เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของเอกสารคืออะไร

ในโลกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลในปัจจุบัน การทำงานร่วมกันและการสื่อสารภายในทีมต้องอาศัยข้อมูลและเอกสารเป็นอย่างมาก ตั้งแต่สัญญาและใบแจ้งหนี้ไปจนถึงคู่มือและรายงาน เอกสารมีบทบาทสำคัญในการถ่ายทอดข้อมูลที่มีโครงสร้างซึ่งสามารถแบ่งปัน ทำความเข้าใจ และดำเนินการได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม เพื่อควบคุมศักยภาพของเอกสารอย่างเต็มที่ การจัดการที่มีประสิทธิผลถือเป็นสิ่งสำคัญ นี่คือจุดที่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเอกสารเข้ามามีบทบาท

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเอกสารคือชุดขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลของมนุษย์ โดยทั้งหมดมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารเป็นไปตามมาตรฐานภายในก่อนจึงจะสามารถนำมาใช้ได้ ขั้นตอนการทำงานเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นกลไกการประกันคุณภาพ ซึ่งรับประกันว่าเอกสารจะบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ภายในกรอบองค์กร การใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเอกสารช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงกระบวนการจัดการเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมได้

เดิมที การจัดการเวิร์กโฟลว์เอกสารอาศัยงานที่ต้องทำด้วยตนเอง เช่น การพิมพ์ การสแกน การส่งจดหมาย การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง การส่งเอกสารทางกายภาพข้ามลำดับชั้นเพื่อขออนุมัติ ฯลฯ ด้วยการถือกำเนิดของเครื่องมืออัตโนมัติ ธุรกิจต่างๆ ในปัจจุบันใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติเพื่อการจัดการที่ดียิ่งขึ้น ขั้นตอนการทำงานเอกสารของพวกเขา

ในบทความนี้ เราจะกำหนดและสำรวจบทบาทของระบบอัตโนมัติในการจัดการเวิร์กโฟลว์เอกสาร

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของเอกสารคืออะไร

ระบบเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติเป็นส่วนหนึ่งของขอบเขตขนาดใหญ่ของระบบเวิร์กโฟลว์ธุรกิจอัตโนมัติ และหมายถึงการใช้เครื่องมืออัจฉริยะเพื่อจัดการการเคลื่อนไหวของเอกสารภายในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับบุคคล พนักงาน และแผนกต่างๆ โดยทำหน้าที่เป็นช่องทางสำหรับธุรกิจในการจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพโดยแนะนำเอกสารผ่านเส้นทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและการดำเนินการจนกว่าจะถึงจุดหมายปลายทางหรือผลลัพธ์สุดท้าย การใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยให้องค์กรสามารถบรรลุประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นและการดำเนินงานที่คล่องตัว

เวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติมีประโยชน์ในเกือบทุกขอบเขตของธุรกิจ เนื่องจากกิจกรรมทั้งหมดของบริษัทใดก็ตามต้องใช้เอกสารจำนวนมาก ตัวอย่างเช่น ให้เราดูว่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของเอกสารสามารถช่วยแผนกบัญชีเจ้าหนี้ในกระบวนการจัดซื้อเพื่อชำระเงิน ซึ่งเป็นการดำเนินธุรกิจตามปกติที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสาร การอนุมัติ และการกำหนดเส้นทางจำนวนมากได้อย่างไร

