Bästa programvaran för fakturaskanning 2022

Återutgiven av Platon

anhängare: 0

Tungsten är en molnbaserad mjukvara-som-en-tjänst (SaaS) fakturerings- och faktureringslösning som är designad för att hjälpa småföretag att hålla koll på sin ekonomi.

Plattformen tillhandahåller alla verktyg som behövs för att enkelt skapa, skicka och spåra fakturor – allt samtidigt som ditt företags finansiella information skyddas i molnet. Dessutom har tungsten fått mycket beröm för sin förmåga att sömlöst integrera med andra affärsapplikationer som bokföringsprogram som Xero eller Freshbooks eller till och med sociala medieplattformar som LinkedIn för att skicka reklammejl om ditt företags tjänster.

Plattformen har också inbyggda aviseringar när betalning har tagits emot från kunder via e-post eller SMS – något som kan spara timmar varje månad om du har att göra med en stor volym kunder på löpande basis.

Stampli är ett molnbaserat fakturaskanningsverktyg som hjälper dig att hantera din företagsekonomi och fakturera kunder. Den är tillgänglig på webben, Android och iOS.

Du kan skapa och skicka fakturor från din telefon eller surfplatta, vilket är bra för småföretag som vill spara tid genom att inte behöva använda en riktig dator. Stampli erbjuder också påminnelser om försenade betalningar, e-postspårning av mottagna fakturor och anpassningsbara mallar för olika typer av kunder (som återkommande prenumerationer).

Vill du automatisera repetitiva manuella uppgifter? Kolla in vår Nanonets arbetsflödesbaserade fakturahanteringsprogramvara. Extrahera data från fakturor, identitetskort eller vilket dokument som helst på autopilot!

Vilken är den bästa programvaran för fakturaskanning på marknaden?

Den bästa programvaran för fakturaskanning är den som passar ditt företags behov och är enkel att använda. En fakturaskanner kan användas för att förvandla pappersfakturor till digitala kopior, vilket sparar tid genom att göra det möjligt att skanna flera fakturor snabbt och effektivt.

Faktureringsprogram gör att du kan importera dina fakturor till programmet och organisera dem efter kund- eller projektnamn, så att du kan spåra vem som är skyldig vilken summa pengar vid varje given tidpunkt. Detta möjliggör också enkel journalföring om en kund någonsin bestrider betalningen med sitt bankkortsföretag eller kreditkortsutgivare eftersom de fått ett felaktigt belopp på sitt kontoutdrag på grund av dubbla avgifter från en annan leverantör/tjänsteleverantör som har arbetat med projekt med liknande kunder också.

De måste-ha-funktioner i fakturaskanningsplattformen

En fakturaskanningsplattform kan hjälpa företag att spara tid, ansträngning och pengar. Nyckeln är att se till att du väljer rätt lösning för dina affärsbehov. Här är några av de nödvändiga funktionerna för en fakturaskanningsplattform:

Säker och exceptionell datainmatning

Du vill att den data du samlar in ska vara säker, och dina kunder också. Därför behöver du ett system som är:

Säker och krypterad: Din fakturaskanningsplattform bör använda krypteringsalgoritmer (som AES 256) för att säkerställa att all din data inte bara är skyddad från illvilliga användare utan också skyddad mot obehörig åtkomst av hackare.
Säker datainmatning: När du samlar in fakturor vill du vara säker på att varje information om ditt företag eller kund har angetts korrekt av endast en person och utan inblandning från andra parter - så att ingen annan kan ändra en faktura efter att den har skrivits in. blivit fångad av någon annan på kontoret.

Nanonetter kan extrahera text från fakturor med 95 %+ noggrannhet. Med rollbaserad åtkomst kan du också begränsa användarna från att ändra den extraherade informationen. Nanonetter litar på av 30,000 XNUMX+ användare för att automatisera manuella uppgifter.

Boka ett 10-minuterssamtal med våra automationsexperter för att se hur du kan använda Nanonets för att lösa dina problem.

