ความสำคัญของการเก็บประวัติพนักงาน

ประทับเวลา: 18 ธันวาคม 2022 11:00 น.

การเก็บบันทึกพนักงานได้รับคำสั่งจากรัฐบาลกลางในสหรัฐอเมริกา แต่ยังสามารถใช้เป็นทรัพยากรอันมีค่าสำหรับบริษัทของคุณได้ เมื่อดำเนินธุรกิจ การเก็บบันทึกที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันของพนักงานถือเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ

บันทึกพนักงานคืออะไร?

บันทึกของพนักงานเป็นเอกสารที่ได้รับการคุ้มครองซึ่งมีการเขียนข้อเท็จจริงเกี่ยวกับพนักงานไว้ บันทึกของพนักงานช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถติดตามสิ่งต่างๆ มากมาย รวมถึงค่าจ้าง การทบทวนผลการปฏิบัติงาน ข้อมูลติดต่อ และอื่นๆ ขอแนะนำให้คุณจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจและพนักงานไว้ในพื้นที่ปลอดภัยซึ่งมีการจำกัดการเข้าถึงเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของทุกคน

บันทึกที่รัฐบาลกลางกำหนด

บันทึกพนักงานบางประเภท เจ้าของธุรกิจทุกคนจะต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง เหตุผลที่พวกเขาได้รับคำสั่งจากรัฐบาลกลางก็เพื่อการคุ้มครองคุณและพนักงานของคุณ หากมีข้อพิพาททางกฎหมาย การสืบสวนคดีอาญา หรือแม้แต่เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่นการเลิกจ้าง รัฐบาลต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง

ต่อไปนี้คือบันทึกของพนักงานที่รัฐบาลกลางกำหนดซึ่งคุณคาดหวังให้เก็บไว้ในฐานะเจ้าของธุรกิจและรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง

คณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน (EEOC)

พระราชบัญญัติ EEOC ผ่านการรับรองในปี พ.ศ. 1965 และคุ้มครองสิทธิของคนงานในการได้รับการจ้างงานโดยไม่คำนึงถึงเชื้อชาติ เพศ หรือศาสนา กฎหมายนี้ปกป้องพนักงานจากการเลือกปฏิบัติทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการจ้างงาน นอกจากนี้ พระราชบัญญัตินี้กำหนดให้นายจ้างต้องเก็บบันทึกของพนักงานทั้งหมดไว้เป็นเวลาอย่างน้อยหนึ่งปี นอกเหนือจากหนึ่งปีหลังจากการเลิกจ้าง

พระราชบัญญัติการเลือกปฏิบัติทางอายุในการจ้างงาน (ADEA)

เอดีเอซึ่งผ่านในปี 1967 ป้องกันไม่ให้นายจ้างเลือกปฏิบัติต่อผู้ที่อาจเป็นลูกจ้างหรือลูกจ้างปัจจุบันโดยพิจารณาจากอายุ นอกจากนี้ยังรับประกันว่านายจ้างจะมอบสวัสดิการที่เท่าเทียมกันและจ่ายเงินให้กับคนงานทุกคน โดยไม่คำนึงถึงอายุ กฎหมายนี้ยังกำหนดให้คุณต้องเก็บบันทึกเงินเดือนและเอกสารโครงการผลประโยชน์ไว้เป็นเวลาอย่างน้อยสามปี

พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (FLSA) และพระราชบัญญัติการจ่ายเงินที่เท่าเทียมกัน (EPA)

FLSA และ EPA ถูกนำมาใช้เพื่อป้องกันการเลือกปฏิบัติตามเพศในเรื่องเงินเดือนของพนักงาน การกระทำเหล่านี้กำหนดให้คุณบันทึกเหตุผลใด ๆ สำหรับการเปลี่ยนแปลงการจ่ายเงินระหว่างพนักงานที่มีเพศต่างกัน และเก็บบันทึกเหล่านั้นไว้เป็นเวลาสองปี และคุณต้องจัดทำเอกสารการจ่ายเงินของพนักงานอย่างเหมาะสม

