Faktura godkännande automatisering

Beskrivning

Leverantörsreskontra (AP)-avdelningarna på de flesta företag har interna regler för fakturahantering som inkluderar godkännanden. Vad är fakturagodkännanden? Vad är ett arbetsflöde för manuellt fakturagodkännande? Varför automatisera arbetsflödet för fakturagodkännande?

Läs vidare för att förstå processen för fakturagodkännande.

---

---

---

Vill du automatisera dina manuella AP-processer? Boka en 30-minuters livedemo för att se hur Nanonets kan hjälpa ditt team att implementera från början till slut AP-automatisering.

Planera en demonstration

---

Driften av avdelningen för leverantörsreskontra (AP) i ett företag, vare sig det är produkt- eller tjänsteorienterat, är avgörande för företagets produktivitet och för att upprätthålla goda leverantörsrelationer. En effektiv AP-avdelning som tillhandahåller ekonomiskt, administrativt och kontorsstöd till ett företags inköpsprocess, måste ha ett organiserat system som sömlöst integrerar de olika funktionerna i upphandling-till-betal-processen som sträcker sig över inköpsorderhantering, leverantörskommunikation, faktura hantering, produktspårning och betalning.

Fakturahantering börjar när en faktura tas emot av ett företag och slutar med betalningen av fakturan, är en av de viktigaste funktionerna för företagets AP-avdelning. Hur förenklat det än kan låta, är fakturahantering inte, eller bör inte vara, en tvåstegsprocess av "ta emot faktura, betala faktura." Detta gäller särskilt för företag som gör många inköp och som slutar med ett stort antal fakturor. Ett bra protokoll för fakturahantering måste nödvändigtvis innebära verifiering av legitimiteten hos alla fakturor och godkännanden på flera nivåer innan de kan behandlas för betalning.

Arbetsflödet för godkännande av faktura

Arbetsflödet för godkännande av faktura är en kaskad av steg i processen för att köpa till betalning som tas för att säkerställa att en faktura som tas emot av företaget är legitim och matchar den gjorda beställningen. Fakturans godkännande omfattar flera nivåer av kontroll av personal som ansvarar för en inköpsorder och/eller en leverantör. Varje företag kan ha sitt eget unika arbetsflöde för godkännande

Ett typiskt arbetsflöde för fakturagodkännande består av följande steg:

En faktura kommer till ett företag. Fakturan kan vara i form av en papperskopia, eller en PDF-bilaga eller en mer avancerad form av en digital faktura, som måste arkiveras i lämplig sektion för behandling.

• Fakturavalidering: När fakturan väl har lämnats in länkas den till alla andra dokument som är relaterade till den specifika transaktionen, såsom inköpsrekvisition, inköpsorder, offert från leverantören, annan kommunikation från leverantören, etc. Detta kallas vanligtvis för "trevägsmatchning" , de tre dokument som ska matchas är inköpsorder, faktura och leveranskvitto, men matchning kan även innehålla andra dokument. Andra faktorer att överväga för validering inkluderar:
  Är betalningsvillkoren matchade?
  Ingår några utlovade rabatter?
  Har fakturan kodats till lämpliga utgiftskonton?
  Finns det prestationsproblem efter mottagandet som motiverar innehållande av betalning?
• Fakturaundantag: Undantag görs när en faktura har ofullständiga eller felaktiga uppgifter. Fakturan omdirigeras till lämpliga medarbetare för att spåra och rätta till felet. Detta följs av återutskick av fakturor, omverifieringar och matchning vid felkorrigering eller bedrägeriutredning vid olösta undantag.
• Godkännande: När den har verifierats skickas fakturan till personal på olika nivåer beroende på företagets policy. Antalet och arten av godkännanden varierar mellan företag, avdelningar, produkttyp och fakturabelopp. Som ett exempel kan inköpsavdelningen behöva godkänna en faktura för att bekräfta att leverantörens fakturering är korrekt innan betalning kan behandlas. Vissa företag kräver fakturabelopp som är högre än ett tröskelvärde för att kräva ytterligare godkännanden från en chef eller CFO.
• Betalning: Fakturan går in i betalningskön efter att alla godkännanden erhållits.

