att extrahera ostrukturerad data från olika typer av dokument och omvandla dem till strukturerad, meningsfull information.
var contentsTitle = "Innehållsförteckning"; // Ställ in din titel här, för att undvika att göra en rubrik till den senare var ToC = “
“+contentTitle+”
"; ToC += “
"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;
Nanonetter online OCR & OCR API har många intressanta använd fall that skulle kunna optimera ditt företags resultat, spara kostnader och öka tillväxten. Ta reda på hur Nanonets användningsfall kan gälla din produkt.
- "
- &
- a
- förmåga
- Om Oss
- tillgång
- tillgänglighet
- åtkomst
- exakt
- Uppnå
- förvärvade
- Agera
- aktiviteter
- Dessutom
- Annat
- adresser
- administrering
- avancerat
- påverka
- mot
- avtal
- AI
- algoritm
- Alla
- tillåter
- alltid
- mängd
- analys
- analytics
- Annan
- var som helst
- isär
- Ansök
- lämpligt
- Montage
- associerad
- uppmärksamhet
- attribut
- automatisera
- Automatiserad
- automatiskt
- automatisera
- Automation
- tillgänglig
- bakgrund
- Banker
- blir
- innan
- Där vi får lov att vara utan att konstant prestera,
- nedan
- fördel
- Fördelarna
- BÄST
- mellan
- gränsen
- överträdelser
- föra
- inbyggd
- företag
- företag
- Ring
- kapacitet
- kapabel
- Kapacitet
- fånga
- Kort
- noggrann
- fall
- orsakar
- centraliserad
- vissa
- utmanar
- utmaningar
- utmanande
- byta
- tecken
- kontroll
- Välja
- valda
- klassificering
- stängning
- koda
- Kodning
- kombination
- komma
- Gemensam
- Kommunikation
- Trygghet i vårdförloppet
- Företag
- företag
- jämfört
- kompatibel
- fullborda
- komplex
- Efterlevnad
- kompatibel
- omfattande
- konsekvent
- ständigt
- innehåll
- innehåll
- kontrakt
- kontroll
- kontroller
- bekvämlighet
- samordning
- Kärna
- Kostar
- kunde
- skapa
- skapas
- skapar
- Skapa
- skapande
- kritisk
- CRM
- avgörande
- beställnings
- kund
- Helpdesk
- Kunder
- anpassningsbar
- datum
- Data Analytics
- datasäkerhet
- databaser
- behandla
- djup
- fördröjningar
- beroende
- utformade
- detaljerad
- detaljer
- utvecklare
- enheter
- skilja sig
- olika
- svårt
- digital
- digitalisering
- direkt
- Visa
- Störningar
- dokument
- dynamisk
- lätta
- Effektiv
- effektivt
- effektivitet
- effektivitet
- effektivt
- ansträngning
- Elektronisk
- element
- eliminera
- anställda
- sysselsättning
- möjliggöra
- möjliggör
- kryptering
- början till slut
- berikad
- Företag
- företag
- speciellt
- väsentlig
- etablera
- etc
- exempel
- överstiga
- excel
- Motionera
- utställningar
- befintliga
- Bygga ut
- expanderande
- kostnader
- erfarenhet
- Erfarenheter
- expertis
- experter
- extrakt
- Ansikte
- inför
- Misslyckande
- snabbare
- Funktioner
- Fält
- finansiering
- finansiella
- finansiella tjänster
- Förnamn
- passa
- flexibel
- Fokus
- följer
- efter
- formen
- format
- hittade
- Fri
- från
- full
- fungera
- funktioner
- ytterligare
- framtida
- generera
- generera
- generering
- få
- kommer
- god
- varor
- kraftigt
- Tillväxt
- garanterat
- styra
- riktlinjer
- Arbetsmiljö
- lyckligt
- har
- hälso-och sjukvård
- höjd
- hjälpa
- hjälper
- här.
