Vad är fakturahantering? – Fakturahantering förklaras

Fakturahantering eller fakturahantering är hela skalan av operationer som är förknippade med affärsänden (ordlek oavsiktlig) av att köpa produkter/tjänster från en leverantör.

Hur enkelt det än kan låta – ta emot fakturan, kontrollera att den är korrekt, betala fakturan, avsluta transaktionen – fakturahantering är i de flesta fall inte ett förenklat arbetsflöde. Varje försening eller avbrott i denna process kan ha en negativ inverkan på dina relationer med leverantörer och hindra snabb leverans av tjänster, förnödenheter och material.

Låt oss se hur fakturor behandlas och hur AP-automatisering hjälper till att effektivisera fakturahantering för att hjälpa företag att driva mer effektivt.

Vad är fakturahantering?

Fakturahantering är det arbetsflöde som följs av leverantörsreskontrateamet från det att det tar emot en leverantörsfaktura. Den omfattar alla steg från att ta emot en leverantörs faktura till att registrera betalningen efter lämpliga kontroller och godkännanden.

En faktura kan endast behandlas för betalning när den har rensat alla fakturahanteringssteg. Här är fakturahanteringsstegen i detalj:

Arbetsflödet för fakturahantering

• Samla in och organisera fakturor som skickas in via flera kanaler: e-post, post etc.
• Fånga in fakturadata, tilldela huvudbokkoder och matcha fakturadata med stöddokument (PO:s eller kvitton).
  • vid avvikelser returneras fakturan till säljaren.
• Skicka fakturor till auktoriserade godkännare för att godkänna eller avvisa, baserat på interna utgiftspolicyer.
• Ställ in betalningar via banköverföring, ACH eller kolla efter godkända fakturor.
• Registrera betalningen i ditt affärssystem eller bokföringsprogram.

Ett strömlinjeformat arbetsflöde för fakturahantering är avgörande för att identifiera leverantörsskulder och optimera kassaflödet för att möta giltiga betalningar.

Hur hanterar man fakturor?

I medelstora och stora företag är fakturahantering en del av AP-processen. Processen fakturahantering är viktigt inte bara för att organisera kassaflödet utan också för att hantera leverantörer och leverantörer för att säkerställa snabba upphandlingar.

Konventionell hantering av faktura innefattar följande grundläggande steg:

• Bedömning av fakturan som mottagits från leverantören: En faktura tas först emot från en leverantör för en produkt eller tjänst som vanligtvis har beställts genom en inköpsorder (PO). Personalen för hantering av leverantörsfakturor registrerar fakturan i reskontra med en identifieringskod (huvudboken eller GL-koden).
• Fakturamatchning: Uppgifterna på fakturan, inklusive typ av produkt/tjänst som beställts, överenskommet pris, leveransdatum etc., jämförs med den ursprungliga PO. Om fakturan höjs efter leverans av produkten/tjänsten, matchas även fakturauppgifterna med uppgifterna på leveranskvittot. Detta ttrevägsmatchning” tar upp frågor som:

o Matchar betalningsvillkoren?

o Ingår några utlovade rabatter?

o Har fakturan kodats till lämpliga utgiftskonton?

o Finns det prestationsproblem efter mottagandet som motiverar innehållande av betalning?

• Kontrollera för avvikelser: Alla avvikelser i fakturadata flaggas som ett undantag. AP-personalen kontaktar sedan säljaren och den berörda avdelningen inom företaget för att åtgärda felet/avvikelsen. När undantaget är löst, utfärdas fakturan på nytt av leverantören, och fakturamatchningsprocessen upprepas.
• Få lämplig auktorisering och godkännanden: Beroende på företagets policy dirigeras fakturan till olika ledningsnivåer för verifiering och godkännande. Antalet och arten av godkännanden som krävs beror på företagets policy och storlek. Andra faktorer inkluderar avdelningar som är involverade i inköps- och upphandlingsprocessen, produkttyp och fakturabelopp. Till exempel kan vissa företag begära godkännanden på ledningsnivå för fakturavärden högre än en viss tröskel.
• Auktorisera fakturabetalning: Efter alla nivåer av godkännande betalas fakturan i enlighet med de villkor som förhandlades fram med leverantören. Betalningen kan ligga på AP-avdelningen, ekonomiavdelningen eller inköpsavdelningen, beroende på affärsstruktur. Betalningen behandlas som checkar, banköverföringar eller andra metoder, enligt förutbestämda villkor.
• Stänga transaktionen: När betalningen har gjorts stängs just det fakturaspåret och transaktionen registreras som fullständig. Faktura- och betalningsuppgifterna arkiveras i GL för framtida revisioner.