1. การรับเอกสาร: กระบวนการเริ่มต้นด้วยการรวบรวมเอกสารการจัดซื้อที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และใบเสร็จรับเงิน ซึ่งสามารถทำได้ผ่านวิธีการต่างๆ รวมถึงการสแกนเอกสารทางกายภาพหรือการรับเอกสารจากผู้ขายทางอิเล็กทรอนิกส์
2. การแยกเอกสาร: เครื่องมืออัตโนมัติสามารถดึงข้อมูลสำคัญจากเอกสารที่บันทึกไว้โดยใช้เทคโนโลยี เช่น การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) หรือการรู้จำเอกสารอัจฉริยะ (IDR) ซึ่งช่วยให้ระบบสามารถรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ รายละเอียดผู้จัดจำหน่าย คำอธิบายรายการสินค้า และจำนวนเงิน
3. การตรวจสอบและยืนยันข้อมูล: ข้อมูลที่แยกออกมาได้รับการตรวจสอบความถูกต้องตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และจับคู่กับใบสั่งซื้อและใบเสร็จรับเงินที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องและสม่ำเสมอ มีการแข่งขันแบบสองทางและสามทาง ความคลาดเคลื่อนหรือข้อยกเว้นสามารถติดธงไว้เพื่อตรวจสอบและแก้ไขเพิ่มเติมได้
4. การกำหนดเส้นทางเวิร์กโฟลว์: ระบบอัตโนมัติกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสมเพื่อตรวจสอบและอนุมัติตามขั้นตอนการทำงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งอาจรวมถึงบุคคลที่รับผิดชอบในการตรวจสอบบรรทัดรายการ ตรวจสอบการปฏิบัติตามสัญญา หรือการอนุมัติการชำระเงิน ระบบช่วยให้แน่ใจว่าเอกสารถูกส่งไปยังบุคคลที่ถูกต้องในลักษณะต่อเนื่องหรือคู่ขนาน ขึ้นอยู่กับการออกแบบขั้นตอนการทำงาน
5. การอนุมัติและการจัดการข้อยกเว้น: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะได้รับการแจ้งเตือนและสามารถตรวจสอบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ พวกเขาสามารถอนุมัติ ปฏิเสธ หรือขอข้อมูลเพิ่มเติมได้ตามต้องการ ข้อยกเว้น เช่น ความคลาดเคลื่อนของราคาหรือข้อมูลที่ขาดหายไป สามารถติดธงไว้เพื่อแก้ไขปัญหาก่อนดำเนินการขั้นตอนต่อไป
6. บูรณาการกับระบบ ERP: ระบบเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติทำงานร่วมกับระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ขององค์กร ช่วยให้ถ่ายโอนข้อมูลและอัปเดตบันทึกทางการเงินได้อย่างราบรื่น เอกสารที่ได้รับการอนุมัติและข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะถูกบันทึกลงในระบบ ERP โดยอัตโนมัติ ทำให้มั่นใจได้ถึงความสอดคล้องและไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
7. การประมวลผลการชำระเงิน: เมื่อเอกสารผ่านการอนุมัติและการตรวจสอบความถูกต้องที่จำเป็นแล้ว ระบบจะสร้างคำสั่งการชำระเงินตามข้อมูลที่ได้รับการอนุมัติ สิ่งนี้สามารถกระตุ้นให้เกิดกระบวนการชำระเงิน ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับการสร้างเช็ค การเริ่มการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือการใช้วิธีการชำระเงินอื่น ๆ
8. แนวทางการตรวจสอบและการรายงาน: ตลอดกระบวนการจัดซื้อเพื่อชำระเงินแบบอัตโนมัติ ระบบจะรักษาเส้นทางการตรวจสอบที่ครอบคลุม โดยบันทึกการดำเนินการแต่ละอย่างในเอกสาร เส้นทางการตรวจสอบนี้ทำหน้าที่เป็นบันทึกเพื่อวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การตรวจสอบภายใน และข้อกำหนดในการรายงาน

อีกด้านที่จะได้ประโยชน์อย่างมากจากระบบเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติก็คือแผนกทรัพยากรบุคคล ตัวอย่างที่สำคัญคือกระบวนการเตรียมความพร้อมสำหรับพนักงานใหม่ ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับงานที่ใช้เวลานาน เช่น การตรวจสอบประวัติและการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ด้วยระบบเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติ งานเหล่านี้สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ ช่วยให้พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีอิสระในการมุ่งความสนใจไปที่โครงการที่มีความหมายและมีส่วนร่วมมากขึ้น ระบบอัตโนมัตินี้ไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพด้านทรัพยากรบุคคลเท่านั้น แต่ยังขยายไปยังแผนกอื่นๆ เช่น ไอที การตลาด การเงิน กฎหมาย และการขาย ช่วยให้พวกเขาสามารถทำงานประจำโดยอัตโนมัติและเพิ่มผลผลิตโดยรวม ด้วยการใช้ระบบเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติ แผนกทรัพยากรบุคคลสามารถปรับปรุงการดำเนินงาน ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และจัดสรรทรัพยากรให้กับโครงการริเริ่มเชิงกลยุทธ์ที่เพิ่มมูลค่าให้กับองค์กร

