Varför är programvara för dokumenthantering ett måste för företag?

---

Varför behöver du programvara för dokumenthantering?

Förbättrar dokumenthanteringen

Att digitalisera dina dokument räcker inte om du vill effektivisera din dokumenthantering. Utan programvara för dokumenthantering kommer du fortfarande att vara fast med att manuellt organisera, spåra och hämta filer i din databas. Detta kan fortfarande ta upp dyrbar tid som du kunde ha använt för att tillgodose andra viktiga ansvarsområden. För att inte nämna, det eliminerar fortfarande inte potentiella mänskliga fel när det kommer till hantering av dokument.

Programvara för dokumenthantering är mer än bara en glorifierad databas för dina dokument. Dess många verktyg och funktioner gör det lättare att hantera och hantera alla dina filer och poster med bara några klick. Du kan också använda den för att spåra och hämta filer med ett ord eller en fras i dokumentet. Och genom att integrera den med andra applikationer kan du enkelt importera och exportera extraherade data från dokumentet och därigenom undvika manuell datainmatning i processen.

Det är viktigt att notera att DMS skiljer sig från ett innehållshanteringssystem. Ett innehållshanteringssystem eller CMS används för att generera och publicera ditt innehåll online. Den hanterar inte nödvändigtvis dina filer och dokument. Så att ha både ett DMS och CMS kan vara praktiskt för ditt företag. Några exempel på CMS-programvara kan integreras sömlöst med DMS så se till att kolla in dem.

Ökar tillgängligheten

Med framväxten av distansarbete och hybridarbetsplatser bör dina anställda kunna komma åt alla filer de behöver när som helst och var som helst. Även om digitalisering av dina dokument gör det lättare att dela och skicka filer från en enhet till en annan, behöver du fortfarande programvara för dokumenthantering för att effektivisera dokumentsökning och hämtning. Det automatiserar filsökning, spårning och hämtning med hjälp av nyckelord och andra egenskaper. Med bara några klick kan du hämta vilket dokument du vill utan att behöva gå till kontoret.

Programvara för dokumenthantering centraliserar alla dina dokument på en enda plattform som du kan komma åt med vilken enhet som helst som en dator, smartphone eller surfplatta. Dessutom låter det dig växla från en enhet till en annan utan att förlora viktiga ändringar i ett dokument eller själva databasen. Detta gör det ännu bekvämare att söka efter och hämta PDF-filer och andra typer av dokument när du är på språng. Beroende på vilken lösning som implementeras kan dessa filer nås online eller offline.

Främjar samarbete

Genom att göra dokument mer tillgängliga kan dokumenthanteringssystem också förbättra samarbetet inom din organisation och med dina kunder. Eftersom DMS centraliserar alla dina filer på en plattform kan team från andra avdelningar arbeta tillsammans för att modifiera vissa dokument, sammanställa poster och organisera databaser. Det säkerställer också att ditt företag har en enda källa till sanning. Det betyder att alla arbetar med samma uppsättning information och data oavsett när och var de fick den.

Vissa dokumenthanteringssystems funktioner inkluderar även automatisering av godkännandearbetsflöden för snabbare handläggningstid för dokument. Det betyder att du inte behöver oroa dig för att skicka dokumentet till de nödvändiga intressenterna för att få deras underskrifter eller godkännande. Själva dokumentet kommer automatiskt att vidarebefordra dokumentet när det går igenom processen. Den kan till och med meddela mottagaren om dokumentets förestående godkännande för att undvika förseningar.

Förbättrar datasäkerheten

Att investera i ett dokumenthanteringssystem är också ett sätt att skydda din affärsdata. Olika typer av dokumenthanteringssystem erbjuder robusta säkerhetsfunktioner för att förhindra obehörig åtkomst till dina dokument. Detta inkluderar funktioner som behörighetskontroller, datakryptering, spårnings- och övervakningsverktyg och mer.

Vikten av dokumenthantering i datasäkerhet bör inte förbises. Att inte hantera dina filer korrekt kan leda till dataförlust och intrång. Och i sin tur kan detta påverka den övergripande säkerheten för ditt företag, dina kunder och dina partners.

Vissa DMS har också en funktion för automatisk säkerhetskopiering och återställning av dokument som säkerställer att du aldrig förlorar värdefull data i ditt företag. Detta gör att du kan hämta skadade, raderade eller förlorade filer med bara några klick.

Minska kostnaderna

Vid första anblicken verkar ett fysiskt arkiveringssystem billigare än att investera i ett dokumenthanteringssystem. Men kostnaderna till följd av potentiell misskötsel, dokumentskada eller förlust skulle vara mycket större totalt sett. För att inte tala om, detta skulle tvinga dig att spendera dyrbar tid på att återskapa eller hämta den förlorade eller skadade filen. Som sådan anses DMS vara en stor investering för ditt företag eftersom det optimerar din process med minimala kostnader.

DMS kan också hjälpa dig att minska på utgifterna för kontorsmaterial som papper, bläck och porto. På samma sätt behöver du inte oroa dig för lagringsutrymme eftersom alla dina filer kan lagras elektroniskt. Därför kommer du inte att behöva de dyra stålarkivskåpen eller ett externt lager eller valv för dina dokument.

---

Om du arbetar med fakturor och kvitton eller oroar dig för ID-verifiering, kolla in Nanonets online OCR or PDF-textextraktion för att extrahera text från PDF-dokument gratis. Klicka nedan för att lära dig mer om Nanonets Enterprise Automation Solution.

---

Att välja rätt programvara

Med digital transformation på frammarsch är det hög tid att du investerar i ett dokumenthanteringssystem för ditt företag. DMS gör mer än att bara digitalisera dina filer. Det ger dig också verktyg och funktioner för att effektivisera dokumenthanteringen inom din organisation. Dess många fördelar gör det till ett viktigt verktyg för ditt företag om du vill förbli relevant och konkurrenskraftig på marknaden.

Ändå, att välja bästa dokumenthanteringsprogramvaran för din verksamhet kräver en fördjupad förståelse för vad ditt företag behöver och vilken typ av DMS som passar för det. Så se till att utforska dina alternativ och prova dem själv.

---

Nanonetter online OCR & OCR API har många intressanta använd fall that skulle kunna optimera ditt företags resultat, spara kostnader och öka tillväxten. Ta reda på hur Nanonets användningsfall kan tillämpas på din produkt.

---