Vad är leverantörsreskontra outsourcing?

Växande företag måste upprätthålla relationer med många leverantörer och leverantörer. Leverantörer med olika faktureringsstandarder/procedurer tenderar att göra leverantörsreskontraprocesser ganska krångligt. Outsourcing av leverantörsreskontra kan hjälpa till att jämna ut AP-processen samtidigt som man säkerställer att betalningar till leverantörer rensas effektivt.

Om leverantörsreskontra

Leverantörsreskontra avser det kortsiktiga skulder som ett företag ådragit sig genom köp av varor eller tjänster från leverantörer/leverantörer på kredit. De process för leverantörsskulder är avgörande för ett företag eftersom det håller reda på inkommande räkningar eller fakturor som måste rensas regelbundet.

Organisationer som vill minska belastningen på sina AP-processer och upprätthålla ett smidigt affärsflöde kan använda tjänsterna från en Leverantörsreskontra outsourca företaget.

Vad är leverantörsreskontra outsourcing

Outsourcing av leverantörsreskontra är processen att anställa en specialiserad tjänsteleverantör som kan ta över flera AP-funktioner som företag har svårt att hantera internt.

Företag på entreprenadleverantörer är utrustade med nödvändiga kunskaper, verktyg och teknik för att integrera med en organisations befintliga AP-processer.

Organisationer som hanterar känsliga finansiella uppgifter kan vara tveksamma till att använda en tredjepartsleverantör för sina AP-processer. Därför kanske de vill överväga AP Automation istället.

---

Vill du bygga din egen Automatiserat arbetsflöde för fakturahantering? Gå över till Nanonetter och kom igång gratis! Automatisera fakturabetalningar med AI.

---

AP Outsourcing vs AP Automation

AP Outsourcing innebär att överlåta processer för leverantörsreskontra till en tredje parts företagsleverantör. Det betyder att du använder en extern enhets leverantörsreskontratjänster för att utföra dina affärstransaktioner. AP Automation, i jämförelse, är adoption/integrering av en AP programvara att extrahera, validera och godkänna processer för leverantörsreskontra.

Att lägga ut dina leverantörsreskontraprocesser på entreprenad kan hjälpa till att effektivisera betalningar och spara på arbete, tid och fel. Genom att använda en AP-automatiseringsprogramvara kan du få bättre kontroll över insamling av fakturadata, säkerhet och hjälp med bättre dataanalys för att öka verksamhetens effektivitet. Men det handlar om att ta på sig andra kostnader som att investera i programvaran och avsätta tid för att utbilda de anställda att använda programvaran.

Att välja mellan outsourcing av leverantörsreskontra eller automatisering beror helt på företagets storlek och karaktär. Även om AP-automatisering kommer att göra dess interna AP-processer enklare, kommer outsourcing att vara idealiskt för ett företag som vill minska sin AP-arbetsbelastning.

Låt oss nu fokusera på fördelarna och nackdelarna med outsourcing av leverantörsreskontra.

Fördelar med outsourcing av leverantörsreskontra

Outsourcing av leverantörsreskontra kan vara mycket fördelaktigt för ett företag. Skickliga outsourcingleverantörer kan göra ett företags AP-processer mer effektiva; vilket förbättrar kassaflödet. Leverantörer och leverantörer kan alltså dra nytta av betalningar i tid.

Här är några sätt som företag kan dra nytta av att lägga ut sina AP-processer på entreprenad:

1. Kostnadsminskning

Att lägga ut dina leverantörsreskontraprocesser på entreprenad kan vara kostnadseffektivt för ett företag. Interna AP-processer kräver att man anställer personer, investerar i utbildningsmaterial och utrustning/mjukvara, vilket kan vara ganska dyrt för ett företag. Outsourcing kan hjälpa till att undvika dessa omkostnader och ändå visa sig vara budgetvänlig eftersom du betalar leverantören per faktura.

2. Rabatter vid tidig betalning

Outsourcing av leverantörsreskontra kan öka effektiviteten i dina AP-processer genom att effektivisera leverantörsfakturor och betalningar. Detta kan hjälpa till att undvika dubbla betalningar eller missade fakturor. Eftersom allt är organiserat kan du också göra tidiga avräkningar av leverantörsräkningar för att få bättre rabatter.

3. Förbättrad effektivitet och produktivitet

Att lägga ut dina AP-processer på entreprenad kan hjälpa till med snabbare fakturahantering. Företag som erbjuder leverantörsreskontratjänster fokuserar endast på dina AP-processer; slutföra arbetet snabbare och mer exakt. Dessutom, med AP-processer som tas om hand, kan dina anställda fokusera på mer värdefulla uppgifter med ökad effektivitet som leder till bättre produktivitet totalt sett.

4. Mindre fel och bättre bedrägeribegränsning

Förutom att effektivisera fakturor, minskar även leverantörsskulders outsourcing företag förekomsten av fel i fakturor. Genom att utföra korrekta kontroller och valideringar kan de identifiera fel i fakturor och förhindra felaktiga betalningar. Användningen av AP-experter och sofistikerad teknik hjälper dem att identifiera risker och minska förekomsten av bedrägeri.

5. Kompetenta resurser och senaste tekniken

Företag för outsourcing av leverantörsreskontra använder proffs som är bekanta med de senaste verktygen eller mjukvaran för att optimera AP-processer. Detta innebär att ditt företag drivs av den senaste tekniken och högprecisionsverktyg utan att du behöver investera i dem.

