QuickBooks är bokföringsprogram för val för miljontals användare, de flesta av dessa är små till medelstora företag. Det erbjuder en omfattande redovisningssvit som lovar att inte bara hålla ordning på böckerna utan att driva företag framåt med smarta ekonomiska insikter.
Ändå är språnget från traditionell bokföring till ett strömlinjeformat, automatiserat finansiellt ekosystem ett som många QuickBooks-användare ännu inte har anammat fullt ut.
Utmaningarna med traditionell fakturahantering i QuickBooks
Även med QuickBooks robusta möjligheter, innebär den manuella hanteringen av fakturor och leverantörsskulder en flaskhals fylld av utmaningar:
- Tidskrävande datainmatning: Manuell inmatning är inte bara långsam; det drar på resurser och drar personalen bort från mer värdeskapande aktiviteter.
- Felbenägna transaktioner: Den mänskliga faktorn introducerar en marginal för fel vid inmatning av data, vilket leder till avvikelser som kan falla igenom finansiell rapportering.
- Ineffektiva arbetsflöden för godkännande: Traditionella processer involverar ofta krångliga godkännandekedjor som försenar betalningar och komplicerar kassaflödeshanteringen.
I huvudsak, medan QuickBooks utgör grunden för en solid ekonomisk förvaltning, fungerar den manuella hanteringen av fakturor som en broms för potentiella effektivitetsvinster.
Lösningen
Företag letar ständigt efter sätt att effektivisera dessa kritiska verksamheter. Idag kan AP-automationsteknik automatisera det som en gång var en mödosam process. När den paras ihop med Quickbooks bokföringssviter på marknaden, integrationen av programvaran AP Automation, överskrider denna teknik digitaliseringen av pappersdokument och erbjuder en uppsättning funktioner som är utformade för att automatisera och optimera varje aspekt av fakturahantering:
- Automatiserad datainsamling: Med hjälp av OCR extraheras fakturadetaljer med precision, från leverantörsinformation och fakturanummer till rader och belopp, vilket förvandlar pappersdokument till digitala data som kan användas.
- Intelligent datatolkning: Utöver bara extraktion tolkar avancerade AI-algoritmer fakturadata, automatiserar uppgifter som huvudbokkodning och kostnadskategorisering baserat på historisk data och kontextuell förståelse.
- Effektiviserade godkännanden och betalningshantering: Med data som är korrekt fångad och inmatad i QuickBooks kan programvaran effektivisera godkännandeprocessen och ta den dit din organisation bor – oavsett om det är på e-post, Slack eller Teams.
- Datasynkronisering i realtid med Workflow Automation: OCR- och fakturaskanningsprogram idag synkroniserar data med QuickBooks och andra appar (Slack, Email, Stripe, etc.) i realtid. Detta säkerställer att varje bit av information är där den behöver vara, när den behöver finnas där, utan manuellt ingripande.
Nanonets integration med Quickbooks representerar ett steg framåt för att hantera finansiella transaktioner, vilket sätter en ny standard för operativ effektivitet i den digitala tidsåldern. Låt oss se hur det här fungerar och hur du kan ställa in detta för dina team.
Utvecklingen av fakturahantering
Fakturahanteringens resa från dess traditionella, manuella rötter till den digitala gränsen är en berättelse om teknisk utveckling.
- Före 1980-talet – Manuella leverantörsreskontra: Leverantörsreskontraprocesser var helt manuella och involverade fysiska fakturor, papperscheckar och reskontraböcker.
- 1980-1990-tal – Digitala redovisningar: Tidiga mjukvarulösningar gav grundläggande digitala reskontrafunktioner, vilket effektiviserade vissa delar av processen.
- 2000-talet – elektronisk fakturering upplåst: Internet revolutionerade leverantörsskulder och introducerade elektronisk fakturering, onlinetransaktioner och e-postkommunikation. Denna era såg en betydande minskning av pappersbaserade processer.
- 2010-talet – Lättanvända molnlösningar: Molnbaserade lösningar möjliggjorde mer skalbar, flexibel och tillgänglig finansiell verksamhet, samtidigt som mobil teknik möjliggjorde fakturahantering och godkännanden på språng.
- Slutet av 2010-talet – i dag – Automatiserade lösningar för leverantörsreskontra: Den senaste utvecklingen involverar användningen av automatisering och artificiell intelligens för att automatisera hela processen inklusive -
- Redovisning och AP Intelligence: Tillkomsten av AI-baserade redovisningssystem har inlett en ny era av effektivitet. Dessa system kan utföra repetitiva uppgifter som datainmatning, fakturamatchning och transaktionsbearbetning, och de fungerar med en hastighet och noggrannhet utöver mänsklig förmåga.
- Anslutet arbetsflöde över appar: I dagens sammanlänkade digitala landskap är sömlös kommunikation mellan applikationer avgörande. E-postmeddelanden, AP-verktyg, bokföringsprogram, affärssystem och andra databaser samverkar nu och automatiserar datafångst och synkronisering mellan plattformar.
- Intelligent datainsamling: Med hjälp av AI-teknologier som naturlig språkbehandling och optisk teckenigenkänning (OCR), automatiserar dagens system extrahering och tolkning av data från olika fakturaformat. Detta inkluderar hantering av ostrukturerad och skannad data med oöverträffad effektivitet, vilket gör leverantörsreskontraprocessen smidigare och mer exakt än någonsin tidigare.
OCR-teknik för fakturaskanning
OCR-teknik har förändrat dokumenthanteringen i olika branscher, och dess tillämpning i fakturahantering för QuickBooks-användare är inget undantag. Genom att konvertera pappersfakturor och digitala dokument till redigerbara och sökbara data, gör OCR det möjligt för företag att automatisera datainmatning, minimera fel och förbättra effektiviteten.
