Den kompletta guiden till dokumentarkivering

---

Hur fungerar elektronisk dokumentarkivering?

Dokumentarkivering är inte en engångsaktivitet men när du väl har ställt in en korrekt affärsprocess kan du automatisera den. Låt oss se hur man dokumenterar arkivering.

Steg 1: Inledande bedömning

Förstå dina nuvarande dokumentprocesser. Hur hanterar du väsentliga och icke väsentliga dokument? Har du en fast process? Hanteras alla dokument på en gång eller är processen ad hoc?

Ta en titt på

• Hur skapas, registreras, kategoriseras och namnges dokument?
• Vad är förfarandet för digitalisering av dokument?
• Vilka är kraven för att radera eller kassera ett dokument?
• Vem hanterar dokumentundantag?
• Vilka dokument krävs för en revision?

Du bör också förstå antalet dokument du kommer att hantera för att få en uppfattning.

Utifrån denna inledande bedömning arbetar du med att rita flöden för processerna.

Steg 2: Identifiera mål och roller

När du har förstått processerna, försök att kartlägga orsakerna till dokumentarkivering.

• Vill du minska driftskostnaderna för att hantera dokument?
• Gör du detta för att följa riktlinjerna för datasäkerhet?
• Försöker du optimera din registerhantering?
• Gör ledningsgruppen detta för att förbättra insynen i resurserna?

Baserat på målen kan du prioritera dem och ändra processer för dokumentarkivering. Förstå intressenternas roller i processen.

• Vem kommer att övervaka dokumentarkiveringsprocessen?
• Vilka behörighetsnivåer kommer du att använda för att begränsa tillträde till arkiverad data?
• Hur säkerställer du medarbetarnas efterlevnad?

Steg 3: Implementera ett retentionsschema

Nu är det dags att sätta upp ett lagringsschema. I grund och botten förstå de dokument som behöver behållas och de som inte gör det.

Du måste upprätthålla ursprungliga årsredovisningar eftersom de kan behövas längre fram. Undersök de federala, lokala, statliga och branschspecifika reglerna du måste följa.

Behåll t.ex. alla IRS och skatterelaterade dokument i minst sju år.

Därefter ska du riva alla dokument som inte behöver arkiveras eller som aldrig kommer att lagras permanent alls, såsom leverantörskataloger, skräppost och dubbletter. Du kan digitalisera dem genom att skanna dem och extrahera information med OCR-programvara.

Anlita en NAID-leverantör (National Association of Information Destruction) för säker transport, efterföljande kassering och destruktion av material för att undvika eventuellt ansvar.

Steg 4: Digitalisera pappersfiler

Digitalisera pappersfiler för att minska kostnaderna, spara utrymme och förbättra dokumentorganisationen.

Du kan använda OCR-programvara tillsammans med en dokumentskanner för att sortera, organisera, etikettera och indexera filer för förbättrad sökbarhet.

Steg 5: Välj en lagring

Om du vill ha digital lagring måste du välja mellan: band-, disk- och molnlagring. Var och en har sina fördelar och nackdelar som är förknippade med långsiktig säkerhet, integritet och lättillgänglighet med programvara för registerhantering.

Steg 6: Automatisera med dokumentarbetsflöden

När alla processer och alla variabler är kartlagda är det dags att rulla ut processen.

En fördel med att använda programvara för dokumenthantering som Nanonets är att kunna automatisera alla processer och ställa in meddelanden till intressenter så att du inte går miste om felfiler. Se steg för att skapa dokumentarkiveringsflöde.

Steg 7: Övervaka och optimera

Ingen process är perfekt till en början. Efter att ha implementerat dokumentarbetsflödena, ta feedback från intressenterna om hur processen kan förbättras.

Vilka företag skulle ha nytta av dokumentarkivering?  

Ditt företag måste fokusera på dokumentarkivering om:

• Ditt företag hanterar mycket pappersarbete regelbundet
• Du kan behöva tillgång till gamla dokument i framtiden
• Revisioner är vanliga för företag som liknar dig
• Du måste lagra dokument som en del av efterlevnad och regulatoriska krav

Om dessa faktorer är relevanta för ditt företag kan du behöva arkivera dina dokument.

