En faktura fungerar som ett dokument för att detaljera levererade varor eller tjänster som tillhandahålls från en säljare till en köpare. Utöver en enkel logg innehåller en faktura en mängd information som inkluderar betalningsvillkor, juridiska avtal och mer. Fakturor är en viktig del av dokumentationen för alla företag och hjälper till att skydda mot revisions- och juridiska svårigheter. Samtidigt, när den samlas in som en del av en holistisk datahanteringsstrategi, stödjer effektiv och välutvecklad fakturering dataanalys som bidrar till strategiskt beslutsfattande.
Vad är en faktura?
En faktura är precis som kvittot du får efter att ha köpt mat eller bytt olja, men i en annan ordning – och mycket mer komplex. Medan du får ett matkvitto efter betalning, skickar eller tar du emot en faktura innan du betalar räkningen eller får betalt. Liksom kvitton loggar fakturor också en finansiell transaktion mellan en köpare och säljare.
Så, vad är en faktura och hur skiljer den sig från ett kvitto? En faktura gör allt ovanstående men erbjuder också:
- Strikt rättsskydd när det görs på rätt sätt.
- Användbara datapunkter som hjälper till att informera en bredare analysstrategi.
- Ett sätt att revisionssäkra din verksamhet.
- Förenklad skattedeklaration.
- Regler och villkor som beskriver betalningsmetoder.
- Mycket mer, beroende på ditt företags förutsättningar.
Sammanfattningsvis – en faktura är en officiell, juridiskt stödd transaktionslogg mellan en köpare och säljare med uttömmande detaljer som säkerställer en gemensam förståelse mellan båda parter, juridisk ställning i händelse av en tvist, och fungerar som dokumentation för att stödja analytiska strävanden, skydda mot dåliga revisionsresultat, och max skattetid enklare.
Vilka typer av fakturor finns det?
När du hanterar, skickar eller tar emot fakturor är de vanligtvis en av fyra typer:
- Försäljningsfaktura: Den vanligaste typen, en försäljningsfaktura, är oftast det man tänker på när man hör termen. Till skillnad från ett försäljningskvitto innehåller en försäljningsfaktura detaljerad information om båda parter, prisinformation, betalningsinformation och mer. Dessutom, när pengar byter ägare och fakturan är undertecknad, fungerar dokumentet som ett juridiskt verktyg i händelse av en tvist.
- Proforma faktura: En proformafaktura är i grunden som en preliminär försäljningsfaktura – den ger köparen ett beräknat leveransdatum och kostnadsförslag innan man fortsätter med arbetet eller skickar varan. En proformafaktura låter köparen ställa frågor och förstå kostnaderna innan han åtar sig.
- Återkommande faktura: Om du är i en pågående köpare/säljare relation med varor som levereras eller tjänster som tillhandahålls på en periodisk men löpande basis, är det slöseri att manuellt generera och godkänna en faktura varje gång. Istället kommer du sannolikt att använda en återkommande faktura. Denna typ av faktura skickas före nästa cykels leveranser (dvs. månadsvis, kvartalsvis eller årligen) och måste betalas innan transaktionen genomförs. Det här är ungefär som en prenumeration på strömmande video – om du får en faktura på posten för Netflix den 31 decemberst för din 15 januarith månatlig förnyelse men betala inte, du förlorar åtkomst.
- Tidrapportfaktura: Om du arbetar med ett tjänstebaserat företag, som konsulter eller outsourcade bokföringstjänster, kommer din leverantör att logga sina anställdas tid under varje period och konsolidera summan på en tidrapport. Den här fakturan kommer att innehålla timpriset per anställd, totalt antal arbetade timmar, vad de anställda arbetat med (en kort referensnota räcker vanligtvis) och vilka administrativa avgifter du än gick med på inom avtalet.
Andra typer av fakturor inom bokföring inkluderar:
- Försenad faktura
- Konsoliderad faktura
- Retainer- och mellanfakturor
- Kredit- och debetnotor
- Kommersiell faktura (används i gränsöverskridande transaktioner för tullen)
Hur ser en faktura ut?
Många fakturamallar finns tillgängliga, och de är alla anpassningsbara efter dina unika behov. Här är ett exempel på hur fakturor vanligtvis ser ut – det beskriver datum, parter i transaktionen, levererade varor/tjänster, betalningsinformation och eventuell ytterligare information som krävs.
Vad är syftet med en faktura?
