กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมีอะไรบ้าง?

ลักษณะโดยธรรมชาติของการดำเนินธุรกิจต้องการให้คุณเปลี่ยนแม้แต่การกระทำที่ซ้ำซากจำเจในชีวิตประจำวันให้กลายเป็นกรอบงานตามกระบวนการหรือระบบเพื่อจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนด ป้องกันการฉ้อโกงและทำให้เรือของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น ด้วยเหตุนี้ แม้ว่าคุณจะคุ้นเคยกับการรูดบัตรหรือมอบเงินสดเมื่อคุณต้องการซื้อสินค้าหรือบริการที่บ้าน การได้รับสิ่งเดียวกันซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างองค์กรจะเปลี่ยนธุรกรรมง่ายๆ ให้เป็น กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

 

แม้ว่าการจัดซื้อจัดจ้างจะใช้เวลานานกว่าและต้องการเวลาและความเอาใจใส่มากกว่าการรูดบัตรโดยไม่ได้ตั้งใจ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องยากหรือไม่น่าพอใจเสมอไป หากคุณมีประสบการณ์ในบทบาทที่คล้ายกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเชี่ยวชาญในการจัดการหน้าที่ของระบบราชการ หรือใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์มการจัดซื้อจัดจ้างแบบอัตโนมัติในปัจจุบัน คุณก็พร้อมที่จะเป็น โปรจัดซื้อจัดจ้าง.

แต่ก่อนอื่นคุณต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่ากระบวนการจัดซื้อประกอบด้วยอะไรบ้าง ขั้นตอนการจัดซื้อ ขั้นตอนกระบวนการจัดซื้อ และข้อผิดพลาดทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ ตลอดจนเทคนิคในการนำทางผ่านสิ่งเหล่านี้

การจัดซื้อคืออะไร?

การจัดซื้อจัดจ้างเป็นเทคนิคที่เป็นทางการ จัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร และอิงตามกระบวนการในการสั่งซื้อวัสดุ สินค้า หรือบริการในนามของธุรกิจของคุณ การจัดซื้อมักเป็นวลีที่เกี่ยวข้องกับการเชื่อมต่อผู้ขายที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น ดังนั้นการจัดการกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างผู้ขายของคุณโดยการมีส่วนร่วมกับซัพพลายเออร์ของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง

ในอดีต การจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการที่ต้องใช้คนจำนวนมากและสินค้าในที่ทำงานที่มีค่าที่สุดตลอดกาล แม้แต่การพัฒนาล่าสุด เช่น สเปรดชีตดิจิทัลและอีเมล ก็ช้าเกินไปที่จะเข้ากับจังหวะขององค์กรในปัจจุบัน และอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อผลกำไรของคุณ หากการจัดซื้อไม่ได้รับการปรับให้เหมาะสม   

ท้ายที่สุดแล้ว กลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างที่มีคุณภาพ ตรงกับความต้องการของคุณ (วัสดุ สินค้า การบริการ ฯลฯ) ด้วยชุดขั้นตอนการทำงานที่ได้รับการปรับปรุงให้เหมาะสม ซึ่งช่วยลดต้นทุน ดำเนินการอย่างรวดเร็ว และรักษาบริษัทของคุณให้อยู่ในเงื่อนไขที่ดีเยี่ยมกับทีมผู้ขายของคุณ

ประเภทของการจัดซื้อ

ในขณะที่จัดซื้อจัดจ้าง เฉพาะ การจัดซื้อจัดจ้างของบริษัทของคุณมีแนวโน้มที่จะอยู่ภายใต้หนึ่งในสามกลุ่มหลัก:

การจัดซื้อจัดจ้างโดยตรง

นี่คือสิ่งที่งบกำไรขาดทุนของคุณมีประสิทธิภาพ ต้นทุนของสินค้า สะท้อนให้เห็นถึง การจัดซื้อโดยตรงครอบคลุมถึงการซื้อวัตถุใดๆ ที่มีส่วนโดยตรงต่อรายได้และยอดขายสูงสุดของคุณ นี่อาจเป็นวัตถุดิบ เช่น ไม้แปรรูปสำหรับการผลิตหรือสินค้าคงคลังขายส่งเพื่อขายต่อ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของคุณ

