เอกสารโลจิสติกส์ 9 ฉบับที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติด้วย IDP

ในเครือข่ายการค้าระดับโลกที่ซับซ้อน อุตสาหกรรมโลจิสติกส์เป็นหัวใจหลักในการเชื่อมโยงผู้ผลิตกับผู้บริโภคในระยะทางอันกว้างใหญ่ อย่างไรก็ตาม การเชื่อมโยงกันนี้มาพร้อมกับความท้าทายที่พอใช้ได้ ตั้งแต่วินาทีที่ผลิตผลิตภัณฑ์จนถึงการส่งมอบขั้นสุดท้าย เอกสารต่างๆ มากมายจะมาพร้อมกับการเดินทาง ซึ่งมักจะทำให้เกิดปัญหาคอขวดในการดำเนินงานที่ราบรื่น

อุปสรรคสำคัญประการหนึ่งที่ภาคโลจิสติกส์ต้องเผชิญคือการจัดการเอกสารด้านลอจิสติกส์ ใบสั่งซื้อ ใบกำกับสินค้า ใบตราส่ง และเอกสารอื่นๆ จำเป็นต้องได้รับการดูแลอย่างพิถีพิถัน แต่การประมวลผลด้วยตนเองอาจใช้เวลานาน เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และใช้ทรัพยากรมาก ในโลกเอกสารที่ซับซ้อนนี้ ความจำเป็นในการแก้ปัญหาการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่ปฏิเสธไม่ได้

นี่คือจุดที่การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (IDP) ก้าวเข้ามาเป็นผู้เปลี่ยนเกม IDP ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีล้ำสมัย เช่น ปัญญาประดิษฐ์และการเรียนรู้ของเครื่องจักร เพื่อทำให้การแยก การตีความ และการประมวลผลข้อมูลจากเอกสารที่หลากหลายเป็นแบบอัตโนมัติ การผสมผสานระหว่างโลจิสติกส์และ IDP ถือเป็นคำมั่นสัญญาอันยิ่งใหญ่ในการปรับปรุงการดำเนินงาน ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม

ขณะที่เราเจาะลึกข้อมูลเฉพาะเจาะจง เราจะมาสำรวจเอกสารด้านลอจิสติกส์ที่สำคัญ 9 ฉบับที่ได้รับประโยชน์อย่างมากจากการนำการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะไปใช้ การปรับปรุงเหล่านี้ไม่เพียงแต่จะช่วยบรรเทาความท้าทายที่อุตสาหกรรมต้องเผชิญเท่านั้น แต่ยังช่วยกระตุ้นยุคใหม่ของการจัดการโลจิสติกส์ที่คล่องตัวและปราศจากข้อผิดพลาดอีกด้วย

การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะคืออะไร?

การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (IDP) แสดงถึงเทคโนโลยีล้ำสมัยที่ผสมผสานปัญญาประดิษฐ์ (AI) การเรียนรู้ของเครื่อง (ML) และการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) เพื่อทำให้การแยก การตีความ และการประมวลผลข้อมูลจากเอกสารต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ IDP ได้รับการออกแบบมาเพื่อเลียนแบบความสามารถทางปัญญาแบบมนุษย์ ช่วยให้สามารถเข้าใจ จัดหมวดหมู่ และดึงข้อมูลอันมีค่าจากเอกสารที่ไม่มีโครงสร้างได้อย่างถูกต้อง

องค์ประกอบสำคัญของ IDP:

1. การดึงข้อมูล: IDP เป็นเลิศในการดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากเอกสารประเภทต่างๆ รวมถึงใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ เอกสารการจัดส่ง และอื่นๆ
2. การจำแนกประเภทเอกสาร: เทคโนโลยีจะจัดหมวดหมู่เอกสารตามเนื้อหา ช่วยให้การประมวลผลมีความคล่องตัวและองค์กรมีประสิทธิภาพ
3. การตรวจสอบข้อมูล: IDP สามารถตรวจสอบข้ามข้อมูลที่แยกออกมากับกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือฐานข้อมูลภายนอก เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องและความน่าเชื่อถือ
4. ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์: IDP บูรณาการได้อย่างราบรื่นกับขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่ ทำให้งานที่ซ้ำกันเป็นอัตโนมัติ และเร่งกระบวนการที่เน้นเอกสารเป็นศูนย์กลาง