I grunden uppfyller en faktura alla standardfunktioner för ett kvitto men erbjuder ytterligare fördelar för både köpare och säljare.
Dokument- och journalhantering
När du utför transaktioner som ett företag är du juridiskt skyldig att hålla strikt redovisning för alla köp och försäljningar. Effektiv fakturering innebär att du är skyddad från revision eller rättslig strävan, och kvalitetsredovisning gör skatteregistreringen mycket enklare varje år.
Inte bara fakturering är en del av Obligatorisk registerhantering, men att ha kontroll över din dokumentation är ett tecken på övergripande hälsa. Om du inte kan göra de små sakerna rätt kommer du aldrig att göra de stora sakerna korrekt – och fakturering är en av de små sakerna som representerar din övergripande organisatoriska effektivitet.
Betalningsspårning och dataanalys
En kärnfunktion av kontoavstämning inkluderar fakturahantering – utan fakturering kommer du inte att kunna matcha transaktioner mellan inköpsorder och varumottagningsbekräftelse effektivt. Fakturan är också den tredje delen av 3-vägsmatchning och en kärnfunktion i redovisningspraxis som fakturamatchning.
Samtidigt, om du jonglerar med många leverantörer och leverantörer, måste du hålla koll på kassaflödet och hur mycket du är skyldig vem. Välorganiserad fakturering hjälper till att upprätthålla jämvikt i ditt betalningslandskap, vilket säkerställer att du upprätthåller en kvalitetsrelation mellan ditt företag och leverantörer.
Om du har utvecklat ett tillräckligt djup för fakturafakturering kan dokumentationen också fungera som effektiv matarinformation för dataanalys, särskilt om du är på leverantörssidan. Fakturering hjälper till att fastställa köptrender, affärscykler och mer för att hjälpa dig att informera din marknadsföringsstrategi. Från upphandlingssidan hjälper effektiv fakturaanalys också att minska kostnaderna och identifiera slöseri eller ineffektivitet.
rättsskydd
Medan effektiva fakturor hjälper till att skydda mot revisions- eller skatteproblem, är de också ett verktyg i din juridiska arsenal. Eftersom undertecknade fakturor är en del av avtalsavtal och förfaranden kan du använda fakturering för att säkerställa att du betalar det överenskomna priset för varor eller tjänster eller får ordentligt betalt som leverantör. Detta kan hjälpa till att skydda mot oseriösa stämningar eller fungera som en utställning om du tvingas in i domstolssystemet för att tvinga fram betalning.
Vilka uppgifter innehåller en faktura?
Även om formen kan variera mellan sektorer och företag, gör det inte funktionen. Du kommer vanligtvis att inkludera de flesta, om inte alla, av dessa kärndetaljer:
- Fakturanummer för att effektivt arkivera och spåra fakturor och betalningar i hela ditt företag.
- Datum då tjänster utfördes eller varor levererades (eller prognoser i fallet med en proformafaktura), samt datumet då fakturan upprättades och skickades.
- Kontaktuppgifter till köpare och säljare.
- Alla tillämpliga villkor, dvs betalning på netto-30 villkor, eventuella tvistklausuler, etc.
- Detaljerad information för varje levererad vara eller tjänst som tillhandahålls tillsammans med prissättningen för den specifika raden, antingen som ett enhetspris eller kollektivt debiterad.
- Alla tillämpliga skatter.
- Total skyldig och valutainformation om det är en internationell transaktion.
- Eventuellt ytterligare memo, anteckning eller personligt meddelande till mottagaren.
När ska du skicka fakturor?
Det finns ingen "bästa tidpunkt" att skicka en faktura, men en bra tumregel är det tidigt och ofta. Kommunikation är nyckeln i alla aspekter av livet, men särskilt när man är engagerad i B2B- eller B2C-tjänster som har stora juridiska konsekvenser.
Även om dina specifika affärsbehov driver timing, är det en god praxis att skicka en proformafaktura efter att ha sammanställt kundens krav för att säkerställa att du är på samma sida och skickar försäljningsfakturan snabbt efter mottagandebekräftelse eller när tjänsterna är helt utförda. Fakturering i efterhand kallas fakturering vid leverans.
Om du arbetar med en ny kund eller om kontraktet är särskilt stort, kanske du också vill skicka en preliminär faktura innan arbetet påbörjas för att säkra en handpenning. Det här kallas avancerad fakturering. På samma sätt, om avtalet är långt, en mellanperiodsfaktura eller faktura enligt uppsättning, kan förutbestämda milstolpar hjälpa till att säkerställa att ni båda är på rätt spår vad gäller fakturerad tid och budget.