Använda fakturafält för att namnge och spara fakturor

Ibland behöver du bara en pålitlig metod för att känna igen och bevara dina fakturor baserat på en handfull nyckelfält.

För argumentets syfte, låt oss låtsas att skannade fakturor arkiveras enligt namnen på deras respektive leverantörer. Dokumentet kommer att läggas i den pärm som motsvarar aktuell leverantör med fakturanummer och datum tydligt markerade.

Till exempel kan säljarens namn, fakturanummer och fakturadatum alla extraheras från det skannade dokumentet med den bästa programvaran för fakturaskanning med hjälp av automatiska insamlingsmetoder. När fakturan har utformats med dessa egenskaper kan den exporteras till ett dokument och ges ett unikt namn.

Nanonets intelligenta plattform kan selektivt extrahera information från dina fakturor. Fick en 15 sidor lång faktura men vill bara ha information från 2:a och 3:e sidan. Anse att det är gjort med Nanonets.

Se Nanonets i aktion

Insamling av fakturadata

Datainsamling låter dig importera och hantera fakturor från en enda plats. Det hjälper till att säkerställa att alla dina fakturadata lagras på ett ställe, vilket ger dig tillgång till den information du behöver när som helst.

Den viktigaste datafångstdelen är att importera de ursprungliga PDF-fakturafilerna till ditt system. Det är dock viktigt inte bara för att fånga fakturan utan också för att skapa ett granskningsspår för varje transaktion och lagra relevant information om varje transaktion (som när den skapades), vem som skapade den, vem som granskade eller godkände den och vilka åtgärder som var tagen när den godkänts.

Eftersom varje företag har sin egen uppsättning krav för datainsamlingssystem (och olika typer av fakturor) finns det många olika sätt du kan använda den här funktionen inom din mjukvaruplattform.

Automatisera datafångst, skapa loggar för revisionsspår och spara information i en databas med Nanonets.

Börja fånga data från fakturor.

Noggrannhet och felfri utdata

En korrekt plattform för fakturaskanning säkerställer att data matas in korrekt och snabbt. På så sätt kan du och dina anställda undvika fel vid inmatning av data.

Felaktiga eller felaktiga uppgifter på fakturor kan leda till kostsamma misstag och pinsamma situationer. Fel kan också vara tidskrävande, vilket resulterar i förlorade intäkter på grund av sena betalningsavgifter eller straffavgifter.

Automatisera varje aspekt av faktureringsprocessen med Nanonets. Prova det gratis.

Spara tid, ansträngning och pengar

Fakturaskanning är processen att fånga fakturor, kvitton, räkningar och andra dokument i digitalt format så att de enkelt kan lagras och hanteras. När du använder programvara för fakturaskanning sparar du tid och ansträngning genom att automatisera denna process. Du kan också automatisera redovisningsprocessen för att minska felen och spara kostnader. Vissa funktioner som dokumentlagring, åtkomst till flera användare eller molnlagring hjälper till att minska kostnaderna samtidigt som de säkerställer din datas säkerhet.

Om du arbetar med fakturor och kvitton eller oroar dig för ID-verifiering, kolla in Nanonets online OCR or PDF-textextraktion för att extrahera text från PDF-dokument gratis. Klicka nedan för att lära dig mer om Nanonets Enterprise Automation Solution.

Vem använder programvara för fakturahantering?

Många företag använder teknik för att göra sina liv enklare i den moderna världen. Ett av de viktigaste områdena där detta sker är med fakturering och bokföringsprogram. Ett fakturahanteringssystem hjälper till att skapa och hantera dina fakturor så att de alltid är tillgängliga när de behöver skickas ut samtidigt som de håller koll på vem som har betalat dem och när. Dessa system kan också effektivisera processer som att skicka påminnelser eller få betalningshistorik om det behövs.

