Hur man identifierar och förhindrar leverantörsbedrägeri

Letar du efter en AI-baserad AP Automation-lösning? Kolla in Nanonets för bättre noggrannhet, större flexibilitet och en bred uppsättning integrationer med andra redovisnings-, affärssystem och mer!

Planera en demonstration

---

Att driva ett företag innebär att hantera ett stort antal risker. Bedrägerierisker kan uppstå från inblandning med tredje part såsom leverantörer eller till och med anställda. Ett sådant skenande bedrägeri i samband med process för leverantörsreskontra är leverantörsbedrägeri.

Försäljarbedrägerier kan uppstå från en eller flera källor på ett mycket sofistikerat sätt. Om det inte upptäcks kan det kosta företagen rejält. Läs vidare för att veta mer om leverantörsbedrägeri, dess kategorier och sätten att upptäcka och förhindra det.

Innehållsförteckning

Vad är leverantörsbedrägeri

Säljarbedrägeri avser felbehandlingar som kan begås för personlig vinning av en leverantör, flera leverantörer eller en anställd på leverantörsskulder (AP) för ett företag.

Med enkla ord är det en typ av bedrägeri som går ut på att fejka en leverantörs eller en mottagares kontoinformation i AP för att avleda betalningar. Betalningsbedrägerier kan begås av:

• En eller flera anställda
• En eller flera leverantörer
• Samarbete mellan leverantör(er) och medarbetare
• En extern enhet som modifierar en leverantörs betalningsinformation okänd för någon

Ibland kan den inblandade komplexiteten göra det svårt att upptäcka leverantörsbedrägerier och göra företag sårbara för stora förluster.

Vem påverkar det

Vanligtvis kan bedrägerier från leverantörer drabba små till medelstora företag ganska allvarligt. Sådana organisationer löper en högre risk eftersom de tenderar att inte ha starka kontroller eller kontrollpunkter som kan spåra och lokalisera sådana bedrägerier.

Dessutom är mindre organisationer som har mindre team av anställda beroende av minimipersonal för att hantera flera AP funktioner. Därför kan en anställd som ansvarar för att ta emot fakturor och godkänna betalningar frestas till att manipulera journalerna, vilket i sin tur kan orsaka betydande skada på ett företags ekonomi och trovärdighet.

Det betyder inte att större organisationer inte är i riskzonen. Men med sina medel, förmåga och relativt större personal kommer de sannolikt att använda robust riskkontroll som kan minska förekomsten av bedrägerier från leverantörer.

Mindre organisationer är mer mottagliga för leverantörsbedrägerier om de saknar medel och förmåga att implementera spårningsprocesser och kontroller. Utan dem kan det vara svårt att förhindra eller mildra de olika kategorierna av bedrägerier som kan begås på deras AP-avdelning.

Kategorier av leverantörsbedrägeri

Säljarbedrägeri kan variera mycket i det sätt på vilket det utförs. Det kan kategoriseras enligt nedan:

• Faktureringsbedrägeri: hänvisar till betalningsmanipulationer som görs på två sätt av anställda. Det kan innebära antingen en falsk leverantör eller att göra dubbletter av betalningar med hjälp av en faktisk leverantörs konto.
• Fiktiv leverantör – En anställd som har tillräcklig kontroll och åtkomst skapar ett falskt leverantörskonto eller ett skalföretag, registrerar det som en leverantör och gör regelbundna betalningar till detta konto.
• Dubblettbetalningar – En anställd använder ett äkta leverantörskonto, manipulerar betalningsposterna och initierar dubbla betalningar på en leverantörs faktura. Den extra betalningen överförs sedan till den anställdes konto.
• Kontrollera manipulation: Denna typ av bedrägeri innebär att en anställd ägnar sig åt att förfalska eller ändra information på en leverantörscheck, för att skicka betalningar till ett personligt bankkonto.
• Ta emot mutor: Ett resultat av en överenskommelse mellan en säljare och en anställd innebär denna typ av bedrägeri att den anställde tar emot personliga remitteringar från säljaren i utbyte mot extra förmåner eller försäljning.
• Överskottsfakturering: När en säljare fakturerar företaget för överskottskvantiteter/priser än vad som ursprungligen överenskommits, kallas det överfakturering. Denna typ av praxis kan göras ensam eller i maskopi med en anställd.
• Prissättning: Denna typ av bedrägeri inträffar när två leverantörer samarbetar för att fixa priser till högre än normala priser. Köparen/företaget tvingas då betala högre priser oavsett säljare. Anställda kan fungera som interna källor för leverantörerna för att få känslig information om budgetar.
• Bud riggning: Ett vanligt sätt att begå bedrägerier, det görs vanligtvis genom samarbete mellan 2 eller flera leverantörer och anställda för att få upphandlingskontraktet till förmån för högstbjudande. Den anställde kommer att få vederbörligen kompensation för att uppmuntra och hjälpa till med bedrägeriet.
• Cyberbedrägeri: Förmodligen den svåraste typen att upptäcka, sådana fall av säljarbedrägerier utförs av okända, obehöriga personer utan koppling till vare sig företaget eller säljaren. Här kan externa enheter manipulera en befintlig leverantörs konto och vidarebefordra betalningar till deras konton. Hela transaktionen görs elektroniskt vilket gör upptäckt och förebyggande ännu svårare för företag.

Upptäcka och förhindra leverantörsbedrägerier

Att upptäcka och förhindra leverantörsbedrägerier är inte lätt men genomförbart. När du väl har identifierat nyckelområden där det råder brist på kontroll, kan implementering av starkare kontroller och åtgärder gå långt för att förhindra fall av leverantörsbedrägerier. Låt oss se de olika sätten på vilka kontroller kan implementeras i en organisation för att förhindra leverantörsbedrägerier.

Leverantörskontroller

Eftersom de flesta fall av leverantörsbedrägeri involverar leverantörer, kan vissa försiktighetsåtgärder från urval till betalningar potentiellt minska deras förekomst. Här är några potentiella kontroller:

• Efter due diligence i leverantörsregistreringsprocesserna. Uppmärksamhet bör fokuseras på att verifiera leverantörsdetaljer såsom postadresser inklusive postboxar, kontaktnummer, leverantörsskattenummer, kontaktpersoner och bankkonton.
• Underhålla en centraliserad leverantörsdatabas med inställningar. Att ha en separat lista över högriskleverantörer kan hjälpa till att initiera ytterligare godkännanden för clearing av betalningar.
• Genomföra en granskning av leverantörer genom en extern revision/källa eller en anställd utanför leverantörsavdelningen för en opartisk bedömning.
• Verifiera att en leverantörs adress eller annan information inte stämmer överens med någon anställds information eller liknar en befintlig leverantör.
• Kontrollera leverantörens huvudfiler regelbundet för att säkerställa att faktureringsvolymen är realistisk och att det inte finns några inkonsekvenser.

Personalåtgärder

Även om det kallas för leverantörsbedrägeri, är det ofta genom en insiders hjälp som de flesta bedrägerier orkestreras. Några viktiga åtgärder för att kontrollera anställdas inblandning i sådana bedrägerier är:

• Göra grundliga bakgrundskontroller när du anställer nya medarbetare eller byråer (när outsourcing av leverantörsskulder)
• Hålla finansiell information hemlig och begränsad till anställda på högre nivåer
• Större organisationer kan separera de anställdas arbetsuppgifter på olika nivåer för bättre intern kontroll. Därmed,
• En person som ansvarar för att ange leverantörsdata bör vara annorlunda än de som godkänner leverantörerna eftersom detta kan eliminera skapandet av falska leverantörer
• Olika personal bör hantera att ta emot varor eller tjänster, hantera fakturabetalningar och godkänna godkännanden av betalningar
• Mindre företag kan rotera arbetsuppgifter för anställda i leverantören/AP/inköpsavdelning eller repa in chefer för att övervaka viktiga uppgifter som kan eliminera chanserna att planera ett bedrägeri.

Använda metoder för fakturamatchning

Fakturamatchning är ett av de effektiva sätten som kan användas av små till stora organisationer för att förhindra den vanliga förekomsten av leverantörsbedrägerier.