Fakturor och internkontroller
Fakturor är en central del av 3-vägsmatchning och därmed avgörande för att vara effektiv leverantörsskulders interna kontroller. Att spåra fakturaflödet längs dess väg hjälper till att säkerställa att du får varor beställda i rätt tid enligt den överenskomna kostnaden samtidigt som du skyddar mot anställdas bedrägeri eller ensamutgifter.
Inom leverantörsskulder eller kundfordringar, beroende på din roll som köpare eller leverantör, hjälper fakturan också att hantera ditt kreditkonto eftersom den tas emot före betalning. Ur ett försäljningsperspektiv hjälper fakturering dig också att hålla koll på dina lagernivåer eller personalbehov om du är en tjänstebaserad verksamhet.
Slutsats
Fakturering är inte komplicerat i sig, men beroende på ditt företags storlek och omfattning kan du snabbt bli överväldigad när du jonglerar med många fakturor och säkerställer att betalningen skickas (eller tas emot) i rätt tid och på ett korrekt sätt.
Idag förändras fakturering snabbt eftersom digitalisering och gränsöverskridande transaktioner blir normen. En mängd automatiserad AP och faktureringsprogramvara hjälper användare att automatisera sin fakturaprocess, inklusive anpassade mallar för att snabbt leverera fakturor till köpare och effektivisera leverantörsskulder och arbetsflöden för fakturagodkännande vid genomförande av kontoavstämning eller upphandlingsprocesser.
Eftersom nästa generations faktureringsplattformar är helt digitala, kommer du också att spara pengar genom att minska bemanningskraven och låta anställda fokusera på att förbättra din affärsposition snarare än att gå igenom mängder av manuell data. Om du skickar eller tar emot fysiska fakturor erbjuder många plattformar också optisk teckenigenkänning (OCR), en teknik som automatiskt fyller i digital text och information som skannats från fysiska dokument.
Kom ihåg att att göra de små sakerna på rätt sätt är en grund för effektiv ledning – och att hålla ett hårt lock över din faktureringsprocess är en av de lätta vinsterna som gör att din organisation blir framgångsrik.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/what-is-an-invoice/
- :är
- :inte
- $UPP
- a
- Able
- Om oss
- ovan
- tillgång
- Enligt
- Konto
- Redovisning
- konton
- leverantörsskulder
- tvärs
- Annat
- administration
- Efter
- mot
- överens
- avtal
- Alla
- tillåter
- längs
- vid sidan av
- också
- an
- analys
- Analytisk
- analytics
- och
- Årligen
- vilken som helst
- tillämplig
- godkännande
- ÄR
- Arsenal
- AS
- be
- aspekter
- At
- revision
- automatisera
- automatiskt
- tillgänglig
- B2B
- B2C
- grund
- BE
- blir
- innan
- Börjar
- Fördelarna
- mellan
- Bortom
- Stor
- Bill
- fakturering
- båda
- båda parter
- bredare
- budget
- företag
- företag
- men
- KÖPARE..
- köpare
- Uppköp
- by
- kallas
- KAN
- Vid
- Kontanter
- byta
- Förändringar
- byte
- karaktär
- laddad
- omständigheter
- klient
- kollektivt
- begå
- Gemensam
- Kommunikation
- Företagets
- komplex
- oro
- slutsats
- villkor
- bekräftelse
- konsolidera
- konsulter
- innehålla
- kontrakt
- bidra
- kontroll
- Kärna
- korrekt
- korrekt
- Pris
- Kostar
- Domstol
- kredit
- kritisk
- gränsöverskridande
- Valuta
- anpassningsbar
- kundanpassad
- tullen
- Klipp
- sänka kostnaderna
- cykler
- datum
- Data Analytics
- datahantering
- datapunkter
- Datum
- Debitera
- December
- Beslutsfattande
- leverera
- levereras
- leverans
- beroende
- djup
- detalj
- detaljerad
- detailing
- detaljer
- Bestämma
- utvecklade
- skilja sig
- olika
- svårigheter
- digital
- digitalisering
- Tvist
- do