การจัดซื้อทางอ้อม 

รายการเหล่านี้ก็จะตกอยู่ภายใต้ SG&A ค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุนของคุณ รวมถึงทุกสิ่งที่ซื้อ จัดซื้อ และจัดซื้อเพื่อใช้ภายในบริษัท รายการต่างๆ อาจรวมถึงตั๋วเครื่องบินไปการประชุม เฟอร์นิเจอร์สำนักงานใหม่ หรือสาธารณูปโภคประจำวัน เช่น น้ำและไฟฟ้า แม้ว่าจำเป็นต่อธุรกิจ แต่รายการจัดซื้อทางอ้อมจะไม่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อรายได้ของคุณ 

การจัดหาบริการ

ประเภทการจัดซื้อขั้นสุดท้ายประกอบด้วยสิ่งใดก็ตามที่ปรับปรุงผลผลิต ประสิทธิภาพ หรือคุณภาพงานของพนักงานหรือบริษัทของคุณ ซึ่งรวมถึงการสมัครใช้งานซอฟต์แวร์ บริการให้คำปรึกษาแบบครั้งเดียว หรือแม้แต่ผู้รับเหมาชั่วคราวเพื่อให้ครอบคลุมวงจรธุรกิจที่ยุ่งวุ่นวาย

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร?

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างจะอธิบายขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) เฉพาะของบริษัทของคุณสำหรับการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างผู้ขาย การจัดกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างอย่างเป็นทางการเมื่อเปรียบเทียบกับการทุ่มเงินสดหรือการมอบบัตรชาร์จให้พนักงานทุกคน มีข้อดีบางประการที่เฉพาะเจาะจงและวัดปริมาณได้:

1. ป้องกันการฉ้อโกง สิ้นเปลือง และการละเมิด
2. ช่วยรักษาเส้นทางกระดาษสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
3. เมื่อเวลาผ่านไป การเฝ้าดูกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างอย่างใกล้ชิดจะเผยให้เห็นความไร้ประสิทธิภาพหรือความสูญเปล่าขององค์กรที่ต้องแก้ไข ซึ่งจะช่วยปรับปรุงผลกำไรของคุณได้ในที่สุด

ขอย้ำอีกครั้งว่า กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างผู้จัดจำหน่ายของคุณจะแตกต่างกันไปตาม SOP บทบาทของคุณ และอุตสาหกรรมของบริษัทของคุณ หากคุณประสบความสำเร็จ กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่ดี: 

1. สร้างความเข้าใจร่วมกันระหว่างบริษัทของคุณและซัพพลายเออร์ โดยที่แต่ละฝ่ายปฏิบัติตามกฎและระบบที่ตกลงร่วมกัน
2. มีจุดติดต่อกับพนักงานและฝ่ายบริหารเพียงพอเพื่อให้มั่นใจว่าการจัดซื้อมีคุณภาพโดยไม่สิ้นเปลือง ขณะเดียวกันก็รักษาขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพและรวดเร็ว
3. มีพารามิเตอร์การจัดเก็บและจัดเก็บที่จัดระเบียบและบำรุงรักษาเอกสารจากขั้นตอนภายในกระบวนการอย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง: มันทำงานอย่างไร?

เนื่องจากเรามั่นใจว่ากระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของเรารักษาเอกสารของขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง เราจึงต้องครอบคลุมขั้นตอนเหล่านั้นด้วย ข้อควรจำ – ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างของคุณอาจแตกต่างกันไป แต่มีแนวโน้มที่จะเป็นไปตามกรอบการทำงานที่คล้ายกันมาก:

1. ระบุความต้องการ: ภายในบริษัท พนักงานหรือผู้จัดการจะระบุความต้องการและเริ่มดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างด้วย คำขอ.
2. ใบขอซื้อ: พนักงานเริ่มต้นจะต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้น ใบขอซื้อ ก่อนที่จะส่งขึ้นไปตรวจสอบและอนุมัติ
3. การชักชวน: เมื่อได้รับอนุมัติจากหน่วยงานอนุมัติแล้ว ทีมงานผู้รับเหมาของบริษัทจะเริ่มชักชวนการจัดซื้อจัดจ้าง ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของความต้องการ คุณอาจได้ a ขอใบเสนอราคา (RFQ) ในกรณีของการจัดซื้อจัดจ้างที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมา หรือการขอข้อเสนอแบบเต็ม (RFP) หากคุณกำลังจัดหาระบบที่ใหญ่กว่าหรือบริการที่ซับซ้อน
4. การประเมินและการเริ่มสัญญา: เมื่อทีมของคุณประเมินข้อเสนอและการเสนอราคาทั้งหมดแล้ว คุณจะดำเนินการได้ เลือกผู้ขายแจ้งให้ผู้สมัครทุกคนทราบ และเริ่มร่วมงานกับซัพพลายเออร์ ซึ่งเป็นเวลาที่สัญญาและเอกสารทางกฎหมายเสร็จสิ้นด้วย ขั้นตอนจะสิ้นสุดลงเมื่อซัพพลายเออร์ได้รับและลงนาม ใบสั่งซื้อ (ปอ.)
5. รอบการสั่งซื้อ: จากนั้น คุณจะได้รับสินค้าและใบแจ้งหนี้ก่อนกำหนดเส้นทาง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ SOP ของบริษัทของคุณ ขั้นตอนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ และชำระเงินเต็มจำนวน ขั้นตอนนี้จะแตกต่างกันไปตามความซับซ้อนขึ้นอยู่กับสินค้าที่จัดซื้อและวิธีที่บริษัทของคุณจัดการ เจ้าหนี้การค้า การทำธุรกรรม
6. การจัดทำเอกสารและการจัดการบันทึก: จากนั้น คุณจะต้องแน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดได้รับการกรอกอย่างถูกต้องและเป็นระเบียบเรียบร้อยก่อนจัดเก็บ เราขอแนะนำให้ค้นหาแพลตฟอร์มจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลที่มีคุณภาพ แทนที่จะเก็บข้อมูลการจัดซื้อเก่าหลายทศวรรษไว้ในกล่องของนายธนาคาร!

ความท้าทายทั่วไปที่ธุรกิจเผชิญระหว่างการจัดซื้อจัดจ้าง

 เช่นเดียวกับสิ่งใดก็ตามที่เกี่ยวข้องกับคนมากกว่าสองคน การจัดซื้อจัดจ้างก่อให้เกิดความท้าทายเฉพาะบางอย่างกับองค์กรของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่คำนึงถึงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นและไม่ได้วางแผนเชิงรุกที่จะจัดการกับปัญหาเหล่านั้น

ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ขายและซัพพลายเออร์ที่ไม่ซิงโครไนซ์

จุดเด่นของเครื่องจักรที่ใช้น้ำมันอย่างดีในโลกธุรกิจคือความสัมพันธ์ที่ครอบคลุมและประสบผลสำเร็จกับผู้ขายของคุณ ทุกจุดติดต่อที่บริษัทของคุณมีกับซัพพลายเออร์ ไม่ว่าจะเป็นการเริ่มต้นใช้งาน การจัดการใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ ถือเป็นโอกาสในการปรับปรุงหรือลดระดับความสัมพันธ์ดังกล่าว

ท้ายที่สุดแล้ว การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างที่มีคุณภาพช่วยรักษาคุณภาพความสัมพันธ์ให้อยู่ในระดับสูงได้ หลังจากการชักชวนและการเริ่มต้นใช้งานเบื้องต้น ขั้นตอนการจัดซื้อของคุณอาจเป็นส่วนที่พบบ่อยที่สุดในการดำเนินงานของคุณที่ผู้จัดจำหน่ายเห็น คุณต้องการให้ซัพพลายเออร์ของคุณตื่นเต้นเมื่อเห็นตัวกรองใบสั่งซื้อในแพลตฟอร์มของพวกเขา หรือคุณอยากจะจินตนาการว่าพวกเขาถอนหายใจด้วยความหงุดหงิดเมื่อพวกเขาเผชิญกับวงจรการจัดซื้อจัดจ้างที่ซับซ้อนและซับซ้อนโดยไม่จำเป็นหรือไม่ 

แม้ว่าการจัดการผู้ขายเป็นเพียงธุรกิจที่ดี แต่การรักษาคุณภาพการจัดซื้อให้อยู่ในระดับสูงยังทำให้เกิดส่วนลด โอกาสแรกในการขายที่มีมูลค่า และตำแหน่งในการเจรจาที่ดีขึ้นเมื่อมีการต่อสัญญาสัญญา 