บันทึกพนักงานประเภทอื่น

มีบันทึกพนักงานประเภทอื่นๆ อีกหลายประเภทที่มีประโยชน์ในการเก็บไว้หากเป็นไปได้ การบันทึกสิ่งต่างๆ เช่น พฤติกรรมของพนักงาน ค่าจ้าง และผลการปฏิบัติงานสามารถป้องกันความขัดแย้งในที่ทำงานได้เช่นกัน ท้ายที่สุดแล้ว ไม่จำเป็นต้องโต้เถียงในเรื่องใดเรื่องหนึ่งหากเรื่องนั้นเขียนไว้อยู่แล้ว

ต่อไปนี้คือตัวอย่างอื่นๆ ของบันทึกของพนักงานที่อาจควรมี:

  • ข้อมูลการติดต่อ (อีเมล โทรศัพท์ ฯลฯ)
  • บันทึกเกี่ยวกับพฤติกรรม/การเขียน
  • การดูแลรักษา
  • PTO
  • ประโยชน์
  • ประสบการณ์การฝึกอบรม
  • ที่พักที่ทำงาน

1. มีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบประสิทธิภาพ

รีวิวประสิทธิภาพ เป็นเรื่องปกติของการจ้างงาน แม้ว่าบางครั้งอาจเป็นเรื่องน่ากังวลก็ตาม วิธีหนึ่งในการทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นคือการสร้างบันทึกการตรวจสอบประสิทธิภาพที่คุณดำเนินการ ด้วยวิธีนี้ ครั้งถัดไปที่คุณนั่งคุยกับพนักงาน บันทึกการประชุมครั้งก่อนจะยังสดใหม่อยู่ในความทรงจำของคุณ

เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะบันทึกพฤติกรรมของพนักงานด้วย แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องสนใจที่จะเขียนบทความฉบับเต็มก็ตาม ตัวอย่างเช่น หากคุณสังเกตเห็นพนักงานมาทำงานสายเป็นครั้งคราวหรือทะเลาะกับเพื่อนร่วมงานคนอื่น คุณควรจดไว้ ซึ่งจะช่วยประหยัด HR จากอาการปวดหัวหากจำเป็นต้องตรวจสอบพฤติกรรมในอดีตของพนักงาน

2. สร้างโปรไฟล์พนักงาน

บันทึกพนักงานทำให้คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคนของคุณซึ่งคุณอาจจำไม่ได้ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานทำงานได้ดีขึ้นในช่วงกะเย็น คุณสามารถจดบันทึกและย้อนกลับไปดูเมื่อสร้างกำหนดการได้ การสร้างโปรไฟล์พนักงานช่วยให้คุณเห็นภาพที่ใหญ่ขึ้นเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคนของคุณ

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณระบุปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ที่คุณอาจมีกับพนักงานบางคน หรืออีกทางหนึ่งคือปัญหาความสำเร็จที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ของพวกเขาได้ หากพนักงานทำให้คุณประทับใจในด้านหนึ่งแต่กลับประสบปัญหาในอีกด้าน การฝึกสอนบางอย่างอาจจำเป็น โปรไฟล์พนักงานของพวกเขาคือที่ที่คุณสามารถค้นหาข้อมูลนั้นได้ เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนทำหน้าที่ของตนอย่างดีที่สุด

3. การคุ้มครองการฟ้องร้อง

หากคุณถูกอดีตหรือพนักงานปัจจุบันฟ้องร้อง คุณสามารถพึ่งพาเอกสารและบันทึกเพื่อสำรองความจริงได้ตลอดเวลา เอกสารเหล่านี้สามารถปกป้องคุณจากการกล่าวหาที่เป็นเท็จและปัญหาทางกฎหมายในภายหลัง ไม่มีใครวางแผนที่จะถูกฟ้องร้อง แต่ปลอดภัยไว้ดีกว่าเสียใจ

เขียนมันลง

การเก็บบันทึกพนักงานสามารถปกป้องคุณ บริษัทของคุณ และพนักงานของคุณจากข้อพิพาททางกฎหมายหรือส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็น การจัดระเบียบและเตรียมพร้อมเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำธุรกิจ และช่วยให้คุณและพนักงานของคุณพ้นจากปัญหาในระยะยาว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดทำเอกสารเกี่ยวกับสถานที่ทำงานและพนักงานของคุณให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้น

เป้าหมายประการหนึ่งที่คุณอาจต้องการสำหรับธุรกิจของคุณคือการมีสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัย ดีต่อสุขภาพ และมีประสิทธิผลที่เต็มไปด้วย  พนักงานมีความสุขและมีส่วนร่วมการเก็บบันทึกพนักงานสามารถช่วยให้คุณทำเช่นนั้นได้โดยการปกป้องคุณและพนักงานของคุณ