Varför välja elektronisk dokumentarkivering?

Minska kostnaderna och spara utrymme

Oavsett om du driver ett omfattande internationellt företag eller en nystartad företag, är det viktigt att spara utgifter där man kan. Digital dokumentarkivering kan möjliggöra detta genom att frigöra utrymme och minska driftskostnaderna.

Ju begränsade dokument du har på plats att reglera, desto mindre pengar och tid måste läggas på att hantera dem.

Förbättra arbetsflöde och prestanda

Adekvat digital dokumentarkivering kan förbättra ditt företags prestanda och arbetsflöde. Enligt uppskattningarna behöver så mycket som 80 % av produktionsdata inte vara lättillgängliga.

Genom att arkivera dessa data kan du underlätta åtkomsten till resten av din data och eventuellt förbättra din prestanda.

---

Starta dokumentarkivering med Nanonets. Betrodd av 30,000 500+ användare från 30+ företag för att automatisera 4.9 miljoner+ dokument! Betygsatt 2 på GXNUMX. Ge det ett försök! Påbörja din gratis provperiod or boka ett samtal med oss.

---

Användningsfall för dokumentarkivering

Dokumentarkivering är användbart för nästan alla typer av företag. Låt oss ta en titt på några verkliga tillämpningar av dokumentarkivering i olika branscher.  

Affärsdokument som kontrakt, brev och projektdokumentation kan samlas in under åren, som förekommer i enorma mängder som driver upp lagringskostnaderna. När arbetare behöver hämta data från dessa referenser, kan manuell sökning genom enorma dokumentbutiker ta ut timmar av dagen.

• Financial Services företag måste se till att alla deras dokument är redo för revision. Det är här dokumentarkivering hjälper dem att upprätthålla alla loggar för kunder, växlingskvitton och andra juridiska dokument när det behövs.
• Detaljhandeln företag kan behöva spara all information om kunder, leverantörer och leverantörer i händelse av eventuella avvikelser i framtiden.
• Advokatbyråer & juridiska avdelningar måste lagra alla ärenderelaterade kontrakt, dokument och fax som PDF-filer. De behöver snabbt hitta dokument och offerter med hjälp av intelligent sökning och taggar. Det är där dokumentarkivering kommer väl till pass.
• Offentliga tjänster hantera mycket information dag ut och dag in. Allt är inte relevant nu, men de måste lagra all information som behöver vara lättillgänglig vid ett senare tillfälle genom att klicka på en knapp.
• företag kan optimera sin dokumenthantering med effektiv dokumentarkivering. Genom att konvertera sina pappersdokument till ett sökbart bibliotek kan anställda minska tid på att söka efter dokument och digitalisering kan också förbättra datasynlighet.

---

Automatisera dokumentarkivering med Nanonets. Extrahera data från fakturor, identitetskort eller vilket dokument som helst på autopilot! Starta din kostnadsfria provperiod nu!

---

Dokumentarkivering med nanonetter

Nanonets är ett intelligent dokumenthanteringsprogram med inbyggd OCR-programvara som kan hjälpa dig att konvertera alla dina pappersdokument till ett digitalt sökbart format. Nanonets är lätt att använda med ett dra-och-släpp-arbetsflödesbyggare utan kod som kan automatisera alla manuella dokumentprocesser.

Så här kan du använda Nanonets för att arkivera dina dokument:

Kartlägg alla dina processer och intressenter i din process

Skapa ett konto på Nanonets och välj en anpassad OCR-modell för att skapa en OCR-modell för dina behov eller så kan du också välja från de förutbildade OCR-modellerna.

Ladda upp dokumenten och träna modellen att extrahera data i det format du vill ha.

När du väl är nöjd med modellen kan du ställa in automatisk vidarebefordran av alla dokument till ett specifikt e-postmeddelande. Gå till Arbetsflöde > Importera > Ta emot filer via e-post

Efter att dokumentinmatningen har ställts in kommer din OCR-modell automatiskt att ta emot skannade dokument och extrahera texten från dokumenten i det format du väljer.

Du kan extrahera data till den databas du väljer genom att välja ett exportalternativ från arbetsflödet.