เหตุใดภาคโลจิสติกส์จึงต้องการ IDP

1. เพิ่มความแม่นยำและลดข้อผิดพลาด: การดึงข้อมูลอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ถึงระดับความแม่นยำที่สูงขึ้น ลดโอกาสที่จะเกิดความคลาดเคลื่อนในเอกสารด้านลอจิสติกส์
2. เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน: การทำให้เวิร์กโฟลว์ที่เน้นเอกสารเป็นศูนย์กลางเป็นอัตโนมัตินำไปสู่เวลาการประมวลผลที่รวดเร็วขึ้น ช่วยให้บริษัทโลจิสติกส์สามารถจัดการกับการขนส่งปริมาณมากขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในความเป็นจริง กระบวนการที่ต้องคำนึงถึงเวลา เช่น พิธีการทางศุลกากรและการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ จะได้รับประโยชน์จากการประมวลผลเอกสารที่มีความคล่องตัว
3. การมองเห็นและการติดตามแบบเรียลไทม์: IDP ช่วยให้สามารถดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วเพื่อการติดตามและติดตามการจัดส่งแบบเรียลไทม์ ผู้เชี่ยวชาญด้านโลจิสติกส์จะได้รับข้อมูลเชิงลึกทันทีเกี่ยวกับสถานะและตำแหน่งของสินค้า ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกในการตัดสินใจเชิงรุก
4. ลดต้นทุน: ด้วยการทำให้งานประมวลผลเอกสารเป็นอัตโนมัติ IDP ช่วยลดความจำเป็นในการใช้แรงงานคน ซึ่งนำไปสู่การประหยัดต้นทุนสำหรับบริษัทโลจิสติกส์ ข้อผิดพลาดที่น้อยลงและประสิทธิภาพที่ดีขึ้นยังช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานโดยรวมได้อีกด้วย
5. ปรับปรุงการปฏิบัติตาม: IDP ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารด้านลอจิสติกส์ เช่น ใบศุลกากรและใบตราส่งสินค้า เป็นไปตามมาตรฐานด้านกฎระเบียบ กระบวนการตรวจสอบอัตโนมัติช่วยลดความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด หลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นและความล่าช้าในห่วงโซ่อุปทาน
6. เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า: ระยะเวลาดำเนินการที่รวดเร็วขึ้นและข้อผิดพลาดที่ลดลงส่งผลให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ด้านลอจิสติกส์ที่ราบรื่นและเชื่อถือได้มากขึ้น IDP ยังสนับสนุนการสื่อสารกับลูกค้าอย่างทันท่วงทีและแม่นยำ เสริมสร้างความไว้วางใจและความพึงพอใจ

ในขณะที่อุตสาหกรรมยังคงมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง การเปิดรับ IDP กลายเป็นความจำเป็นเชิงกลยุทธ์สำหรับผู้ที่ต้องการเติบโตในภูมิทัศน์ด้านลอจิสติกส์ที่มีพลวัตและมีการแข่งขัน

#1: ใบตราส่ง (BoL)

Bill of Lading (BoL) ซึ่งเป็นเอกสารสำคัญในขอบเขตโลจิสติกส์ ทำหน้าที่เป็นการรับสินค้าโดยละเอียดที่จัดส่ง โดยให้ข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับสินค้าและเงื่อนไขการขนส่ง การประมวลผล BoL โดยอัตโนมัตินำมาซึ่งข้อได้เปรียบมากมาย ปฏิวัติวิธีที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้านลอจิสติกส์จัดการการจัดส่งและรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เพิ่มความแม่นยำในการตรวจสอบ

การตรวจสอบเอกสาร BoL ด้วยตนเองมักเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ซึ่งนำไปสู่ความคลาดเคลื่อนในข้อมูลที่บันทึกไว้ การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (IDP) เป็นเลิศในการแยกจุดข้อมูลและการอ้างอิงโยงอย่างพิถีพิถัน ทำให้มั่นใจได้ถึงความแม่นยำที่สูงขึ้นในการตรวจสอบการจัดส่ง เมื่อใช้ BoL โดยอัตโนมัติ บริษัทโลจิสติกส์สามารถบอกลาความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมดูแลของมนุษย์ ซึ่งสร้างรากฐานที่เชื่อถือได้มากขึ้นสำหรับห่วงโซ่อุปทานทั้งหมด