การจัดการข้อมูลลูกค้าเป็นอีกด้านหนึ่งที่ได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เอกสาร ด้วยการใช้เทมเพลตที่ได้มาตรฐานและใช้ประโยชน์จากคำขอ API องค์กรต่างๆ จึงสามารถแทรกข้อมูลลูกค้าแบบไดนามิกลงในเอกสารได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าส่งข้อมูลผ่านแบบฟอร์มเว็บออนไลน์ ระบบจะสร้างข้อเสนอโดยอัตโนมัติพร้อมรายละเอียดต่างๆ รวมถึงชื่อนามสกุล ที่อยู่ ชื่อบริษัท ข้อมูลติดต่อ และอื่นๆ สามารถตั้งค่าเทมเพลตที่แตกต่างกันสำหรับเวิร์กโฟลว์และการดำเนินงานต่างๆ ได้ ทำให้มั่นใจได้ว่าการสร้างเอกสารที่เป็นส่วนตัวและมีประสิทธิภาพตามข้อมูลเฉพาะของลูกค้า

ในอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพ การจัดการบันทึกผู้ป่วยอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง การทำให้กระบวนการจัดการเอกสารเป็นอัตโนมัติช่วยลดความยุ่งยากในการสร้างและบำรุงรักษาเวชระเบียน ช่วยให้ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพสามารถให้การดูแลผู้ป่วยที่เหนือกว่าได้ แพลตฟอร์มระบบอัตโนมัตินำเสนอพื้นที่เก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ที่ปลอดภัยสำหรับจัดเก็บและเข้าถึงเวชระเบียน ข้อมูลใบสั่งยา และแผนการรักษา ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านสุขภาพสามารถให้บริการด้านสุขภาพได้ดียิ่งขึ้น

ในทำนองเดียวกัน ในอุตสาหกรรมการศึกษา การจัดการเอกสารอัตโนมัติสามารถปฏิวัติกระบวนการบริหารและปรับปรุงประสบการณ์ของนักเรียนได้ โรงเรียนและมหาวิทยาลัยสามารถรวมบันทึกของนักเรียนทั้งหมด รวมถึงใบรับรองผลการเรียน แบบฟอร์มลงทะเบียน และเอกสารความช่วยเหลือทางการเงิน ไว้ในที่เดียว ปรับปรุงการเข้าถึงข้อมูลและรับรองความถูกต้องของข้อมูล ระบบอัตโนมัติยังช่วยนักการศึกษาในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการต่างๆ เช่น การให้เกรด การส่งงาน และการติดตามการเข้าร่วม ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยรวมในท้ายที่สุด

ประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติ

จากการวิจัยของ McKinsey คาดว่า 50% ของงานสามารถเป็นไปโดยอัตโนมัติและโดยรอบ 31% ของธุรกิจต่างๆ ได้นำระบบอัตโนมัติมาใช้ในหน้าที่ของตนอย่างน้อยหนึ่งหน้าที่แล้ว สิ่งนี้เน้นให้เห็นถึงการรับรู้ที่เพิ่มขึ้นถึงคุณประโยชน์ที่ได้รับจากการทำให้กระบวนการทางธุรกิจในด้านต่างๆ เป็นอัตโนมัติ ความต้องการการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การจัดสรรทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ และระบบไอทีที่แข็งแกร่ง ได้กระตุ้นการเติบโตของตลาดกระบวนการธุรกิจอัตโนมัติทั่วโลก การคาดการณ์ระบุว่าภายในปี 2026 ตลาดนี้คาดว่าจะมีมูลค่าถึง $ 19.6 พันล้าน. สิ่งนี้บ่งชี้ถึงการนำเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติมาใช้อย่างกว้างขวางเพื่อเพิ่มผลผลิต ลดความพยายามด้วยตนเอง และเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานในอุตสาหกรรมต่างๆ

ระบบเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติพัฒนามาจากระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ซึ่งได้รับการพัฒนาในช่วงปลายทศวรรษ 1980 ผลิตภัณฑ์ DMS เชิงพาณิชย์ตัวแรกเปิดตัวในต้นปี 1990 โดยเน้นที่การจัดระเบียบเอกสารและพื้นที่จัดเก็บเป็นหลัก อย่างไรก็ตาม เนื่องจากองค์กรต่างๆ ตระหนักถึงความจำเป็นในการใช้ฟังก์ชันการทำงานขั้นสูง ระบบ DMS จึงมีการพัฒนาเพื่อรวมคุณลักษณะต่างๆ เช่น การควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร โมดูลความปลอดภัยที่ครอบคลุม และความสามารถด้านเวิร์กโฟลว์ของเอกสาร การรวมการจัดการเวิร์กโฟลว์เข้ากับ DMS ทำให้เกิดการเติบโตอย่างน่าประทับใจในขนาดตลาด ในปี 2021 ขนาดตลาดทั่วโลกของ DMS ซึ่งมีมูลค่า 5.00 พันล้านดอลลาร์สหรัฐ มีกำหนดจะเติบโตอย่างน่าประทับใจ 16.42 พันล้าน โดย 2029

ข้อดีเฉพาะบางประการของระบบเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติ ได้แก่:

• การสร้างเอกสารแบบเร่งด่วน: การสร้างเอกสารด้วยตนเองเป็นความพยายามที่ลำบากและใช้เวลานาน การทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติช่วยลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และปรับปรุงการทำงานร่วมกัน ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ สัญญา และข้อเสนอได้ในเวลาไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นสัปดาห์ ตัวอย่างเช่น ด้วยการแปลงกระบวนการเอกสารให้เป็นดิจิทัล เขตการศึกษาของรัฐเซนต์หลุยส์จึงลดเวลาการขอพนักงานจากสามสัปดาห์เหลือ สามชั่วโมง.
• ลดข้อผิดพลาด: การป้อนข้อมูลด้วยตนเองอาจทำให้เกิดความสับสนได้ 40% ความน่าจะเป็นของข้อผิดพลาดของมนุษย์ ก่อให้เกิดความท้าทายทางเทคนิคและการเงินที่สำคัญสำหรับองค์กร ระบบอัตโนมัติของเอกสารช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุดโดยการป้อนข้อมูลอัตโนมัติ แจ้งข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ณ จุดที่ป้อนข้อมูล
• การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น: การทำงานร่วมกันในการสร้างเอกสารด้วยตนเองมักเกี่ยวข้องกับการติดตามและการสื่อสารที่ซับซ้อน ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดและความล่าช้า ระบบอัตโนมัติของเอกสารเป็นแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ลดเวลารอ และลดความจำเป็นในการส่งอีเมลและการประชุมที่มีความยาว
• ความสอดคล้องและความชัดเจนของเวอร์ชัน: ระบบอัตโนมัติของเอกสารช่วยให้มั่นใจถึงความชัดเจนเกี่ยวกับเวอร์ชันเอกสารล่าสุด โดยให้การควบคุมเวอร์ชันและการรักษาความสอดคล้องกัน ระบบอัตโนมัติติดตามการเปลี่ยนแปลง ระบุเวอร์ชันล่าสุด และทำให้ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างเทมเพลตและมาตรฐานสำหรับการจัดรูปแบบที่สอดคล้องกัน
• ความปลอดภัยของข้อมูล: การสร้างเอกสารด้วยตนเองก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อการละเมิดและการสูญหายของข้อมูล ระบบอัตโนมัติของเอกสารมอบแพลตฟอร์มดิจิทัลที่ปลอดภัยสำหรับการสร้างและจัดเก็บเอกสาร พร้อมด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น การควบคุมการเข้าถึง การเข้ารหัส และเส้นทางการตรวจสอบ เพื่อให้มั่นใจในการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
• ประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อม: จากข้อมูลของ EPA พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยมีรายได้ประมาณนี้ สองปอนด์ ของผลิตภัณฑ์กระดาษและกระดาษแข็งทุกวัน ส่งผลให้มีขยะในสำนักงานจำนวนมาก แหล่งที่มาของขยะที่พบบ่อย ได้แก่ การพิมพ์ผิดพลาด สำเนาไม่ดี บันทึกและรายงานที่ล้าสมัย และวารสารที่ล้าสมัย ขยะกระดาษคิดเป็นประมาณ 90% ของขยะในสำนักงานทั้งหมด การใช้ระบบอัตโนมัติด้านเอกสารทางกฎหมายอาจไม่ได้กำจัดการสิ้นเปลืองกระดาษโดยสิ้นเชิง แต่อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อการปรับปรุงความแม่นยำและลดข้อผิดพลาดที่ทำให้เกิดการสิ้นเปลืองกระดาษ
• กำไรที่ได้รับการปรับปรุง: ระบบอัตโนมัติของเอกสารให้ผลประโยชน์ทางการเงินที่สำคัญโดยการลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเอง รวมถึงการพิมพ์ การส่งจดหมาย และการจัดเก็บทางกายภาพ นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติยังช่วยประหยัดเวลาและความพยายาม ช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่เพิ่มมูลค่าได้ นอกจากนี้ยังปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน ทำให้มั่นใจได้ว่าการชำระเงินจะรวดเร็วและถูกต้อง

