Allt du behöver veta om inköpsorder

Om det finns ett dokument som fungerar som referenspunkt för inköps-, kvalitetskontroll-, administrations- och ekonomiavdelningarna på ett företag är det inköpsordern – oftast anspelad som PO.

Oavsett om ditt företag är stort eller litet, spelar inköpsordern en nyckelroll för att spåra ditt lager, säkerställa kvalitetsstandarden för din produkt eller tjänst och effektiviteten i din ekonomiska planering.

Vad är en inköpsorder?

En inköpsorder är ett upphandlingsdokument som tagits fram av ett företag med uppgifter om artiklar som ska upphandlas för administration, produktion eller service. En PO innehåller uppgifter om typ och kvantitet av produkter/tjänster som ska köpas, tekniska specifikationer, pris, datum och adress för leverans, tidsfrist för troliga avbokningar, betalningsvillkor och andra villkor.

I små företag tas en PO upp av företagsägaren eller VD:n. I stora organisationer en upphandling eller inköpsrekvisition tas vanligtvis upp av chefer för en avdelning och skickas till inköpschefen eller ekonomichefen på företaget, som i sin tur gör en inköpsorder. En PO är början på en transaktion mellan en köpare och en säljare.

Juridisk status för inköpsorder

En PO i sig är bara en lista över saker att göra erbjuder. Men när en säljare eller säljare accepterar och skriver under på den, blir en inköpsorder ett bindande avtal. Säljaren är då lagligt skyldig att leverera de varor som köparen kräver enligt riktlinjerna i inköpsordern; och köparen är skyldig att klara betalningar enligt det nämnda schemat. En bekräftad inköpsorder är laglig i den mån den kan användas som en garanti av finansiella institutioner för att tillhandahålla handelsfinansiering till ditt företag.

---

Vill du automatisera dina manuella AP-processer? Boka en 30-minuters livedemo för att se hur Nanonets kan hjälpa ditt team att implementera från början till slut AP-automatisering.

Planera en demonstration

---

Vad är en faktura?

En faktura är ett betalningskrav som ställs av en säljare/säljare för att uppfylla en köporder. Det är räkningen och är baserad på en inköpsorder och innehåller vanligtvis PO-numret tillsammans med ett fakturanummer och en specificerad prislista. Fakturan görs enligt de betalningsvillkor som anges i Inköpsordern. Om Köparen har förbundit sig till förskottsbetalning, höjs fakturan innan varorna skickas; I annat fall levereras fakturan tillsammans med de upphandlade föremålen. Köparen är juridiskt bunden att göra betalningarna enligt villkoren i inköpsordern. (Vad är en proformafaktura?)

Till exempel, Bill White inköp och upphandling chef för ett femstjärnigt hotell, får en inköpsrekvisition av konditorikocken på en våffelstrutbryggare, brödlådor och chokladformar. Bill White fyller i en inköpsorder med tydliga specifikationer av nödvändig utrustning, leveransdatum och förväntat pris och skickar den till ett köksutrustningsföretag.  

Köksutrustningsföretaget tar emot PO och bekräftar att de kan fullfölja beställningen. De skickar beställningen tillsammans med en faktura till Bill White. När försändelsen anländer gör Bill White och hotellets kontoansvariga en 3-vägsmatchning för att verifiera följesedeln mot PO och fakturan. När verifieringen är klar behandlar den kontoansvariga fakturan för betalning. Efter att betalningen är gjord markeras inköpsordern som stängd och fakturan förseglas som betald.

Inköpsorder vs faktura

Även om en inköpsorder används för att göra en faktura, är de båda separata dokument som används av olika personer i olika skeden av inköpsprocessen. Här är några väsentliga skillnader mellan de två.

En inköpsorder:

– görs av köparen innan ett köp

- listar detaljer om produkter/tjänster som ska köpas

– har en föreslagen betalningsplan.

En faktura:

– tas upp av säljaren efter försäljningen (köp)

– bekräftar levererade produkter/tjänst med specificerad prislista

– anger betalningsplan med datum.

---

Ställ in beröringsfria AP-arbetsflöden och effektivisera leverantörsreskontraprocessen inom sekunder. Boka en 30-minuters livedemo nu.