กระบวนการติดตามแบบเร่งรัด

ในภูมิทัศน์ด้านโลจิสติกส์ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ความสามารถในการติดตามการจัดส่งแบบเรียลไทม์ถือเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง การทำให้ BoL เป็นแบบอัตโนมัติช่วยเร่งกระบวนการติดตามโดยแยกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องอย่างรวดเร็ว เช่น วันที่จัดส่ง จุดหมายปลายทาง และผู้รับสินค้า ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านโลจิสติกส์สามารถตรวจสอบการเคลื่อนย้ายสินค้าได้อย่างรวดเร็ว และอำนวยความสะดวกในการตัดสินใจเชิงรุกเพื่อตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของห่วงโซ่โลจิสติกส์ทั้งหมดได้ในที่สุด

การปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การสำรวจเว็บที่ซับซ้อนของกฎระเบียบระหว่างประเทศและในประเทศถือเป็นความท้าทายอย่างต่อเนื่องสำหรับบริษัทโลจิสติกส์ BoL ซึ่งเป็นเอกสารทางกฎหมายจะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานเฉพาะเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตาม IDP นำระดับความสม่ำเสมอมาสู่การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยการตรวจสอบเนื้อหา BoL โดยอัตโนมัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงในการไม่ปฏิบัติตาม บรรเทาภาวะแทรกซ้อนทางกฎหมาย และทำให้มั่นใจได้ว่าการขนส่งจะข้ามพรมแดนได้อย่างราบรื่น ซึ่งส่งผลให้การดำเนินงานด้านลอจิสติกส์ทั่วโลกราบรื่นยิ่งขึ้น

การทำให้กระบวนการ Bill of Lading เป็นแบบอัตโนมัติผ่านการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะกลายเป็นกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้านลอจิสติกส์ ไม่เพียงแต่เพิ่มความแม่นยำในการตรวจสอบและเร่งกระบวนการติดตาม แต่ยังเสริมสร้างมาตรการปฏิบัติตามข้อกำหนด สร้างระบบนิเวศโลจิสติกส์ที่ยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

#2: ใบสั่งซื้อ (PO)

การประมวลผลใบสั่งซื้อ (PO) โดยอัตโนมัติมีความสำคัญอย่างมากในด้านลอจิสติกส์ ซึ่งส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ การลดข้อผิดพลาด และประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยรวม บริษัทโลจิสติกส์สามารถปรับปรุงวงจรการสั่งซื้อทั้งหมดโดยใช้ประโยชน์จากการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (IDP) สำหรับใบสั่งซื้อ ระบบอัตโนมัติช่วยเร่งการจัดการ PO ส่งผลให้ปฏิบัติตามคำสั่งซื้อได้เร็วขึ้นและมีเวลาดำเนินการสั้นลง สิ่งนี้เป็นไปตามความคาดหวังของลูกค้าในการส่งมอบตรงเวลาและเพิ่มการตอบสนองของห่วงโซ่อุปทาน

นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติยังลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดที่มักเกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและการประมวลผลใบสั่งซื้อ IDP รับประกันการดึงข้อมูลจาก PO อย่างถูกต้อง ช่วยลดความคลาดเคลื่อนในด้านปริมาณผลิตภัณฑ์ ราคา และรายละเอียดการจัดส่ง ซึ่งในทางกลับกันจะช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง และปรับปรุงความน่าเชื่อถือโดยรวมของกระบวนการโลจิสติกส์

ในแง่ของประสิทธิภาพ การประมวลผลใบสั่งซื้อแบบอัตโนมัติช่วยให้สามารถบูรณาการเข้ากับระบบการจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างราบรื่น เพิ่มประสิทธิภาพระดับสต็อก และลดโอกาสที่สินค้าล้นสต็อกหรือสินค้าล้นตลาด ระบบอัตโนมัติตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางของเวิร์กโฟลว์ PO ตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการอนุมัติและการดำเนินการ จะช่วยปรับปรุงกระบวนการภายในให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยให้บริษัทโลจิสติกส์สามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