OCR skannar fakturor och andra pappersdokument och förvandlar dem till digital text. Den digitala texten tolkas med AI och fakturadetaljer extraheras –
- Fält (fakturadatum, fakturanummer, belopp, säljarinformation, köparinformation, etc)
- Artiklar (beskrivningar och kostnader för de sålda varorna och tjänsterna).
- GL-koder (tilldelas automatiskt av AI baserat på tidigare data).
- Andra dimensioner baserade på sammanhang (utgiftskategorisering, etc.)
Den extraherade informationen mappas sedan och synkroniseras till Quickbooks.
Nanonetter för OCR och fakturaskanning i Quickbooks
För företag som använder Quickbooks för sina redovisningsbehov är den manuella processen att hantera fakturor inte bara ett tålamodsprov utan också en betydande belastning på resurser. En OCR- och fakturaskanningsprogram för Quickbooks förvandlar denna kritiska men besvärliga process till ett strömlinjeformat, effektivt arbetsflöde.
Låt oss ta en titt på hur redovisningsteam kan använda en OCR-baserad AP-automatiseringsprogramvara som Nanonets och integrera den med Quickbooks för att effektivisera sitt redovisningsarbetsflöde.
Manuellt AP-arbetsflöde i Quickbooks
Låt oss först se över den typiska manuella AP-processen för ett företag som använder Quickbooks:
Fakturakvitto: Fakturor kommer i olika format, inklusive papper och digitala. Personalen måste manuellt samla in och organisera dessa dokument för att säkerställa att de behandlas korrekt.
Manuell sortering och GL-kodning: Varje faktura sorteras sedan utifrån kriterier som leverantör, belopp eller förfallodatum, vilket kräver betydande tid och ansträngning. Därefter måste varje faktura kodas korrekt till rätt huvudbok (GL)-konton, ett kritiskt steg för att upprätthålla organiserade finansiella poster.
Data Entry: Nästa fas innebär manuell inmatning av viktiga fakturadetaljer i QuickBooks. Detta inkluderar information som leverantörsnamn, fakturerade belopp och förfallodatum för betalning. Noggrann datainmatning är avgörande för att säkerställa att de finansiella uppgifterna är tillförlitliga och uppdaterade.
Fakturaverifiering: Beroende på företagets policy kan fakturor genomgå tvåvägs (faktura och PO), trevägs (faktura, PO och mottagningsrapport) eller fyrvägsmatchning (faktura, PO, mottagningsrapport och inspektionsrapport) verifiera transaktioner. Detta steg är avgörande för att bekräfta transaktionernas riktighet och förhindra bedrägeri.
Godkännande: När de har verifierats skickas fakturorna vidare för godkännande. Denna process involverar ofta flera avdelningar eller myndighetsnivåer inom företaget, var och en med sin egen uppsättning kriterier för godkännande. Det är ett skydd för att säkerställa att utgifterna är godkända och nödvändiga.
Betalning Processing: Godkända fakturor är schemalagda för betalning baserat på villkor och kassaflödesöverväganden. Det är viktigt att upprätthålla goda relationer med leverantörer genom snabba betalningar.
Försoning: Slutligen stäms av betalningar i Quickbooks, vilket säkerställer att alla transaktioner återspeglas korrekt i finansiella register. Avstämning är avgörande för att upprätthålla korrekta finansiella register och för att upprätta finansiella rapporter.
Automatiserat AP-arbetsflöde med nanonnät
Låt oss nu utforska hur integrationen av Nanonets i QuickBooks kan omvandla arbetsflödet för leverantörsreskontra (AP) från manuellt till automatiserat, effektivisera processer och förbättra effektiviteten:
Fakturakvitto: Föreställ dig detta – varje faktura som ditt företag får, oavsett källa, hamnar prydligt på en digital plats. Fakturor importeras automatiskt från röran av e-postmeddelanden, enheter och databaser så snart de anländer, vilket sparar tid och minskar antalet misstag.
Nanonets läser automatiskt e-postade fakturor från e-posttext och bilagor.
Alla handskrivna och utskrivna fakturor kan enkelt skannas med en smartphone eller laddas upp direkt på plattformen.
Digitala kvitton kan antingen skapas och skrivas ut direkt med hjälp av Nanonets-plattformen, eller importeras till Nanonets från din e-post, appar och databaser.
Denna process säkerställer att varje bit data, oavsett ursprung, hittar sin plats i ett centraliserat, digitalt arkiv, redo för ytterligare åtgärder.
Automatiserad datainmatning: Nanonets utnyttjar AI för att uppnå över 99 % noggrannhet vid läsning av fakturor, vilket förvandlar timmar av manuellt arbete till bara ögonblick. Denna automatisering gör att ditt team kan fokusera på mer meningsfulla uppgifter, eftersom data som extraheras från fakturor matas in direkt i QuickBooks utan några manuella ingrepp.
Automatiserad sortering och GL-kodning: Genom att använda OCR-teknik känner Nanonets automatiskt igen och kategoriserar fakturor efter olika kriterier som leverantör, datum och belopp. Den automatiserar också tilldelningen av GL-koder genom:
- Träning på tidigare data: Detta innebär att ladda upp historiska finansiella dokument och transaktioner taggade med historiskt korrekta GL-koder. Modellen lär sig av dessa exempel för att exakt förutsäga GL-koder för nya transaktioner.
- Out of the Box Gen AI: Genom att använda Nanonets GenAI kan vår programvara tolka texten på finansiella dokument på ett sätt som efterliknar mänsklig förståelse. Detta gör att den kan extrahera relevant information, sammanhang och semantik för att tillämpa komplexa resonemang för att tilldela GL-koder korrekt, även i fall där transaktionsdetaljer är tvetydiga eller sparsamma.
Intelligent fakturaverifiering: Genom att utnyttja AI utför Nanonets automatiskt tvåvägs-, trevägs- eller fyrvägsmatchning genom att läsa och korsreferens de extraherade fakturadata med inköpsorder, ta emot rapporter och inspektionsrapporter som finns i QuickBooks.
