Ett företags avdelning för leverantörsreskontra (AP) har det mycket viktiga ansvaret att spåra vad företaget är skyldigt till leverantörer och leverantörer och verifiera att betalningar godkänns och görs till dessa motparter. Utan en AP-avdelning skulle ett företag ha svårt att spåra alla fakturor som de får från sina leverantörer och se till att dessa skyldigheter uppfylls. Dessa kortfristiga skulder företaget har är leverantörsskulder och är en viktig förpliktelse företaget måste sköta.
Vad är leverantörsreskontra?
En leverantörsskuld är helt enkelt en löpande skuld som ett företag har till en säljare eller leverantör. Generellt sett behöver en leverantörsskuld betalas av AP-avdelningen inom cirka 30 dagar. Det totala beloppet av leverantörsskulder framgår av bolagets balansräkning i avsnittet kortfristiga skulder.
En leverantörsskuld representerar ett skuldbelopp; det är inte en transaktion som redan har betalats kontant. Det är pengar som är skyldiga för ett köp som företaget har gjort på kredit.
En leverantörsskuld är inte en faktura. Fakturan är ett papper eller digitalt dokument som debiterar verksamheten för köp av varor eller tjänster som den har gjort. Leverantörsskulden är det skyldiga beloppet. En leverantörsskuld är inte heller en kundfordring, vilket är ett belopp som är skyldig en verksamhet för sina varor eller tjänster som den har sålt till andra verksamheter på kreditvillkor.
Vad är en leverantörsreskontraavdelning?
Eftersom en leverantörsskuld är så viktig för ett företags framgång och hälsa, kommer de flesta företag att ha en dedikerad AP-avdelning. Den primära uppgiften för leverantörsreskontrateamet är att se till att alla skulder som företaget ådragit sig registreras och betalas korrekt.
Om denna leverantörsreskontrafunktion inte uppfylls av AP-avdelningen kommer leverantörer och leverantörer inte att få betalt. I denna situation kommer dåliga relationer att uppstå mellan verksamheten och dess leverantörer, vilket kan påverka verksamhetens möjlighet att upphandla nödvändiga varor och tjänster i framtiden.
Förutom att se till att alla får betalt i tid, har AP-avdelningarna i uppdrag att se till att inga bokföringsfel görs. Den måste hålla utkik efter bedrägerier, försöka undvika misstag och stämma av eventuella avvikelser.
En annan leverantörsreskontrafunktion AP-avdelningar har är att få rabatter för förtida betalningar på fakturor. Många leverantörer erbjuder sådana rabatter när betalningar görs före förfallodagen på en faktura, så leverantörsreskontraavdelningen kan hjälpa till att minska omkostnader i ett företag, vilket naturligtvis är ett ständigt bekymmer för alla företag.
Roller inom en AP-avdelning
Det finns många leverantörsansvar, och dessa arbetsuppgifter är uppdelade på flera anställda inom betalavdelningen. Ett litet företag får bara ha en leverantörsreskontra. En större verksamhet kan ha följande anställda inom sin leverantörsreskontraavdelning:
- Leverantörsreskontrakoordinator
- Faktura till Pay Manager
- Betalningsansvarig
- Specialist på leverantörsreskontra
- Redovisning Assistent
Ett mycket stort företag skulle också kunna ha en leverantörsreskontra som är ansvarig för hela AP-avdelningen. De exakta uppgifterna som tilldelas varje roll inom en leverantörsreskontraavdelning kommer att variera beroende på företag och storleken på verksamheten.
Arbetsflöde i AP-avdelningar
På varje AP-avdelning finns ett arbetsflöde som beskriver resan från början till slut med att upphandla tjänster och varor och sedan bearbeta de fakturor som är kopplade till sådana köp och se till att alla får betalt i tid. Denna steg-för-steg-procedur kan vara antingen digital eller manuell, med det digitala formatet som erbjuder den enklare och mindre tidskrävande metoden. I båda fallen kommer arbetsflödet för ett leverantörsreskontrateam i allmänhet att spåra följande disposition:
#1) Fånga fakturan. Fakturan, vare sig det är fysiskt eller elektroniskt, måste anges i programmet Enterprise Resource Planning (ERP). Som redan nämnts kan detta göras av en mänsklig eller digital arbetare.