- dokumentera
- dokumentation
- dokument
- gör
- inte
- gör
- gjort
- inte
- ner
- driv
- e
- varje
- lätt
- Effektiv
- effektivt
- effektivitet
- Anställd
- anställda
- strävanden
- ingrepp
- säkerställa
- säkerställer
- säkerställa
- Företag
- Jämvikt
- väsentligen
- beräknad
- etc
- händelse
- exempel
- Utför
- exekvera
- uppvisar
- Faktum
- avgifter
- Fil
- Arkivering
- finansiella
- Firm
- flöda
- Fokus
- För
- formen
- fundament
- fyra
- bedrägeri
- från
- fullständigt
- fungera
- funktioner
- generera
- skaffa sig
- få
- god
- varor
- händer
- Har
- Hälsa
- höra
- hjälpa
- hjälper
- innehar
- helhetssyn
- värd
- ÖPPETTIDER
- Hur ser din drömresa ut
- HTTPS
- i
- identifiera
- if
- förbättra
- in
- innefattar
- innefattar
- Inklusive
- ineffektivitet
- info
- underrätta
- informationen
- istället
- tillfällig
- inre
- in
- lager
- faktura
- Fakturahantering
- fakturor
- fakturering
- IT
- DESS
- sig
- Januari
- bara
- Ha kvar
- hålla
- Nyckel
- Snäll
- liggande
- Large
- Stämningar
- Adress
- lagligt
- uthyrning
- nivåer
- livet
- tycka om
- sannolikt
- linje
- liten
- log
- se
- ser ut som
- förlorar
- bibehålla
- GÖR
- hantera
- ledning
- hantera
- sätt
- manuell
- manuellt
- många
- Marknadsföring
- Match
- matchande
- karmic
- max
- Maj..
- betyder
- Memo
- meddelande
- Metodik
- kanske
- delmål
- pengar
- månad
- mer
- mest
- mycket
- mängd
- Behöver
- behov
- Netflix
- aldrig
- Nya
- Nästa
- Nej
- Notera
- antal
- OCR
- of
- Erbjudanden
- tjänsteman
- Ofta
- Olja
- on
- gång
- ONE
- pågående
- endast
- or
- beställa
- ordrar
- organisation
- organisatoriska
- utfall
- övergripande
- överväldigad
- sida
- betalas
- del
- särskilt
- parter
- bana
- Betala
- betalar
- betalning
- betalningar
- för
- perioden
- periodisk
- personlig
- perspektiv
- fysisk
- bit
- Plattformar
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- plus
- poäng
- dålig
- positionering
- praktiken
- praxis
- preliminära
- beredd
- pris
- prissättning
- Innan
- Pro
- förfaranden
- process
- upphandling
- utsprång
- ordentligt
- skydda
- skyddad
- skydda
- skydd
- inköp
- inköp
- Syftet
- utförandet
- kvalitet
- kvartalsvis
- frågor
- snabbt
- citera
- förgreningar
- snabb
- Betygsätta
- snarare
- kvitton
- motta
- mottagna
- mottagande
- avstämning
- post
- register
- återkommande
- reducerande
- referens
- om
- relation
- renderade
- representerar
- Obligatorisk
- Krav
- höger
- Roll
- Regel
- försäljning
- Samma
- Save
- omfattning
- Sektorer
- säkra
- se
- Säljare
- sända
- skicka
- skickas
- tjänar
- serverar
- service
- Tjänster
- in
- uppsättningar
- Sköld
- skall
- sida
- signera
- signerad
- Enkelt
- enklare
- eftersom
- Storlek
- Small
- specifik
- Spendera
- bemanning
- standard
- stående
- Strategisk
- Strategi
- streaming
- effektivisera
- Strikt
- prenumeration
- framgång
- tillräcklig
- leverantörer
- stödja
- Stöder
- system
- skatt
- skatter
- Teknologi
- mallar
- termin
- villkor
- Villkor
- text
- än
- den där
- Smakämnen
- deras
- Dessa
- saker
- tror
- Tredje
- detta
- de
- fastän?
- Genom
- hela
- Således
- tid
- tid
- Tidpunkten
- till
- verktyg
- Totalt
- spår
- Spårning
- transaktioner
- transaktion
- Transaktioner
- Trender
- Typ
- typer
- typiskt
- förstå
- förståelse
- unika
- till skillnad från
- på
- användning
- Begagnade
- användare
- vanligen
- leverantör
- försäljare
- Video
- vill
- var
- Avfall
- Sätt..
- VÄL
- były
- Vad
- Vad är
- oberoende
- när
- medan
- om
- medan
- helt
- kommer
- Vinner
- med
- inom
- utan
- Arbete
- arbetade
- arbetssätt
- år
- Om er
- Din
- zephyrnet