6. Konstant spårning

Många outsourcingföretag för leverantörsreskontra arbetar utanför anläggningen men använder moderniserad teknik som kan spåras i varje steg. Med automatiserad spårning på plats kan företag få tillgång till och information i realtid om sina processer för leverantörsskulder.

7. Ingen brist på arbetskraft

AP-processer, om de avbryts på grund av anställdas frånvaro, kan mångfaldigas och belasta verksamheten. Outsourcingleverantörer har en tillräcklig arbetsstyrka (och backup-team) för att gå in och hantera dina AP-processer.

Nackdelar med outsourcing av leverantörsreskontra

Även om outsourcing av dina leverantörsskulder kan verka problemfritt finns det vissa problem som ett företag fortfarande kan möta med outsourcing. Nedan listas några av de nackdelar som kan uppstå med AP-outsourcing.

1. Felvalidering

Outsourcingföretag kanske inte alltid är transparenta i hur de hanterar dina AP-processer. Trots att man använder modern teknik är det fortfarande fel att uppstå. Dessa fel kan ofta gå obemärkt förbi. Dessutom kanske ändringar i dina processer inte implementeras fullt ut av outsourcingföretag som hanterar dina AP-processer, vilket resulterar i fler fel eller omarbetningar.

2. Mindre processkontroll

Alla företag som har att göra med bästa praxis för leverantörsskulder internt måste ha större kontroll över sina processer. Nödsituationer kan prioriteras och hanteras direkt med direkta godkännanden. Med en tredjepartsleverantör måste du spela efter deras villkor och tider. De kan vara belägna långt borta och bristen på transparens i processer kan bli ett allvarligt problem.

3. Problem med duplicering

Många outsourcingföretag för leverantörsskulder tar betalt per faktura. Därför, om ditt företag delar dubbletter av fakturor, kommer du att behöva betala för det också. Om outsourcingleverantörer inte har möjlighet att upptäcka dubbletter av fakturor, så hamnar verksamheten med mer kostnader än nödvändigt.

4. Mindre flexibel

Ett leverantörsreskontraföretag kan ha vissa villkor som kanske inte gör arbetet flexibelt för ditt företag. Om ett avtal med säljaren inte omfattar undantag i behandlingen, måste ditt företag hantera det separat. Detta kan resultera i mer komplexitet, omarbetning och besvär.

5. Överberoende

Att kunna lämna över avgörande AP-ansvar kan vara bra men det kostar. Faktum är att du blir starkt beroende av outsourcingleverantören för leverantörsreskontratjänster som involverar viktiga transaktioner. Så om leverantören står inför utmaningar som säkerhetsintrång eller till och med konkurs, kan dina företagsprocesser stanna plötsligt.

6. Sekretess- och säkerhetsfrågor

Företag bör komma ihåg att de förlorar integritet när de avslöjar finansiell information och ger tillgång till känslig data samtidigt som de väljer att lägga ut AP-processer.

Vanligtvis använder sådana tredje parter interna servrar och molnlagring för att lagra känslig data. Även om det fungerar som centraliserad åtkomst för båda inblandade parter, är data också utsatta för potentiella säkerhetsintrång och hack.

Utvärdera leverantörer av outsourcing av leverantörer

Hur kan du välja rätt typ av outsourcingtjänst för leverantörsreskontra för att få de nödvändiga fördelarna? Här är några riktlinjer som du kan följa för att välja rätt leverantör av outsourcing av leverantörsskulder:

• Undersök AP Outsourcing Firm: Det är en god praxis att undersöka ett AP-outsourcingföretag innan du samarbetar med dem. Information via vittnesmål, användarrecensioner eller feedback kan lyfta fram leverantörens prestationshistorik. Att titta på tidigare projekt kan ge en inblick i hur de hanterar kunder, deras processer etc.
• Diskutera internt: En intern diskussion med ledning & personal, innan AP-processer lämnas över till en outsourcingleverantör, kan hjälpa till att få klarhet i vilka krav som ska uppfyllas och utmaningar som potentiellt kan uppstå. Effektiviteten ökar och felen minskar när företaget, dess leverantörer och outsourcingleverantören är på samma sida.
• Kontrollera om integritets- och säkerhetsåtgärder: AP-outsourcingföretag kan till och med finnas i ett annat land. Innan du låter outsourcingföretagen ta över tyglarna i dina AP-processer, kontrollera deras säkerhetsåtgärder och hur de upprätthåller integriteten för dina finansiella data. Detta kan hjälpa till att bedöma risken och de säkerhetsåtgärder som finns för att förhindra säkerhetsintrång.

Tjänster för outsourcing av leverantörsreskontra

Outsourcing av leverantörsskulder har blivit en populär affärspraxis för många företag som saknar förmågan och medel att hantera sina växande AP-processer. Många outsourcingföretag vida omkring är tillgängliga för att erbjuda en mängd tjänster.

De vanligaste AP-processerna som outsourcas är inköpsorder or fakturamatchning (0r 3-vägs matchning), fakturaautomatisering, avvikelselösning och AP-administration. Ett företag kan välja vad det vill lägga ut på entreprenad beroende på omfattningen av arbetet och den inblandade budgeten.

Slutsats

Outsourcing av leverantörsreskontra är en praktisk lösning för företag att göra sina AP-processer effektiva och kostnadseffektiva. Fler och fler företag förlitar sig på AP-outsourcingföretag för att omdesigna och effektivisera sina AP-processer trots lindriga hicka på vägen. Anställning, automatisering eller outsourcing är ett val som företag kan göra beroende på sina medel, tid och förmåga för att säkerställa smidigare AP-processer och bättre affärseffektivitet.