อารี บราทซิส

ผู้เขียนทีม: Ari เป็นนักเขียน บล็อกเกอร์ และเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่อยู่ในรัฐวอชิงตัน

แท็กบทความ:

โอกาสทางธุรกิจ · วัฒนธรรมของ บริษัท · ที่โดดเด่น · หาทางของคุณ · ขยายธุรกิจของคุณ · ความเป็นผู้นำ · ความคิดของคุณ

หมวดหมู่บทความ:

หาทางของคุณ · ขยายธุรกิจของคุณ · นำทีมของคุณ · การผลิต · ความคิดของคุณ

#mailpoet_form_1 .mailpoet_form { }
#mailpoet_form_1 แบบฟอร์ม { ขอบล่าง: 0; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_column_with_background { ช่องว่างภายใน: 0px; }
#mailpoet_form_1 .wp-block-column:first-child, #mailpoet_form_1 .mailpoet_form_column:first-child { ช่องว่างภายใน: 0 20px; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_form_column:not(:first-child) { ขอบซ้าย: 0; }
#mailpoet_form_1 h2.mailpoet-หัวเรื่อง { ขอบ: 0 0 12px 0; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_paragraph { ความสูงบรรทัด: 20px; ระยะขอบล่าง: 20px; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_segment_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_text_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_textarea_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_select_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_radio_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_checkbox_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_list_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_date_label { display: block; น้ำหนักตัวอักษร: ปกติ; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_text, #mailpoet_form_1 .mailpoet_textarea, #mailpoet_form_1 .mailpoet_select, #mailpoet_form_1 .mailpoet_date_month, #mailpoet_form_1 .mailpoet_date_day, #mailpoet_form_1 .mailpoet_date_year, #mailpoet_form_1 .mailpoet_date { แสดง: บล็อก; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_text, #mailpoet_form_1 .mailpoet_textarea { ความกว้าง: 200px; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_checkbox { }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_submit { }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_divider { }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_message { }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_form_loading { ความกว้าง: 30px; จัดข้อความ: กึ่งกลาง; ความสูงของเส้น: ปกติ; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_form_loading > ช่วง { ความกว้าง: 5px; ความสูง: 5px; สีพื้นหลัง: #5b5b5b; }#mailpoet_form_1{border-radius: 3px;background: #27282e;color: #ffffff;text-align: left;}#mailpoet_form_1 form.mailpoet_form {padding: 0px;}#mailpoet_form_1{width: 100%;}#mailpoet_form_1 mailpoet_message { ขอบ: 0; ช่องว่างภายใน: 0 20px;}
#mailpoet_form_1 .mailpoet_validate_success {สี: #00d084}
#mailpoet_form_1 input.parsley-สำเร็จ {สี: #00d084}
#mailpoet_form_1 select.parsley-สำเร็จ {สี: #00d084}
#mailpoet_form_1 textarea.parsley-success {สี: #00d084}

#mailpoet_form_1 .mailpoet_validate_error {สี: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 input.parsley-error {สี: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 select.parsley-error {สี: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 textarea.textarea.parsley-error {สี: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 .parsley-errors-list {สี: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 .parsley-required {สี: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 .parsley-custom-error-message {สี: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 .mailpoet_paragraph.last {ขอบล่าง: 0} @media (ความกว้างสูงสุด: 500px) {#mailpoet_form_1 {พื้นหลัง: #27282e;}} @media (ความกว้างต่ำสุด: 500px) {#mailpoet_form_1 .last .mailpoet_paragraph: ลูกสุดท้าย {margin-bottom: 0}} @media (ความกว้างสูงสุด: 500px) {#mailpoet_form_1 .mailpoet_form_column:last-child .mailpoet_paragraph:last-child {margin-bottom: 0}}

ความสำคัญของการเก็บบันทึกพนักงานที่เผยแพร่ซ้ำจากแหล่งที่มา https://startupmindset.com/the-importance-of-keeping-employee-records/ ผ่าน https://feeds.feedburner.com/startupmindset

<!–

->

ประทับเวลา:

เพิ่มเติมจาก ที่ปรึกษาบล็อคเชน