För flera år sedan ställde leverantörer och köpare upp på auktionshus för att handla och förhandla personligen för att hitta den bästa produkten till bästa pris (för båda parter). Det säger sig självt att Internet dödade auktionshuset för vardagliga B2B-förfrågan, men modellen fanns kvar. Även om förhandlingarna var digitaliserade och avlägsna, genomgick de flesta leverantörer och upphandlare en manuell, människodriven process. Under de senaste tio åren har upphandling i grunden varit ett analogt system som hanterats digitalt.
Men artificiell intelligens (AI), maskininlärning (ML) och automation förändrar det ramverket på ett lika dramatiskt sätt som att byta från auktionsblocket till en bärbar dator. Det heter och tenderar or e anbud, och det förändrar hur företag hanterar sina upphandlingscykeln på ett sätt som är mindre tidskrävande, stressande och i slutändan säkrare på många sätt för alla parter.
E-tendering har revolutionerat hur företag hanterar upphandla-till-betala-processer. Det är en digitaliserad, strömlinjeformad och effektiv process som eliminerar behovet av tidskrävande och felbenägen pappersarbete.
Men exakt hur fungerar e-tendering och vilka fördelar ger det? Det är vad vi kommer att utforska i denna lättförståeliga guide. Låt oss fördjupa oss i e-upphandlingar och deras fördelar och diskutera hur du automatiserar din elektroniska anbudsprocess.
Vad är e-tendering?
E-anbud är en onlineprocess för att lämna anbud och förslag på varor, tjänster eller projekt. E-tendering handlar om att maximera effektiviteten och transparensen i upphandlingsprocessen. Det är ett digitaliserat tillvägagångssätt för inköp som innebär att publicera, bjuda in, ta emot och utvärdera anbud online.
Som nämnts ovan är eTendering en fullständig övergång från äldre upphandlingsåtgärder (live-förhandling eller utdragen fram och tillbaka) till en online-AI-driven modell. Istället för ett auktionsblock utnyttjar leverantörer och köpare en mellanhand som är värd för e-tendersystemen. Detta är en viktig punkt – anpassningen till den nya modellen är enkel, med tanke på att du inte behöver köpa och installera dyr hårdvara eller navigera i komplexa mjukvarusystem. I de flesta fall är användarupplevelsen som du kan förvänta dig av alla onlinetransaktioner.
E-tendering omfattar hela livscykeln för ett standardanbud men är automatiserat. Vi ska titta på muttrarna och skruvarna för hur e-tendering fungerar på ett ögonblick, men i ett nötskal, den upphandlande parten lämnar in standarddokumentation och e-anbudsplattformen arbetar bakom kulisserna för att gifta sig med lämpliga och kvalificerade leverantörer med den köparen samtidigt som de uppfyller spektrumet av dokumentations- och efterlevnadskrav.
Hur fungerar e-Tendering?
E-upphandling tillåter anbudsgivare att lämna information som svar på en begäran om förslag (RFP) inom en fastställd deadline. Det involverar generera, utbyta dokument med e-signaturer och meddelandehanteringoch utvärdera leverantörer för upphandlingsmöjligheten.
Vid inhämtning av anbud via en e-upphandlingsplattform utfärdar en upphandlare en standardförfrågan om förslag/offert (RFP/RFQ), en anbudsinfordran (ITT) eller en anbudsinfordran (NIT). Dessutom kan en advokat förhandsgranska sökande genom att inkludera ett frågeformulär före intervjun och kan ofta utesluta vissa attribut om onlineupphandlingsplattformen tillåter det.
Därefter underlättar anbudsgivning online enkel screening och engagemang. Inköpsanställda kan gräva igenom dokumentation, köra due diligence på den potentiella leverantören direkt från plattformen och kontakta leverantörer för vidare diskussion. Dagarna av att gräva igenom e-posttrådar och bilagor för att hitta en specifik datapunkt är borta, som helhet upphandlings livscykel bor i ett centraliserat nav.
