วิธีการจัดการการควบคุมภายในสำหรับบัญชีเจ้าหนี้

วิธีการจัดการการควบคุมภายในสำหรับบัญชีเจ้าหนี้

ประทับเวลา: 17 พฤศจิกายน 2023 2:59 น
วิธีการจัดการการควบคุมภายในสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ PlatoBlockchain Data Intelligence ค้นหาแนวตั้ง AI.

ธุรกิจทั้งหมดจะต้องจัดการการชำระเงินที่ตนเป็นหนี้แก่บุคคลหรือนิติบุคคลอื่นอย่างเชี่ยวชาญ ฟังก์ชั่นนี้เรียกว่า เจ้าหนี้การค้ามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจ การจัดการทางการเงิน และการสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวในทุกอุตสาหกรรม 

ทีมบัญชีเจ้าหนี้ต้องหาจุดสมดุลระหว่างความรวดเร็วและความแม่นยำ เพื่อรับการชำระเงินที่ถูกต้องแก่พันธมิตรที่เหมาะสม ตรงเวลา. ความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการชำระเงินจำเป็นต้องมีการควบคุมบัญชีเจ้าหนี้หลายรายการตลอดทั้ง กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้. 

การควบคุมภายในของบัญชีเจ้าหนี้ได้รับการพัฒนาอย่างระมัดระวัง นำไปใช้อย่างกว้างขวาง และปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อปกป้องธุรกิจจากความเสี่ยงในการชำระเงินไม่ว่าธุรกิจเหล่านั้นจะเกิดขึ้นที่ใดในกระบวนการ AP เราจะตรวจสอบการควบคุม AP ประเภทต่างๆ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการควบคุมภายในของบัญชีเจ้าหนี้ และวิธีการจัดการการควบคุม AP ในภูมิทัศน์ดิจิทัลในปัจจุบัน

ทำความเข้าใจกับการควบคุมภายในของบัญชีเจ้าหนี้

เมื่อพูดถึงการจ่ายเงิน ไม่ว่าจะเป็นให้กับลูกค้าที่คืนสินค้า ผู้จัดจำหน่ายที่ส่งวัตถุดิบ หรือหน่วยงานของรัฐที่เก็บภาษีหรือค่าธรรมเนียม สิ่งสำคัญคือต้องไม่เกิดข้อผิดพลาดในการประมวลผล ธุรกิจที่เป็นหนี้จะส่งใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้นั้นจะได้รับการประมวลผลโดยทีมงาน AP จากนั้นทีมงาน AP จะส่งเงินไปให้เจ้าของใบแจ้งหนี้ เมื่อเงินทุนชัดเจน กระบวนการจะเสร็จสิ้นและธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้ตามปกติ 

การควบคุมภายในสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ คือชุดของมาตรฐานและข้อกำหนดที่ทำให้กระบวนการ AP มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความเสี่ยงทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับฟังก์ชัน และเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเงินสดในระยะยาว พูดสั้นๆว่าอัน ทีมงาน AP ที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล จะส่งผลกระทบเชิงบวกต่อทุกการทำงานของธุรกิจปลายน้ำ 

ความเสี่ยงด้านบัญชีเจ้าหนี้

บัญชีที่สามารถจ่ายได้ ความเสี่ยงมีมากกว่าการจ่ายเงินล่าช้าและความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เสียหาย หากรุนแรงเพียงพอ ความอยู่รอดทางธุรกิจอาจถูกตั้งคำถามเนื่องจากปัญหาบัญชีเจ้าหนี้ ความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดบางประการภายในสายงานธุรกิจนี้คือ:

  • การหลอกลวง
  • การชำระเงินล่าช้าหรือไม่สมบูรณ์
  • การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดการตรวจสอบ
  • การจัดการใบแจ้งหนี้ที่ไม่เหมาะสม
  • จ่ายเกิน

หน้าที่ทางธุรกิจของการควบคุมบัญชีเจ้าหนี้

เมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง การควบคุมภายในของบัญชีเจ้าหนี้จะแบ่งบทบาทและความรับผิดชอบตลอดกระบวนการ ตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน ลดความเสี่ยงในการชำระเงินหลายครั้ง รักษาเส้นทางกระดาษที่สามารถตรวจสอบได้ และลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ตั้งแต่ต้นจนจบ 

ด้วยการควบคุม AP ที่เหมาะสม ผู้นำธุรกิจ ลูกค้า และผู้จำหน่ายอื่นๆ สามารถหลับสบายโดยรู้ว่าความเสี่ยงของการฉ้อโกงมีน้อย การโอนเงินจะรวดเร็วและแม่นยำ และการดูแลทางการเงินขององค์กรของคุณมีความน่าเชื่อถือ มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการควบคุมภายในของบัญชีเจ้าหนี้มากมายที่ทุกธุรกิจควรให้ความสำคัญ เข้าไปในนั้นกันเถอะ