การฉ้อโกง การสูญเสีย และการละเมิด

 แม้ว่ากระบวนการจัดซื้อจัดจ้างอย่างเป็นทางการจะลบล้างการฉ้อโกงที่โจ่งแจ้งภายในสถานที่ทำงานได้มาก แต่ธรรมชาติของมนุษย์ (และข้อผิดพลาดของมนุษย์) บางครั้งทำให้เกิดความสูญเปล่าหรือการใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น บางครั้งเรียกว่าการใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใด ซึ่งมักเกิดขึ้นเมื่อมีการตรวจสอบผู้จัดหาและสินค้าที่สั่งซื้อเพียงเล็กน้อย

โดยธรรมชาติแล้วการใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใดเป็นผลมาจากแนวทางปฏิบัติด้านการจัดซื้อที่ไม่ดี เมื่อพนักงานหลายคนมีกำลังซื้อที่ไม่ถูกตรวจสอบและทำงานนอกกรอบพารามิเตอร์ พวกเขาสามารถเริ่มใช้จ่ายเกินหรือใช้จ่ายรายการที่ไม่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบมูลค่าให้กับองค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าจะตั้งใจอย่างดีที่สุดก็ตาม 

การมองเห็นและการติดตาม

เราไม่สามารถเข้าใจสิ่งที่เราไม่ได้วัดผล แต่บริษัทที่ใช้กระบวนการจัดซื้อด้วยตนเองมีความเสี่ยงที่จะสูญเสียโอกาสในการรวบรวมและประเมินข้อมูลเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ในทำนองเดียวกัน ยิ่งผู้บริหารและผู้บริหารมีข้อมูลน้อยเท่าใด ความสามารถในการบังคับทิศทางเรือก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น 

ในเวลาเดียวกัน กระบวนการที่มีการติดตามไม่ดีหรือการจัดซื้อจัดจ้างที่มีการมองเห็นจำกัดก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านกฎระเบียบและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งอาจทำให้เกิดอาการปวดหัวและความยุ่งยากมากมายในระหว่างการตรวจสอบ

สรุป

 แม้ว่าการจัดซื้อจัดจ้างอาจเป็นเรื่องยาก แต่คนรุ่นต่อไป การเงินอัตโนมัติ เทคโนโลยีกำลังปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างรวดเร็ว แม้แต่ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างที่ซับซ้อนที่สุด หากคุณกำลังจัดหาระบบการจัดซื้อจัดจ้างแบบอัตโนมัติหรือต้องการดูว่ามีโอกาสใดบ้าง โปรดจำไว้ว่าแพลตฟอร์มการจัดซื้อที่ยอดเยี่ยม:

1. รวมศูนย์พนักงาน ผู้ขาย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และฝ่ายบริหารไว้ในเวิร์กโฟลว์เดียวเพื่อให้มองเห็นได้ชัดเจนที่สุด
2. อนุญาตให้มีการรวบรวมข้อมูลและการวิเคราะห์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อกำจัดของเสีย สร้างรายงาน และช่วยชี้แนะการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
3. สามารถปรับแต่งได้เพียงพอที่จะให้คุณปรับแต่งระบบให้เหมาะกับอุตสาหกรรมเฉพาะของคุณหรือข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ ในขณะที่ยังคงใช้งานง่ายเพียงพอสำหรับพนักงานทุกคนในการเรียนรู้ได้อย่างง่ายดาย
4. บูรณาการภายในระบบนิเวศของคุณและที่สำคัญไม่แพ้กันคือรวมกับสแต็กของผู้ขายของคุณในขณะที่ดำเนินการ การเริ่มต้นใช้งานผู้ขายเบื้องต้น.
5. สร้างลูปข้อเสนอแนะซ้ำๆ เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการจัดซื้อและสถานะทางการเงินของคุณ

ในขณะที่ใช่คุณ สามารถ คุณไม่ควรทำให้ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างทำงานด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาถึงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องและความสะดวกในการปรับใช้แพลตฟอร์มใหม่ๆ ที่ทำให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเป็นเรื่องง่าย

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai เพิ่มพลังให้กับตัวเอง เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตไอสตรีม. Web3 อัจฉริยะ ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตESG. คาร์บอน, คลีนเทค, พลังงาน, สิ่งแวดล้อม แสงอาทิตย์, การจัดการของเสีย. เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตสุขภาพ เทคโนโลยีชีวภาพและข่าวกรองการทดลองทางคลินิก เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/procurement-process/