- Hög
- högre
- höggradigt
- hinder
- Hur ser din drömresa ut
- Men
- hr
- HTTPS
- humant
- Tanken
- idealisk
- Identifiering
- identifiera
- Identitet
- bild
- bilder
- genomförande
- genomföra
- vikt
- med Esport
- förbättras
- förbättra
- innefattar
- innefattar
- Inklusive
- Öka
- ökat
- ökande
- alltmer
- oberoende av
- index
- individer
- industrier
- industrin
- informationen
- ingång
- insikt
- försäkring
- integrera
- integrerade
- integrering
- Intelligent
- interaktiva
- intresserad
- intressen
- fråga
- problem
- IT
- sig
- Jobb
- Ha kvar
- språk
- Large
- Lag
- ledare
- ledande
- Leads
- Läckor
- LÄRA SIG
- inlärning
- Adress
- nivåer
- hävstångs
- Begränsad
- LINK
- Lista
- Lån
- läge
- platser
- logistik
- se
- du letar
- Maskinen
- maskininlärning
- gjord
- bibehålla
- underhåll
- större
- göra
- GÖR
- Framställning
- hantera
- ledning
- chef
- manuell
- manuellt
- marknad
- meningsfull
- betyder
- medicinsk
- kanske
- delmål
- emot
- ML
- Mobil
- modeller
- pengar
- Månad
- mer
- mest
- flytta
- MS
- multipel
- multiplicerat
- mängd
- nämligen
- namn
- Natural
- Natur
- Navigering
- nödvändigt för
- behov
- antal
- nummer
- talrik
- erbjudanden
- offer~~POS=TRUNC
- nätet
- Verksamhet
- Yttrande
- Optimera
- optimerad
- Tillbehör
- orkestrering
- ordrar
- organisation
- organisatoriska
- organisationer
- Organiserad
- Övriga
- övergripande
- del
- Lösenord
- betalning
- betalningen behandlas
- perfekt
- prestanda
- perioder
- personlig
- Personal
- fysisk
- Bild
- planeras
- planering
- plattform
- Punkt
- Strategier
- policy
- möjlig
- potentiell
- presentera
- pretty
- primär
- privatpolicy
- vinning
- process
- Processautomation
- processer
- bearbetning
- Processorn
- producera
- Produkt
- produktivitet
- lönsamhet
- förslag
- skydda
- skydd
- ge
- leverantör
- leverantörer
- tillhandahålla
- dra
- inköp
- syfte
- kvalitet
- Snabbt
- snabbt
- Ramp
- område
- betyg
- nå
- Verkligheten
- minska
- hänvisar
- Förhållanden
- relevanta
- kräver
- Obligatorisk
- Krav
- forskning
- Resurser
- respons
- översyn
- Omdömen
- Risk
- Robot processautomation
- Rulla
- regler
- säker
- Till Salu
- försäljning
- Samma
- tillfredsställande
- sparande
- skalbarhet
- scanning
- säkra
- Säkrad
- säkerhet
- vald
- Val
- service
- Tjänster
- in
- inställning
- Dela
- delning
- Enkelt
- eftersom
- enda
- Small
- småföretag
- So
- Mjukvara
- fast
- lösning
- Lösningar
- några
- sofistikerade
- utrymmen
- specifik
- fart
- Etapp
- stå
- standard
- standarder
- startar
- Fortfarande
- förvaring
- lagra
- lagrar
- effektivisera
- stark
- strukturerade
- lämnats
- Senare
- leverera
- stödja
- Stöder
- system
- System
- tar
- uppgifter
- grupp
- Teknisk
- Tekniken
- mallar
- Testning
- Smakämnen
- stöld
- sak
- saker
- Genom
- tid
- gånger
- Titel
- verktyg
- verktyg
- topp
- mot
- spår
- traditionell
- Transaktioner
- Transformation
- omvandla
- övergång
- rättegång
- typer
- förstå
- förståelse
- unika
- användning
- användare
- vanligen
- godkännande
- värde
- mängd
- olika
- leverantör
- försäljare
- Verifiering
- verifiera
- verifiera
- version
- sårbarhet
- sätt
- om
- medan
- VEM
- utan
- Arbete
- arbetsflöden
- fungerar
- värt
- skulle
- Din