Validering och routing: Systemet identifierar avvikelser för mänsklig granskning, men dirigerar eller godkänner automatiskt fakturor som matchar fördefinierade kriterier, vilket avsevärt minskar manuell tillsyn.
Godkännande: Godkännanden med Nanonets är inte längre en flaskhals. De blir flexibla och lever där din organisation gör – oavsett om det är på e-post, Slack eller Teams. Detta eliminerar behovet av störande telefonsamtal och den alltför välbekanta störtfloden av påminnelser.
Betalning Processing: När fakturor har kodats och godkänts i Nanonets kommer integrationen automatiskt att skapa färdiga att skicka fakturor för betalningar. Med allt detta på plats kan företag nu optimera sina betalningstider för att dra full nytta av rabatter för tidiga betalningar eller undvika förseningsavgifter, vilket direkt bidrar till kostnadsbesparingar.
Försoning: Du kan importera dina kontoutdrag och Nanonets stämmer automatiskt av betalningarna med data i Quickbooks, vilket säkerställer att boksluten är uppdaterade och korrekta och att dina böcker stänger 90 % snabbare.
Vi diskuterade de påtagliga fördelarna med att använda OCR och fakturaskanningsprogram för Xero tidigare. Men utöver det representerar övergången från en manuell till en automatiserad AP-process inte bara en förändring i hur uppgifter utförs utan en grundläggande transformation i ekonomiavdelningens roll. Med verktyg som Nanonets flyttar ekonomiteam från backoffice-funktioner till strategiska bidragsgivare, och utnyttjar realtidsdata och analyser för att driva affärsbeslut. Detta är framtiden för ekonomi, och den är tillgänglig nu för Xero-användare genom kraften i automatisering med Nanonets.
Vilken effekt har OCR och fakturaskanningsprogram?
Olika rapporterade statistik understryker effekten av automatiseringsprogramvara. Dessa siffror representerar en berättelse om vilken typ av framgång som du och ditt team kan se fram emot att uppleva.
Dramatiska kostnadsminskningar vid bearbetning
Låt oss börja med din avdelnings ekonomiska hälsa. AP Automation har visat sig sänka bearbetningskostnaderna med svindlande 70 %. Det här handlar inte bara om att spara slantar; det handlar om att omfördela din budget till tillväxt, utbildning och kanske till och med den där kontors-espressomaskinen som alla har tittat på. Se detta som en investering i både ditt teams effektivitet och deras välbefinnande.
Tiden är högst betydelsefull
Nu, tänk dig att minska din fakturahanteringstid med 384 %. Denna dramatiska minskning innebär att ditt team kan behandla fler fakturor snabbare än någonsin tidigare, vilket frigör tid för att fokusera på strategiska initiativ som verkligen betyder något. Med AP Automation blir "Jag har inte tid med det" "Vad är härnäst på agendan?"
Felreducering för sinnesfrid
Vi vet att fel kan vara mer än bara irriterande – de kan bli kostsamma. Med 37 % minskning av fakturahanteringsfel, AP Automation ger dig sinnesfrid i din verksamhet. Färre fel innebär att färre timmar spenderas i korrigeringscykler och mer förtroende för din dataintegritet. Detta leder också till mindre friktion med leverantörer och intressenter, vilket underlättar för smidigare relationer och verksamhet.
Att odla leverantörsrelationer
På tal om relationer, låt oss prata om att 76 % av organisationerna rapporterar ökad leverantörsnöjdhet. Det här är nyckeln. Nöjda leverantörer betyder en pålitlig leveranskedja och möjligheter till förhandlingar och rabatter på vägen. Dina leverantörer kommer att märka och uppskatta punktligheten och noggrannheten i dina betalningar, tack vare AP Automation.
Kassaflödesoptimering genom tidig betalningsrabatter
En besparing på 3 % genom rabatter på förtidsbetalning ger din organisation en finansiell ansiktslyftning, förbättrar ditt kassaflöde och ger dig mer inflytande och flexibilitet i din finansiella verksamhet.
Efterlevnad utan komplikationer
Slutligen, kronjuvelen hos AP Automation: 100 % stressfri efterlevnad. I en tid där regulatoriska krav ständigt ökar, är det inget mindre än mirakulöst att uppnå fullständig efterlevnad utan stress.
????
Vi diskuterade de påtagliga fördelarna med att använda OCR och fakturaskanningsprogram för Quickbooks tidigare. Men utöver det representerar övergången från en manuell till en automatiserad AP-process inte bara en förändring i hur uppgifter utförs utan en grundläggande transformation i ekonomiavdelningens roll. Med verktyg som Nanonets flyttar ekonomiteam från backoffice-funktioner till strategiska bidragsgivare, och utnyttjar realtidsdata och analyser för att driva affärsbeslut. Detta är framtiden för ekonomi, och den är tillgänglig nu för QuickBooks-användare genom kraften i automatisering med Nanonets!
Är du redo att revolutionera din fakturahantering med Nanonets for QuickBooks? Boka ett samtal idag för att utforska hur vår banbrytande lösning kan effektivisera din finansiella verksamhet.
Steg för att integrera nanonetter för Quickbooks
Du kan integrera Nanonets med QuickBooks inom några minuter och börja använda plattformen för att automatisera din fakturahantering och AP-arbetsflöden.
Ett helautomatiserat Nanonets-arbetsflöde för fakturahantering integrerat med QuickBooks ser ut som följer.
Här är en komplett steg-för-steg-guide om hur du ställer in din Nanonets-integration med QuickBooks inom några minuter –
1. Konfigurera ditt konto
- Välj den förutbildade fakturamodellen.
2. Konfigurera automatisk fakturainsamling
- När du har skapat modellen, navigera till avsnittet Arbetsflöde i den vänstra navigeringsrutan.
- Gå till importfliken och konfigurera dina importalternativ –
- 1. E-post:
- Gå till importfliken och klicka på "Ta emot filer via e-post".
- I den utökade vyn kommer du att kunna hitta en automatiskt genererad e-postadress skapad av Nanonets.