Planera en demonstration

---

Hur fungerar inköpsorder?

Inköpsorder är också en indikation på tillväxtprognosen för ditt företag. Beslut om vad som ska köpas och i vilken kvantitet baseras på mängden affärer som du förutser inom en snar framtid. När dessa behov har identifierats kan inköpsorder göras med specifikationer för de produkter eller tjänster som krävs.

Samtidigt kan leverantörer/säljare identifieras för att uppfylla kravet och inköpsorder skickas till dem för godkännande. Säljaren granskar och bekräftar om de kan uppfylla tidslinjen och uppfylla ditt krav, och godkänner inköpsordern, som då blir juridiskt bindande.

Följaktligen är säljaren ansvarig för att se till att produkterna eller tjänsterna levereras till dig på villkoren i PO. Säljaren tar också upp fakturan och betalningar görs av ditt företag enligt överenskommelse i inköpsordern.

Spåra dina inköpsorder för att öka effektiviteten

Inköpsorderspårning eller PO-spårning är processen för att övervaka din inköpsorder från idé till slutleverans. Traditionellt ringde köparen leverantören eller fraktbolaget när en PO godkänts för status för försändelsen. Snabb och effektiv teknik har helt ersatt det traditionella långsamma läget; och försändelser kan nu spåras varje steg på vägen.

Standardiserade elektroniska inköpsorderformulär har gjort behandlingen snabb, effektiv och mer ekonomisk. Smarta spårningslösningar möjliggör fullständig synlighet i realtid och rapportering av hela processen för din inköpsorder:

• inlämnande av PO
• flerstegsgodkännande
• förhandsbesked
• leverans
• faktura
• betalningsstängning

Vikten av inköpsorder för ditt företag

I uppstartsfasen kan det vara lättare för dig att hitta en tydlig kommunikationskanal med leverantörer. Men i takt med att verksamheten växer ökar kraven på olika nivåer och med olika team av människor. Det är därför tillrådligt att införa ett system för att skapa inköpsorder för att säkerställa att information om en beställning inte går förlorad, att betalningar inte missas eller dupliceras för samma beställning, spara tid och upprätta en revisionsspår. Korrekt dokumenterade inköpsorder ger en transparent historik över vilka varor som köptes av ditt företag, vem som köpte dem och när, vilka som är vanliga leverantörer och hur mycket kapital som finns tillgängligt vid en viss tidpunkt. Detta kommer i sin tur att möjliggöra bättre ekonomisk förvaltning.

---

Boka denna 30-minuters livedemo för att göra detta till den sista gången du någonsin kommer att behöva knappa in data från fakturor eller kvitton manuellt i affärssystem.

Planera en demonstration

---

Fördelarna med att automatisera din inköpsorderprocess

Inköpsorderautomatisering är effektiviseringen av det hela inköpsorderprocessen. Den största fördelen med inköpsorderautomatisering är att spara tid och ansträngning. I stora organisationer gör automationsplattformen det möjligt för teammedlemmar att automatiskt skicka köpförfrågningar till teamchefen för utvärdering och godkännande. PO skulle då skapas automatiskt, vilket eliminerar behovet av pappersarbete, dubblering av datainmatning vid olika stadier av godkännande och andra utmaningar som:

---

– Brist på effektivitet och ansvarsskyldighet

– bristande processkontroll

– integritets- och säkerhetsrisker.

Spara tid på lågvärdiga aktiviteter. Öka den totala effektiviteten

Oavsett storleken på ditt företag är fördelarna med inköpsorderautomatisering många. Med bearbetning och godkännande i realtid säkerställer automatisering att regler och kontroller följs, samtidigt som det ökar processeffektiviteten i ditt team och minskar mänskliga fel i stor utsträckning. Dessutom ger den ett fullständigt granskningsspår, och undviker därmed besväret med att söka efter saknade pappersfiler. Med en strömlinjeformad process och kostnads- och tidsbesparingar kommer flexibilitet, kontroll och synlighet i processerna. Dessutom möjliggör en automatiserad köpplattform sömlös fakturamatchning i en automatiserad AP-avdelning.