จะทำให้เวิร์กโฟลว์เอกสารเป็นอัตโนมัติด้วย Nanonets ได้อย่างไร

Nanonets เป็นซอฟต์แวร์อัจฉริยะด้านเอกสารอัตโนมัติที่ใช้ AI ซึ่งมีเครื่องมือและฟีเจอร์มากมายเพื่อทำให้กระบวนการอนุมัติเอกสารเป็นอัตโนมัติผ่านเวิร์กโฟลว์ตามกฎที่ไม่ต้องใช้โค้ด ด้วย Nanonets ทีมสามารถจัดการแง่มุมต่างๆ ของเวิร์กโฟลว์เอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงวิธีที่ข้อมูลเข้าและย้ายผ่านเวิร์กโฟลว์ จุดตรวจสอบความคิดเห็นและการอนุมัติ และการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม

ด้วย Nanonets ธุรกิจสามารถปรับปรุงการจัดการเวิร์กโฟลว์เอกสารได้หลายวิธี:

การดำเนินการงานอัตโนมัติ:

• ทำงานที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติ เช่น การดึงข้อมูลและการตรวจสอบความถูกต้องภายในเวิร์กโฟลว์ ประหยัดเวลา และลดภาระงานที่ต้องทำเอง
• กำหนดเงื่อนไขและกฎเกณฑ์เพื่อปรับปรุงการประมวลผลเอกสารโดยยึดตามค่าฟิลด์เฉพาะ
• จำแนกเอกสารขาเข้าโดยอัตโนมัติ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ สัญญา และใบเสร็จรับเงิน ปรับปรุงองค์กรและการดึงข้อมูล
• กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง เพื่อให้มั่นใจว่าเฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดูหรือแก้ไขเอกสารที่ละเอียดอ่อนได้

การประมวลผลเอกสารขั้นสูง:

• ใช้เทคโนโลยี OCR ขั้นสูงเพื่อจดจำข้อความ ตัวเลข และอักขระจากเอกสารประเภทต่างๆ ได้อย่างแม่นยำ รวมถึงลายมือและข้อความที่พิมพ์ด้วยเครื่อง
• ใช้อัลกอริธึมการเรียนรู้เชิงลึกเพื่อทำความเข้าใจบริบทของข้อมูล ช่วยให้สามารถดึงข้อมูลจากเอกสารที่ซับซ้อนและไม่มีโครงสร้างได้อย่างแม่นยำ
• ปรับแต่งโมเดลโดยการปรับกฎการดึงข้อมูลและฝึกฝนโดยใช้เอกสารตัวอย่างเพื่อให้สามารถดึงข้อมูลได้อย่างแม่นยำ

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ:

• สร้างขั้นตอนการอนุมัติอย่างง่ายดายโดยใช้เทมเพลตและพารามิเตอร์ที่ปรับแต่งได้
• กำหนดผู้ตรวจสอบ กฎ และขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการตรวจสอบและอนุมัติเอกสารมีประสิทธิภาพ
• เรียกใช้กฎที่กำหนดไว้บนระบบอัตโนมัติสำหรับแต่ละเอกสาร ลดข้อผิดพลาดและขจัดปัญหาคอขวดในการอนุมัติ
• ปรับปรุงการทำงานร่วมกันและการสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ ลดปัญหาคอขวดและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม

ส่วนต่อประสานและบูรณาการที่ใช้งานง่าย:

• ได้รับประโยชน์จากอินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ซึ่งอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลที่แยกออกมาได้ง่าย เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องของข้อมูล
• ส่งออกข้อมูลที่แยกออกมาในรูปแบบต่างๆ เช่น CSV, JSON และ Excel เพื่อการผสานรวมกับระบบอื่นได้อย่างราบรื่น
• ใช้การสนับสนุนหลายภาษา ทำให้สามารถดึงข้อมูลจากเอกสารที่เขียนในภาษาต่างๆ ได้
• ใช้ประโยชน์จากการรวม API เพื่อรวม Nanonets เข้ากับเครื่องมือและระบบที่มีอยู่ เช่น ซอฟต์แวร์การบัญชี ERP และ CRM

ข้อมูลเชิงลึกและความสามารถในการขยายขนาด:

• รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าผ่านการรายงานและการวิเคราะห์ที่ครอบคลุม ช่วยให้สามารถตรวจสอบประสิทธิภาพและระบุจุดคอขวดได้
• ปรับขั้นตอนการทำงานให้เหมาะสมอย่างต่อเนื่องตามการปรับปรุงที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด
• ได้รับประโยชน์จากความสามารถในการปรับขนาดของ Nanonets ช่วยให้สามารถจัดการเอกสารและข้อมูลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยการใช้ประโยชน์จากความสามารถของ Nanonets ธุรกิจต่างๆ จึงสามารถปรับปรุงการจัดการเวิร์กโฟลว์เอกสาร เพิ่มความแม่นยำ ปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูล และบรรลุประสิทธิภาพที่มากขึ้นในกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร

Take Away

ตามที่ gitnuxการใช้งานเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติส่งผลให้ความแม่นยำของข้อมูลดีขึ้น 88% การศึกษาได้แสดงให้เห็นว่าจนถึง 72% ของพนักงานเชื่อว่ากระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพส่งผลเสียต่อความพึงพอใจในงานของพวกเขา ในกรณีที่ไม่มีการแปลงเป็นดิจิทัลและระบบอัตโนมัติ พนักงานมักจะพบกับความคับข้องใจ ความเครียด และความไม่พอใจโดยรวมในระดับที่เพิ่มมากขึ้น

ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เอกสารเป็นโซลูชันการเปลี่ยนแปลงที่ให้ประโยชน์มากมายที่ไม่อาจปฏิเสธได้ ด้วยการใช้ระบบอัตโนมัติ ธุรกิจต่างๆ จึงสามารถรับรู้ถึงประสิทธิภาพการผลิตและปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น ควบคู่ไปกับการปรับปรุงความแม่นยำของข้อมูลอย่างมีนัยสำคัญ การใช้แพลตฟอร์มอัตโนมัติของกระบวนการที่อิงกฎเกณฑ์ เช่น Nanonets สามารถช่วยให้บริษัทต่างๆ สร้างกระบวนการแบบรวมศูนย์และมีประสิทธิภาพสำหรับการสร้าง แก้ไข และลงนามในเอกสารสำคัญได้ อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายช่วยให้ผู้ใช้ติดตามและจัดการเอกสารทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย ลดการพึ่งพาระบบที่ใช้กระดาษที่ล้าสมัย

หากคุณกระตือรือร้นที่จะปลดล็อกข้อดีของระบบอัตโนมัติด้านเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กร ผู้เชี่ยวชาญของเราพร้อมให้คำแนะนำ พวกเขาสามารถแนะนำคุณเกี่ยวกับคุณสมบัติและความสามารถที่โดดเด่นของ Nanonets ซึ่งช่วยให้คุณพิจารณาว่าสอดคล้องกับข้อกำหนดเฉพาะของคุณหรือไม่ อย่าพลาดโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการจัดการเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงานของคุณ ยอมรับพลังของระบบอัตโนมัติและขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปสู่ประสิทธิภาพและความสำเร็จที่มากขึ้น

คำถามที่พบบ่อย

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai เพิ่มพลังให้กับตัวเอง เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตไอสตรีม. Web3 อัจฉริยะ ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตESG. ยานยนต์ / EVs, คาร์บอน, คลีนเทค, พลังงาน, สิ่งแวดล้อม แสงอาทิตย์, การจัดการของเสีย. เข้าถึงได้ที่นี่.
• BlockOffsets การปรับปรุงการเป็นเจ้าของออฟเซ็ตด้านสิ่งแวดล้อมให้ทันสมัย เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/document-workflow-automation/