การจับคู่ 3 ทางสำหรับบัญชีเจ้าหนี้: คู่มือเชิงลึก

ทีมการเงินธุรกิจดำเนินการจับคู่ใบแจ้งหนี้ของผู้ขายแบบ 3 ทางซึ่งเป็นกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ที่สำคัญ ด้วยการจับคู่เอกสารสนับสนุน 3 ทาง บริษัทจึงสามารถตรวจจับการชำระเงินที่ซ้ำกัน ผิดพลาด หรือฉ้อโกงได้

เป้าหมายของบทความนี้คือการทำความเข้าใจกระบวนการจับคู่แบบ 3 ทาง ปัญหาของกระบวนการจับคู่ด้วยตนเอง วิธีทำให้กระบวนการจับคู่แบบสามทางเป็นอัตโนมัติ และประโยชน์ของระบบอัตโนมัติ

การจับคู่แบบ 3 ทางทำงานได้ดีที่สุดในฐานะเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ขับเคลื่อนโดยโซลูชันระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติ เช่น Nanonets

การจับคู่ 3 ทางคืออะไร?

การชำระเงินทั้งหมดเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบบางประเภทเพื่อหลีกเลี่ยงการฉ้อโกงและให้แน่ใจว่ารายละเอียดทางการเงินในเอกสารประกอบตรงกัน

การจับคู่แบบ 3 ทางเป็นกระบวนการควบคุมภายในที่เปรียบเทียบใบสั่งซื้อ (PO) กับใบรับสินค้า (GRN) และใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ที่เกี่ยวข้อง

เมื่อเปรียบเทียบกัน การจับคู่แบบ 2 ทางจะเปรียบเทียบ PO กับใบแจ้งหนี้เท่านั้น ปริมาณที่เรียกเก็บเงิน (ในใบแจ้งหนี้) ควรตรงกับปริมาณที่สั่ง (ในใบสั่งซื้อ) และราคาในใบแจ้งหนี้ควรตรงกับราคาที่เสนอในใบสั่งซื้อ

กระบวนการจับคู่แบบ 2 ทางเป็นแนวทางเริ่มต้นในการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ทั่วทั้งองค์กร แต่บริษัทต่างๆ หันมาใช้การจับคู่แบบสามทางมากขึ้นเพื่อเพิ่มชั้นการตรวจสอบเพิ่มเติมและป้องกันการใช้จ่ายเกิน

การจับคู่ 3 วิธีช่วยให้อนุมัติการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ได้เร็วขึ้น และยังระบุถึงความไม่สอดคล้องกัน ข้อผิดพลาด หรือการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้น

การจับคู่แบบสามทางจะเปรียบเทียบรายละเอียดของสินค้าในรายการและผลรวมระหว่างใบสั่งซื้อ (PO) ใบรับสินค้า (เอกสารการรับสินค้าที่ตรวจสอบแล้วและบันทึกการจัดส่ง) และใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายที่ส่งไปยังลูกค้า

ใบแจ้งหนี้ที่ตรวจสอบเรียบร้อยแล้วจะต้องตรงกับใบสั่งซื้อและใบเสร็จรับเงินภายในระดับที่ยอมรับได้ ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ผ่านเกณฑ์การยอมรับจะถูกระงับและถูกส่งไปเพื่อการตรวจทานที่เหมาะสม

---

ต้องการทำให้กระบวนการจับคู่ 3 ทางด้วยตนเองของคุณเป็นแบบอัตโนมัติใช่หรือไม่ จองการสาธิตสด 30 นาทีเพื่อดูว่า Nanonets สามารถช่วยให้ทีมของคุณปรับใช้แบบ end-to-end ได้อย่างไร AP อัตโนมัติAP.

กำหนดเวลาการสาธิต

---

สารบัญ

จะจับคู่ 3 ทางได้อย่างไร?

พื้นที่ กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ ส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับรายละเอียดการติดตามของเอกสารสามฉบับ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ ใบเสร็จรับเงินของคำสั่งซื้อ และใบแจ้งหนี้

ก่อนประมวลผลการชำระเงินให้แก่ผู้ขาย ทีมงาน AP จะตรวจสอบเอกสาร 3 ฉบับนี้เพื่อตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์/บริการที่บริษัทได้รับตรงกับรายละเอียดของสิ่งที่สั่งซื้อ/ร้องขอในตอนแรก

3 วิธี การจับคู่ใบแจ้งหนี้ ช่วยเน้นข้อผิดพลาดหรือความไม่สอดคล้องกันในเอกสารสำคัญ 3 ฉบับที่กล่าวข้างต้น ข้อผิดพลาด/ปัญหาอาจรวมถึงรายละเอียดการชำระเงินที่ไม่ถูกต้อง ราคาที่สูงเกินจริง/ไม่ถูกต้อง สินค้าไม่ถูกต้องหรือเสียหาย เป็นต้น

