Internt juridiskt arbete: fallstudier av bästa praxis

De fyra fallstudierna som visas här innehåller exempel på det mest innovativa arbetet som utförs av interna team för sina företag.

För en översikt över hur bolagsjurister söker synlighet och verkställande inflytande, läs mer här..

Fallstudierna undersöktes, sammanställdes och rankades av RSGI. "Vinnare" indikerar att organisationen vann en FT Innovative Lawyers North America-pris för 2022.

---

Drift och personalledning

VINNARE: Amerikanska Röda Korset
Originalitet: 8; Ledarskap: 8; Effekt: 8; Totalt: 24
Istället för att spendera 1.4 miljoner dollar per år på extern rådgivning för att hantera administrationen av donationer till välgörenhet, via testamenten eller i stiftelser, byggde det juridiska teamet en plattform för att hantera dokumentation och arbetsflöden internt. Det har lett till 60 procents besparingar på advokatarvoden för arbetet. Plattformen inkluderar en instrumentpanel som gör det möjligt för teamet att visualisera data om var donationerna kommer ifrån - som de kan dela med välgörenhetsorganisationen för att vägleda insamlingsstrategier.

Stå ut

Marsh McLennan
O: 7; L: 8; I: 8; Total: 23
Teamet på försäkringsgruppen har skapat en juridisk innovations- och teknologienhet som drivs av chefsjurist för juridisk innovation. Dess principer är att innovationer ska spara tid och pengar, förbättra kvaliteten, minska riskerna och till och med vara njutbara. Teamet har fokuserat på att modernisera avdelningens verksamhet genom att tillsammans med företagets IT-avdelning utveckla verktyg. Den har introducerat robotprocessautomatisering inom områden som e-discovery och sanktionsövervakning och rullat ut ett granskningsverktyg för artificiell intelligens för kontraktsanalys.

VMware
O: 8; L: 8; Jag: 7 Totalt: 23
Det juridiska teamet på det amerikanska molnprogramvaruföretaget har förbättrat processen för sekretessgranskning för att säkerställa att risker hanteras korrekt innan produkter eller funktioner släpps. Teamet har förfinat frågor för att få fram mer specifika svar och skapat ett enda formulär med hjälp av så kallade tekniker för villkorlig logik. Granskningstiden har halverats. Teamet har också skapat 15-minuters utbildningar om ämnen som rör integritetsrisker. Andra delar av verksamheten hanterar nu fler integritetsrelaterade frågor för sig själva.

Tyson Foods
O: 7; L: 7; I: 8; Totalt: 22
Det juridiska teamet hos den amerikanska köttleverantören har implementerat ett program för att mäta och analysera värdet av juridiskt arbete, och producerar detaljerade mätvärden för varje ärende och verksamhetsområde, oavsett om det genomförs av en advokatbyrå eller internt. Dessa mätvärden har hjälpt till att spara pengar och identifiera ineffektivitet, samt visat värdet som interna advokater levererar.

Commended

Liberty Mutual
O: 7; L: 7; I: 7; Totalt: 21
Försäkringsbolagets juridiska avdelning strävar efter att förena övningsområden och uppmuntra till ökat samarbete och smidighet vid problemlösning. Initiativen inkluderar korta uppdrag för jurister att arbeta mellan praktikområden, månatliga forum och utbildningsprogram i ämnen som blockchain och ledarskap.

Robin Hood
O: 7; L: 7; I: 6; Totalt: 20
Sedan den snabbväxande amerikanska finansiella tjänsteverksamheten startade en juridisk verksamhetsenhet 2020, har Tami Davis lett digitaliseringen av hantering av extern rådgivning och konsoliderade kontraktshanteringsprocesser. Resultatet är bättre överblick över arbetsflöden och juridiska utgifter. Det juridiska ops-teamet har standardiserat den juridiska avdelningens tillvägagångssätt för offentliggörande och hjälpt till med lanseringen av Robinhoods policywebbplats.