ประเภทของการควบคุมภายในสำหรับบัญชีเจ้าหนี้

การควบคุมภายในของบัญชีเจ้าหนี้แบ่งออกเป็นสามประเภทย่อยหลัก: ภาระผูกพันในการควบคุมการจ่ายเงิน การควบคุมการป้อนข้อมูล และการควบคุมการป้อนข้อมูลการชำระเงิน แต่ละหมวดหมู่จะสอดคล้องกับขั้นตอนสำคัญในกระบวนการชำระเงิน ได้แก่ การตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ที่เข้ามา การตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลได้รับการบันทึกภายในอย่างถูกต้อง และการจ่ายเงินในจำนวนที่เหมาะสมให้กับผู้รับการชำระเงิน 

ภาระผูกพันในการควบคุมการจ่ายเงิน

การควบคุมภายในประเภทแรกสำหรับบัญชีเจ้าหนี้เป็นศูนย์กลางเกี่ยวกับภาระผูกพันของธุรกิจในการชำระเงิน เมื่อมีการส่งใบแจ้งหนี้ขาเข้าไปยังธุรกิจ ธุรกิจจะต้อง ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ทุกใบ. ควรสอดคล้องกับสินค้าหรือบริการที่ได้รับ และต้องไม่ซ้ำกับใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการประมวลผลแล้ว ในส่วนนี้ของกระบวนการ ทีม AP ของคุณต้องทำการตรวจสอบสถานะโดยใช้วิธีการต่อไปนี้:

  1. การอนุมัติใบแจ้งหนี้

ขึ้นอยู่กับโครงสร้างองค์กรของคุณ บทบาทที่แน่นอนที่รับผิดชอบ การอนุมัติใบแจ้งหนี้ อาจแตกต่างกันไป แต่โดยทั่วไปแล้ว จะมีบุคคลหนึ่งหรือทีมงานกลุ่มเล็กๆ ที่ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่เข้ามา ตรวจสอบว่าจำนวนเงินที่ค้างชำระนั้นถูกต้อง และอนุมัติการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้นั้น 

นี่อาจทำได้ยากกว่าที่คุณคิด ผู้อนุมัติจำเป็นต้องทราบว่ามีการซื้อผลิตภัณฑ์จำนวนเท่าใด ราคาขายที่ตกลงไว้คือเท่าใด และได้รับผลิตภัณฑ์นั้นแล้วหรือไม่ ด้วยใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อเดิม และใบเสร็จรับเงินในการจัดส่ง พวกเขาสามารถตรวจสอบข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง

  1. การอนุมัติใบสั่งซื้อ

เมื่อธุรกิจตัดสินใจซื้อสินค้า ทีมจัดซื้อควรออกและอนุมัติ ใบสั่งซื้อ. เมื่ออนุมัติใบสั่งซื้อแล้ว จะได้รับหมายเลขคำสั่งซื้อและแบ่งปันกับผู้จัดจำหน่าย ซึ่งจะทำให้ผู้อนุมัติใบแจ้งหนี้สามารถตรวจสอบง่ายๆ ก่อนที่จะอนุมัติการชำระเงินของใบแจ้งหนี้แต่ละใบ นี่เป็นวิธีที่ดีในการลดการใช้จ่ายเกินและจัดการการคาดการณ์ค่าใช้จ่าย 

  1. การจับคู่สามทาง

กระบวนการเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและข้อมูลการรับเรียกว่า การจับคู่สามทาง. เพื่อให้แน่ใจว่าได้รับสินค้าที่ชำระแล้ว ควรทำการจับคู่ก่อนอนุมัติการชำระเงิน 

  1. ตรวจสอบใบแจ้งหนี้หรือการชำระเงินซ้ำ

ขั้นตอนสุดท้ายคือการตรวจสอบว่ายังไม่ได้ส่งการชำระเงินไปยังผู้จัดจำหน่ายสำหรับรายการสินค้าในใบแจ้งหนี้ เมื่อก่อนเป็นแบบดำเนินการด้วยตนเอง แต่ตอนนี้ ธุรกิจส่วนใหญ่พึ่งพาเครื่องมือซอฟต์แวร์ เช่น Nanonets เพื่อรวมระบบ ค้นหาหมายเลขใบแจ้งหนี้และหมายเลขคำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง และทำเครื่องหมายการชำระเงินที่ซ้ำกัน  