- 1. E-post:
- Alla e-postmeddelanden som skickas till denna adress kommer att tas in av Nanonets-modellen du skapade och strukturerad data kommer att extraheras från den. Du kan ställa in vidarebefordran av e-post för att automatiskt vidarebefordra inkommande e-postmeddelanden från valfri e-postadress till Nanonets e-postadress för att automatisera e-postintag och dataextraktion.
- Lär dig hur du ställer in vidarebefordran av e-post från vilken e-post som helst
- 2. Automatisk import från appar och databaser
- Ställ in dina importer från modalen "Bläddra bland alla importalternativ".
- 3. Direktuppladdning
- Du kan också välja att direkt ta bilder och ladda upp fakturor med hjälp av Nanonets-plattformen eller mobilappen.
- Testdataextraktion: Ladda upp en testfaktura och Nanonets fungerar på det importerade dokumentet och extraherar fält, rader och tabeller.
4. Lägg till efterbearbetningssteg
- Efter att ha testat datautvinningen med en testfaktura kan du automatisera vidarebearbetningen av den extraherade datan med hjälp av Actions. Gå till avsnittet Åtgärder i Arbetsflöde sida.
- Klicka på Lägg till en åtgärd.
- Välj och konfigurera en åtgärd. Här är en lista över åtgärder du kan lägga till –
Konvertera till datumformat | Ändra text till ett valt datumformat. |
Valuta detektor | Extraherar valutafält som en kod med tre tecken (t.ex. USD). |
Sök och ersätt | Ersätt instanser av alla tecken eller fraser. |
Ta bort tecken | Ta bort alfabet, siffror eller specialtecken. |
Kombinera instanser | Sammanfoga separerade datavärden till en enda sträng. |
Byt till närmaste match | Ändra text till ett värde som är en nära matchning av insamlad data. |
Ändra ärende | Ändra text till versaler/små bokstäver eller stora bokstäver. |
Konvertera till heltal | Ta bort decimaler från siffror. |
Konvertera till flytande | Lägg till decimaler till siffror. |
Ta bort valutasymboler | Behåll endast siffror, decimaler och kommatecken i belopp. |
Konvertera till ASCII | Konvertera en sträng till amerikansk standardkod för informationsutbyte. |
Matcha Regex | Extrahera delsträngen som matchar det reguljära uttrycket. |
Skapa ett nytt fält med Regex | Härled fält från infångade regexgrupper och tilldela till variabler. |
Lägg till/ersätt värde | Lägg till ny etikett eller ersätt värdet på en etikett med en kombination av strängar och andra etiketter. |
Ta bort värde | Ta bort värden (innehållet) i det angivna fältet samtidigt som etiketten behålls i slutresultatet/utgången. |
Barcode Scanner | Skanna streckkoder. |
QR-kodskanner | Skanna QR-koder. |
Kryssruta Detektor | Hämta alla allmänna kryssrutor. |
Specifik kryssrutedetektor | Få specifika kryssrutafält. |
Matematiska funktioner | Utför matematiska operationer på etiketter och värden. |
LLM-dataåtgärd | Använd stora språkmodeller och uppmaningar för att bearbeta data. |
Uppslag i olika databaser | PostgreSQL, MySQL, MariaDB, MSSQL, Salesforce, Quickbooks, Microsoft Dynamics-365, Sage Intacct, Nanonets DB, CSV-filer. |
Slå upp i CSV | Hitta och hämta ytterligare data från .csv-filer. |
Huvudbokkategorier | Lägg till huvudbokkonton, automatisera kategorisering baserat på alla fångade fält. |
Python-kod | Skapa ett anpassat steg med Python-kodblock. |
Gmail – Skicka e-post | Skicka e-post till alla med extraherade data. |
Slack – Skicka kanalmeddelande | Skicka meddelande till en offentlig kanal med extraherade data. |
Google Sheets – Uppdatera kalkylark | Uppdatera automatiskt ett Google Kalkylark med fakturainformation. |
Twilio – Skicka SMS | Skicka SMS till valfritt telefonnummer med extraherade data. |
Zapier – Trigger Event | Utlösa en händelse i Zapier med extraherade data. |
Salesforce – Uppdatera poster | Uppdatera Salesforce-poster med fakturainformation. |
Microsoft Dynamics 365 – Uppdateringsenhet | Uppdatera entiteter i Dynamics 365 med fakturainformation. |
Webhooks – anpassad integration | Skicka extraherade fakturadata till valfri slutpunkt som en webhook. |
4. Ställ in din godkännandeprocess
- Gå till avsnittet Godkännande i Arbetsflöde sida.
- Klicka på Lägg till ett recensionssteg.
- Ett stegblock kommer att läggas till i ditt arbetsflöde.
- Välj en Granskningstyp.
- Tilldela granskare endast om flaggad – använd den här om du vill hoppa över manuell granskning för filer utan att några fel har flaggats och tilldela en granskare endast till filerna med fel.
- Obligatorisk granskning – använd detta om du vill skicka alla filer till den valda medlemmen för manuell granskning oavsett om de är flaggade eller inte.
- Lägg till granskare
- Du kan lägga till en eller flera medlemmar här. Om flera medlemmar läggs till kommer filen att tilldelas någon av dem.
- Välj fält att tillämpa villkoret på.
- Välj tillstånd att flagga fältet. Regler tillämpas i detta format: If är sant, alltså kommer att flaggas.
- Ställ in villkoret. Baserat på det valda villkoret kan du behöva välja en operatör eller fylla i ytterligare detaljer för att ställa in regeln.
- Lägg till regler för att flagga filerna. Exempel: Ställ in en regel för att flagga filer om Invoice_amount är > 5000.
- Välj fält att tillämpa villkoret på
- Välj tillstånd att flagga fältet. Regler tillämpas i detta format: If är sant, alltså kommer att flaggas.