Programvara för fakturahantering kan gynna företag av alla storlekar. Oavsett om du är ett litet företag som precis har börjat eller ett etablerat företag med hundratals anställda, är det ett av de viktigaste verktygen för att hålla ditt företag på rätt spår. Programvara för fakturahantering används av:

Småföretagare

För småföretagare och frilansare är programvara för fakturahantering ett nyckelverktyg för att hålla reda på finansiella data och fakturor. Dessa verktyg låter dig se vad som kommer in och går ut, vilket gör att du enkelt kan planera din ekonomi. Du kan använda den för att skapa fakturor, hantera dem genom deras livscykel (godkännandeprocess) och spåra utgifter och försäljning på språng med mobila enheter.

Fakturaskanningsverktyget hjälper också till att förhindra bokföringsmisstag genom att automatiskt beräkna varje fakturas skatter så att de samlas in vid rätt tidpunkt.

Medelstora organisationer

Medelstora organisationer är ofta de som har ett stort antal leverantörer och kunder men inte så många att de behöver programvara på företagsnivå. Dessa företag letar efter en enkel, enkel lösning med tillräckligt med funktionalitet för att möta deras behov.

I det här fallet kan programvara för fakturahantering vara särskilt användbar eftersom den är relativt enkel att konfigurera och anpassa för ditt företag. Dessutom kan de mer komplexa faktureringsprocesserna automatiseras med hjälp av denna typ av programvara – vilket sparar tid vid manuell inmatning eller datainmatningsfel – samtidigt som du får full insyn i vad som händer med dina fakturor vid varje given tidpunkt.

Stora företag

Stora företag har ofta ett stort antal fakturor att behandla, liksom många anställda och leverantörer att fakturera. De har också många kunder som de behöver fakturera på uppdrag av dessa anställda och leverantörer.

Som sådana kommer de sannolikt att ha komplexa redovisningsprocesser som kan effektiviseras genom att använda programvara för fakturaskanning.

Vill du automatisera repetitiva manuella uppgifter? Spara tid, ansträngning och pengar samtidigt som du ökar effektiviteten!

Hur väljer man den bästa programvaran för fakturaskanning?

Fakturering är en av de viktigaste förutsättningarna för att varje företag ska kunna uppfylla sina ekonomiska förpliktelser. Entreprenörer måste välja den bästa fakturaskanningsplattformen för att hjälpa dem att hantera all data och generera professionella fakturor.

Att hitta den bästa plattformen för fakturaskanning kan vara en utmaning eftersom många alternativ finns tillgängliga. Ta ett välinformerat beslut och slutför faktureringen snabbare med hjälp av stegen nedan.

Skaffa dig en förståelse för ditt företags krav

Att känna till dina affärsbehov är det viktigaste du kan göra när du söker efter programvara för fakturaautomatisering. Det hjälper dig att avgöra vilka funktioner och funktioner som är avgörande för din verksamhet och ge insikt i vilka specifika applikationer som kan vara bäst lämpade för att möta dessa behov.

Till exempel, om du har en fysisk butik som säljer exklusiva produkter, kanske en onlineplattform inte är rätt för dig eftersom kunderna skulle ha svårt att komma åt den på sina telefoner eller surfplattor.

Istället skulle en bra lösning vara en traditionell datorapplikation med kraftfulla rapporteringsmöjligheter som gör det möjligt för chefer på huvudkontoret att hålla koll på försäljningen per plats så att de kan planera personalens scheman därefter.

Ta reda på vad du behöver från din programvaruintegrering

Innan du fattar ditt beslut måste programvaran integreras med dina befintliga system och processer. Du vill inte sitta fast med ett system som inte passar in i din affärsmodell. Så hur vet du vilka integrationskrav som är viktiga? Här är några frågor att ställa:

Behöver andra applikationer integreras med fakturaskanningsverktyget? Om så är fallet, vilken typ av integration kräver det?
Fungerar den här applikationen på flera plattformar? Kommer det att köras på både Mac och PC, eller bara det ena eller det andra?
Är det något mer speciellt du bör titta efter när du väljer ett fakturaskanningssystem?

Var uppmärksam på din budget.