Många små och medelstora företag fortsätter att ha manuella arbetsflöden för fakturagodkännande. Dessa kan innebära åtgärder som är så rudimentära som att ha ett ordbehandlingsdokument à la en SOP, med avgränsade steg och distribution av dokumentet till de olika deltagarna i arbetsflödet som ska användas som vägledning. Detta är, som man kan föreställa sig, en oorganiserad process som kräver att deltagarna fortsätter att hänvisa till dokumentet efter stegen, vilket kan leda till fel.

I många små företag finns det inte ens en sådan SOP och det finns bara en allmän procedur som förs vidare från mun till mun till de olika deltagarna, vilket är ett recept på katastrof när företaget genomgår någon form av förändring, vare sig det är skala upp eller ändra sin personalbas.

---

Ställ in beröringsfria AP-arbetsflöden och effektivisera leverantörsreskontraprocessen inom sekunder. Boka en 30-minuters livedemo nu.

Planera en demonstration

---

Problem med det manuella arbetsflödet för fakturagodkännande

Några av de specifika utmaningarna med arbetsflödet för manuellt fakturagodkännande är:

• fel: Mänskliga fel på grund av överarbete eller helt enkelt förbiseende kan leda till dubbla betalningar, underbetalningar, försenade betalningar eller uteblivna betalningar, vilket allt kan kosta företaget mer pengar och tid.
• Saknade dokument: Pappersarbete kan resultera i felplacering och förlust av viktiga dokument som fakturor. Detta kan leda till en uppsjö av problem över redovisningsskuldcykeln, som börjar med friktion med leverantören till försenade operationer.
• Slöseri med mänsklig ansträngning: Manuella godkännandeprocesser slösar mänsklig ansträngning som kan användas mer konstruktivt i mer produktiva aktiviteter.
• Tidsförseningar: När flera godkännanden krävs för att en faktura ska godkännas, och när företaget hanterar flera fakturor under loppet av sin arbetsdag, kan det vara tidskrävande att bara få godkännanden innan fakturabearbetningen. Upp till 20 % av fakturorna innehåller regelbundet felaktig eller ofullständig information, och ett manuellt arbetsflöde för godkännande av fakturor resulterar i att AP-avdelningen lägger 25 % av sin tid på att lösa problem och spåra upp saknad information.
• Försenade betalningar: Förseningar med att få godkännanden kan i sin tur leda till förseningar i betalningarna, vilket kan, som tidigare nämnts, bli kostsamt för företaget. I USA var 3 biljoner dollar bundna av sena betalningar bland småföretag 2019, vilket ledde till anställningsuppehåll, inköpsgränser för lager och en minskning av antalet anställda för att få pengarna att gå ihop. Förseningar kan också snöa in i sena mottagningar av beställda varor, dålig kreditvärdighet, dåliga relationer med leverantörer och avgifter/böter.
• Opacitet för fakturasökvägen: Det är svårt eller till och med omöjligt att spåra statusen för en faktura i dess väg för validering och godkännande, vilket gör backchecking och förplanering svårt.
• sårbarhet för bedrägeri: Fakturabedrägeri kan vara bedrägeri från tredje part, feldebitering, dubbla betalningar på grund av förseningar eller internt. En vattentät godkännandeprocess krävs för att förhindra bedrägerier. Detta gäller särskilt under kristider. Till exempel har Covid-19-pandemin enligt uppgift ökat förekomsten av fakturabedrägerier under 2020. Fakturabedrägerier kan visa sig som onormal fakturavolym, oansvarighet för varor kontra faktura, avvikelser mellan PO och faktura, och tvivelaktigt anställdas beteende. Dessa kan inte upptäckas manuellt, särskilt när affärsvolymen är hög.