- Ställ in villkoret. Baserat på det valda villkoret kan du behöva välja en operatör eller fylla i ytterligare detaljer för att ställa in regeln.
- Du kan lägga till fler regler om det behövs. Operatörerna mellan reglerna kan vara antingen 'AND' eller 'OR'.
- AND: Om flera regler läggs till med AND-operatorn kommer en fil att flaggas endast om alla regler i det steget misslyckas.
- ELLER: Om flera regler läggs till med OR-operatorn kommer en fil att flaggas om någon av reglerna i det steget misslyckas.
- Klicka på Färdig .
5. Exportera data till QuickBooks
- Gå till Arbetsflöden -> Exporter -> Bläddra bland alla exportalternativ.
- Klicka på QuickBooks-kortet för att lägga till det i ditt arbetsflöde.
- När du har lagt till i ditt arbetsflöde klickar du på kortet för att öppna det.
- Klicka på Logga in på QuickBooks. Du kommer att omdirigeras till QuickBooks.
- Ange dina QuickBooks-uppgifter. Du kommer att bli tillfrågad om relevanta behörigheter och omdirigeras sedan tillbaka till Nanonets.
- Tillbaka på Nanonets QuickBooks-kortet, välj den typ av objekt som du vill skapa inuti QuickBooks:
- Kontobaserade räkningar (detta är vanligtvis standard när du försöker exportera betalbara fakturor till QuickBooks)
- Artikelbaserade räkningar
- Utgiftsposter
- Välj lämpligt AP-konto/utgiftskonto att bokföra till.
- Mappa Nanonets-fälten till motsvarande kolumner i QuickBooks.
T.ex.: Den Fakturanummer infångade i Nanonets ska fyllas i under "Dokumentnummer" i QuickBooks. För att länka dessa två enheter måste de mappas i QuickBooks exportblock.
- Ladda upp din kontoplan och ställ in automatisk GL-kodning i QuickBooks exportkort.
- Välj en exportutlösare:
– Filen kan exporteras så snart den har bearbetats av modellen, eller
– Filen kan endast exporteras om den är märkt "Godkänd" (detta är den rekommenderade inställningen)
- Välj en exportåtgärd:
– Filen kan läggas upp en ny post skapas endast om det inte finns en befintlig med samma data)
– Filen kan infogas (en ny post kommer alltid att skapas)
- Välj en exporttyp:
– Du kan exportera varje sida i den uppladdade filen separat, eller
– Du kan exportera varje fil som ett helt dokument
- Teståtgärd – Du kan välja en exempelfil från din modell och testa exporten på den
- Från den här sidan kan du verifiera statusen för din export på skärmen Workflow Run History.
- När du är nöjd med testkörningen av ditt arbetsflöde, klicka på Klar för att spara ditt arbetsflöde.
Och vips, ditt Nanonets-arbetsflöde är nu live, vilket effektiviserar den en gång så besvärliga processen med fakturahantering och leverantörsreskontra arbetsflöden till ett sömlöst, automatiserat system. Med Nanonets sömlöst integrerade med Quickbooks, tas varje faktura automatiskt in så snart den anländer, dess detaljer extraheras noggrant och sedan, baserat på fördefinierade regler, kategoriseras, godkänns och godkänns för betalning med manuellt ingripande som endast krävs för att godkänna/avvisa skickade fakturor för manuell granskning.
Är du redo att revolutionera din fakturahantering med Nanonets for QuickBooks? Boka ett samtal idag för att utforska hur vår banbrytande lösning kan effektivisera din finansiella verksamhet.
Fallstudie
När vi utforskar de påtagliga fördelarna med OCR- och fakturaskanningsprogram för QuickBooks, låt oss dyka in i en verklig applikation som visar den här teknikens transformerande kraft. En övertygande framgångssaga kommer från Pro Partners Wealth, ett företag som har utnyttjat Nanonets kapacitet för att revolutionera sin process för inmatning av redovisningsdata.
Kund: Pro Partners Wealth
Pro Partners Wealth är ett redovisnings- och förmögenhetsförvaltningsföretag med huvudkontor i Columbia, Missouri. De har erbjudit omfattande förmögenhetsförvaltningslösningar till veterinärägare i över två decennier. Deras expertis är att samla in och analysera viktiga finansiella dokument, såsom skattedeklarationer, investeringsprospekt, juridiska dokument och personliga finansiella rapporter, för att ge skräddarsydda råd till sina kunder.
Pro Partners Wealth hanterar även kundbokföringstjänster, vilket säkerställer att deras ekonomi är uppdaterad och organiserad. Deras finansiella rådgivare, Kale Flaspohler och James Michael, är dedikerade till att hjälpa kunder effektivisera sin finansiella verksamhet och hantera deras bokföring.
Utmaningen: Manuell datainmatning och dess begränsningar
Som bokförare förstår de vikten av hög noggrannhet och felfri redovisning för att undvika omotiverade förluster för sina kunder. Deras process för dataextraktion, validering och uppdatering i QuickBooks var dock tidskrävande. Det här problemet innebar ett skalbarhetsproblem, vilket gjorde det svårt att ta emot nya kunder eftersom en betydande mängd tid lades ner på att skapa en felfri leverantörsreskontraprocess.
Pro Partners Wealth använde automationstjänster men stod inför flera utmaningar, såsom:
- Trots att de implementerade automatiseringsprogram, var deras anställda fortfarande tvungna att lägga ner mycket tid på att korrigera fakturadata manuellt.
- Raten för direkt bearbetning (STP) var mycket låg, och nästan varje faktura krävde manuell granskning eller redigering.
- Den befintliga lösningen saknade automatisering och flexibilitet, vilket krävde ytterligare manuellt arbete för viktiga processer som validering av fakturasummor och rader.
Kale och James visste att det behövdes en mer effektiv och strömlinjeformad lösning för att lösa dessa problem. De behövde ett företag som kunde ge dem anpassning och support för att skräddarsy en lösning som passar deras verksamhet.