Fakturamatchning är en process som används av företag för att kontrollera leverantörsfakturor mot andra relevanta dokument som t.ex beställning (PO), godsmottagningar, inspektionssedlar och även mot kontrakt.

Dessa obligatoriska kontroller kan hjälpa till att verifiera äktheten av leverantörsfakturor innan de godkänns för betalning. Faktura/PO-matchning kan göras på olika sätt.

• Tvåvägsmatchning – Det utförs genom att matcha fakturan med den ursprungliga inköpsordern (PO). Denna process verifierar att varorna eller tjänsterna som anges på fakturan matchar de som har beställts av organisationen.
• Trevägsmatchning – Denna process innebär dubbelkontroll av fakturan. Fakturan matchas först med inköpsorder och sedan till mottagandet av varorna. Det hjälper till att verifiera att varorna/tjänsterna som anges på fakturan stämmer överens med PO och även har levererats korrekt.
• Fyrvägsmatchning – Den mest komplicerade matchningsprocessen kräver att fakturan kontrolleras mot tre andra dokument, nämligen inköpsordern, varumottagningen och en inspektionssedel. Denna procedur säkerställer att varorna/tjänsterna som nämns på fakturan tas emot enligt PO och även har inspekterats för att verifiera att de är korrekta.
• Icke-PO eller kontraktsmatchning – I situationer där företag inte använder flera dokument, matchas säljarens faktura mot avtalsavtalet för att verifiera att priset och tjänsterna som nämns inte avviker från själva avtalet.

Tillämpa datautvinningstekniker

Data mining är en modern teknik för att analysera enorma mängder data och upptäcka mönster som hjälper till vid affärsanalys och beslutsfattande. Denna teknik är mycket noggrann vid upptäckt av bedrägerier och kan utnyttjas för att mildra fall av leverantörsbedrägerier.

Med hjälp av trendanalys kan datautvinning upptäcka anomalier som kan indikera bedräglig aktivitet. Organisationer kan använda datautvinningstekniker för att leta efter specifika mönster som inkluderar:

• Betalningar som avviker från normalt förfarande, låga dollarinkonsekvenser och belopp som är maximerade till godkännandegränsen
• Duplicera betalningar på samma datum till samma leverantör eller totalt antal betalningar som överstiger kontraktsavtalet
• Betalningar gjorda utanför kontorstid
• Avvikelser i leverantörsinformation såsom variation i leverans- och betalningsadresser, användning av samma inköpsorder i fakturor, icke-sekventiella fakturanummer etc.

Andra organisatoriska åtgärder

Förutom stora åtgärder kan företag vidta andra lämpliga åtgärder för att hålla leverantörsbedrägerier i schack. Några av de livskraftiga är:

• Inrätta en hotline för bedrägeri – En anonym hjälplinje kan hjälpa anställda att rapportera oegentligheter utan att oroa sig för konsekvenserna. Det skapar en atmosfär av vaksamhet och kan hjälpa organisationen att snabbt implementera korrigerande åtgärder.
• Skärpa interna kontroller – En organisation bör se till att kontrollrutiner finns på plats och att alla från ledning till nybörjare är medvetna om dem. Att utbilda och uppdatera anställda om leverantörsbedrägerier kan hjälpa dem att bli mer medvetna om riskerna och konsekvenserna. Genom att utföra periodiska riskbedömningar kan ge insikter om kryphål som måste åtgärdas för att mildra leverantörsbedrägerier.
• Godkännanden i två nivåer – Både leverantörsgodkännanden och betalningsgodkännanden bör köras genom en godkännandeprocess i flera lager. Detta kan säkerställa att företaget får legitima leverantörer och att betalningar är under bättre granskning med mer än en anställd som övervakar processen.

Slutsats

Försäljarbedrägerier kan ta hårt på en organisation och kosta den dyrt. Förebyggande av bedrägerier från leverantörer kräver korrekt planering, granskning och uppdatering av företagets policyer med jämna mellanrum. Förebyggande åtgärder bör implementeras på en strategi på flera nivåer för att mildra bedrägerier och skydda organisationer från allvarliga förluster i framtiden.