#2) Godkännande. Efter att fakturan är korrekt katalogiserad måste den godkännas. Återigen kan detta steg antingen vara manuellt eller automatiserat.
#3) Betalningstillstånd. Betalning av fakturan måste godkännas vid denna tidpunkt. Det är leverantörsreskontraavdelningens ansvar att inhämta detta tillstånd från lämplig part inom verksamheten.
#4) Överföring. Efter att betalningen har godkänts måste den skickas och verifieras. Även om fysiska betalningsmetoder som check eller kontanter fortfarande kan användas i vissa fall, blir digitala betalningar allt populärare, särskilt de som kan integreras med AP programvara.
Det är viktigt för den betalda avdelningen att noggrant övervaka hela arbetsflödesprocessen. Om denna leverantörsreskontrafunktion inte utförs korrekt kan misstag uppstå, vilket kommer att belasta AP-teamet mer.
Funktioner för AP-avdelningar
Det finns flera viktiga ansvarsområden för leverantörsreskontraavdelningen som AP-team måste vara noggranna med att utföra. Generellt sett tenderar de att falla in i en av följande kategorier:
#1) Avstämning av finansiella rapporter. AP-avdelningar måste förhindra falska avgifter och korrigera eventuella skillnader för att dyka upp i kontoutdrag eller andra finansiella dokument.
#2) Lös problem med fakturadata. Leverantörsreskontrateamet ska identifiera eventuella inkonsekvenser i uppgifterna som framgår av en faktura och snabbt korrigera informationen.
#3) Behandla fakturor. De fakturor ett företag får från sina leverantörer ska behandlas av leverantörsreskontraavdelningen så att de kan betalas i tid.
#4) Fakturabetalningar. En viktig leverantörsreskontrafunktion är att betala på en faktura.
#5) Interna betalningar. Förutom att betala fakturor måste en betalningsavdelning också hantera interna betalningar för saker som kontorsmaterial och portokostnader.
#6) Lagra fakturor och matcha dem. Fakturor måste matchas med deras inköpsorder. De måste också lagras fysiskt eller elektroniskt, den senare metoden ger den mest effektiva metoden för forskning och hämtning.
#7) Bevara goda relationer med leverantörer. Att hålla leverantör-affärsrelationen igång är en viktig uppgift för AP-avdelningar. När fakturor betalas i tid, och informationen snabbt förtydligas och lagras, är sannolikheten större att framtida transaktioner blir problemfria.
Organisering av leverantörsreskontrateamet
Ju bättre organiserad en betalavdelning är, desto mer värdefull kommer den att vara för verksamheten. Med rätt organisation blir arbetsflödet också mer effektivt. Här är några tips för att strukturera en AP-avdelning på det mest resursstarka sättet:
#1) Dokumentera allt. Se till att varje köp av företaget har en inköpsorder (PO) så att en post kan skapas. En logg över skatte-ID-nummer bör också föras.
#2) Lagra poster för enkel hämtning. Dokument med datumstämplar bör förvaras på en plats som är lättillgänglig.
#3) Dubbelkolla. Låt olika AP-teammedlemmar dubbelkolla varandra för att förhindra bedrägerier och misstag.
#4) Avstämning av konton regelbundet. Företrädesvis dagligen, verifiera att fakturorna matchar POs. Håll ett register över eventuella avvikelser och deras lösningar.
#5) Använd digitala betalningar. Dagens elektroniska betalningsformer, inklusive Automated Clearing House (ACH), är effektiva och enkla. Ofta kostar de inte mer än pappersbetalningar och är lättare att hålla reda på.
#6) Automatisera AP-teamet. Förutom betalningar kan många leverantörsreskontrafunktioner digitaliseras. Att göra det har många fördelar, inklusive undvikande av datainmatningsfel.