Lösningen: Implementering av Nanonets för en strömlinjeformad redovisningsprocess
Med traditionella automationsverktyg såg Pro Partners Wealth en hög felfrekvens som krävde att de manuellt kontrollerade varje faktura och validerade dem baserat på deras affärsregler. De var tvungna att ytterligare göra manuell bearbetning för att mata in dessa validerade data till deras bokföringsprogram – Quickbooks.
För att övervinna dessa utmaningar sökte Kale och James en lösning för att fånga fakturor korrekt, utföra vissa datavalideringskontroller och mata in data direkt i QuickBooks på den nivå som krävs. Det är därför de valde Flow, by Nanonets, som erbjöd anpassningar som gjorde det möjligt för dem att effektivisera sin faktureringsprocess och automatisera hela sitt flöde.
Med Nanonets kunde de ladda upp klientbilder eller ställa in automatisk vidarebefordran och säkerställa dataextraktion med en hög grad av noggrannhet. De ställer också in valideringssteg baserade på affärslogik för att flagga ut felaktiga fakturor, vilket gör det enklare att identifiera och lösa problem snabbt.
Genom att använda Nanonets fick Pro Partners Wealth större insyn i sina intäkter och kostnader, vilket gjorde det möjligt för dem att beräkna vinstmarginaler och rekommendera välgrundade affärsbeslut till sina kunder. De minskade handläggningstiderna och ökade noggrannheten i deras faktureringsprocessen förbättrade användarupplevelsen för sina nuvarande kunder och gjorde det möjligt för dem att skala sin verksamhet genom att ta in nya kunder.
Effektiva resultat: Effektivitet, noggrannhet och kostnadsbesparingar
Pro Partners Wealth är i en tillväxtfas, så de behövde ta bort flaskhalsar som minskade deras effektivitet. Deras traditionella OCR-verktyg kunde inte ge en långsiktig lösning på grund av långsamma behandlingstider och brist på anpassningar och support. I och med implementeringen av Nanonets fick de omedelbart det stöd som behövdes för att snabbt lösa problem och anpassa produkten för att ytterligare minska handläggningstiderna.
Innan Nanonets hade deras OCR en noggrannhetsgrad på endast 80 %, och Nanonets gav en noggrannhetsgrad som var större än 95 %. Genom att i första hand utföra stickprov istället för att manuellt validera varje faktura, har Pro Partners Wealth kunnat spara 40 % i tid jämfört med deras tidigare verktyg. Framöver planerar de att fortsätta arbeta med Nanonets för att förbättra noggrannheten ytterligare och implementera ytterligare verktyg som kan hjälpa till att spara ännu mer tid. Detta gör att de kan effektivisera leverantörsreskontra och fokusera på att skala sin kärnverksamhet.
Ta en titt på vad de hade att säga om Nanonets.
Slutsats
Integrationen av Nanonets med QuickBooks förvandlar den mödosamma uppgiften med manuell fakturahantering till ett sömlöst, automatiserat arbetsflöde, vilket ger företag möjlighet att överskrida traditionella begränsningar. Genom att utnyttja avancerad OCR-teknik och AI-drivna insikter kan företag nu njuta av accelererad fakturahantering, minimerade fel och förbättrade beslutsmöjligheter. Den automatiserade synkroniseringen med QuickBooks effektiviserar inte bara den finansiella verksamheten utan positionerar också finansteam som strategiska partners i affärstillväxt.
Är du redo att revolutionera din fakturahantering med Nanonets for QuickBooks? Boka ett samtal idag för att utforska hur vår banbrytande lösning kan effektivisera din finansiella verksamhet.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/ocr-invoice-scanning-and-automated-invoice-processing-software-for-quickbooks/
- : har
- :är
- :inte
- :var
- $UPP
- 10
- 11
- 13
- 14
- 200
- 2000
- 33
- 40
- 5000
- 7
- 798
- 8
- 95%
- a
- Able
- Om oss
- accelererad
- tillgänglig
- Konto
- Redovisning
- konton
- leverantörsskulder
- noggrannhet
- exakt
- exakt
- Uppnå
- uppnå
- tvärs
- Handling
- angripbara
- åtgärder
- aktiviteter
- handlingar
- lägga till
- lagt till
- Annat
- adress
- avancerat
- Fördel
- första advent
- rådgivning
- rådgivare
- ålder
- dagordning
- AI
- algoritmer
- Alla
- Alla transaktioner
- tillåts
- tillåta
- tillåter
- också
- alltid
- amerikan
- mängd
- mängder
- an
- analytics
- analys
- och
- vilken som helst
- någon
- ap automation
- app
- Ansökan
- tillämpningar
- tillämpas
- Ansök
- uppskatta
- lämpligt
- godkännande
- godkännanden
- godkänd
- appar
- ÄR
- Ankommer
- konstgjord
- artificiell intelligens
- AS
- delad
- At
- myndighet
- tillstånd
- bil
- automatisera
- Automatiserad
- automatiserar
- automatiskt
- automatisera
- Automation
- tillgänglig
- undvika
- bort
- tillbaka
- Bank
- barrage
- baserat
- grundläggande
- BE
- blir
- blir
- varit
- innan
- Där vi får lov att vara utan att konstant prestera,
- Fördelarna
- mellan
- Bortom
- Sedlar
- Blockera
- kropp
- Böcker
- båda
- flaskhals
- flaskhals
- Box
- föra
- Bringar
- budget
- företag
- företag
- men
- KÖPARE..