Jones Lang LaSalle
O: 6; L: 7; I: 5; Totalt: 18
Ledargruppen på fastighetskonsultföretaget lanserade utbildningsprogram genom en central plattform för att bygga sammanhållning inom den nyligen centraliserade globala juridiska avdelningen. Ämnen inkluderade miljö-, sociala och styrningsstandarder och digital transformation.

---

Kommersiell och strategisk rådgivning

VINNARE: Canadian Pacific
Originalitet: 8; Ledarskap: 8; Effekt: 7; Totalt: 23
Järnvägsbolagets juridiska team hjälpte till med budet på Kansas City Southern. Köpet av järnvägsoperatören kommer att göra det möjligt för Canadian Pacific att lansera det första järnvägsnätet som spänner över Kanada, USA och Mexiko. Advokaternas strategi var att undvika ett anbudskrig med andra företag och istället fokusera på att argumentera för att de med största sannolikhet skulle uppnå regulatoriskt godkännande.

Stå ut

Hewlett Packard Enterprise
O: 7; L: 9; I: 6; Totalt: 22
Det amerikanska teknikföretagets juridiska team antog initialt virtual reality-headset för eget bruk som ett sätt för personalen att kommunicera med varandra. Den har utökat denna idé genom att arbeta med verksamheten för att utveckla en ny virtuell "arbetsplats som en tjänst" (WaaS), som tillhandahåller den hårdvara och mjukvara som behövs för att företag ska kunna använda virtuell verklighetsteknik.

Tyson Foods
O: 9; L: 7; I: 6; Totalt: 22
När Tyson Foods chefer införde ett Covid-vaccinmandat för personalen, arbetade dess juridiska team med en policy för att tillgodose undantag på religiösa och medicinska skäl – men också för att ta på sig alla rättegångar som ifrågasatte dess krav, varav den första följde i oktober 2021. företaget har hittills lyckats avvärja utmaningar mot policyn, som inte längre är i kraft.

Commended

General Motors
O: 7; L: 7; I: 7; Totalt: 21
Biltillverkaren General Motors lanserade sitt BrightDrop-dotterbolag 2021 för att leverera elektriska hemleveransfordon. BrightDrops juridiska team arbetade med sina affärspartners för att anpassa produkten för en kommersiell publik.

PepsiCo
O: 7; L: 7; I: 7; Totalt: 21
Det juridiska teamet hjälpte till att hantera den snabba tillväxten av PepsiCos nya division för alkoholdistribution, Blue Cloud Distribution. Teamet hanterade olika statliga lagar för att säkra 11 operativa licenser under det första året.

---

Hållbarhet och ansvarsfull verksamhet

VINNARE: Hewlett Packard Enterprise
Originalitet: 8; Ledarskap: 7; Effekt: 9; Totalt: 24
Teamet för immateriella rättigheter samarbetade med kollegor på ledande teknikföretag, som Microsoft och Meta, för att etablera Low Carbon Patent Pledge. Företag som registrerar sig förbinder sig att dela gratis tillgång till tekniker som kan användas för att generera och lagra förnybar energi.

Stå ut

Generera kapital
O: 8; L: 8; I: 7; Totalt: 23
Sedan investeringsföretaget för grön infrastruktur blev ett allmännyttigt företag 2021, har det juridiska teamet övervakat övergången för att säkerställa att verksamheten svarar på alla intressenter – som den nu har en förtroendeplikt till tillsammans med sina aktieägare. Detta innebär att hjälpa till att identifiera intressenter i företagets investeringar, utveckla planer för samhällsengagemang och samla in data för rapporter.

General Motors
O: 7; L: 8; I: 7; Totalt: 22
Det juridiska teamet har hjälpt biltillverkaren att ta fram ett proaktivt tillvägagångssätt för att hantera sina miljö-, sociala och styrningsåtaganden (ESG). Teamet gjorde en utvärdering för styrelsen för att bedöma om dess medlemmar hade den nödvändiga expertis inom dessa områden och hjälpte den att uppdatera sina kommittéstadgor så att de inkluderade relevanta överväganden. Den inrättade en tvärvetenskaplig ESG-upplysningskommitté från hela företaget.