กระบวนการจับคู่แบบสามทาง ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในด้านลอจิสติกส์ เกี่ยวข้องกับการจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและใบเสร็จรับเงินในการจัดส่งเพื่อทำให้การซื้อเสร็จสมบูรณ์และเริ่มการชำระเงิน โซลูชันของ IDP เป็นเลิศในการดำเนินการจับคู่สามทางเหล่านี้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ช่วยเร่งกระบวนการอนุมัติ และสร้างความมั่นใจว่าองค์ประกอบทั้งหมดของวงจรการจัดซื้อจัดจ้างจะสอดคล้องกันอย่างราบรื่น

#3: ใบกำกับสินค้า

1. เวลาดำเนินการเร็วขึ้น: ระบบอัตโนมัติช่วยเร่งการแยกและตรวจสอบข้อมูลจากใบกำกับสินค้า ช่วยลดเวลาการประมวลผล ซึ่งจะช่วยเร่งขั้นตอนการทำงานการออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ช่วยให้การอนุมัติและการประมวลผลการชำระเงินรวดเร็วยิ่งขึ้น
2. ข้อผิดพลาดและความคลาดเคลื่อนลดลง: การดึงข้อมูลอัตโนมัติช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดของมนุษย์ที่เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ทำให้มั่นใจในความแม่นยำในการบันทึกรายละเอียดที่สำคัญ เช่น ต้นทุนการขนส่ง ปริมาณ และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง การลดข้อผิดพลาดนี้ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของธุรกรรมทางการเงิน และลดความจำเป็นในการแก้ไขที่ใช้เวลานาน
3. การติดตามและการมองเห็นแบบเรียลไทม์: ระบบอัตโนมัติอำนวยความสะดวกในการติดตามใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งแบบเรียลไทม์ ช่วยให้มองเห็นธุรกรรมทางการเงินได้ทันที ความโปร่งใสนี้ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านโลจิสติกส์สามารถตรวจสอบต้นทุน วิเคราะห์รูปแบบการใช้จ่าย และตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลประกอบได้ทันที
4. ปรับปรุงการปฏิบัติตาม: ระบบอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่าใบกำกับสินค้าสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและนโยบายภายใน ด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยอัตโนมัติตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดจะลดลง ซึ่งช่วยบรรเทาปัญหาทางกฎหมายและความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นได้
5. ขั้นตอนการอนุมัติที่คล่องตัว: การประมวลผลใบกำกับสินค้าแบบอัตโนมัติช่วยให้ขั้นตอนการอนุมัติมีความคล่องตัว การอนุมัติและการแจ้งเตือนทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยเร่งวงจรการอนุมัติ ป้องกันปัญหาคอขวด และรับประกันการชำระเงินที่ตรงเวลาให้กับผู้ขายและผู้ให้บริการ
6. การจัดการต้นทุนที่เพิ่มขึ้น: ระบบอัตโนมัติให้มุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการขนส่งสินค้า ช่วยให้บริหารจัดการต้นทุนได้ดีขึ้น การมองเห็นนี้ช่วยให้บริษัทโลจิสติกส์สามารถระบุโอกาสในการประหยัดต้นทุน เจรจาเงื่อนไขที่เป็นประโยชน์กับผู้ขาย และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายโดยรวม
7. บูรณาการกับระบบ ERP: ระบบอัตโนมัติผสานรวมกับระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ได้อย่างราบรื่น ทำให้มั่นใจได้ถึงแนวทางการจัดการข้อมูลทางการเงินที่สอดคล้องและสอดคล้องกัน การบูรณาการนี้ช่วยเพิ่มความแม่นยำของข้อมูล ลดงานป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และอำนวยความสะดวกในการดำเนินงานด้านลอจิสติกส์โดยรวมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
8. เพิ่มผลผลิตและการจัดสรรทรัพยากร: ระบบอัตโนมัติช่วยให้ทรัพยากรบุคคลอันมีค่าว่างจากงานที่ต้องทำด้วยมือซ้ำๆ ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านโลจิสติกส์สามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมเชิงกลยุทธ์ได้ ผลผลิตที่เพิ่มขึ้นนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของทีมโลจิสติกส์ ซึ่งส่งผลให้ระดับการบริการดีขึ้น