Du kan lägga till en godkännandesektion genom att lägga till godkännandestadier, granskningstyper, regler för att flagga filer och mer.

Du kan också lägga till regler för att förbättra data, byta namn på filer, kategorisera och sortera dokument och mer. Behövs hjälp? Vårt team är här för att hjälpa dig att ställa in allt!

Gå över till Nanonets och försök göra det själv nu. Eller be vårt team att göra det åt dig!

Nanonets används av 30,000 XNUMX+ glada proffs för att automatisera sina dokumentprocesser varje år. Här är en ögonblicksbild av Nanonets prestation

Här är vad våra kunder säger om oss.

Om du har en komplex dokumentarkiveringsprocess kan vårt duktiga team hjälpa dig att förenkla och automatisera hela processen, så att den blir effektiv och fungerar enligt dina krav. Vill du dela dina krav med oss? Ring upp ett samtal or skicka ett e-mail.

---

Vill du automatisera extraheringen av dokumentdata? Kolla in Nanonets. Ingen kod. Ingen krångel plattform. Sta fram din kostnadsfria provperiod och extrahera data från dokument på autopilot.

---

Dokumentarkivering kontra filsäkerhetskopiering

Dokumentarkivering är i princip att ta en säkerhetskopia, eller hur? Tja, det är lite annorlunda.

Dokumentarkiveringsprocessen är endast för passiva dokument, medan säkerhetskopior är konstruerade för aktiva filer som används i dagliga system.

Syftet med ett dokumentarkiv är att behålla originaldokumenten om de skulle behövas av flera anledningar i framtiden, medan målet med en filsäkerhetskopiering är att behålla en kopia av aktiva filer i fall de faktiska filerna skadas eller försvinner, vilket säkerställer drift kontinuitet.

Låt oss titta på fler skillnader mellan dokumentarkivering och filsäkerhetskopiering.

	Dokumentarkiv	Dokumentsäkerhetskopiering
Mål	Långtidslagring av dokument som inte används just nu	Spara en kopia av senaste data i händelse av dataförlust eller korruption
Bilar	Vid behov – t.ex. Granska	När aktuell data är skadad eller inte kan laddas
Data	Sparad som kopia. Data skrivs inte över	Data skrivs över
Typ av lagrad data	Originaldata – t.ex. Finansiella rapporter	Duplikat av aktuell data som en kopia
Fart	Återställningshastigheten är inte ett problem	Bör vara i realtid
Termin	Långvarig lagring	Kort till mellantidsförvaring

FAQ

Varför digitalisera dokument?

Produktiv dokumenthantering: Indexerade, digitaliserade dokument kan exporteras till ett system och automatiskt lagras i digitala bibliotek, där deras användning kan dokumenteras, spåras och hanteras.

Enkel återanvändning av text: När ett utskrivet ämne återställs till redigerbar text kan det ändras och återanvändas i Microsoft Excel eller Word, vilket sparar tid i allmänhet på att återskapa och skriva om dokument.

Sökbarhet: Dokument, inklusive nyckelord i metadata eller text, kan upptäckas av elektroniska söknätverk och indikeras inom några sekunder.

Enkel åtkomst: Digitala dokument kan hämtas från huvudarkivet när som helst och distribueras snabbt via e-post, vilket eliminerar behovet av att göra utskrivna kopior.

Vad är programvara för dokumentarkivering?

Dokumentarkiveringsprogram konverterar dokument till digitala dokument som kan arkiveras, lättillgängliga och effektivt hanteras, vilket hjälper din institution

spara på lagringskostnader, förbättra de anställdas produktivitet och påskynda affärsprocedurerna.

Lämpliga för långtidsarkivering, de konverterade listorna är små med förhöjd visuell kvalitet. De kan läsas på olika apparater, lätt åtkomliga från isolerade platser och centralt arkiveras i elektroniska arkiv, digitala bibliotek eller dokumenthantering

nätverk. Alla företag kan påskynda interna procedurer och öka effektiviteten genom att tillhandahålla enkel åtkomst till digitalt lagrade kopior med definierade inträdesrättigheter.

---

Use Nanonets för att automatisera dokumentarkiveringsprocessen och organisera dina filer på autopilot!

---