Om du vill ha en effektiv försörjningskedja, bråka inte med dina leverantörer (Ilan Friedman)

Vi vet alla att de senaste åren har varit utmanande när det gäller försörjningskedjan, och det ser inte ut som att saker och ting kommer att förbättras snart. Enligt McKinsey lider globala leveranskedjor av tre primära utmaningar: arbetskraftsbrist, utrustningstillgänglighet,
och ringeffekten av globala flaskhalsar. 

Tidningen IndustryWeek tillägger att leverantörer kämpar för att upprätthålla kapacitet, att det finns containerbrist och att det finns ekonomiska faktorer som påverkar dem. De rekommenderar att organisationer, särskilt tillverkare som i högre grad förlitar sig på en
effektiv försörjningskedja, utforska lösningar för att minimera deras risker och exponering. Dessa inkluderar att skapa en blandning av inhemska och internationella leverantörer, implementera digitaliseringsstrategier och ett hanteringssystem som ger bättre synlighet över
leveranskedjan, och förbättra datafångst och integritet.

Tillverkare har vanligtvis komplexa leveranskedjemiljöer, med processer som är baserade på avtal och allmänna beställningar med inneboende beställningsregler och villkor kring prissättning, frakt och leveranser, såväl som processer med mandat leverans
kedjeregler och särskilda leveransscheman och villkor. Sådana miljöer kan involvera beställningar med hundratals rader, delleveranser per rad och flera mottagningar och fakturor per rad, såväl som processer som inkluderar mellanlager
och/eller 3PL, QA, MRB, 4WM och returer, import via sjö- eller flygfrakt med mera.

I sådana miljöer investerar företag en betydande mängd tid och ansträngning för att säkerställa att leverantörer följer deras affärsregler och policyer, följa upp orderuppfyllelse, leveranskedjans utförande och leverans i tid, validera fakturor, hantering
fakturaavstämningsprocesser, validering av betalningar, hantering av ett betydande antal fel och avvikelser samt förhindrande av bedrägerier. Dessutom involverar komplexa miljöer ofta flera geografier och tillhörande olika regler, förordningar,
och kulturer, såväl som närvaron av flera applikationer och affärssystem.

I de senaste diskussionerna med tre stora branschaktörer, en från olje- och gasindustrin, den andra en halvledartillverkare och den tredje inom flygindustrin, framkom gemensamma teman. Alla tre brukade lida av ineffektiva leveranskedjor,
som berodde på dåliga leverantörsrelationer. Dåliga leverantörsrelationer utvecklades på grund av en ineffektiv fakturahanteringsmekanism, och det var digitalisering, synlighet och datafångst och integritet som gjorde skillnad.

När leverantörer är i mörker om statusen på sina fakturor och finner sig själva upprepade gånger frågar om betalningsdatum, är det dåliga nyheter för deras kunder. Om det går veckor innan du får reda på att fakturan var felaktig eller har något annat problem
som hindrar betalningen, det är ännu värre. Dåliga leverantörsrelationer till följd av ineffektiva fakturahanteringssystem kan leda till luckor i leveranskedjan som negativt påverkar produktionslinjerna, vilket är dåligt för verksamheten. Det är precis vad dessa tre
företag som brukade lida av.

Allt som förändrades när dessa tre ledande företag implementerade ett automationssystem som gav leverantörer vägledning för inlämning av fakturor i linje med företagets affärsregler och policyer, effektivt validerade varje faktura med avseende på korrekthet och skapade
fullständig insyn i fakturastatus och betalningsdatum. Att genast veta att en faktura är godkänd eller avvisad och att kunna planera deras kassaflöde har haft en enorm inverkan på dessa leverantörer, minskat osäkerheten och befriat dem från att ha
för att manuellt fråga om faktura- och betalningsstatus.

För dessa köpare var effekterna tydliga: leverantörsrelationerna förbättrades, fel togs bort, pappersarbetet försvann och viktigast av allt – deras leverantörskedja blev mer effektiv och tillförlitlig.

Automatiseringssystemet som dessa företag implementerade adresserar källa-till-betal-aktiviteter över direkta och indirekta utgifter, använder hundratals mjukvarurobotar och förlitar sig på artificiell intelligens och maskininlärningsteknik för att tillhandahålla sofistikerade
dokumentgranskning och validering inom ramen för hela arbetsflödet. På grund av värdet det levererar till leverantörer deltar över 90 % av dem fullt ut i processen, som täcker nästan 100 % av fakturorna och över 90 % av utgifterna.

Även om ett verktyg för automatisering av källa till betalning kanske inte hanterar alla utmaningar i leveranskedjan, kan det ha en betydande inverkan på produktionslinjer och på konkurrenskraften hos både köpare och leverantörer och är en viktig faktor som bidrar till förbättrad
relationer mellan köpare och leverantörer. Så om du vill ha en effektiv försörjningskedja – bråka inte med dina leverantörer, samarbeta med dem!