Hur automation kan gynna AP-avdelningar
Leverantörsreskontrateam som uppgraderar till dagens senaste mjukvara kommer att dra otaliga fördelar. Det äldre, manuella pappersbaserade sättet att utföra leverantörsreskontrafunktioner är tidskrävande och arbetskrävande. AP-avdelningar som går över till helautomatisering med avancerad mjukvara kommer att kunna behandla fakturor snabbare med färre misstag och felaktigheter. Och eftersom dagens bästa AP-program kommer med artificiell intelligens (AI), lite mänsklig input behövs för många uppgifter.
Till exempel kan dagens avancerade AP-programvara läsa e-postmeddelanden, skanna fakturor och automatiskt fånga viktiga detaljer från dessa dokument. Realtidsmeddelanden kan skickas ut till AP-teammedlemmar när mer uppmärksamhet är nödvändig. Eftersom detta system fungerar på autopilot, krävs mindre mänsklig ansträngning från anställda.
AP programvara kan även innehålla regler för arbetsflöde. Till exempel kan en faktura dirigeras av ett program till rätt avdelning för godkännande. Betalningskontroller kan införlivas för att betala fakturor, och dessa kontroller kan redigeras av olika faktorer, såsom betalningsbelopp. En betalning kan automatiskt debiteras företagets bankkonto. AI:n utför dessa uppgifter helt själv. Och med maskininlärning kan AI:n lära sig av erfarenhet.
Allt programmet gör registreras i en reskontra, och denna post kan inspekteras efter behag. Återigen, eftersom denna revisionsspår skapas automatiskt av ett program, krävs mindre mänskligt arbete.
Programvara designad för AP-avdelningar kan också integreras med andra digitala redovisningsverktyg, vilket skapar ett holistiskt helelektroniskt redovisningssystem som gör leverantörsreskontrafunktioner enklare och mindre tidskrävande för anställda.
Återblick
Alla företag som vill lyckas behöver en produktiv AP-avdelning med rätt utrustning. Leverantörsreskontraavdelningar som förlitar sig på föråldrad pappersbaserad teknik riskerar att hamna på efterkälken av sina konkurrenter. Dagens sofistikerade digitala verktyg ger många fördelar för betalbara avdelningar, inte minst mindre mänsklig ansträngning och snabbare handläggningstider.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- : har
- :är
- :inte
- $UPP
- 30
- a
- förmåga
- Able
- Om Oss
- tillgänglig
- Konto
- Redovisning
- konton
- leverantörsskulder
- oh
- avancerat
- fördelar
- påverka
- Efter
- igen
- AI
- Alla
- redan
- också
- Även
- bland
- mängd
- an
- och
- vilken som helst
- visas
- lämpligt
- godkännande
- godkänd
- ÄR
- konstgjord
- artificiell intelligens
- AS
- delad
- associerad
- At
- förväntat
- uppmärksamhet
- revision
- tillstånd
- Automatiserad
- automatiskt
- Automation
- undvika
- Badrum
- Balansera
- Balansräkning
- Bank
- bankkonto
- grund
- BE
- därför att
- varit
- innan
- bakom
- fördel
- Fördelarna
- förutom
- BÄST
- Bättre
- företag
- företag
- by
- KAN
- fånga
- Vid
- fall
- Kontanter
- kategorier
- laddning
- avgifter
- ta
- klar
- Rensa
- nära
- komma
- Företag
- företag
- Företagets
- konkurrenter
- Oro
- kontroller
- korrekt
- korrekt
- Pris
- Kostar
- kunde
- motparter
- Kurs
- skapas
- Skapa
- kredit
- Aktuella
- dagligen
- datum
- Datum
- Dagar
- Skulder
- dedicerad
- leverera
- Avdelning
- avdelningar
- beskriver
- utformade
- detaljer
- olika
- svårt
- digital
- Digitala betalningar
- digitaliseras
- rabatter
- dividerat
- dokumentera
- dokument
- gör
- gör
- gjort
- dubbla
- ner
- grund
- varje
- Tidig
- lättare
- lätt
- lätt
- effektiv
- ansträngning
- antingen
- Elektronisk
- elektroniskt
- e
- framträda
- anställda
- början till slut
- säkerställa
- säkerställa
- gick in i
- Företag
- Hela
- Utrustning
- ERP
- fel
- speciellt
- Varje
- alla
- exempel
- exekvera
- erfarenhet
- ögat
- faktorer
- Höst
- Mode
- snabbare
- färre
- finansiella
- efter
- För
- format
- former
- hittade
- bedrägeri
- från
- full
- fungera
- funktioner
- framtida
- få
- allmänhet
- få
- kommer
- god
- varor
- Har
- Hälsa
- hjälpa
- här.