---

Vill du automatisera dina manuella AP-processer? Boka en 30-minuters livedemo för att se hur Nanonets kan hjälpa ditt team att implementera från början till slut AP-automatisering.

Planera en demonstration

[Inbäddat innehåll]

---

Utmaningar vid hantering av fakturor

1. Missade eller förlorade fakturor

Detta är ett problem när ett företag hanterar flera leverantörer och många fakturor dagligen. Problemet förvärras av att fakturor kan tas emot i olika format – som papperskopior, skannade pdf-filer, ordbehandlingsfiler etc. Det blir utmanande att hantera dessa olika former av fakturor, som tas emot vid olika tidpunkter, och ofta av olika personal. .

Missade fakturor leder till försenade betalningar och tillhörande straffavgifter, ansträngda leverantörsrelationer, förseningar i drift och revisionsproblem.

2. Felaktiga eller saknade data

En faktura innehåller kritiska data som företags-ID, skatteinformation, tillhandahållen tjänst/produkt, pris, leveransstatus etc. Om fakturor är i olika format blir det krångligt, för att inte säga omöjligt att kontrollera alla giltiga uppgifter från dem. Några misstag som är lätta att missa är:

– Använder fel namn på klienten

– Inte specificera produkter/tjänster tydligt

– Matchar inte det efterfrågade varumärket

– Beräkningsfel

– Att inte använda rätt valuta

– Utan att nämna förfallodatum

– Utan att nämna rabatter eller straffavgifter

– Skattesatsfel

Enligt Ivriga partners, nästan en fjärdedel av alla fakturor flaggas för undantag som måste åtgärdas av leverantörsreskontra fakturahanteringspersonal. Fakturafel leder till både pengar och tidsförluster.

Det har varit rapporterade att enbart sjukhus förlorar cirka 68 miljarder dollar per år på grund av faktureringsfel. Fel i pappersbaserade fakturor är ganska dyra att åtgärda – rättelse av fakturadata kan kosta $53.50 per faktura i snitt!

Problemen i samband med manuell fakturahantering bidrar till över 30 % av AP-teamets kostnader. Att kontrollera noggrannheten tar också orimligt mycket tid i anspråk och om det upptäcks som otillräckligt eller felaktigt, skulle det uppstå undantag ta mer tid att lösa. Sådana fakturahanteringsförseningar påverkar betalningsplanerna. Nästan 1 av 5 företag förlora på fördelaktiga villkor och rabatterade priser på grund av försenade betalningar från leverantörer.

3. Okänd fakturastatus

Den aktuella statusen för en faktura i dess behandlingsschema är ofta okänd, särskilt om det finns många intressenter inblandade i processen. Var är det? Vem har godkänt det? Vad mer behövs? När kommer betalningen att göras? Det är frågor som ofta uppstår på grund av bristande transparens.

4. Fakturadirigeringsfel

Det kan finnas flera leverantörer som dagligen utfärdar många fakturor till ett företag. Efter preliminär kontroll sorterar AP-fakturahanteringsteamet varje faktura i routingkön. Även den mest effektiva AP-specialisten kan göra ett misstag när du skickar en faktura. När en faktura skickas felaktigt går den igenom onödiga steg – slöseri med tid och mänsklig ansträngning. Detta "high-touch"-scenario är särskilt stressande, särskilt när AP-teamet måste stänga böcker med jämna mellanrum. Således, även om leverantörsreskontra team är utformade för att förbättra inköp och upphandling I själva verket skulle de kunna spendera orimligt mycket tid på att jaga fakturor genom den komplexa godkännandevägen och åtgärda resulterande fel som uppstår i kedjan.

Praktiska konsekvenser av problem med fakturahantering

Problemen med det traditionella process för fakturahantering, som anges i föregående avsnitt, kan ha allvarliga konsekvenser för ett företags produktivitet och lönsamhet:

• Förlust i effektivitet och produktivitet: Att kontrollera en faktura, hantera fel och undantag, spåra dess förlopp, få godkännanden och betala fakturan är tidskrävande processer. Den tid som "slösas bort" på sådana uppgifter skulle användas bättre på uppgifter som bidrar till företagsvärde. De repetitiva uppgifterna i samband med fakturahantering kan kväva produktiviteten i en organisation.
• Anställdas moral och kultur: 60 % av AP-personalen enligt uppgift hitta fakturahantering den mest avskyvärda sysslan i deras jobb – missnöje med mer än hälften av deras jobb leder till förlust av moral och entusiasm bland arbetarna. Det är naturligt att anställda finna tid som ägnas åt intressanta aspekter av deras jobb givande. Att minimera vardagliga sysslor i fakturahanteringsprocessen och öka tid som ägnas åt utmanande och intressanta aspekter av en anställds jobb kan förbättra arbetstillfredsställelsen och därmed behålla anställda.
• Eskalerande skulder: Förseningar orsakade i fakturahanteringsarbetsflödet kan resultera i fakturor som inte går att åtgärda. Detta kan leda till upplupna skulder över tid, eskalerande tryck vid revisionsperioder och bristande efterlevnad. Alla dessa påverkar resultatet.
• Sårbarhet för bedrägeri: Vissa bedrägerier som inträffar i fakturaprocessen inkluderar bedrägerier från tredje part, felaktigt uttag av arbete, dubbletter av betalningar och andra interna fel. Fakturabedrägerier kan visa sig som onormal fakturavolym, oöverensstämmelse mellan levererad produkt/tjänst och fakturaspecifikationer, avvikelser mellan PO och faktura och tvivelaktigt beteende hos anställda. Manuella fakturahanteringsuppgifter kan vara tråkiga och resultera i mental slöhet. Detta kan leda till att bedrägerier missas vid kontroll av fakturor för fel och dataproblem. Detta gäller särskilt under kristider. Till exempel covid-19-pandemin enligt uppgift ökade förekomsten av fakturabedrägerier under 2020. Fakturabedrägerier är svåra att upptäcka manuellt, särskilt när affärsvolymen är hög.
• Decentraliserad fakturahantering: Frånvaron av ett konsekvent eller sammanhållet arbetsflöde för fakturahantering kan leda till fragmenterade processer, vilket i sin tur kan hämma centraliserad synlighet och styrning.
• Hinder för uppskalning: När företaget växer blir den manuella fakturahanteringen svårhanterlig. Att fortsätta att hålla fast vid det som förmodligen fungerar för en liten installation hindrar således expansion och potential att skala. Det yttersta målet för alla företag är inte att upprätthålla status quo utan att växa!

---

Ställ in beröringsfria AP-arbetsflöden och effektivisera leverantörsreskontraprocessen inom sekunder. Boka en 30-minuters livedemo nu.

Planera en demonstration

---

Automatiserad fakturahantering

Automatiseringen av fakturahantering erbjuder en tydlig lösning på de flesta, om inte alla problem som är förknippade med denna manuella process. Förbehållet "om inte alla" uppstår på grund av det mindre behovet av manuellt ingripande i vissa skeden. Icke desto mindre kan automatisering av många av de repetitiva uppgifterna i processen spara tid, spara pengar, bevara anställdas moral och upprätthålla goda leverantörsrelationer.

Helt beröringsfri fakturadirigering – automatisk behandling av fakturor från mottagande till stängning, utan manuellt ingripande – är fortfarande sällsynt. A undersökning som utförs bland personal involverad i AP-processer visar ett överväldigande stöd för att automatisera en majoritet av de manuella uppgifterna.

Några specifika fördelar med automatiseringen av vissa eller de flesta uppgifter i fakturahanteringsarbetsflödet är:

• Datakoherens: Automatiserade fakturahanteringsverktyg inkluderar ofta automatiserade dataextraktionsverktyg som kan extrahera relevant data från fakturor och spara dem i ett standardiserat format som skulle underlätta efterföljande kontroller och godkännanden. Många fakturahanteringsverktyg kommer med inbyggda OCR-moduler som kan extrahera relevant data från fakturor. AI-aktiverad verktyg för fakturahantering som Nanonets kan tränas för att extrahera specifik data från en mängd olika format av fakturor.
• Snabbare trevägsmatchning: Automatiserade trevägsjämförelser av fakturan med inköpsordern och kvittot är snabbare än manuella valideringar eftersom all data som är relevant för transaktionen lagras digitalt på samma plats och enkelt kan jämföras antingen visuellt eller genom AI-baserad programvara. Automatiserade arbetsflöden för fakturahantering kan integreras med databaser och andra redovisningssystem för automatisk matchning utan mänsklig inblandning.
• Effektiviserade godkännanden: Automatisk överföring av fakturan från ett steg till nästa och uppsättning av påminnelser för godkännande kan undvika förseningar i behandlingen av fakturan. Inkluderandet av oförutsedda händelser och påminnelser i arbetsflödet kan eliminera flaskhalsar. Integreringen av elektroniska signaturer och digitala formulär kan möjliggöra on-the-go godkännanden från olika deltagare i processen så att fysisk frånvaro från kontoret inte skulle försena godkännandeprocessen.
• Processtransparens: Åtkomst på flera nivåer till data och centraliserad datalagring kan möjliggöra transparens. Automatiseringen av fakturahantering skapar också en revisionsspår för att spåra fakturans framsteg längs kontrollpunkterna.
• Datasäkerhet: Digitalisering av fakturadata kan förhindra förlust av information som vanligtvis förknippas med fysisk flyttning av dokumentet för validering och godkännande. Automatisering kan också möjliggöra integration av fakturahanteringens arbetsflöde med företagets dokumenthanteringssystem och andra bokföringsverktyg för revisions- och arkiveringsändamål. Det hjälper också till med regelefterlevnad.
• Bättre affärsintelligens: Automatiserad fakturahantering kan möjliggöra enkel åtkomst och bedömning av inköpsdata och utgifter, vilket möjliggör bättre analyser och beslutsfattande.
• Underhåll av leverantörsrelationer: Frånvaron av förseningar och organiserad hantering av fakturor resulterar i snabba betalningar, bättre leverantörskommunikation och därmed produktiva relationer med leverantörer.
• Eliminering av bedrägerier: Att automatisera arbetsflöden för godkännande av faktura kan eliminera bedrägerier genom att placera kontroller över hela arbetsflödet och öka synligheten. Oegentligheter kan automatiskt flaggas under automatiserad trevägsmatch. Och elektronisk signaturverifiering kan förhindra både interna/externa bedrägerier och tillhörande förluster.

