Eliminera huvudvärk för månadsrapportering med AP-automatisering (Kim Albrecht)

Månadens slut är en stressig tid för många leverantörsreskontraavdelningar. Skapandet av avslutande rapporter kan vara en monoton och tidskrävande uppgift, särskilt för dem som fortfarande är beroende av manuella processer för att få jobbet gjort.

Lyckligtvis vaknar ett växande antal organisationer till att det inte behöver vara så. Under pandemin omvärderade många sina processer och upptäckte snabbt värdet som automatisering av leverantörsreskontra (AP) kan ge, inte bara
när det gäller att effektivisera verksamheten och stödja samarbete på distans, men också att hålla koll på data i realtid. Nedan är några av de många sätt det hjälper att uppnå detta.

Spara tid och resurser

AP-automatisering hjälper till att öka effektiviteten och noggrannheten i månadsslutsrapportering på en mängd olika sätt. En av de mest effektfulla är genom automatisering av de många tråkiga manuella processerna som ingår i månadsslutsrapportering. Dessa processer tar i onödan
upp avsevärda mängder tid, vilket håller AP-team i backoffice mycket längre än nödvändigt. De är också mycket mer mottagliga för mänskliga misstag, särskilt under brådskan att sammanfatta ekonomin i slutet av varje månad. Men många av processerna
involverade, från fakturamatchning till dataverifiering, kan snabbt och enkelt automatiseras, vilket sparar värdefull tid samtidigt som kostsamma fel elimineras.

AP-automatisering kan också användas för att standardisera manuella rapporteringsprocedurer. Många av dessa procedurer varierar mycket beroende på vem som implementerar dem, vilket snabbt kan leda till förvirring och misstag av andra teammedlemmar. Standardisera dem genom en central
AP-automatisering hjälper organisationer att säkerställa att alla alltid är på samma ekonomiska sida. Vidare ger väldokumenterade rutiner högsta nivå av snabbhet och noggrannhet när man tar itu med månadsavslutningsrapporter, såväl som andra revisionsprocesser.

Förenkla hanteringen av både data och människor

En annan viktig faktor vid månadsrapportering är själva data, som ofta kan begravas eller försenas under manuella, pappersbaserade processer. AP-automatisering skapar mycket större synlighet genom att eliminera pappersfakturor, tillhandahålla realtidsrapportering,
och skapa färdiga, anpassade rapporter för månads-/årsavslutningen. Som ett resultat finns relevant data alltid till hands för rätt intressenter när det behövs.

Det kan också användas för att förbättra teamsamarbetet. Effektiv AP-verksamhet förlitar sig på att teammedlemmar arbetar tillsammans för att leverera projekt både snabbt och effektivt. AP-automatisering möjliggör detta genom att skapa transparens i hela team, så att alla förstår
det ansvar som tilldelats varandra. Det stöder också samarbete, oavsett tid, omständigheter eller plats, med fakturagodkännanden och förfrågningar lösta på sekunder eller minuter, snarare än dagar eller veckor.

Att driva operativ effektivitet i hela verksamheten

Att optimera effektiviteten i alla aspekter av verksamheten är avgörande för att förbli konkurrenskraftig på en global marknad i ständig utveckling. AP-automatisering utför sömlöst uppgifter som kan ta många timmar av anställda att slutföra. Den kan också göra det i realtid,
från vilken enhet eller plats som helst, i en samarbetsvillig och säker miljö, vilket sparar tid och pengar samtidigt som effektiviteten och produktiviteten ökar.

AP-automatisering kan göra månadsavslutningsrapporter smärtfria – om rätt processer sätts på plats. Slutmålet med all automatisering är att eliminera den förvirrande pappersjakten i samband med manuell bearbetning och stödja samarbete i realtid från
vilken plats som helst. Detta frigör inte bara teammedlemmarna att arbeta med mer strategiska och innovativa aktiviteter, utan det ger också avgörande finansiell information till hands för dem som behöver det, när de behöver det, vilket möjliggör snabbare, mer informerat beslutsfattande
på alla nivåer i verksamheten.