Automatisering av arbetsflödet för fakturagodkännande

Automatisering av fakturagodkännande kan hjälpa till att underlätta processen och spara tid. Några av fördelarna med automatisering av fakturagodkännande är:

• Snabbare validering: Detta är kanske den viktigaste fördelen med automatisering. Automatisk jämförelse av fakturan med andra relaterade dokument kan eliminera tidsfördröjningarna i samband med manuell trevägsmatchning eftersom alla dokument relaterade till en transaktion lagras digitalt på samma plats och enkelt kan jämföras antingen visuellt eller genom en AI-baserad programvara. Automatiserade arbetsflöden för godkännande av faktura kan integreras med databaser och andra redovisningssystem för automatisk matchning utan mänsklig inblandning.
• Snabbare godkännanden: Automatiska meddelanden och påminnelser kan eliminera förseningar i fakturagodkännanden. Integreringen av elektroniska signaturer och digitala formulär kan möjliggöra on-the-go godkännanden från olika deltagare i processen så att fysisk frånvaro från kontoret inte skulle försena godkännandeprocessen.
• Kostnadsbesparingar: En rapport från 2018 av Levvel (tidigare Paystream Advisors) visade att missade rabatter (44 %), sena betalningar (39 %) och dubbla betalningar (29 %) var de viktigaste fakturahantering problem i företag, och alla tre kan övervinnas med hjälp av automatisering.
• Ansvarighet: Automatiserad spårning av transaktioner i realtid gör det möjligt att se status på fakturan i godkännandekedjan. Inkluderandet av oförutsedda händelser och påminnelser i arbetsflödet kan eliminera vägspärrar och möjliggöra transparens för snabbare godkännanden. Automatisering av godkännandeprocessen skapar också ett revisionsspår som visar de olika nivåerna av godkännanden som har slutförts och de nivåer som inte är det.
• Dokumentsäkerhet: Digitalisering av alla dokument som en del av det automatiserade arbetsflödet för fakturagodkännande kan förhindra förlust av dokument som vanligtvis förknippas med att fysiskt flytta dokumentet runt på företaget för validering och godkännande. Automatisering möjliggör integration av arbetsflödet med företagets dokumenthanteringssystem och andra bokföringsverktyg för automatisk uppdatering och arkivering av dokument.
• Regelefterlevnad: Automatiserat arbetsflöde för godkännande av fakturor möjliggör enkel åtkomst till all relevant data under revisioner, vilket underlättar regelefterlevnad.
• Bättre affärsintelligens: Automatiserade arbetsflöden för godkännande av faktura kan möjliggöra enkel åtkomst och bedömning av inköpsdata och utgifter, vilket möjliggör bättre rapporteringsmekanismer och beslutsfattande.
• Bättre leverantörshantering och relationer: Systematisk organisation av fakturagodkännandeprocesser kan bidra till bättre leverantörshantering och undvikande av förseningar i betalningen kan gynna leverantörsrelationer.
• Eliminering av bedrägerier: Automatisering av arbetsflödet för godkännande av faktura kan eliminera bedrägerier genom att tillåta kontroller över hela arbetsflödet och öka synligheten. Oegentligheter kan automatiskt flaggas under den automatiska trevägsmatchningen och elektronisk signaturverifiering kan förhindra både interna och externa bedrägerier och tillhörande förluster.

---

Boka denna 30-minuters livedemo för att göra detta till den sista gången du någonsin kommer att behöva knappa in data från fakturor eller kvitton manuellt i affärssystem.

