การตรวจสอบพนักงาน: 'bossware' เหมาะกับบริษัทของคุณหรือไม่?

ความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัยทางธุรกิจ

แม้ว่าซอฟต์แวร์การตรวจสอบพนักงานอาจช่วยเพิ่มผลผลิต แต่ก็อาจเป็นเขตทุ่นระเบิดความเป็นส่วนตัวที่อาจเกิดขึ้นและอาจส่งผลต่อความสัมพันธ์ของคุณกับพนักงานของคุณ

ฟิล มันคาสเตอร์

29 มิถุนายน 2023  •  , 4 นาที. อ่าน

สิ่งต่างๆ ในที่ทำงานอาจไม่ราบรื่นเสมอไป และเจ้านายและคนงานอาจไม่เห็นพ้องต้องกันกับหลายสิ่งหลายอย่าง แต่อาจมี "ภัยคุกคาม" อื่นในเมือง: การตรวจสอบพนักงานจากระยะไกล ในบางกรณี ซอฟต์แวร์เฝ้าระวังพนักงาน หรือที่เรียกว่า “บอสแวร์” และ “แก้วน้ำ” ขู่ว่าจะทำให้นายจ้างกับลูกจ้างแตกแยก

ทำได้ดี บอสแวร์สามารถช่วยป้องกันองค์กรจากการโจรกรรมและความเสี่ยงทางกฎหมาย และแม้แต่ผลักดันการปรับปรุงที่สำคัญในด้านประสิทธิภาพการทำงาน แต่มันก็เป็นเขตที่วางทุ่นระเบิดความเป็นส่วนตัวที่อาจทำให้พนักงานของคุณหมดแรงจูงใจและทำให้องค์กรของคุณถูกฟ้องร้องได้

ยังอยู่ในใหม่ ยุคที่ทำงานจากทุกที่ผู้จัดการจะดึงดูดให้ติดตามพนักงานที่กระจายกันมากขึ้น เมื่อพิจารณาถึงความเสี่ยงแล้ว การวางแผนอย่างรอบคอบควรเป็นคำหลักสำหรับองค์กรใดๆ ที่พิจารณาถึงการตรวจสอบพนักงาน

บอสแวร์คืออะไร?

Bossware เป็นคำที่ครอบคลุมสำหรับเครื่องมือติดตามพนักงานที่หลากหลาย แม้ว่าฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะแตกต่างกันไป ในระดับสูง ซอฟต์แวร์จะติดตามว่าพนักงานกำลังใช้โปรแกรมใดในระหว่างวันและนานเท่าใด การเฝ้าระวังที่ล่วงล้ำมากขึ้นอาจบันทึกหน้าจอของพนักงานและบันทึกการกดแป้นพิมพ์ ตามหลักแล้ว Bossware ควรจะติดตั้งบนพีซีหรืออุปกรณ์ของพนักงานโดยมีความรู้และความยินยอมอย่างชัดเจน แม้ว่าจะไม่เป็นเช่นนั้นเสมอไป

การตรวจสอบพนักงานเป็นที่นิยมมากกว่าที่คุณคิด โดยได้แรงหนุนจากการทำงานระยะไกลที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วจากโรคระบาด การศึกษาชิ้นหนึ่งพบว่า 60% ของบริษัทที่มีพนักงานทางไกลใช้บอสแวร์บางรูปแบบ และ 88% เลิกจ้างพนักงานหลังจากติดตั้งซอฟต์แวร์ นั่นอาจเป็นเพราะคนงานกว่าครึ่ง (53%) ที่ถูกติดตามกิจกรรมพบว่าใช้เวลาสามชั่วโมงขึ้นไปในกิจกรรมที่ไม่ได้ทำงานในแต่ละวัน

การตรวจสอบอาจครอบคลุม:

• อีเมล (เนื้อหาและผู้ส่ง/ผู้รับ)
• ประวัติเบราว์เซอร์
• การใช้งานแอพพลิเค
• หน้าจอคอมพิวเตอร์และการกดแป้นพิมพ์
• เว็บแคม
• การใช้โทรศัพท์และเนื้อหาการโทร
• ภาพจากกล้องวงจรปิด (ในสำนักงาน)
• GPS ติดตามรถ GPS
• เข้าถึงการติดตามตำแหน่งป้าย
• การติดตามความฟิตของสัญญาณชีพและอารมณ์

ข้อดีและข้อเสีย

ผู้สนับสนุน Bossware กล่าวว่าการใช้ซอฟต์แวร์ตรวจสอบอย่างเหมาะสมสามารถช่วยองค์กรของตนได้หลายวิธี รวมถึง:

• การติดตาม ระดับความเครียดของพนักงาน
• ช่วยเพิ่มผลิตภาพ – โดยแสดงให้เห็นว่าพนักงานคนใดขาดสมาธิและคนใดใช้เวลามากเกินไปกับงานที่ทำซ้ำๆ แบบแมนนวลที่สามารถปรับปรุงได้
• สร้างสถานที่ทำงานที่ยุติธรรมขึ้นโดยทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีความมุ่งมั่น
• ลดความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลโดยเจตนา/โดยไม่ได้ตั้งใจ และสุขอนามัยด้านความปลอดภัยที่ไม่ดี

ในอีกด้านหนึ่งก็มีข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นเช่น:

• พนักงานอาจพบวิธีแก้ปัญหา จึงปฏิเสธผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้น
• การติดตามตามคอมพิวเตอร์/อุปกรณ์ที่มีจำกัดอาจล้มเหลวในการบันทึกเวลาที่ใช้ในการคิด การแก้ปัญหา และงานอื่นๆ ที่ไม่ใช่ดิจิทัล ทำให้ผู้จัดการมีมุมมองที่สั้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
• มันเพิ่มระดับความเครียดและอาจทำให้พนักงานลดระดับและขวัญกำลังใจลดลง
• ความเป็นส่วนตัวและผลกระทบทางกฎหมายสำหรับนายจ้าง