การควบคุมการป้อนข้อมูล

การควบคุมการป้อนข้อมูล — โดยเฉพาะกับโซลูชันดิจิทัลที่ใช้ในส่วนใหญ่ ฟังก์ชันการบัญชีและ FP&A – คือการควบคุมภายในที่สำคัญสำหรับทีมเจ้าหนี้ในปัจจุบัน หลังจากกำหนดภาระผูกพันของคุณในการชำระเงินแล้ว ก็มีการควบคุมการป้อนข้อมูลเพื่อรับข้อมูลที่ถูกต้องไปยังซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้ของคุณ ไม่ว่าคุณจะใช้ ERP, แพลตฟอร์มอัตโนมัติ หรือเครื่องมือต่างๆ ร่วมกัน จะต้องให้ความสำคัญกับการป้อนข้อมูลที่ถูกต้องเป็นอันดับแรก มีสองวิธีในการนำทางการควบคุมภายในเหล่านี้สำหรับบัญชีเจ้าหนี้:

  1. บันทึกใบแจ้งหนี้ก่อนการอนุมัติ

ด้วยวิธีนี้ ใบแจ้งหนี้และเดบิตที่เกี่ยวข้องจะถูกบันทึกทันทีที่ทีม AP ได้รับจากผู้ส่ง จากนั้นจะถูกส่งผ่านกระบวนการอนุมัติ ซึ่งมักจะส่งผลให้การประมวลผลและการเบิกจ่ายเงินทุนเร็วขึ้น

  1. บันทึกใบแจ้งหนี้หลังจากการอนุมัติ

หากคุณกังวลเกี่ยวกับการชำระเงินซ้ำ ให้เลือกบันทึกใบแจ้งหนี้ในระบบของคุณหลังจากที่ได้รับการอนุมัติจากหน่วยงานที่เหมาะสมภายในแล้ว หากคุณทำผิดโดยระมัดระวัง นี่คือแนวทางที่แนะนำ 

  1. การควบคุมรายการชำระเงิน

การควบคุมภายในประเภทหลักสุดท้ายสำหรับกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้คือการควบคุมรายการการชำระเงินทั้งหมด สิ่งเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่การส่งการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ที่ได้รับอนุมัติและอัปโหลดเข้าสู่ระบบของคุณ การควบคุมเจ้าหนี้ในหมวดหมู่นี้คือ:

  1. การแบ่งแยกหน้าที่

ห้ามมอบหมายให้บุคคลคนเดียวกันจัดทำและลงนามเช็ค แยกพวกมันออกจากกันเพื่อสร้างชั้นความปลอดภัยเพิ่มเติม นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าบุคคลที่สองตรวจสอบทุกอย่างอีกครั้งก่อนชำระเงิน สิ่งนี้อาจดูเรียบง่าย แต่มีบทบาทสำคัญในการควบคุมภายในของบัญชีเจ้าหนี้โดยรวม 

  1. การลงนามตรวจสอบด้วยตนเอง

อยู่ห่างจากการประทับตราลายเซ็นและการลงนามในเช็คด้วยตนเองแบบเก่าสำหรับการชำระเงินของผู้ขายทั้งหมด บุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตอาจใช้แสตมป์ เพิ่มความเสี่ยงในการฉ้อโกง และทำให้เกิดการชำระเงินซ้ำซ้อนโดยไม่ตั้งใจ

  1. การจัดเก็บเช็คที่ปลอดภัย

จัดเก็บเช็คในพื้นที่จัดเก็บที่ถูกล็อคซึ่งแยกจากตราประทับลายเซ็นที่องค์กรของคุณใช้

  1. ติดตามหมายเลขตรวจสอบ

ด้วยการจับตาดูเช็คทั้งหมดที่ถูกส่งออกไปโดยใช้การตรวจสอบอย่างใกล้ชิด ทีม AP จึงสามารถระบุได้ว่าเช็คใดหายไปหรือไม่ และแจ้งปัญหาผ่านช่องทางที่เหมาะสม

  1. การลงนามสองครั้ง

การควบคุมบัญชีเจ้าหนี้จะไม่สมบูรณ์หากไม่มีนโยบายการลงนามซ้ำซ้อนสำหรับการชำระเงินเกินจำนวนที่กำหนด ผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับสูงสามารถทำหน้าที่เป็นตัวป้องกันที่มีประสิทธิภาพเมื่อมีเงินจำนวนมากอยู่ในสาย