Likaså låter e anbuds- eller onlineanbudsplattformar granskare "rack and stack" leverantörer enligt deras due diligence och vad varje leverantör erbjuder. Detta hjälper till att skapa en kortlista för att enkelt jämföra val eller skicka upp kedjan till seniora ledare för slutgiltigt godkännande.
Slutligen, med många online anbudsplattformar, när den upphandlande parten vill dra avtryckaren på en viss leverantör, utlöses processen automatiskt vid godkännande. Detta inkluderar att skicka eller bekräfta slutliga villkor som är förförhandlade tillsammans med slutlig dokumentation som är nödvändig för efterlevnad och registerhantering.
e-Tendering i den verkliga världen
Webbanbudsgivning sker till stor del på de högsta nivåerna, dvs business-to-government (B2G) och enterprise business-to-business (B2B). Ofta stora och till sin natur byråkratiska på grund av sin omfattning har dessa enheter vanligtvis den största friktionen när de hanterar upphandling och anbud. För detta ändamål är online-upphandlingar en spelomvandlare för dessa storskaliga verksamheter.
B2G webbanbud
Globala regeringar vänder sig alltmer till elektroniska anbudsplattformar för att hantera anbudsinfordran. Eftersom regulatoriska och juridiska frågor är avgörande för statlig upphandling, försvinner många av huvudvärken förknippade med äldre anbudssystem att hålla upphandlingens livscykel på en centraliserad, tillgänglig och väldokumenterad plattform. Likaså innebär ett konstant fokus på kostnadseffektivitet att eTendering är ett utmärkt val för att minska papperssvinnet tillsammans med otaliga sparade arbetstimmar för anställda.
Även om e-tenderplattformar utökat sin räckvidd och räckvidd under de senaste åren, har de varit avgörande för statliga kontrakt i mer än ett decennium. Så långt tillbaka som 2007 använde Londontjänstemän eTendering-tjänster för att begära in anbud på mer än 2,000 XNUMX arbetskontrakt för att förbereda och stödja 2012 OS.
I det här fallet höll plattformen byggentreprenörer och leverantörer uppdaterade om nuvarande och framtida kontrakt för att låta dem positionera sig bäst för ett konkurrenskraftigt anbud. Samtidigt sparade processen Londontjänstemän otaliga timmar genom att konsolidera hela processen som sträcker sig över tusentals kontrakt till ett enda källsystem. Flytten framtvingade också efterlevnad och säkerställde korrekt journalföring som förblir granskningsbar idag, vilket skyddade upphandlare från rättstvister eller andra problem i samband med mycket konkurrenskraftiga kontraktsanbud.
B2B onlineupphandling
Thermo Fisher Scientific, ett stort amerikanskt företag som levererar en rad sjukvårds- och vetenskapliga apparater, är en banbrytande användare inom B2B elektroniska anbudsutrymmen. Företaget publicerade en fallstudie belyser hur övergången till en digital upphandlingsmodell effektivt revolutionerade dess B2B upphandling system och processer. Genom att utnyttja framväxande teknik kan Thermo Fishers kunder bekämpa sina största smärtpunkter: osynkroniserat inköpsorderflöde och mödosamma godkännandeprocesser. Med den nya plattformen:
1. Användare bläddrade säkert i Thermo Fishers onlinekatalog och lade till artiklar i sin kundvagn.
2. Beställningsteam lämnade sedan in vagnen till ledningen för godkännande.
3. Ledningen skickade en elektronisk inköpsorder genom systemet när den godkänts.
4. Under hela processen hade beslutsfattare i hela företaget synlighet samtidigt som de bibehöll korrekta register för senare användning.
Även om denna modell är mer i linje med "upphandla och betala" än elektroniskt anbud, är processerna och systemen jämförbara. I detta fall anlitar upphandlaren en enda säljare (Thermo Fisher). Utöka omfattningen endast något till flera leverantörer som är värd på en tredjepartsupphandlingsplattform, och effekten av webbanbud är tydlig. I denna hypotetiska:
1. Upphandlaren lämnar en anbudsförfrågan på tredje parts e-upphandlingsplattform.
2. Leverantörer, inklusive Thermo Fisher och konkurrenter, skickar sina förslag tillsammans med en digital katalog eller inventeringsblad.