ผลกระทบทางกฎหมายและความเป็นส่วนตัว

กฎหมายคุ้มครองความเป็นส่วนตัวและข้อมูลสมัยใหม่เพิ่มความเสี่ยงอีกชั้นสำหรับองค์กรที่ต้องการปรับใช้บอสแวร์ สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินโครงการใดๆ ให้สอดคล้องกับกฎหมายและระเบียบข้อบังคับในท้องถิ่น

• GDPR ทั่วทั้งสหภาพยุโรป ทำ อนุญาตการตรวจสอบสถานที่ทำงานแต่อยู่ในชุดแนวทางเฉพาะ องค์กรต้องสร้างนโยบายที่ชัดเจนเพื่อแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับแผนการตรวจสอบพนักงาน และทำงานอย่างหนักเพื่อทำให้การปรับใช้ไม่เป็นการรบกวนเท่าที่จะเป็นไปได้ ไม่อนุญาตให้มีการตรวจสอบสิ่งต่าง ๆ เช่นการใช้อินเทอร์เน็ตและเนื้อหาการสื่อสารอย่างครอบคลุม องค์กรที่ต้องการตรวจสอบการสื่อสารส่วนตัว เช่น อีเมล จะต้องระบุพื้นฐานทางกฎหมายที่ชัดเจนในการดำเนินการดังกล่าว และมีกฎที่เข้มงวดในการปกป้องข้อมูลพนักงานใดๆ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะถูกใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บรวบรวมเท่านั้น และมีการเก็บรวบรวมเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องในระยะเวลาขั้นต่ำที่จำเป็น
• ในสหรัฐอเมริกา, กฎหมายความเป็นส่วนตัวของรัฐบาลกลาง พระราชบัญญัติความเป็นส่วนตัวการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ (ECPA) อนุญาตให้ตรวจสอบการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น อีเมล ตราบใดที่เป็นไปเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ชอบด้วยกฎหมายและทำบนอุปกรณ์/คอมพิวเตอร์ที่ออกโดยที่ทำงาน นอกจากนี้ยังลงโทษการตรวจสอบกิจกรรมโซเชียลมีเดียและอินเทอร์เน็ตและแม้แต่การล็อกปุ่มและการบันทึกหน้าจอ อย่างไรก็ตาม แม้ว่ากฎหมายของรัฐบาลกลางจะไม่ต้องการให้มีการแจ้งกิจกรรมดังกล่าวล่วงหน้า แต่กฎหมายของรัฐบางฉบับอาจกำหนดให้นายจ้างต้องได้รับความยินยอมก่อนที่จะดำเนินการตรวจสอบพนักงาน นอกจากนี้ องค์กรยังต้องรับผิดชอบต่อการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่พวกเขารวบรวม และทั้งหมดจะต้องมีนโยบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับการตรวจสอบพนักงาน

ดำเนินการตามแนวทางปฏิบัติในการตรวจสอบพนักงานอย่างยุติธรรม

ควรจะชัดเจนจากข้างต้นว่าการเฝ้าติดตามพนักงานไม่ใช่ความคิดริเริ่มในสถานที่ทำงานที่จะละเลย ไม่มีองค์กรหรือกรอบกฎหมายสองแห่งที่เหมือนกัน แต่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในระดับสูงบางข้ออาจรวมถึง:

• พิจารณาและร่างพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการดำเนินโครงการ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตรวจสอบเป็นสิ่งจำเป็นและได้สัดส่วน และไม่ก้าวก่ายชีวิตพนักงานของคุณมากเกินไป
• พิจารณาขอบเขตของการตรวจสอบของคุณ จะรวมถึงอีเมล แอป อินเทอร์เน็ต และการโทรด้วยหรือไม่ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมาย การเตือนให้พนักงานใช้เฉพาะอุปกรณ์ส่วนตัวสำหรับเรื่องส่วนตัวและเฉพาะอุปกรณ์ทำงานสำหรับเรื่องขององค์กรอาจเป็นประโยชน์
• มีความโปร่งใสมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้กับพนักงานเกี่ยวกับสิ่งที่คุณวางแผนจะทำและทำไม โดยจัดทำเป็นเอกสารฉบับเต็มในนโยบายที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐาน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้รับการปกป้องจากการสูญหาย ความเสียหาย หรือการโจรกรรม และผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถมองเห็นได้
• ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติในการย่อขนาดข้อมูลให้เล็กที่สุดโดยการลบข้อมูลที่เก็บรวบรวมทันทีที่ไม่ต้องการใช้อีกต่อไป
• พิจารณาทางเลือกอื่นในการตรวจสอบพนักงาน เช่น การฝึกอบรมและ/หรือการทบทวนการปฏิบัติงานเป็นประจำ
• พิจารณาว่าจำเป็นต้องมีการตรวจสอบทั่วทั้งองค์กรหรือไม่ หรืออาจจำกัดอยู่เพียงส่วนเล็กๆ ของธุรกิจ

นโยบายที่ดีที่สุดจะทำให้เกิดความสมดุลที่ยากแต่จำเป็นระหว่างความต้องการทางธุรกิจขององค์กรและสิทธิความเป็นส่วนตัวของพนักงาน ความโปร่งใสและการโต้ตอบเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาพนักงานให้พร้อมทำงานในยุคการทำงานแบบผสมผสานใหม่