Honeywell
O: 7; L: 8; I: 7; Totalt: 22
Industrigruppens juridiska team introducerade initiativ för att säkerställa att olika kandidater övervägs för lediga jobb, och ger utbildning i omedveten partiskhet och empatiskt ledarskap. Dessa har tillämpats i hela verksamheten. Dessutom har teamet säkerställt att det finns ansvar för företagets hållbarhetsåtaganden genom att tilldela styrelsens utskott specifika ESG-ansvar.

Målet
O: 7; L: 8; I: 7; Totalt: 22
När mångfaldsmål för externa rådgivare misslyckades med att ge materiella förbättringar, gick medlemmar av det juridiska teamet hos den amerikanska återförsäljaren över till att samarbeta med juridiska tjänsteleverantörer för att se över deras mångfaldsfrågor och identifiera sätt de kunde hjälpa till.

Commended

Cognizant
O: 6; L: 7; I: 6; Totalt: 19
IT-konsultgruppens juridiska team tog en ledande roll i omformningen av företagets fullmaktsuttalande som beskriver punkter som ska röstas om vid aktieägarmöten, vilket gör dokumentet mer tillgängligt och transparent.

Marsh McLennan
O: 6; L: 7; I: 6; Totalt: 19
Försäkringsgruppens juridiska team inrättade en kommitté, inklusive representanter från ledningsgruppen, som övervakar ESG-rapporteringen och hållbarhetsdirektörens arbete. ESG-teamet träffar regelbundet chefer för att bedöma framstegen mot nettonoll.

---

Användning av teknik och data

VINNARE: Salesforce
Originalitet: 8; Ledarskap: 8; Effekt: 8; Totalt: 24
Det juridiska teamet använder nu mjukvaruföretagets egen Service Cloud-plattform för att hantera arbetsflödet mer effektivt, vilket sparar företaget 20 procent i juridiska kostnader per år. Dessutom länkar systemet upp med andra team, såsom produktledning eller ingenjörskonst – vilket gör att de kan söka support och meddela dem automatiskt när projektstadier kräver juridisk granskning. Företagets meddelandeapp, Slack, köpt 2021, har också integrerats i arbetsflödesverktyget.

Stå ut

Intel
O: 7; L: 8; I: 8; Totalt: 23
Juridiska avdelningens dataanalysteam har arbetat med mer än 15 projekt de senaste två åren som bedömer hur personal hanterar information. De inkluderar ett verktyg för efterlevnad av korruption som använder data från tidigare separata källor över hela verksamheten för att undersöka efterlevnadsrisker.

Equitable Holdings
O: 7; L: 7; I: 8; Totalt: 22
Finansgruppens juridiska verksamhetsteam har tagit ett mångsidigt tillvägagångssätt för att modernisera sina digitala möjligheter, spara tusentals arbetstimmar och minska utgifterna för extern rådgivning. Man har antagit ett molnbaserat hanteringsverktyg som förbättrar arbetsflöde, dokumenthantering och datahantering, inklusive fakturering, som nu kan granskas med hjälp av artificiell intelligens. Teamet arbetar genom mer än 100 processer som det strävar efter att automatisera med robotik.

Commended

Flex
O: 7; L: 7; I: 7; Totalt: 21
Det juridiska teamet på tillverkningsgruppen Flex använder ett verktyg för artificiell intelligens för att generera rapporter som identifierar potentiella risker i kontrakt med kunder och leverantörer. Den genomsnittliga granskningstiden har minskat från åtta dagar till fem minuter.

Sprucegrove Investment Management
O: 6; L: 7; I: 6; Totalt: 19
Chefsjurist Jeremy Gauld har introducerat programvara för att utvärdera utgifter för extern investeringsanalys. Som ett resultat har företaget minskat sin förteckning över externa forskningsleverantörer från 35 till 15 och sänkt kostnaderna med 1.5 miljoner dollar per år.