3. Inköpsanställda bläddrar igenom varje möjlighet och begränsar urvalet till en kortlista för godkännande innan de fattar ett slutgiltigt beslut.
I det här fallet erbjuder webbanbud samma fördel som "upphandla och betala”-plattformen Thermo Fisher utvecklade, med en viktig fördel: istället för att förlita sig på enskilda leverantörer, kunde köparen ha skapat en konkurrenskraftig anbudsatmosfär som säkerställt att den fick den bästa produkten till lägsta pris, tillsammans med alla andra krav som upphandlaren ville ha (post -köpstöd, återkommande orderflöde, etc.).
Fördelar med e-Tendering
Medan vårt Thermo Fisher-exempel lyfte fram några detaljerade fördelar för inköpsteam, sticker de strategiska fördelarna på företagsnivå ut över elektroniska anbudsplattformar – vilket gynnar användare på teamnivå samtidigt som de förenklar saker och ting ur ett ledningsperspektiv:
- Kostnadsbesparingar: en primär fördel med eTendering är att du minskar arbetskostnaderna vid sidan av materialkostnader förknippade med analog upphandling.
- Bättre perspektiv: genom att utvärdera varje leverantör på deras meriter inom ett slutet ekosystem kan du enkelt bedöma varje budgivares relativa styrkor jämfört med varandra snarare än att diskret analysera förslag manuellt.
- Dokumentation och transparens: eftersom hela processen lever inom plattformen är alla på samma sida vad gäller omfattning och kvalifikationer. All dokumentation förblir lagrad inom det digitala ramverket på obestämd tid eller lagras lokalt efter upphandling för att tillgodose regulatoriska krav. Dessutom, även om det är ovanligt, hjälper det att upprätthålla register via e-tender eller online anbudsplattformar att mildra och åtgärda leverantörsbedrägeri när det inträffar.
Utmaningar inom e-Tendering
Naturligtvis, som med all ny eller framväxande teknik, är stötestenar och friktion oundvikliga. På samma sätt, förutom att bara ta till sig och integrera tekniken, kommer användare sannolikt att upptäcka att e-upphandling har vissa utmaningar jämfört med äldre processer:
- Inlärningskurva: även om de flesta upphandlingsplattformar som erbjuder e-anbudstjänster eller elektroniska anbudstjänster är intuitiva och enkla för digitala infödda, måste du fortfarande ta med dina anställda för att säkerställa att de utnyttjar tjänsten fullt ut och använder systemet på rätt sätt.
- Större förhandsarbete för leverantörer: beroende på köparens specifikationer kan leverantörer behöva slutföra mer förhandsgranskning eller inlämning av dokument än vad som annars förväntats.
- Unika budbegränsningar: vissa leverantörer erbjuder innovativa prisstrukturer utöver ett grundläggande fastprisbud. I dessa fall kan det hända att eTendering-plattformar inte underlättar denna prissättningsmöjlighet eftersom det inte är lätt att jämföra med andra budgivare.
Slutsats
E-tendering har funnits ett tag, men AI- och automationsutvecklingen har skjutit upp branschen på högvarv under de senaste två åren. eTendering jämnar ut de svåra problem som vanligtvis förknippas med äldre upphandling och hjälper både leverantörer och köpare att maximera sina möjligheter och säkra det mest ömsesidigt fördelaktiga kontraktet som passar den aktuella uppgiften.