Planera en demonstration

---

Helautomatisk fakturagodkännandeprocess

• Fakturadigitalisering: Fakturor i olika format ska först digitaliseras till ett standardformat. Eftersom varje faktura innehåller nyckeldata som används i redovisningsresursplanering och beslutsfattande inom verksamheten, är noggrannhet i datautvinningen avgörande. Data som läses från fakturor överförs vanligtvis sedan till ERP-, redovisnings- eller dataanalysplattformar som används av företaget för efterföljande bearbetning.
• Automatisk validering: Automatisk trevägsmatchning kan fånga relevant data från fakturor, inköpsorder och kvitton och autobearbeta dem på ett sätt som efterliknar det mänskliga sinnet. Av dem kan den AI-aktiverade behandlingen också jämföra och matcha poster och fatta beslut som att skicka transaktionen, flagga fel eller ta upp undantag.
• Automatiserad undantagshantering: När fel flaggas eller undantag görs skickas fakturan omedelbart vidare till lämplig personal som kan åtgärda felen. Detta kan minska tidsfördröjningar som är förknippade med manuell felhantering.
• Automatiska godkännanden: Efter matchning och validering skickas fakturorna automatiskt till lämplig personal för godkännande. Tillämpning av digitala signaturer och godkännanden i digital form kan förhindra förseningar.
• Behandla betalning: Efter godkännande vidarebefordrar det automatiserade systemet fakturan till ekonomiteamet för betalningshantering varefter transaktionen avslutas och uppgifterna arkiveras.

Företag som försöker använda automatiska arbetsflödessystem för godkännande av fakturor måste överväga följande faktorer när de väljer verktyg för det:

• Infrastrukturen och IT-resurserna som krävs för att stödja programvaran
• Det ekonomiska åtagandet som ingår i att sätta upp och driva systemet
• Integration med andra system inom företaget
• Nivåerna av automatisering och mänskligt ingripande som krävs/möjligt inom verksamheten
• Tillgång till know-how inom företaget och kundsupport från tillverkaren av mjukvaran
• De nivåer av datasäkerhet som krävs
• Åtkomstnivån – detta skulle avgöra var data skulle lagras – i en lokal maskin, en central server eller molnet.

Nanonetter för automatiskt fakturagodkännande

Den AI-baserade Nanonets OCR-motorn kan hjälpa dig att automatisera fakturahantering och göra det till en problemfri process. Den stöder en mängd olika filtyper och hanterar både strukturerade och ostrukturerade fakturor. Invoice OCR API från Nanonets kan hjälpa till att minimera de manuella uppgifterna för datainmatning i ditt bokföringsprogram.

Data kan laddas upp automatiskt, kommenteras och modelltränas för att förutsäga utan en enda kodrad, oroa dig för GPU:er eller hitta rätt arkitekturer för dina djupinlärningsmodeller. Du kan också skaffa JSON-svar för varje förutsägelse för att integrera den med dina egna system och bygga maskininlärningsdrivna appar som bygger på toppmoderna algoritmer och en stark infrastruktur för fakturahantering och godkännande.

Nanonets-tekniken stöder integrationer med andra system som integration till en Mysql-databas, QuickBooks eller Salesforce och är plattformslös. Nanonets är exakt och skalbar, sparar tid och pengar för din AP-avdelning och överlastar din fakturagodkännandeprocess och stärker därmed leverantörsrelationer.

Gå med i ligan med över 20,000 4 företag på XNUMX kontinenter genom att använda Nanonets för din fakturahantering.

---

Vill du automatisera processen för godkännande av faktura? Ge nanonetter™ en snurrning för högre noggrannhet, större flexibilitet, efterbehandling och en bred uppsättning integrationer med andra redovisnings-, ERP-system & mer!

---

Slutsats

Fördelarna med digitalisering av de finansiella aspekterna av ett företags verksamhet uppmärksammas alltmer av företag. Detta har krävt antagandet av automatisering i arbetsflödesstrukturer. Automatisering av arbetsflödet för godkännande av faktura kan hjälpa företag att lägga mindre tid på vardagliga aktiviteter som manuell fakturahantering och istället fokusera på sina kärnkompetenser för att förbättra resultatet och förbli konkurrenskraftiga.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/