AP-processer som passar bra för automatisering

Några av fakturahanteringsstegen som skulle gynnas av automatisering är:

• Fakturakvitto: Med tanke på att olika format av fakturor tas emot från olika leverantörer, skulle automatisk identifiering av de olika relevanta fälten i fakturan hjälpa till med digitalisering av fakturan och bättre hantering av data. OCR-verktyg kommer väl till pass här.
• Fakturavalidering: Det är enkelt att sätta upp regler för att kontrollera dataintegritet och fullständighet i fakturor. Att fylla i de olika skräddarsydda fälten i fakturadatabasen kan hjälpa till att upptäcka ofullständig eller saknad information.
• Trevägsmatchning: Fakturor tas ofta upp som svar på en köporder och är ofta kopplade till ett kvitto. Dessa tre dokument skulle kopplas samman med ett gemensamt PO-nummer. Automatisk matchning av fakturor, inköpsorder och kvitton kommer att påskynda valideringsprocessen och flytta fakturan till nästa nivå utan förseningar.
• Undantagshantering: Undantag och kantfall är inte ovanliga inom fakturahantering. Kantfall kan uppstå på grund av tidszonsändringar, flera återkommande avgifter, retrospektiva prisjusteringar och varierande månadslängder. Vissa program, särskilt de som drivs av AI, som Nanonets, kan hantera dessa kantfall, medan vissa kräver olika nivåer av mänskligt ingripande.
• Godkännandeprocessen: Digitala fakturor kan flyttas längs förvaltningshierarkin automatiskt för godkännanden. Inrättandet av påminnelser kan också hjälpa till att påskynda faktureringsprocessen.
• Betalning: Digitala betalningar (banköverföring etc.) kan byggas in i programvaran för att möjliggöra automatisk betalning till leverantören när alla godkännanden har tagits emot.
• Analys: Automatisering kan möjliggöra bedömning och analyser av utgiftsmönster och leverantörsrelationer, vilket kan hjälpa till med kurskorrigeringar och produktiva affärsbeslut. AI-baserade system skulle möjliggöra bättre analys med mer utbildning med fakturor.

---

Boka denna 30-minuters livedemo för att göra detta till den sista gången du någonsin kommer att behöva knappa in data från fakturor eller kvitton manuellt i affärssystem.

Planera en demonstration

---

Nanonetter för intelligent fakturahantering

Nanonets är en AI-baserad programvara som kan användas för att automatisera och effektivisera fakturahanteringsstegen i ditt företag.

Data kan fångas felfritt från en mängd olika fakturafiltyper. Nanonets AI-motor kan tränas med faktiska fakturor, utan behov av kodning, vilket gör den anpassningsbar till företaget.  

Den har också inbyggda toppmoderna algoritmer och en stark infrastruktur för flerstegsgodkännanden. Nanonets fakturahanteringsprogramvara kan integreras med andra system som Mysql-databasen, QuickBooks eller Salesforce och är plattformsognostisk. Det är korrekt och skalbart, sparar tid och pengar för ditt team för hantering av leverantörsfakturor och förbättrar produktiviteten.

Ta bort

Automatiseringen av fakturahantering effektiviserar inköpsprocessen, ökar insynen i fakturarutten, sparar tid och pengar, ökar de anställdas produktivitet och förbättrar leverantörsrelationer. Fakturaflödesautomatisering gör att mänskliga anställda kan koncentrera sig på mindre vardagliga aktiviteter med högre värde som planering och strategiläggning. Dessa kan i sin tur leda till förbättrad total effektivitet och lönsamhet i verksamheten.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Minting the Future med Adryenn Ashley. Tillgång här.
• Köp och sälj aktier i PRE-IPO-företag med PREIPO®. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/