Särskilt inom statliga entreprenader lyfts den ökande vikten av byråkratiska och regulatoriska krav genom att utnyttja e-upphandlingsplattformar. Istället för att sålla igenom mängder av anbudsdokumentation för att validera kvalificeringen innan budet bedöms, förgranskar eTendering-plattformarna enligt köparens parametrar. Och eftersom all dokumentation lagras i evighet (om det garanteras av plattformen), kan köpare vara lugna med att veta att de har en transparent och tillgänglig pappersbana.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/e-tendering/
- : har
- :är
- :inte
- $UPP
- 000
- 1
- 2024
- a
- Om Oss
- ovan
- tillgänglig
- Enligt
- exakt
- tvärs
- Handling
- anpassning
- tillsats
- Anta
- Efter
- sedan
- AI
- AI-powered
- Justerar
- lika
- Alla
- tillåter
- vid sidan av
- också
- an
- analoga
- analys
- och
- Annan
- vilken som helst
- sökande
- tillvägagångssätt
- lämpligt
- godkännande
- godkänd
- ÄR
- runt
- konstgjord
- artificiell intelligens
- Konstgjord intelligens (AI)
- AS
- bedöma
- bedöma
- associerad
- säker
- At
- Atmosfär
- attribut
- Auktion
- granskbar
- automatisera
- Automatiserad
- automatiskt
- Automation
- B2B
- tillbaka
- grundläggande
- I grund och botten
- varit
- innan
- bakom
- bakom kulisserna
- fördelaktigt
- fördel
- gynnar
- Fördelarna
- BÄST
- Bortom
- bud
- störst
- Blockera
- Block
- båda
- båda parter
- byråkratisk
- företag
- men
- Köp
- KÖPARE..
- köpare
- by
- kallas
- KAN
- Vid
- fall
- katalog
- centraliserad
- vissa
- kedja
- utmaningar
- byte
- val
- val
- klar
- vanligen
- Företag
- företag
- jämförbar
- jämföra
- jämfört
- konkurrenskraftig
- konkurrenter
- fullborda
- komplex
- Efterlevnad
- oro
- slutsats
- med tanke på
- konsolidera
- konstant
- konstruktion
- kontakta
- kontrakt
- upphandlande
- Företag
- kontrakt
- Pris
- Kostar
- kunde
- Kurs
- Täcker
- skapa
- skapas
- Aktuella
- kurva
- Kunder
- datum
- Dagar
- tidsfrist
- behandla
- årtionde
- Beslutet
- beslutsfattare
- definition
- gräva
- krav
- beroende
- utvecklade
- utvecklingen
- enheter
- GRÄV
- digital
- digitalt
- digitaliseras
- flit
- direkt
- diskutera
- diskussion
- avlägsen
- dokumentera
- dokumentation
- gör
- gjort
- inte
- dramatiskt
- grund
- e
- varje
- lätt
- lätt
- ekosystemet
- effekt
- effektivt
- effektivitet
- effektiv
- Elektronisk
- berättigande
- eliminerar
- Anställd
- anställda
- änden
- ingrepp
- säkerställa
- säker
- säkerställa
- Företag
- företagsnivå
- Hela
- enheter
- etc
- utvärdering
- dagliga
- alla
- exakt
- exempel
- utbyte
- Bygga ut
- expanderade
- förvänta
- förväntat
- erfarenhet
- utforska
- främja
- underlättar
- långt
- bekämpa
- slutlig
- hitta
- flöda
- Fokus
- För
- Ramverk
- friktion
- från
- full
- fullständigt
- ytterligare
- Vidare
- framtida
- spel-växlare
- Gear
- Går
- borta
- varor
- fick
- Regeringen
- Regeringar
- grynig
- störst
- styra
- hade
- sidan
- hantera
- hårdvara
- Har
- huvudvärk
- hälso-och sjukvård
- hjälper
- Hög
- högsta
- Markerad
- belysa
- höggradigt
- värd
- värd
- ÖPPETTIDER
- Huset
- hus
- Hur ser din drömresa ut
- How To
- http
- HTTPS
- Nav
- i
- if
- med Esport
- in
- innefattar
- Inklusive
- ökande
- alltmer
- industrin
- oundviklig
- informationen
- inneboende
- innovativa
- insikter
- installera
- istället
- Integrera
- Intelligens
- Internet
- in
- intuitiv
- lager
- inbjudan
- inbjudande
- innebär
- isn
- problem
- IT
- artikel
- DESS
- hålla
- hålls
- Nyckel
- Menande
- arbetskraft
- laptop
- Large
- storskalig
- till stor del
- senare
- ledare
- inlärning
- Legacy
- Adress
- mindre
- Låt
- Lets
- Nivå
- nivåer
- Hävstång
- hävstångs
- livscykel
- Lifted
- tycka om
- sannolikt
- fodrad
- Rättstvister
- lever
- Bor
- ll
- lokalt
- london
- se
- lägst
- Maskinen
- maskininlärning
- upprätthålla
- Framställning
- hantera
- förvaltade
- ledning
- chefs
- hantera
- manuell
- manuellt
- många
- Materialet
- Maximera
- maximera
- Maj..