- by
- beräkna
- Ring
- Samtal
- KAN
- kapacitet
- kapabel
- lock
- fånga
- fångas
- kortet
- vattenfall
- fall
- Kontanter
- kassaflöde
- kategoris
- centraliserad
- vissa
- kedja
- kedjor
- utmanar
- utmaningar
- Kanal
- karaktär
- karaktärigenkänning
- tecken
- Diagram
- ta
- Kontroller
- Välja
- valde
- klick
- klient
- klienter
- Stäng
- cloud
- koda
- kodad
- koder
- Kodning
- samla
- Samla
- COLUMBIA
- Kolonner
- kombination
- kommer
- Kommunikation
- Trygghet i vårdförloppet
- Företag
- företag
- Företagets
- jämfört
- övertygande
- fullborda
- komplex
- Efterlevnad
- omfattande
- konsert
- slutsats
- tillstånd
- förtroende
- konfigurering
- överväganden
- ständigt
- innehåll
- innehåll
- sammanhang
- kontextuella
- fortsätta
- Bidragande
- contributors
- omvandling
- Kärna
- korrekt
- korrekt
- Motsvarande
- Pris
- kostnadsbesparingar
- kostsam
- Kostar
- kunde
- skapa
- skapas
- Skapa
- referenser
- kriterier
- kritisk
- korsreferenser
- Krona
- avgörande
- besvärlig
- Valuta
- Aktuella
- beställnings
- anpassning
- skräddarsy
- allra senaste
- cykler
- datum
- datainmatning
- databaser
- Datum
- Datum
- årtionden
- Beslutsfattande
- beslut
- minskning
- dedicerad
- Standard
- Examen
- fördröja
- krav
- demonstrerar
- Avdelning
- avdelningar
- beroende
- utformade
- detaljer
- svårt
- digital
- digital ålder
- digital huvudbok
- digitalisering
- dimensioner
- rikta
- direkt
- rabatter
- diskuteras
- störande
- Dyk
- do
- dokumentera
- dokumenthantering
- dokument
- gör
- donation
- gjort
- ner
- dränera
- dramatiskt
- driv
- enheter
- grund
- Dynamiken
- e
- varje
- Tidigare
- Tidig
- lättare
- lätt
- LÄTTANVÄND
- ekosystemet
- effektivitet
- effektiv
- ansträngning
- antingen
- Elektronisk
- eliminerar
- e
- inbäddade
- omfamna
- anställda
- ge
- aktiverad
- möjliggör
- kodning
- Slutpunkt
- förbättrad
- förbättra
- njuta
- säkerställa
- säkerställer
- säkerställa
- gick in i
- företag
- Hela
- helt
- enheter
- inträde
- Era
- fel
- fel
- huvudsak
- väsentlig
- etc
- Även
- händelse
- NÅGONSIN
- ständigt ökande
- Varje
- alla
- Utvecklingen
- exempel
- exempel
- undantag
- befintliga
- expanderade
- erfarenhet
- upplever
- expertis
- utforska
- export
- exportera
- export
- Uttrycket
- extern
- extrahera
- extraktion
- extrakt
- blickar
- inför
- Ansiktslyftning
- faktor
- MISSLYCKAS
- snabbare
- matning
- avgifter
- färre
- fält
- Fält
- Fil
- Filer
- fylla
- slutlig
- Slutligen
- finansiering
- Finanser
- finansiella
- hitta
- fynd
- Firm
- passa
- flaggad
- Flexibilitet
- flexibel
- flöda
- Fokus
- följer
- För
- format
- Framåt
- fundament
- bedrägeri
- fylld
- frigör
- friktion
- från
- Frontier
- full
- fullständigt
- funktioner
- grundläggande
- ytterligare
- framtida
- vunnits
- resultat
- Gen
- genai
- Allmänt
- genereras
- skaffa sig
- ger
- Go
- god
- varor
- större
- Gruppens
- Tillväxt
- styra
- hade
- Handtag
- Arbetsmiljö
- lyckligt
- utnyttjas
- Har
- huvudkontor
- Hälsa
- hjälpa
- hjälpa
- här.
- Hög
- historisk
- historiskt
- historia
- ÖPPETTIDER
- Hur ser din drömresa ut
- How To
- Men
- HTTPS
- humant
- i
- identifierar
- identifiera
- if
- bilder
- blir omedelbart
- Inverkan
- genomföra
- genomförande
- genomföra
- importera
- vikt
- med Esport
- import
- förbättra
- förbättras
- in
- innefattar
- Inklusive
- Inkommande
- ökat
- industrier
- informationen
- informeras
- initiativ
- inuti
- insikter
- istället
- integrera
- integrerade
- Integrera
- integrering
- integritet
- Intelligens
- utbyte
- sammankopplade
- Internet
- tolkning
- ingripande
- in
- Introducerar
- införa
- investering
- faktura
- Fakturahantering
- fakturahantering
- fakturor
- fakturering
- engagera
- innebär
- involverar
- isn
- fråga
- problem
- IT
- artikel
- DESS
- james
- Juvel
- resa
- bara
- Ha kvar
- Nyckel
- Snäll
- Vet
- etikett
- Etiketter
- Brist
- landar
- liggande
- språk
- Large
- Sent
- senaste
- ledande
- Språng
- lär
- Ledger
- vänster
- Adress
- mindre
- Låt
- Nivå
- nivåer
- Hävstång
- hävstångs
- hävstångs
- tycka om
- begränsningar
- linje
- LINK
- Lista
- lever
- Logiken
- lång sikt
- längre
- se
- UTSEENDE
- förluster
- Låg
- Maskinen
- bibehålla
- upprätthålla
- Framställning
- hantera
- ledning
- hantera
- manuell
- manuellt arbete
- manuellt
- många
- Marginal
- marginaler
- markant
- marknad
- Match
- matchande
- matte
- Materia
- Maj..
- kanske
- betyda
- meningsfull
- betyder
- medlem
- Medlemmar
- bara
- meddelande
- noggrant
- Michael
- Microsoft
- miljoner
- emot
- minimera
- minuter
- misstag
- Mobil
- Mobil app
- Mobil teknik
- modell
- modeller
- modifiera
- Ögonblick
- mer
- mer effektiv
- mest
- flytta
- rörliga
- multipel
- måste
- mysql
- namn
- BERÄTTANDE
- Natural
- Naturlig språkbehandling
- Navigera
- Navigering
- nästan
- nödvändigt för
- Behöver
- behövs
- behov
- förhandlingar
- Nya
- Nästa
- Nej
- inget
- Lägga märke till..