Med tanke på kostnaden för programvara är det viktigt att inte bara överväga månadsavgiften utan även extra kostnader. Vissa leverantörer erbjuder gratis provperioder eller gratis programvaruversioner, vilket kan hjälpa dig att avgöra om lösningen är rätt för ditt företag innan du förbinder dig till en betald prenumerationsplan. Andra leverantörer erbjuder generösa rabatter om du betalar i förskott för flera månader åt gången, så det lönar sig att undersöka den här typen av erbjudanden och ta reda på vad som finns tillgängligt.

Glöm inte heller utbildningskostnader eller supportavgifter. Många fakturaskanningslösningar kräver att personal får kompletterande utbildning för att kunna använda dem effektivt; vissa tillhandahåller även begränsad livehjälp eller telefonsupport mot en extra kostnad - och vissa inkluderar till och med ingen kundservice! Leverantören av fakturaskanningsprogram bör kunna förklara exakt hur mycket dessa tjänster kommer att kosta och vad de innebär så att det inte blir några överraskningar på vägen när det är dags för implementering och löpande användning.

Jämför mjukvarufunktioner för fakturaskanning

När du jämför fakturaskanningspaket, se till att leta efter följande:

Paketet måste ha alla funktioner du behöver. Om du vill lägga till nya produkter eller tjänster till ditt företag, kommer programvaran att tillåta dem?
Är det lätt att använda? Kommer detta att påverka hur lång tid det tar för dina anställda att sätta upp nya fakturor? Integreras det med andra applikationer, såsom redovisnings- eller lagerhanteringssystem, om det behövs?
Är det tillräckligt säkert och skalbart för ett växande företag? Fundera på vad som kan hända om du en dag plötsligt har 100 anställda istället för 10. Vill du ha ett system för att skapa fakturor som klarar belastningen utan att krascha eller sakta ner produktiviteten eftersom dess databas inte är utrustad för tillväxt i sysselsättningsstorlek och antalet transaktioner som behandlas varje månad (eller vecka)?

Ta reda på vilka metoder andra företag använder.

Kontrollera antalet recensioner ett programpaket har. Om det är för få betyder det inte att produkten är dålig; den har inte funnits på marknaden tillräckligt länge för att få bra betyg. Men om du ser något med 100+ recensioner och ett genomsnittligt betyg på 4 stjärnor eller högre, är det en ganska bra indikator på att andra företag som använder programvaran är nöjda med det.

Ett annat sätt att kontrollera om en programvara för fakturaskanning är värd din tid är genom att titta på dess installationsbas – antalet gånger den har laddats ner av användare. Ju högre detta nummer, desto mer intresserad av ditt företag kommer marknadssegmentet att vara (förutsatt att de har liknande behov). Om det inte finns några installationer listade för en viss tjänsteleverantör. Ändå hävdar de att de är populära i sitt område, titta på annan kundfeedback och onlinerecensioner innan de registrerar sig för något för dyrt eller komplicerat för vad du behöver.

Slutligen, kolla in hur många betyg var och en får! Detta kan ge insikt i hur nöjda människor som använder liknande produkter under sin arbetsdag känner sig inför dem innan de fattar investeringsbeslut enbart baserat på begränsad information.

Slutsats

Sammanfattningsvis är programvara för fakturaskanning ett verktyg som låter dig skanna dina fakturor och skicka dem som PDF-filer. De är utformade för att göra det enklare för företag att hantera sina leverantörsskulder, vilket ger ett enkelt sätt att ladda upp dokument och spåra vad som har betalats hittills. Några av de bästa faktureringsprogramvaran nämns i den här bloggen för att hjälpa dig välja den bästa som finns.

Nanonetter online OCR & OCR API har många intressanta använd fall that skulle kunna optimera ditt företags resultat, spara kostnader och öka tillväxten. Ta reda på hur Nanonets användningsfall kan tillämpas på din produkt.

Läs mer:

Arabiska OCR-verktyg

Kinesiska OCR-verktyg

Hindi OCR-programvara

Koreansk OCR-programvara

Ryska OCR-verktyg

Sanskrit OCR-verktyg

Topp OCR-programvara för Mac

Hur använder man Google Drive OCR?

Japanska OCR-verktyg

Programvara för finansiell automatisering

Programvara för försäkringsautomation