- betyder
- förtjänster
- Mildra
- ML
- modell
- ögonblick
- mer
- mest
- flytta
- multipel
- ömsesidigt
- Navigera
- nödvändigt för
- Behöver
- förhandlingar
- Nya
- Ny plattform
- Lägga märke till..
- Nötskal
- of
- erbjudanden
- erbjuda
- Erbjudanden
- tjänstemän
- Ofta
- on
- Ombord
- gång
- ONE
- nätet
- endast
- till
- Verksamhet
- möjligheter
- Möjlighet
- or
- beställa
- Övriga
- annat
- vår
- ut
- över
- sida
- Smärta
- Papper
- pappersarbete
- parametrar
- Yttersta
- särskilt
- parter
- parti
- Tidigare
- Plåster
- personen
- perspektiv
- Banbrytande
- svängbara
- plattform
- Plattformar
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- Punkt
- poäng
- placera
- potentiell
- Förbered
- pris
- prissättning
- primär
- Prime
- process
- processer
- upphandling
- Produkt
- projekt
- ordentligt
- förslag
- förslag
- publicerade
- publicering
- inköp
- inköpsorder
- sköt
- kvalifikationer
- kvalificerad
- område
- snarare
- nå
- verklig
- mottagande
- senaste
- post
- register
- återkommande
- minska
- refererade
- om
- regulatorer
- relativ
- förlita
- förblev
- resterna
- begära
- Krav
- forskning
- respons
- REST
- begränsningar
- revolution
- Körning
- s
- säkrare
- Samma
- sparade
- Besparingar
- säger
- scener
- vetenskaplig
- omfattning
- screening
- säkra
- säkert
- Val
- sända
- skicka
- senior
- service
- Tjänster
- in
- ark
- SKIFTANDE
- Enkelt
- förenkla
- helt enkelt
- eftersom
- enda
- Mjukvara
- värvning
- några
- Källa
- Sourcing
- Utrymme
- spänning
- specifik
- specifikationer
- Spektrum
- stå
- standard
- Fortfarande
- lagras
- Strategisk
- strömlinjeformad
- styrkor
- strukturer
- stöte
- underkastelse
- skicka
- lämnats
- leverantörer
- leverera
- stödja
- system
- System
- uppgift
- grupp
- lag
- tech
- tio
- Anbud
- villkor
- än
- den där
- Smakämnen
- deras
- Dem
- sig själva
- sedan
- Dessa
- de
- saker
- tredje part
- detta
- fastän?
- tusentals
- Genom
- hela
- tid
- tidskrävande
- till
- i dag
- trail
- transaktion
- övergång
- transitio
- Öppenhet
- transparent
- utlösa
- två
- typiskt
- Ytterst
- Ovanlig
- gick
- på
- us
- användning
- Begagnade
- Användare
- Användarupplevelse
- användare
- med hjälp av
- BEKRÄFTA
- leverantör
- försäljare
- synlighet
- ville
- vill
- Avfall
- Sätt..
- sätt
- we
- webb
- webp
- vikt
- były
- Vad
- Vad är
- oberoende
- Hjul
- när
- medan
- kommer
- med
- inom
- utan
- Arbete
- fungerar
- år
- Om er
- Din
- zephyrnet