ถ้าข้อผิดพลาดถูกตั้งค่าสถานะในกระบวนการจับคู่แบบ 3 ทาง ใบแจ้งหนี้จะถูกระงับและการชำระเงินจะถูกระงับ เมื่อปัญหาได้รับการกระทบยอดและการจับคู่แบบสามทางที่ประสบความสำเร็จ ใบแจ้งหนี้ก็สามารถดำเนินการและชำระเงินได้

ตัวอย่างการจับคู่แบบ 3 ทาง

ยกตัวอย่าง สมมติว่าผู้ซื้อ ผู้ซื้ออิงค์., ได้รับใบแจ้งหนี้มูลค่า $1500 จากผู้ขาย/ซัพพลายเออร์ ซัพพลายเออร์อิงค์, สำหรับหนึ่งร้อยไดรฟ์ปากกา:

• ทีมงาน AP จะเปรียบเทียบ/จับคู่ใบแจ้งหนี้กับ PO ก่อนเพื่อตรวจสอบว่าคำอธิบาย (ไดรฟ์ปากกา) ปริมาณ (100) ต้นทุน (15 ดอลลาร์ต่อชิ้น) ราคารวม (1500 ดอลลาร์) และเงื่อนไข (เงื่อนไขการชำระเงิน) ตรงกับที่ระบุไว้ในตอนแรกหรือไม่ อนุมัติใบสั่งซื้อ
• ถัดไป รายละเอียดใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อจะถูกเปรียบเทียบ/จับคู่กับรายละเอียดในใบเสร็จการสั่งซื้อ (รายงานการรับสินค้า) ใบเสร็จรับเงินนี้จัดทำขึ้นโดยแผนกรับสินค้าตามบันทึกการจัดส่งที่มาพร้อมกับการจัดส่ง ประเภทและจำนวนของไดรฟ์ปากกา (100) ราคา (15 ดอลลาร์ต่อชิ้น) และราคารวม (1500 ดอลลาร์) ควรตรงกับรายละเอียดในใบสั่งซื้อต้นฉบับและใบแจ้งหนี้
  • ฝ่ายรับยังตรวจสอบความเสียหายและคุณภาพในขั้นตอนนี้

หากใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และใบเสร็จการสั่งซื้อตรงกันทุกประการ (หรืออยู่ภายในระดับความอดทนที่ยอมรับได้) แสดงว่าคุณประสบความสำเร็จในการจับคู่แบบ 3 ทาง ขณะนี้ทีม AP สามารถชำระใบแจ้งหนี้ได้แล้ว

ถ้าเอกสาร 3 ฉบับไม่ตรงกัน - สูงกว่าระดับค่าเผื่อในการจับคู่แบบสามทาง - จากนั้นใบแจ้งหนี้จะถูกระงับไว้จนกว่าข้อผิดพลาด/ปัญหาจะถูกจัดเรียง

มาดูเอกสารแต่ละฉบับโดยย่อและดูว่าเอกสารเหล่านี้เกี่ยวข้องกับกระบวนการจับคู่บัญชีเจ้าหนี้ 3 ทางอย่างไร:

ใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อหรือ PO เป็นรูปแบบมาตรฐานของบริษัท โดยมีหมายเลขตามลำดับซึ่งแสดงรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ต้องการ ใบสั่งซื้อใช้เพื่ออนุมัติการซื้อ

ใบสั่งซื้อจะกลายเป็นสัญญาเมื่อมีการส่งและยอมรับจากผู้ขายที่ประสงค์จะส่งมอบสินค้าหรือบริการ พื้นที่ แผนกจัดซื้อ สร้างใบสั่งซื้อตามการลงนามและอนุมัติ ใบขอซื้อ หลังจากเลือกผู้ขาย

พื้นที่ ขั้นตอนการสั่งซื้อ บันทึกชื่อและโลโก้บริษัท ชื่อผู้ขายและข้อมูลการติดต่อ เงื่อนไขทางกฎหมายและการชำระเงิน ส่วนลดที่เสนอ หมายเลขใบสั่งซื้อ ที่อยู่การเรียกเก็บเงินและการจัดส่งของบริษัท รายการสินค้าพร้อมคำอธิบาย ราคา ปริมาณที่สั่ง จำนวนขยาย ผลรวมย่อย ภาษีการขาย หากมี และจำนวนเงินทั้งหมด

ใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงินคือเอกสารทางกายภาพหรืออิเล็กทรอนิกส์ที่สะท้อนถึงการรับสินค้า/บริการที่เกิดขึ้นจริง ใบเสร็จรับเงินจะได้รับการตรวจสอบโดยแผนกรับของบริษัทโดยเทียบกับบันทึกการจัดส่งของผู้ขายแยกรายการที่มาพร้อมกับผลิตภัณฑ์ที่จัดส่ง

ใบเสร็จรับเงินอ้างอิงถึงวิธีการชำระเงินและหมายเลขใบสั่งซื้อ ซึ่งอำนวยความสะดวกในการจับคู่เอกสาร

การรับสินค้าอาจเป็นการส่งมอบใบสั่งซื้อทั้งหมดหรือการจัดส่งบางส่วน หากสินค้าใดได้รับคำสั่งซื้อคืนสำหรับการจัดส่งในภายหลังหรือจัดส่งจากสถานที่อื่น

ใบกำกับสินค้า

ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายคือเอกสารที่เรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับสินค้าที่จัดส่งหรือให้บริการ ใบแจ้งหนี้เป็นการร้องขอการชำระเงิน

ฟิลด์ใบแจ้งหนี้จะเหมือนกับฟิลด์ของใบสั่งซื้อเป็นหลัก

ใบแจ้งหนี้ยังกล่าวถึงหมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่สั่งซื้อ วันที่จัดส่ง ที่อยู่ในการโอนเงิน เงื่อนไขการชำระเงิน ส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด ยอดรวมย่อย ภาษีการขาย และยอดรวมที่ครบกำหนดชำระ

---

เก็บข้อมูลอัตโนมัติ สร้างเวิร์กโฟลว์ และ ปรับปรุงกระบวนการจับคู่ 3 ทาง ในไม่กี่วินาที ไม่ต้องใช้รหัส จองการสาธิตสด 30 นาทีตอนนี้

กำหนดเวลาการสาธิต

---

จุดปวดในการจับคู่แบบแมนนวล

การจับคู่แบบ 2 ทางหรือ 3 ทางด้วยตนเองอาจใช้เวลานาน มีราคาแพง และเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย จับคู่อัตโนมัติ 3 ทางและเวิร์กโฟลว์การอนุมัติบัญชีเจ้าหนี้ จะช่วยให้ทีม AP มุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงกว่าได้อย่างแน่นอน และช่วยพวกเขาจากงานกระดาษที่ต้องทำด้วยมือมากมาย

การจับคู่เอกสารสนับสนุนหลายพันรายการด้วยตนเองอาจใช้เวลานาน มีราคาแพง และต้องใช้แรงงานมาก ทีม AP ลงเอยด้วยการใช้เวลามากมายในการค้นหาใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และใบเสร็จรับเงินด้วยตนเอง!

ความล่าช้าและข้อผิดพลาดทำให้ทีมงานบัญชีเจ้าหนี้ต้องทำงานล่วงเวลา และยังอาจนำมาซึ่งบทลงโทษสำหรับการจ่ายเงินล่าช้าแก่ผู้ขายอีกด้วย

ต่อไปนี้คือปัญหาสำคัญบางประการในกระบวนการจับคู่สามทางแบบแมนนวลซึ่งท้ายที่สุดทำให้เกิดความล่าช้าและค่าใช้จ่ายเกิน:

---

จองการสาธิตสด 30 นาทีนี้เพื่อให้เป็นครั้งสุดท้ายที่คุณจะต้องป้อนข้อมูลจากใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินลงในซอฟต์แวร์ ERP ด้วยตนเอง

กำหนดเวลาการสาธิต

---

ประโยชน์ของการทำให้กระบวนการอัตโนมัติ

การทำให้กระบวนการจับคู่ 3 ทางเป็นไปโดยอัตโนมัติช่วยแก้ปัญหาส่วนใหญ่หรือไม่ใช่ทั้งหมดของการจับคู่ด้วยตนเองที่กล่าวถึงข้างต้น ต่อไปนี้คือสาเหตุสำคัญบางประการที่ทำให้ธุรกิจใช้การจับคู่แบบสามทางโดยอัตโนมัติมากขึ้นและกระบวนการ AP ที่ใหญ่ขึ้น:

ให้แนวทางการตรวจสอบ

แนวทางดิจิทัลเป็นอันดับแรกโดยอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่าบันทึกทั้งหมดสอดคล้องกันและให้แหล่งข้อมูลความจริงแหล่งเดียว เมื่อข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา ธุรกิจต่างๆ จะสามารถเข้าถึงแนวทางการตรวจสอบที่ชัดเจนและระบุความไม่สอดคล้องทางการเงินได้อย่างรวดเร็ว