- nu
- antal
- nummer
- objektet
- OCR
- ocr verktyg
- of
- erbjuds
- erbjuda
- Erbjudanden
- Office
- Ofta
- on
- Onboarding
- gång
- ONE
- nätet
- endast
- öppet
- driva
- operativa
- Verksamhet
- Operatören
- operatörer
- möjligheter
- optisk teckenigenkänning
- optimering
- Optimera
- Tillbehör
- or
- beställa
- ordrar
- organisation
- organisationer
- Organiserad
- ursprung
- Övriga
- vår
- ut
- över
- Övervinna
- Tillsyn
- egen
- ägare
- sida
- parade
- panelen
- panel
- Papper
- pappersbaserad
- papper
- partner
- reservdelar till din klassiker
- Tidigare
- Tålamod
- betalning
- betalningar
- fred
- Utföra
- utfört
- utför
- utför
- behörigheter
- personlig
- fas
- telefon
- telefonsamtal
- Bilder
- fysisk
- Bild
- bit
- Plats
- platser
- Planen
- plattform
- Plattformar
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- pm
- PO
- Strategier
- befolkad
- pose
- positioner
- Inlägg
- potentiell
- kraft
- Precision
- fördefinierad
- förutse
- beredning
- presentera
- presenterar
- förebyggande
- föregående
- primärt
- Pro
- Problem
- process
- Bearbetad
- processer
- bearbetning
- Produkt
- Vinst
- lovar
- prompter
- Driva fram
- ge
- förutsatt
- ger
- tillhandahålla
- allmän
- dra
- inköp
- Python
- qr-koder
- Quickbooks
- snabbt
- quora
- Betygsätta
- RE
- Läsning
- redo
- verklig
- verkliga världen
- realtid
- data i realtid
- kvitton
- motta
- mottagna
- erhåller
- mottagande
- erkännande
- erkänner
- rekommenderar
- rekommenderas
- avstämning
- register
- minska
- Minskad
- reducerande
- reduktion
- minskningar
- reflekterad
- Oavsett
- regex
- regelbunden
- regulatorer
- Förhållanden
- relevanta
- pålitlig
- ta bort
- repetitiva
- ersätta
- rapport
- Rapporterad
- Rapportering
- Rapport
- Repository
- representerar
- representerar
- Obligatorisk
- lösa
- Resurser
- Resultat
- kvarhållande
- återgår
- intäkter
- översyn
- revolutionera
- revolution
- väg
- robusta
- Roll
- rötter
- dirigeras
- rutter
- Regel
- regler
- Körning
- s
- skydda
- Salesforce
- Samma
- prov
- tillfredsställande
- nöjd
- nöjd med
- Save
- sparande
- Besparingar
- såg
- säga
- skalbarhet
- skalbar
- Skala
- skalning
- scanning
- skannar
- tidtabellen
- planerad
- screen
- sömlös
- §
- se
- söker
- välj
- vald
- semantik
- sända
- skickas
- Tjänster
- in
- inställning
- ark
- skifta
- Kort
- skall
- visas
- signera
- signifikant
- signifikant
- enda
- slak
- långsam
- Small
- smarta
- smartphone
- mjukare
- SMS
- So
- Mjukvara
- säljs
- fast
- lösning
- Lösningar
- några
- snart
- eftersträvas
- Källa
- speciell
- specifik
- specificerade
- fart
- spendera
- spent
- Spot
- kalkylblad
- Personal
- Etapp
- förbluffande
- intressenter
- standard
- starta
- igång
- uttalanden
- statistik
- status
- Steg
- Steg
- Fortfarande
- Historia
- rakt
- Strategisk
- strategiska partners
- effektivisera
- strömlinjeformad
- strömlinjer
- rationalisering
- påkänning
- Sträng
- rand
- strukturerade
- Senare
- framgång
- framgångssaga
- sådana
- svit
- leverera
- leveranskedjan
- stödja
- synkronisera.
- synkronisering
- system
- System
- skräddarsydd
- skräddarsydd
- Ta
- saga
- Diskussion
- påtaglig
- uppgift
- uppgifter
- skatt
- grupp
- lag
- teknisk
- Tekniken
- Teknologi
- villkor
- testa
- Testning
- text
- än
- Tack
- den där
- Smakämnen
- Framtiden
- deras
- Dem
- sedan
- Där.
- Dessa
- de
- tror
- detta
- Genom
- tid
- tidskrävande
- tid
- gånger
- timings
- till
- i dag
- verktyg
- verktyg
- topp
- mot
- traditionell
- Utbildning
- transaktion
- Transaktions Detaljer
- Transaktioner
- överskrider
- Förvandla
- Transformation
- transformativ
- transformerad
- omvandla
- transformer
- övergång
- utlösa
- sann
- verkligen
- försöker
- Vrida
- två
- Typ
- typisk
- under
- genomgå
- understreck
- förstå
- förståelse
- olåst
- utan motstycke
- ostrukturerad
- oberättigad
- TIDSENLIG
- Uppdatering
- uppdatering
- uppladdad
- uppladdning
- USD
- användning
- Begagnade
- Användare
- Användarupplevelse
- användare
- inlett
- med hjälp av
- vanligen
- Använda
- BEKRÄFTA
- validerade
- validera
- godkännande
- värde
- Värden
- olika
- leverantör
- försäljare
- verifierade
- verifiera
- mycket
- via
- utsikt
- synlighet
- avgörande
- vill
- var
- Sätt..
- sätt
- we
- Rikedom
- förmögenhetsförvaltning
- były
- Vad
- när
- om
- som
- medan
- varför
- kommer
- med
- inom
- utan
- Arbete
- arbetsflöde
- arbetsflöden
- arbetssätt
- fungerar
- skulle
- Xero
- ännu
- Om er
- Din
- Youtube
- zephyrnet