#4: ฉลากการจัดส่ง

การสร้างและการประมวลผลฉลากการจัดส่งแบบอัตโนมัติถือเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพที่สำคัญต่อความถูกต้องแม่นยำของลอจิสติกส์ ช่วยลดความเสี่ยงในการจัดส่งผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของขั้นตอนการทำงานด้านลอจิสติกส์ โอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ลดลงอย่างมากผ่านการดึงข้อมูลอัตโนมัติจากเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อและรายการบรรจุภัณฑ์ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่ารายละเอียดที่สำคัญ เช่น ที่อยู่ ชื่อผลิตภัณฑ์ และปริมาณ ได้รับการถ่ายทอดลงบนฉลากการจัดส่งอย่างถูกต้อง และส่งเสริมความสอดคล้องในมาตรฐานการติดฉลาก ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้ให้บริการขนส่งและประสิทธิภาพการขนส่ง

นอกจากนี้ การบูรณาการแบบเรียลไทม์ของกระบวนการฉลากการจัดส่งแบบอัตโนมัติกับระบบการจัดการลอจิสติกส์ทำให้ได้รับการอัปเดตอย่างทันท่วงที ช่วยลดช่องว่างระหว่างการยืนยันคำสั่งซื้อและการสร้างฉลาก การรวมกลไกการตรวจสอบที่อยู่ช่วยเพิ่มความถูกต้องแม่นยำโดยขจัดข้อผิดพลาดอันเนื่องมาจากที่อยู่ผู้รับที่ไม่สมบูรณ์หรือไม่ถูกต้อง การตรวจสอบการควบคุมคุณภาพภายในระบบอัตโนมัติจะตรวจสอบขนาดฉลาก ความสามารถในการอ่านบาร์โค้ด และการปฏิบัติตามข้อกำหนดเฉพาะของผู้ให้บริการขนส่ง

ในสถานการณ์โลจิสติกส์แบบไดนามิกที่รายละเอียดการจัดส่งอาจเปลี่ยนแปลง ระบบอัตโนมัติช่วยให้สามารถปรับฉลากแบบเรียลไทม์ ป้องกันการจัดส่งผิดพลาดเนื่องจากข้อมูลที่ล้าสมัยหรือล้าสมัย การตรวจสอบย้อนกลับที่เพิ่มขึ้นซึ่งอำนวยความสะดวกโดยระบบอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่าแต่ละบรรจุภัณฑ์เชื่อมโยงกับฉลากที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้อง และเชื่อมโยงกับคำสั่งซื้อและการจัดส่งที่ถูกต้องในระบบโลจิสติกส์ โดยรวมแล้ว กระบวนการติดฉลากการจัดส่งแบบอัตโนมัติจะช่วยลดข้อผิดพลาดและมีส่วนทำให้ขั้นตอนการทำงานด้านลอจิสติกส์มีความคล่องตัว ปรับปรุงประสิทธิภาพและความแม่นยำของห่วงโซ่อุปทานทั้งหมด

#5: ประกาศศุลกากร

แบบฟอร์มศุลกากรทำหน้าที่เป็นบันทึกที่ครอบคลุมของสินค้าที่นำเข้าหรือส่งออก ครอบคลุมรายละเอียดที่สำคัญ เช่น ประเทศต้นทาง คำอธิบายของสินค้า รายละเอียด CIF (ต้นทุน การประกันภัย และค่าขนส่ง) หมายเลขการจำแนกประเภทศุลกากร และอากรที่เกี่ยวข้อง . การประมวลผลแบบฟอร์มเหล่านี้ด้วยตนเองแบบดั้งเดิมเกี่ยวข้องกับการแยกข้อมูลจากเอกสารที่หลากหลาย เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบนำส่งสินค้า ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า และรายการบรรจุภัณฑ์ การดำเนินการด้วยตนเองนี้ไม่เพียงแต่น่าเบื่อ แต่ยังใช้เวลานานอีกด้วย โซลูชันการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (IDP) นำเสนอโซลูชันที่เปลี่ยนแปลงโดยการประมวลผลแบบฟอร์มใบศุลกากรโดยอัตโนมัติ