ลดอัตราข้อผิดพลาดและการฉ้อโกง

ซอฟต์แวร์จับคู่ 3 ทางอัตโนมัติทำงานตามกฎ/เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ขึ้นอยู่กับระดับความคลาดเคลื่อนและการอนุมัติ ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติดังกล่าวรวดเร็วและมีความแม่นยำสูง พวกเขาแจ้งข้อผิดพลาดและกรณีที่อาจเกิดการฉ้อโกงได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้ทีม AP สามารถดำเนินการได้ทันที

ปรับปรุงความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์

เวิร์กโฟลว์การจับคู่ AP แบบ 3 ทางที่อัดแน่นเป็นพิเศษช่วยให้มั่นใจถึงการชำระเงินของผู้ขายได้ทันเวลา ผู้ขายให้ความสำคัญกับการชำระเงินก่อนกำหนดและสามารถให้ส่วนลดเป็นการตอบแทนได้ ดังนั้นระบบอัตโนมัติสามารถช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในขณะที่สร้างห่วงโซ่อุปทานที่มั่นคง

เพิ่มบรรทัดล่าง

การจับคู่สามทางอัตโนมัติและกระบวนการ AP อื่นๆ ช่วยประหยัดเวลา ลดต้นทุนค่าแรง ป้องกันการฉ้อโกง/ข้อผิดพลาด และมอบส่วนลดผู้ขายในระยะยาว สิ่งนี้มีบทบาทสำคัญในผลกำไรของบริษัท

การซิงค์ที่ไร้รอยต่อ

ปิดหนังสือของคุณเร็วขึ้นด้วยการซิงค์การจับคู่แบบ 3 ทางของคุณโดยตรงกับ ERP หรือซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ

---

ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ AP แบบไม่ต้องสัมผัสและ ปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ ในไม่กี่วินาที จองการสาธิตสด 30 นาทีตอนนี้

กำหนดเวลาการสาธิต

---

วิธีทำให้การจับคู่ 3 ทางและเวิร์กโฟลว์ AP เป็นแบบอัตโนมัติ

ส่วนมาก ซอฟต์แวร์ AP อัตโนมัติเช่น Nanonets สามารถช่วยให้องค์กรต่างๆ เปลี่ยนจากการจับคู่แบบ 3 ทางแบบแมนนวลไปเป็นเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติแบบไม่ต้องสัมผัสทั้งหมด ทีม AP ทั่วทั้งองค์กรใช้ Nanonets เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์บัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติแบบ end-to-end

ระบบอัตโนมัติของ AP และเวิร์กโฟลว์การจับคู่ 3 ทางที่ตั้งค่าบน Nanonets สามารถลดภาระงานของแผนก AP ได้ 80% โดยไม่ต้องจ้างพนักงานเพิ่มเติม

ด้วย Nanonets คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การจับคู่ AP แบบอัตโนมัติ 3 ทางโดยอัตโนมัติ:

• ดึงเอกสารและไฟล์จากหลายแหล่ง – อีเมล, เอกสารที่สแกน, ไฟล์/รูปภาพดิจิทัล, ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์, ERP เป็นต้น
  • แยกประเภทและจัดเรียงเอกสารให้ถูกต้อง เช่น ใบกำกับสินค้า ใบสั่งซื้อ และใบเสร็จรับเงิน
• อ่านและรวบรวมข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และใบเสร็จรับเงินทั้งหมดอย่างถูกต้อง
• กระทบยอดฟิลด์ ค่าใช้จ่าย ยอดคงเหลือ และข้อมูลระดับ SKU ในใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และใบเสร็จรับเงินที่เกี่ยวข้องด้วยการจับคู่ 3 ทาง
  • ตั้งค่าสถานะข้อผิดพลาดการจับคู่ 3 ทางที่ละเมิดระดับความอดทนหรือส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขออนุมัติเพิ่มเติมสำหรับการจับคู่ 3 ทางที่ประสบความสำเร็จ
• จัดการเวิร์กโฟลว์ค่าใช้จ่ายทั้งหมดตั้งแต่การสร้างรายงานค่าใช้จ่ายไปจนถึงการขออนุมัติจากผู้จัดการ
• และซิงค์/รวมทั้งหมดข้างต้นเข้ากับ ERP, ซอฟต์แวร์การบัญชี หรือเครื่องมือทางธุรกิจที่คุณเลือก
  • เราผสานรวมกับ Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย

ช่วยทีม AP ของคุณจากงานที่เกี่ยวข้องกับงานกระดาษกองโต จองการสาธิตเพื่อดูว่า Nanonets สามารถทำให้กระบวนการ AP ทั้งหมดของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างไร

กำหนดเวลาการสาธิต

---