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการควบคุมภายในบัญชีเจ้าหนี้

การควบคุม AP ทุกประเภทมาพร้อมกับคำแนะนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องคอยอัปเดตว่าแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการควบคุมภายในของบัญชีเจ้าหนี้ปัจจุบันคืออะไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเทคโนโลยีใหม่เปลี่ยนกระบวนการ AP ทั้งภายในและภายนอก 

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: ภาระผูกพันในการควบคุมการจ่ายเงิน

เพื่อให้ได้รับการปกป้องสูงสุดจากภาระผูกพันในการควบคุมการชำระเงิน ต้องแน่ใจว่าได้ใช้โซลูชันการจัดเก็บเอกสารที่เชื่อมโยงกัน หากธุรกิจของคุณรับใบแจ้งหนี้กระดาษ เก็บทั้งหมดไว้ในที่ที่แตกต่างกัน และไม่มีกระบวนการมาตรฐานในสถานที่ที่ไป สิ่งต่างๆ จะสูญหายไป

แทนที่จะลงทุน. ซอฟต์แวร์ AP เช่น Nanonets ที่สามารถเก็บสำเนาดิจิทัลของใบแจ้งหนี้แต่ละใบ ติดตามขั้นตอนการอนุมัติ และจับคู่ข้อมูลใบแจ้งหนี้กับระบบอื่นภายในองค์กรของคุณ โซลูชันซอฟต์แวร์ยังสามารถทำเครื่องหมายรายการซ้ำหรือแจ้งเตือนบุคคลเมื่อมีการส่งการชำระเงินแล้ว แม้จะใช้เครื่องมือดิจิทัล อย่าลืมหลีกเลี่ยงความขัดแย้งทางผลประโยชน์ และให้คนหลายคนมีส่วนร่วมในกระบวนการอนุมัติและการชำระเงินเพื่อช่วยแยกบทบาทและความรับผิดชอบ 

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: การควบคุมการป้อนข้อมูล

การป้อนข้อมูลถือเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับข้อผิดพลาดของมนุษย์ แทนที่จะอาศัยพนักงาน AP ของคุณป้อนข้อมูลจากใบแจ้งหนี้แต่ละใบหรือใบสั่งซื้อด้วยตนเอง ให้สแกนเอกสารลงในเครื่องมืออ่านเอกสารที่สามารถดึงข้อมูลได้โดยอัตโนมัติและแจกจ่ายผ่านระบบธุรกิจที่คุณจ้าง Flow by Nanonets ได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับ ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และสื่อสารกับทุกคนได้อย่างราบรื่น ERP ชั้นนำ, CRM และเครื่องมือทางธุรกิจอื่นๆ 

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: การควบคุมรายการชำระเงิน

เพื่อให้สอดคล้องกับการควบคุมรายการการชำระเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แยกหน้าที่บางส่วนในกระบวนการ คุณไม่ต้องการให้บุคคลเดียวกับที่อนุมัติใบแจ้งหนี้เป็นบุคคลที่เขียนและลงนามในเช็ค สายตาอีกแบบหนึ่งควรมองดูทุกอย่างก่อนที่จะชำระเงิน ยิ่งไปกว่านั้น ให้พิจารณาเปลี่ยนไปใช้การชำระเงิน ACH หรือการโอนเงินผ่านธนาคารแทนเช็คที่พิมพ์ออกมา สิ่งต่าง ๆ ไม่สามารถสูญหายได้ เส้นทางกระดาษนั้นทำลายไม่ได้ และได้รับการชำระเงินเกือบจะในทันที 

การควบคุมภายในสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ช่วยปกป้องธุรกิจ ผู้ขาย และลูกค้าของคุณ

หากคุณกระตือรือร้นที่จะใช้การควบคุม AP ใหม่แต่ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน นั่งลงและตรวจสอบกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ ใครบ้างที่เกี่ยวข้อง? ขั้นตอนที่แน่นอนที่เกิดขึ้นเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้จนถึงการชำระเงินมีอะไรบ้าง อะไรคือปัญหาของกระบวนการปัจจุบัน? เทคโนโลยีมีส่วนสำคัญอย่างไร

เมื่อคุณมีคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้เป็นพื้นฐานแล้ว คุณสามารถเริ่มระบุผลไม้ที่แขวนอยู่ต่ำและการเปลี่ยนแปลงที่ซับซ้อนมากขึ้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ คุณจะต้องการคนที่เข้าใจฟังก์ชันนี้เป็นอย่างดีเพื่อช่วยนำการควบคุมใหม่หรือกระบวนการที่อัปเดตไปใช้ แต่เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว การควบคุมเหล่านี้จะปกป้องธุรกิจของคุณและทุกคนหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

ประทับเวลา:

เพิ่มเติมจาก AI และการเรียนรู้ของเครื่อง