เมื่อได้รับแบบฟอร์มใบขนสินค้านำเข้าหรือส่งออก โซลูชันของ IDP จะจดจำและบันทึกสาขาที่เกี่ยวข้องอย่างรวดเร็ว โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งภายในเอกสาร ระบบอัตโนมัตินี้เกี่ยวข้องกับการจัดหมวดหมู่ข้อมูลอัจฉริยะ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลจะถูกแยกและประมวลผลอย่างถูกต้อง กลไก IDP จะจัดทำดัชนีข้อมูลนี้ โดยจัดเก็บไว้ในตารางที่เหมาะสมเพื่อให้เรียกค้นได้ง่ายในระหว่างการประมวลผลหรือการตรวจสอบยืนยันในภายหลัง ด้วยการทำให้กิจกรรมที่ต้องทำด้วยตนเองเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ IDP จะเพิ่มประสิทธิภาพและลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด ส่งผลให้กระบวนการพิธีการศุลกากรมีความคล่องตัวและรวดเร็วยิ่งขึ้น

#6: หลักฐานการจัดส่ง (PoD)

เอกสารหลักฐานการจัดส่ง (POD) ส่วนใหญ่มักจะใช้กระดาษ ซึ่งจำเป็นต้องมีลายเซ็นจริงจากผู้รับ อย่างไรก็ตาม มีการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนในการแปลงเอกสารเหล่านี้ให้เป็นดิจิทัล เพื่อจัดการกับความไร้ประสิทธิภาพโดยธรรมชาติที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารโดยใช้กระดาษ การเปลี่ยนไปใช้เอกสาร POD ดิจิทัลนั้นสมเหตุสมผล เนื่องจากกระดาษมีแนวโน้มที่จะสูญหายหรือเสียหาย ส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการออกใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ รูปแบบดิจิทัลยังช่วยลดความเสี่ยงของการฉ้อโกง โดยที่ฝ่ายที่ไม่ซื่อสัตย์อาจอ้างเท็จว่าไม่ได้รับสินค้าที่จัดส่ง ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดการจัดส่งหลายครั้ง เครดิตของลูกค้าที่ไม่รับประกัน และความสูญเสียสำหรับซัพพลายเออร์

ในขอบเขตดิจิทัล ลูกค้ามักจะเซ็นชื่อทางอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ปากกาดิจิทัลหรือนิ้วบนอุปกรณ์พกพา และลายเซ็นเหล่านี้จะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยในฐานข้อมูล POD ดิจิทัลไม่เพียงแต่มีลายเซ็นของผู้รับเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรายละเอียดที่สำคัญ เช่น ชื่อและที่อยู่ของซัพพลายเออร์และผู้รับ พร้อมด้วยคำอธิบายที่ครอบคลุมของสินค้าที่จัดส่ง แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลจะช่วยเพิ่มความปลอดภัยและประสิทธิภาพ แต่กระบวนการนี้ยังคงต้องการการถ่ายโอนข้อมูลนี้ไปยังที่เก็บข้อมูลโลจิสติกส์ที่ครอบคลุมอย่างแม่นยำ เป็นที่น่าสังเกตว่าข้อผิดพลาดสามารถเกิดขึ้นได้ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบใดก็ตาม (ดิจิทัลหรือกระดาษ) โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพนักงานที่เป็นมนุษย์เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลด้วยตนเองในขั้นตอนใดก็ตามของเวิร์กโฟลว์ ความท้าทายที่กำลังดำเนินอยู่คือการบูรณาการความก้าวหน้าทางดิจิทัลเหล่านี้อย่างราบรื่นเพื่อเพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพสูงสุดภายในระบบนิเวศเอกสารด้านลอจิสติกส์

ระบบอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่ารายละเอียดภายในเอกสาร POD จะถูกบันทึกอย่างรวดเร็วและแม่นยำ ช่วยให้สามารถอัปเดตสถานะการส่งมอบสินค้าได้แบบเรียลไทม์ การมองเห็นที่เพิ่มขึ้นนี้ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านโลจิสติกส์สามารถตรวจสอบความเคลื่อนไหวของการจัดส่งได้ทันที คาดการณ์ความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น และแก้ไขปัญหาในกระบวนการจัดส่งในเชิงรุก