- helhetssyn
- Huset
- HTTPS
- humant
- ID
- identifiera
- if
- med Esport
- in
- Inklusive
- inkonsekvenser
- införliva
- Inkorporerad
- uppkommit
- informationen
- ingång
- exempel
- integrera
- Intelligens
- inre
- in
- faktura
- fakturor
- IT
- DESS
- sig
- resa
- Ha kvar
- hålls
- arbetskraft
- Large
- större
- senaste
- LÄRA SIG
- inlärning
- t minst
- Ledger
- vänster
- mindre
- skulder
- tycka om
- sannolikt
- liten
- läge
- log
- Maskinen
- maskininlärning
- gjord
- göra
- GÖR
- Framställning
- hantera
- manuell
- många
- Match
- matchas
- Maj..
- Medlemmar
- nämnts
- träffade
- metod
- metoder
- misstag
- pengar
- Övervaka
- mer
- mer effektiv
- mest
- multipel
- måste
- myriad
- nödvändigt för
- behövs
- behov
- Nej
- anmälningar
- nummer
- Skyldigheten
- bindningar
- få
- of
- erbjudanden
- erbjuda
- Office
- Officer
- Ofta
- äldre
- on
- gång
- ONE
- pågående
- endast
- drift
- or
- beställa
- ordrar
- organisation
- Organiserad
- Övriga
- ut
- översikt
- betalas
- Papper
- pappersbaserad
- parti
- Betala
- betalar
- betalning
- betalningsmetoder
- betalningar
- utfört
- utför
- utför
- tillstånd
- fysisk
- Fysiskt
- planering
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- PO
- Punkt
- popularitet
- PoS
- förhindra
- primär
- problem
- förfaranden
- process
- Bearbetad
- bearbetning
- erbjuder
- produktiv
- Program
- Program
- rätt
- ordentligt
- ge
- inköp
- inköpsorder
- inköp
- sätta
- snabbt
- Läsa
- realtid
- skörda
- resumé
- fordran
- erhåller
- post
- registreras
- register
- minska
- registrera
- regelbundet
- relationer
- relation
- förlita
- representerar
- Obligatorisk
- forskning
- resurs
- rådig
- ansvar
- ansvaret
- hämtning
- höger
- Risk
- Roll
- regler
- Körning
- scanna
- §
- skickas
- Tjänster
- flera
- ark
- kortsiktigt
- skall
- show
- helt enkelt
- Situationen
- Storlek
- Small
- Small Business
- So
- Mjukvara
- säljs
- LÖSA
- några
- sofistikerade
- tala
- uttalanden
- Steg
- Fortfarande
- lagra
- lagras
- struktur
- lyckas
- framgång
- sådana
- leverantör
- leverantörer
- tillhandahållande
- säker
- Växla
- system
- uppgift
- uppgifter
- skatt
- grupp
- Gruppmedlemmar
- lag
- Teknologi
- Tend
- villkor
- än
- den där
- Smakämnen
- Framtiden
- den information
- deras
- Dem
- sedan
- Där.
- Dessa
- de
- saker
- detta
- de
- tid
- tidskrävande
- tid
- gånger
- Tips
- till
- dagens
- alltför
- verktyg
- Totalt
- spåra
- spår
- Spårning
- trail
- transaktion
- Transaktioner
- prova
- förståelse
- Unsplash
- uppgradera
- användning
- Begagnade
- Värdefulla
- olika
- variera
- leverantör
- försäljare
- verifierade
- verifiera
- verifiera
- mycket
- vill
- Sätt..
- VÄL
- Vad
- när
- som
- VEM
- kommer
- med
- inom
- utan
- arbetstagaren
- arbetare
- arbetsflöde
- skulle
- zephyrnet