นอกจากนี้ การประมวลผลเอกสาร POD แบบอัตโนมัติยังช่วยลดข้อพิพาทได้อย่างมาก ด้วยการจัดเตรียมหลักฐานทางดิจิทัลที่สรุปผลได้ รวมถึงการประทับเวลาและลายเซ็นของผู้รับ ระบบอัตโนมัติจะช่วยลดความคลุมเครือและข้อพิพาทเกี่ยวกับการส่งมอบสินค้าให้สำเร็จ สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการแก้ไขข้อพิพาทและส่งเสริมความไว้วางใจระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมถึงลูกค้า ผู้ขนส่ง และซัพพลายเออร์

#7: รายการบรรจุภัณฑ์

รายการบรรจุภัณฑ์หรือที่เรียกว่าใบปะส่งสินค้า มีบทบาทสำคัญในการค้าระหว่างประเทศโดยการให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับผู้ส่งออก ผู้ส่งสินค้า และผู้รับ พร้อมด้วยข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับสินค้าที่จัดส่งและรายละเอียดบรรจุภัณฑ์ เช่น ขนาดและน้ำหนัก โดยทำหน้าที่เป็นบันทึกสำคัญของสินค้าที่จัดส่ง โดยทำหน้าที่เป็นหลักฐานสำหรับใบตราส่งทั้งภายในประเทศและระหว่างประเทศ

รายการบรรจุภัณฑ์ประกอบด้วยข้อมูลความปลอดภัยของวัสดุและทำหน้าที่เป็นเอกสารประกอบการชำระเงินคืนภายใต้เล็ตเตอร์ออฟเครดิต แม้ว่ารูปแบบอาจแตกต่างกันไป รายการบรรจุภัณฑ์ทั้งหมดจะมีรายละเอียดที่สำคัญ เช่น วันที่ ข้อมูลติดต่อของผู้ส่งออกและผู้รับสินค้า ที่อยู่ต้นทางและปลายทาง จำนวนบรรจุภัณฑ์ทั้งหมด คำอธิบายบรรจุภัณฑ์โดยละเอียด และข้อกำหนดด้านปริมาณ/น้ำหนัก

การดึงข้อมูลจากรายการจัดส่งถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการตรวจสอบอัตโนมัติ ช่วยให้สามารถตรวจสอบกับใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ซื้อ ผู้ขาย และคนกลางได้ การดึงข้อมูลนี้ยังช่วยในการตรวจสอบสินค้าคงคลังและการประเมินประสิทธิภาพอีกด้วย

#8: สำแดงสินค้าอันตราย (DGD)

สินค้าอันตราย รวมถึงสารไวไฟ สารเคมีที่มีฤทธิ์กัดกร่อน และอันตรายต่อสุขภาพ มักถูกขนส่งผ่านรูปแบบต่างๆ เช่น ถนน ทางรถไฟ อากาศ หรือทางทะเล เพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบ การจัดส่งดังกล่าวจำเป็นต้องมีการสำแดงสินค้าอันตราย (DGD) แบบฟอร์มนี้รับรองว่าการจัดส่งเป็นไปตามข้อบังคับของประเทศต้นทางและปลายทางเกี่ยวกับการติดฉลากและการบรรจุวัตถุอันตราย DGD ประกอบด้วยข้อมูลที่สำคัญ เช่น ที่อยู่ของผู้จัดส่งและผู้รับ รวมถึงรายละเอียดการติดต่อ ข้อมูลการติดต่อในกรณีฉุกเฉิน ชื่อที่ถูกต้องของสินค้าที่จัดส่ง ปริมาณ หมายเลข UN น้ำหนัก กลุ่มการบรรจุ กัมมันตภาพรังสี และข้อมูลการจัดการ

เนื่องจากรูปแบบและความซับซ้อนที่แตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้ AI จึงมีบทบาทสำคัญในการดึงข้อมูลจาก DGD โดยอัตโนมัติ โดยไม่คำนึงถึงการจัดรูปแบบและเค้าโครงเนื้อหา ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยลดความพยายามในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองลงได้อย่างมาก โดยช่วยลดภาระงานดังกล่าว และรับประกันการประมวลผลแบบฟอร์มสำแดงสินค้าอันตรายที่แม่นยำและมีประสิทธิภาพ

#9: รายการสินค้า

รายการสินค้าเป็นเอกสารที่ครอบคลุมซึ่งให้รายการโดยละเอียดของสินค้าหรือสินค้าทั้งหมดที่บรรทุกลงในยานพาหนะขนส่งเฉพาะ เช่น เรือ เครื่องบิน หรือรถบรรทุก รายการเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดการโลจิสติกส์และการขนส่ง โดยทำหน้าที่เป็นบันทึกสินค้าคงคลังสำหรับสินค้าที่จัดส่ง รายการสินค้าประกอบด้วยรายละเอียดที่สำคัญ เช่น คำอธิบายรายการ ปริมาณ น้ำหนัก ข้อมูลบรรจุภัณฑ์ และบางครั้งอาจระบุตัวตนของทั้งผู้ส่ง (ผู้ส่ง) และผู้รับ (ผู้รับตราส่ง) สิ่งเหล่านี้มีส่วนสำคัญในการอำนวยความสะดวกในการขนถ่ายสินค้า การดำเนินพิธีการศุลกากร และการดำเนินงานด้านลอจิสติกส์โดยรวมอย่างราบรื่น

IDP รับประกันการดึงข้อมูลจากรายการสินค้าที่ถูกต้องแม่นยำ ซึ่งมีส่วนช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดส่งระหว่างประเทศ เนื่องจากข้อมูลรายการที่ชัดเจนถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการดำเนินพิธีการทางศุลกากรและการปฏิบัติตามกฎระเบียบทางการค้า ช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่ราบรื่นกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ รวมถึงหน่วยงานศุลกากร พันธมิตรด้านการขนส่ง และหน่วยงานกำกับดูแล ข้อมูลที่ถูกต้องและทันท่วงทีจากรายการสินค้าช่วยให้มั่นใจได้ถึงปฏิสัมพันธ์ที่ราบรื่นและการปฏิบัติตามทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการโลจิสติกส์

Nanonets ช่วยได้อย่างไร?

Nanonets ซึ่งเป็นโซลูชัน IDP ที่ล้ำสมัย เป็นผู้เปลี่ยนเกมสำหรับผู้ให้บริการโลจิสติกส์ที่กำลังมองหาระบบอัตโนมัติด้านเอกสารที่ราบรื่น ด้วยความสามารถในการเรียนรู้ของเครื่องขั้นสูง Nanonets ปฏิวัติการประมวลผลเอกสารโดยการดึงข้อมูลจากเอกสารโลจิสติกส์ต่างๆ โดยอัตโนมัติ รวมถึงรายการบรรจุภัณฑ์ ใบแจ้งหนี้ และรายการสินค้า Nanonets โดดเด่นด้วยความแม่นยำที่ยอดเยี่ยมในเอกสารรูปแบบต่างๆ

Nanonets เป็นเลิศในการแปลงข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างให้เป็นข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริง โดยนำเสนอการมองเห็นการจัดส่งแบบเรียลไทม์ ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และเร่งพิธีการศุลกากร อินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้และคุณสมบัติที่ปรับแต่งได้ตอบสนองความต้องการเฉพาะของขั้นตอนการทำงานด้านลอจิสติกส์โดยเฉพาะ ด้วยการเลือก Nanonets ผู้ให้บริการด้านลอจิสติกส์จะเสริมศักยภาพให้กับทีมด้วยโซลูชันล้ำสมัยที่ช่วยเร่งการประมวลผลเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพของห่วงโซ่อุปทานโดยรวม

นำ Nanonets มาใช้เพื่อการดำเนินงานด้านลอจิสติกส์ที่พร้อมสำหรับอนาคต ซึ่งขับเคลื่อนประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า

ขอตัวอย่าง

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai เพิ่มพลังให้กับตัวเอง เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตไอสตรีม. Web3 อัจฉริยะ ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตESG. คาร์บอน, คลีนเทค, พลังงาน, สิ่งแวดล้อม แสงอาทิตย์, การจัดการของเสีย. เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตสุขภาพ เทคโนโลยีชีวภาพและข่าวกรองการทดลองทางคลินิก เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/logistics-documents/